El modelo híbrido: variaciones sobre el mismo tema

Los modelos de trabajo son los diferentes estándares de funcionamiento que utilizan las empresas para llevar a cabo su actividad y conseguir los objetivos propuestos con eficacia y calidad. Dentro de estos modelos se encuadran las políticas con las que se van a desarrollar los procesos y los arreglos de trabajo de la fuerza laboral.

Los modelos tradicionales se basaban mayormente en la oficina, con un horario fijo a cumplir y poco espacio para la flexibilidad. Sin embargo, luego de la experiencia de trabajar desde casa que nos impuso la pandemia, muchas empresas comenzaron a experimentar con distintas formas de trabajar que ya no dependen exclusivamente de la presencialidad. Así surgió el paradigma del trabajo híbrido, una combinación entre la casa, la oficina y otros lugares.

Hoy, las organizaciones están adoptando estos modelos para brindar un mayor grado de flexibilidad a los empleados –que podrán decidir cuánto tiempo, dónde, cuándo y en qué horario van a trabajar– mientras que la oficina será el lugar elegido para realizar algunas tareas puntuales, participar en reuniones presenciales con colegas o clientes y mantener las interacciones en persona que son fundamentales para mantener una cultura organizacional cohesiva.

Pero, la realidad es que el trabajo híbrido ha evolucionado en múltiples variaciones, cada una con sus puntos fuertes y sus debilidades. La elección dependerá de cuál es la opción más adecuada para cada organización, lo que incluye variables tales como el tipo de actividad, la escala de la empresa, la cultura de trabajo y los objetivos perseguidos.

No obstante, cualquiera sea el modelo de trabajo híbrido adoptado, las empresas deberán mantener la transparencia y un equilibrio entre las políticas de asignación de espacio en la oficina, la gestión de los acuerdos de trabajo flexible y las preferencias de los colaboradores.

Una opción para cada necesidad

Los distintos modelos de trabajo híbrido combinan tareas en la oficina y trabajo remoto en diversos grados. Mientras que algunas empresas requieren que sus empleados trabajen la mayor parte del tiempo de manera presencial permitiendo solo algunos días de trabajo remoto, otras apoyan la plena libertad del plantel para elegir cómo y dónde trabajarán.

La elección de un modelo en particular dependerá de algunos factores clave tales como el contexto de cada negocio, la necesidad de colaboración y la autonomía que las empresas crean conveniente otorgarle a su fuerza laboral para decidir su propio horario y lugar de trabajo.

Pero, más allá de la modalidad que se adopte, el trabajo híbrido presenta varios desafíos a tener en cuenta: garantizar que todos los empleados reciban la misma atención y reconocimiento por su tarea; mantener un contacto y una colaboración adecuados entre los miembros del equipo con independencia de su ubicación; brindar más control al plantel sobre su trabajo; permitir una mayor flexibilidad de horarios y proveer herramientas adecuadas para optimizar los procesos.

Dado que no existe un modelo híbrido único resultará útil analizar las distintas variantes dentro de un espectro que va desde las modalidades más flexibles hasta las más estructuradas.

• Modelo “Remoto primero”. El trabajo remoto es el modo predeterminado para todos los empleados. No obstante, la empresa puede contar con espacio de oficinas para reuniones ocasionales con los equipos o para eventos especiales que ayudan a mantener la cultura organizacional.

Esta modalidad no solo permite a los empleados trabajar desde cualquier lugar del planeta (lo que mejora las oportunidades, la productividad y la satisfacción laborales), sino que también brinda a la empresa el acceso a un universo más amplio de talentos, independientemente de su ubicación geográfica, y representa una oportunidad de reducir costos al minimizar el espacio de oficina requerido.

No obstante, las organizaciones se enfrentan al reto de mantener siempre en óptimas condiciones toda la infraestructura tecnológica que sostiene la operación y al riesgo de que ciertos empleados se sientan aislados (algunas personas prefieren trabajar desde la oficina la mayor parte del tiempo debido a su personalidad o a la falta de una estructura adecuada para hacerlo desde el hogar), junto con mayores desafíos para mantener la cultura de la empresa.

• Modelo “Híbrido flexible”. Cada empleado puede elegir su ubicación y su horario de trabajo en función de sus prioridades. Puede asistir a la oficina, trabajar desde su casa o realizar sus tareas desde un tercer espacio según su criterio y de acuerdo con las prácticas de trabajo que considere más eficientes. Para que funcione bien, este modelo necesita una relación entre los líderes y los empleados basada en la confianza y la autonomía.

Este estándar operativo ofrece libertad y flexibilidad para que los equipos se organicen en torno al trabajo teniendo en cuenta las preferencias individuales y colectivas. Además, mejora el equilibrio entre la vida laboral y personal, ahorra tiempo en traslados y disminuye el estrés de los empleados. Al mismo tiempo, la independencia del espacio físico para trabajar les permite a las empresas contratar talentos deslocalizados, lo que lleva a la formación de equipos más diversos.

Sin embargo, esta forma de trabajo no está exenta de desafíos. Las organizaciones deberán asegurarse de que todos los procesos y la tecnología estén diseñados e implementados para garantizar la comunicación y el acceso a la información de un plantel mixto (presencial y remoto), Además, será más difícil evaluar las necesidades de espacio de oficina en un contexto en el que la presencialidad puede ser muy variable. En este sentido, se preferirán los escritorios compartidos con sistema de reserva y una amplia variedad de espacios de colaboración y reunión.

No obstante, aunque este modelo es flexible en términos de la elección de los empleados, se debe implementar con una planificación deliberada e intencional para que no resulte caótico.

• Modelo “Oficina primero”. En este esquema se espera que los empleados trabajen principalmente en la oficina, aunque brinda cierta flexibilidad para que puedan elegir algunos días a la semana de trabajo remoto.

Suele ser el elegido por las organizaciones cuya productividad depende fuertemente de la colaboración ya que permite que los equipos se reúnan regularmente y fortalezcan sus vínculos pero, al mismo tiempo, brinda cierto espacio para la flexibilidad y la elección individual.

Una de las ventajas que presenta el modelo es que, para muchas organizaciones, el espacio físico requerido para el trabajo en equipo y la colaboración no requerirá ajustes nuevos. Además, los empleados mantienen el statu quo pero con más flexibilidad, lo que redundará en una mayor satisfacción y compromiso laboral y ayudará a conservar cohesionada la cultura de la organización. No obstante, esta modalidad no es aplicable cuando el plantel está compuesto por un conjunto disperso de empleados para los que la presencialidad asidua puede representar no solo un serio inconveniente, sino una imposibilidad.

• Modelo “Híbrido fijo”. En este modelo es la organización la que establece los días y el horario en que los empleados pueden trabajar de forma remota o ir a la oficina de acuerdo con los roles y las tareas que desempeñan.

Es una buena opción para aquellas empresas en las que algunas tareas se pueden realizar de forma remota pero otras no. Y para aquellos empleados que prefieren las actividades más estructuradas puede resultar una alternativa que les permite planificar mejor sus horarios.

El trabajo híbrido fijo no solo ayuda a organizar la forma en que se implementa el trabajo remoto; desde el punto de vista operativo también resulta más fácil planificar el espacio necesario y los recursos que harán falta en la oficina si sabe cuántos empleados asistirán en un día determinado. Además, la aplicación de este modelo aumenta la oportunidad de colaboración en persona y la consolidación de los equipos y la cultura organizacional.

Sin embargo, habrá que considerar algunas limitaciones para los trabajadores: la imposibilidad de elegir el entorno que cada uno considere más conveniente para realizar su trabajo podría disminuir la productividad, la satisfacción y el compromiso de los colaboradores; esta falta de flexibilidad restringe la posibilidad de los empleados de residir lejos de la oficina o de trabajar desde sus lugares de origen; los horarios fijos también puede ser un problema para los padres de niños pequeños o con personas a cargo.

Desde la perspectiva de la empresa se corre el riesgo de perder una parte de la fuerza laboral, ya que algunos empleados pueden irse de la compañía para buscar opciones menos restrictivas. También se pierde el beneficio de contratar talento deslocalizado y la posibilidad de reducir costos operativos como resultado de disminuir el espacio de oficina.