Gestionar las reuniones, una estrategia para mejorar la productividad

Las reuniones son un hecho central en la vida organizacional pero, en los últimos dos años sufrieron un aumento sin precedentes. De acuerdo con un estudio de Microsoft¹, la cantidad de reuniones semanales creció un 153% mientras que el tiempo de reunión lo hizo un 252%. Datos más que elocuentes sobre los cambios que experimentamos cuando pasamos del trabajo presencial al trabajo remoto debido al distanciamiento físico que impuso la pandemia de COVID-19. Aumentamos la cantidad de encuentros virtuales y otras prácticas asincrónicas de colaboración para compensar la pérdida de interacción social en la oficina.

Las reuniones son esenciales para tomar ciertas decisiones y desarrollar estrategias, pero tener demasiadas reuniones puede minar la capacidad del cerebro para trabajar con eficiencia debido al llamado “síndrome de recuperación de reuniones”², fenómeno que alude al tiempo necesario para recuperar el enfoque después de una reunión. Los recursos físicos y mentales de las personas no son infinitos.

Lo cierto es que para pasar de una tarea a otra se requiere esfuerzo cognitivo y la capacidad de cada persona para recuperarse después de una reunión es diferente. Si bien es cierto que algunos pueden hacerlo más rápidamente mientras que otros, se estima que el promedio ronda los 45 minutos³. Además, a esto se suma que las limitaciones actuales de las tecnologías para videoconferencia contribuyen a aumentar la percepción de fatiga.

Un estudio de Microsoft encontró que las ondas cerebrales indicativas de esfuerzo mental eran más altas cuando se realizaban tareas colaborativas de forma remota que cuando se compartía el mismo espacio. También se registraron niveles más altos de estrés en las videollamadas en comparación con el trabajo típico sin reuniones⁴.

Sin embargo, a pesar de la sobrecarga cognitiva que generan, los encuentros programados con colegas juegan un papel importante más allá del tema que se quiera abordar: mejoran la socialización y la cohesión de la cultura, facilitan la construcción de relaciones y refuerzan las estructuras formales e informales dentro de la organización.

Entonces, ¿son necesarias todas las reuniones? ¿Cuánto tiempo deben durar? ¿Nos estamos agotando por la sobrecarga de reuniones? ¿Cómo pueden las empresas utilizar mejor el tiempo y la energía que invertimos en ellas?

Dada la cantidad de recursos que las organizaciones consumen en las reuniones, mejorar su eficacia debería ser un objetivo importante.

Cómo planificar mejores reuniones

En estos días de trabajo híbrido y remoto, las charlas que alguna vez fueron espontáneas ahora son reuniones agendadas. Pero, el tiempo es un recurso finito y escaso que las personas y las organizaciones deben aprender a cuidar y gestionar.

Cada minuto que gastamos en una reunión inútil estamos desperdiciando un tiempo valioso para realizar otro tipo de tarea que también es esencial para la productividad y la eficiencia. Pero, aunque las reuniones y las teleconferencias consumen varias horas del día de todos los colaboradores, las empresas tienen pocas reglas para ordenar esas interacciones.

Las reuniones improductivas tienen un impacto muy negativo sobre los colaboradores en términos de innovación, creatividad, bienestar y estrés. La investigación muestra que solo alrededor del 50% del tiempo que pasamos en reunión es efectivo, y que este porcentaje disminuye aún más cuando se trata de reuniones virtuales².

Lo cierto es que es difícil eliminar todas las reuniones porque son esenciales para fomentar la colaboración y tomar decisiones críticas. Pero, se puede mejorar mucho la calidad de las mismas estableciendo algunas simples normas:

• Pertinencia. Lo primero que debemos preguntarnos es si la reunión es necesaria. Algunos asuntos se pueden resolver mejor de manera asincrónica con un correo electrónico.
• Cantidad de asistentes. Es importante mantener la reunión lo más reducida posible. Las reuniones remotas, en particular, pierden calidad a medida que aumenta el tamaño del grupo. Para evitar este problema los encuentros se pueden grabar en video para que las personas que no asisten puedan verlas asincrónicamente cuando más les convenga.
• Agenda. Todos los asistentes deben saber por qué se han reunido y cuáles son los objetivos. Una agenda clara y precisa proporciona una brújula para la conversación, por lo que la reunión puede volver a encarrilarse si la discusión se desvía.
• Preparación previa. Conviene distribuir el material que sea pertinente con antelación para que los participantes puedan revisarlo. Esto reduce el tiempo dedicado a la puesta al día de la información.
• Comienzo y finalización a tiempo. El tiempo es un recurso muy preciado. Respetar el horario de comienzo y finalización ayudará a garantizar que se cumpla con la agenda y que cada uno pueda regresar a sus tareas de inmediato.
• Concluir con un plan de acción.El cierre de la reunión debe incluir cuáles serán los próximos pasos: definir responsabilidades y plazos a cumplir. De lo contrario, el tiempo invertido en la convocatoria habrá sido en vano.
• Solicitar comentarios. La mejor manera de optimizar las reuniones es consultar con los asistentes. Enviar una encuesta rápida donde la gente comparta lo bueno, lo malo y las sugerencias para mejorar es una buena oportunidad para mejorar.

Días sin reuniones

De acuerdo con una investigación del MIT⁵, cada vez hay más organizaciones que están implementando días libres de reuniones durante los cuales las personas pueden trabajar y colaborar con colegas a su propio ritmo, sin agenda. Pero no es un fenómeno que sorprenda; incluso antes de la pandemia, el 71% de los gerentes pensaba que las reuniones formales eran costosas e improductivas.

El resultado de este estudio –que incluyó a más de 75 empresas alrededor del mundo que han introducido de uno a cinco días sin reuniones a la semana durante al menos 12 meses– mostró que la adopción de esta política produce efectos importantes en los colaboradores: mejora la autonomía, la comunicación, el compromiso, la satisfacción y la productividad, junto con una disminución de la microgestión y el estrés.

La conclusión a la que se llegó es que tener demasiadas reuniones disminuye la efectividad de la colaboración, interrumpe el flujo de trabajo y resta productividad a los trabajadores. Sin embargo, cuando las reuniones se eliminan por completo, la satisfacción, la productividad, el compromiso y la cooperación tienden a disminuir.

Entonces, ¿existe un número óptimo de días libres de reuniones? Sí, el número mágico es tres. Aunque los beneficios se verificaron en todos los esquemas de días libres de reunión, los mejores resultados se lograron en empresas que tenían tres días libres a la semana, lo cual incrementó la cooperación en un 55% y disminuyó el estrés en un 57% con la consecuente mejora en el bienestar psicológico, físico y mental de los empleados.

Los otros dos días quedan disponibles para encuentros programados porque las reuniones también ayudan a mantener los vínculos sociales, especialmente en modelos de trabajo híbrido o remoto en los que el riesgo de aislamiento y desconexión es alto. En este contexto, las reuniones informales, sin agenda, pueden satisfacer la necesidad de contacto social.

No obstante, el informe recomienda que antes de implementar una política de días libres de reuniones se recaben opiniones y comentarios a fin de contar con el consenso necesario para abordar el cambio. Para esto habrá que comunicar claramente que, en última instancia, el objetivo es lograr una colaboración más eficiente al mismo tiempo que se evitan las interrupciones del trabajo enfocado y mejora la productividad.

Y, cuando sea necesario convocar a una reunión, habrá que asegurarse de que tenga una agenda clara y concreta. Si la convocatoria carece de estos elementos, probablemente se trata de un tema que puede resolverse con un correo electrónico.

Referencia:

1 MICROSOFT (2022): “2022 Work Trend Index: Annual Report”.

2 ROGELBERG, S. G. (2020): “The Surprising Science Behind Successful Remote Meetings”. MIT Sloan Management Review.

3 RUBINSTEIN, P. (2019): “Blame your worthless workdays on meeting recovery syndrome”.

4 MICROSOFT (2021): “New Future of Work ”.

5 LAKER, B. et al. (2022): “The surprising impact of meeting-free days”. MIT Sloan Management Review.