Cómo diseñar espacios de trabajo que contemplen las necesidades y preferencias de las personas gracias a las nuevas herramientas informáticas que hoy se están desarrollando.
Una publicación de Contract Workplaces
Ulrich Blum, Codirector del Departamento de Workplace Strategies en Zaha Hadid Architects, abrió su conferencia durante la jornada de Worktech Quito 2022 describiendo los factores clave que influyen en el diseño del lugar de trabajo. A lo largo de su exposición nos explicó las enormes posibilidades que presentan las herramientas informáticas que hoy se están desarrollando en ZHA, herramientas que permiten realizar el análisis de los datos que recogen los sensores instalados en los espacios de oficinas y que, por medio de algoritmos inteligentes, ayudan a dar forma a los lugares de trabajo del mañana.
Si bien la investigación de ZHA sobre los recursos informáticos se centró inicialmente en el desarrollo de soluciones para los problemas geométricos complejos que caracterizan a los proyectos de la empresa, las nuevas búsquedas se orientan tanto hacia el procesamiento de la enorme cantidad de datos centrados en el usuario que se recogen de los edificios, como en el impacto del espacio en el comportamiento social de las personas. “Estamos usando la tecnología para entender mejor a las personas y cómo utilizarán el edificio en el futuro”, afirma Blum.
En 2015 se creó el departamento de espacios de trabajo en ZHA, una división ubicada en la intersección de las áreas de Arquitectura y Diseño, Workplace Strategy e Informática, dentro de la cual se incluyen tecnologías tales como análisis de Big Data, Internet de las Cosas y la inteligencia artificial (IA). A partir de las investigaciones en este terreno, sostiene Blum, se estableció que los espacios de trabajo deben cubrir ciertos aspectos fundamentales para ser efectivos:
Tradicionalmente, el diseño de la oficina solía reflejar el ordenamiento del organigrama de la empresa pero, en la realidad, lo que ocurre dentro del edificio es mucho más complejo. Se trata, según Blum, de una intrincada red de relaciones dinámicas que recién se está comenzando a comprender para poder trabajar con ella.
Por ejemplo, las investigaciones encontraron que para ser más productivos deberíamos sentarnos cerca de aquellos que lo son; algo similar ocurre con las distracciones. Es por esto que hay que preguntarle a la gente con quiénes trabaja mejor, quiénes les dan consejo, quiénes los apoyan y acompañan, quiénes son sus mentores, etc. A partir de estos datos se puede construir una matriz de colaboración que indicará cuál es la posición óptima para cada uno, una suerte de patrón de uso “natural” que no está dictado por el organigrama.
La pregunta que nos plantea Blum es: ¿cómo diseñar espacios de trabajo eficientes que contemplen las conexiones más significativas entre las personas junto con sus necesidades y preferencias? A continuación nos detendremos a analizar algunas de las variables más importantes.
Thomas J. Allen demostró a fines de la década de 1970 que la frecuencia de la comunicación entre los colaboradores cae exponencialmente a medida que aumenta la distancia entre ellos. Según el estudio, la zona más importante para la interacción son los primeros 8 metros donde tiene lugar la mayor parte de la comunicación cara a cara. Sin embargo, más allá de los 24 metros la posibilidad de contacto se vuelve casi insignificante.
De esto se desprende que optimizar la posibilidad de que las personas puedan establecer una conexión física es vital para mejorar la colaboración y el trabajo en equipo. Se ha observado que los trabajadores interactúan con mayor frecuencia con los compañeros de trabajo más visibles para ellos, pero aún más con los que están cerca.
El análisis de los datos organizacionales nos ayuda a evaluar dónde ubicar los espacios colaborativos y aquellos equipos que necesitan más exposición. Las esquinas, por ejemplo, es el lugar donde tradicionalmente se ubican los despachos de los Directores; suelen ser las que tienen las mejores vistas y una mayor privacidad, Sin embargo, esta ubicación muestra el menor grado de conectividad de toda la planta. El resultado de este tipo de organización espacial es la perpetuación de un modelo jerárquico dentro de las empresas dado por las propiedades particulares de las esquinas, concluye Blum.
La visibilidad es una característica fuertemente ligada a la interacción social que hay que tener en cuenta a la hora del diseño del espacio de trabajo. Algunas investigaciones han encontrado que los colaboradores que se ubican en puestos de trabajo más visibles tienen más intercambios personales que aquellos con menos visibilidad, lo cual confirma que la interacción social es más una cuestión de visibilidad que de accesibilidad.
Por ejemplo, para entender la importancia del diseño en la visibilidad, Ulrich Blum explica que en un espacio de trabajo organizado en una planta con núcleo central las personas no ven más que, en el mejor de los casos, al 50% de sus colegas. Esto significa que no llegan a conocer a la gente que está del otro lado de la planta.
Pero no se trata solo de la cantidad de gente que vemos, sino también de la calidad de la visibilidad. Si tengo a alguien frente a mí tendré una relación completamente distinta con esa persona que con otra que se sienta detrás o al lado mío. La cercanía también hace una diferencia.
Teniendo esto en cuenta se puede determinar qué tipo de relaciones establecerán las personas dentro de los espacios de trabajo. Pero, profundizando en la investigación sobre los efectos de la conectividad física entre estaciones de trabajo, Blum nos dice que también encontraron que el tipo y la configuración de los muebles son tan importantes como el diseño de la planta. En términos de accesibilidad y potencial de comunicación, la geometría del mobiliario puede afectar significativamente las relaciones de proximidad entre las personas.
En una mesa rectangular, por ejemplo, quienes se ubican en los extremos tienen una visibilidad mucho mejor que las que se sientan a los lados. En ese sentido, la mesa redonda es sin duda la que permite establecer relaciones más democráticas porque ofrece visuales más igualitarias.
Los edificios que integran estímulos naturales beneficiosos tales como la luz natural y las vistas al exterior tienen más probabilidades de mejorar la salud y el bienestar de las personas que aquellos que carecen de ellos. Para descubrir como circula la gente a través del espacio y cuáles son sus preferencias al respecto también utilizamos algoritmos, afirma Blum.
Cualquier ubicación dentro de una planta es única en términos de sus cualidades espaciales y ambientales, y esto incluye las vistas hacia el exterior desde cada puesto de trabajo. A través del análisis de estos datos se pueden cartografiar distintas áreas, desde las que tienen una vista muy pobre hasta las que tienen las vistas más amplias. Lo mismo ocurre con la cantidad de luz natural que recibe cada lugar de la planta.
Las herramientas de análisis algorítmico permiten analizar múltiples opciones de layout alterando algunos parámetros tales como el perímetro externo, la ubicación del núcleo, las alturas del cielorraso, etc. Así, modificando cada característica se puede iterar la operación hasta llegar a una solución que satisfaga los propósitos de cada proyecto individual.
Ubicando sensores dentro del entorno de trabajo se puede analizar cuáles son las características de las áreas que la gente suele preferir o evitar en función de sus cualidades ambientales. Esto nos brinda información vital para diseñar espacios más efectivos, que cuenten con las condiciones con las que los colaboradores que se sienten más cómodos.
Cuando construimos una oficina, sostiene Blum, buscamos que esta tenga la capacidad de evolucionar y mejorar a lo largo del tiempo. Y esto es algo que debe hacerse desde el comienzo.
Conseguir estas características espaciales puede implicar la reconfiguración de los puestos de trabajo de tal manera que puedan adquirir diferentes formas de agrupación para lograr distintos grados de densidad, junto con una variedad de funciones y propiedades de accesibilidad, privacidad, etc.
El objetivo es lograr una oficina interconectada que pueda cambiar por medio de la implementación de una herramienta algorítmica automatizada en función de las diferentes necesidades: conectividad, visibilidad, luz solar, sonido, etc. La variación de estos parámetros permitirá optimizar la calidad del espacio.
Las herramientas algorítmicas permiten evaluar diferentes opciones de diseño de forma mucho más eficiente y rápida que con los métodos tradicionales. De esta manera, acota Blum, podemos contar con una gran variedad de estrategias de planificación del espacio optimizadas para cumplir con ciertos propósitos organizacionales particulares y de acuerdo con diferentes parámetros tales como la visibilidad, la posibilidad de comunicación, etc. Luego, estas opciones se analizan e, incluso, se pueden hacer simulaciones sobre cómo se podría utilizar el entorno de trabajo en el futuro a través del aprendizaje de herramientas de IA que aprenden cómo las personas usan el espacio, cómo circulan, etc.
Ulrich Blum cerró su charla mencionando que el Metaverso también puede incluirse en esta planificación como un lugar para reunir a grandes comunidades virtuales con variados propósitos, pero siempre como complemento de los espacios físicos.
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