Estrategias para gestionar el trabajo híbrido

Luego de la experiencia vivida durante los dos últimos años han quedado varias incertidumbres con respecto al futuro. No obstante, una cosa ha quedado clara: al menos a corto plazo y mientras no surja una solución más eficiente, el trabajo híbrido será la norma para muchas organizaciones.

En el actual contexto, la combinación de presencialidad en la oficina con trabajo remoto, todo sumado a la posibilidad de una mayor flexibilidad, posicionan a esta modalidad como la mejor opción tanto para las empresas como para los empleados.

Sin embargo, luego de los primeros meses de entusiasmo, el desaliento está empezando a ganar terreno: muchos trabajadores informan que el modelo híbrido puede ser extenuante. Una encuesta reciente¹ realizada entre trabajadores globales ha revelado que el 72% se siente agotado por el trabajo híbrido, casi el doble de los empleados que trabajan de forma totalmente remota y más que los que trabajan solo bajo modalidad presencial en la oficina.

Las razones parecen estar relacionadas con la falta de ajuste para gestionar este nuevo modelo. Las prácticas híbridas aún no se han establecido del todo por lo que, como toda actividad nueva, requieren más energía, organización y planificación para ser efectivas y no desgastarnos. Esto puede requerir que cada uno descubra no solo cuándo y dónde trabaja mejor, sino también cuáles de sus tareas son más adecuadas para la oficina o el trabajo remoto. Para algunos, esto puede significar hacer el trabajo de concentración cuando teletrabajan y concurrir a la oficina para tener reuniones en persona, resolver problemas, innovar y generar ideas.

No obstante, esto dependerá de las circunstancias particulares de cada uno. Alguien que vive solo y prefiere menos distracciones puede optar por hacer trabajo de concentración en casa, mientras que los colaboradores que tienen hijos pequeños puede encontrar en la oficina un clima más adecuado para las tareas que requieren enfoque. Incluso la tecnología o la calidad de la conectividad pueden ser el motivo de algunas elecciones puntuales.

Pero, los colaboradores no son los únicos que deben ajustarse a este nuevo ritmo de trabajo. La gestión de equipos híbridos también requerirá altas dosis de equilibrio y habilidad por parte de los líderes.

Lo cierto es que, en esta nueva realidad, tanto los directivos como los colaboradores están experimentando con formas de trabajar que tienen pocos precedentes. Calibrar cuánta flexibilidad en términos de tiempo y espacio es necesaria para optimizar el trabajo representa todo un desafío.

Para comenzar a abordar estos temas habrá que considerar tanto las necesidades de los empleados como las de la organización. Solo así podremos lograr un trabajo efectivo, sostenible y productivo, que permita el bienestar de las personas sin socavar su desempeño.

Lo que pueden hacer los líderes

Para encontrar el camino correcto, la gerencia debe comprender las ventajas y desventajas de los tiempos y los espacios que las personas utilizan para trabajar. Así podrán ayudarlas a optimizar su energía y el enfoque necesarios para ser más productivos y disminuir el estrés provocado por los cambios.

El trabajo híbrido requerirá que los gerentes consideren este desafío desde varias perspectivas diferentes que incluyen algunos de los siguientes aspectos:

→ Tipos de tareas. Es preciso comprender los distintos factores que impulsan la productividad de cada trabajador y considerar cómo se ven afectados por los cambios producidos en los arreglos híbridos. Dado que diferentes tareas requieren diferentes soluciones, habrá que evaluar si se pueden realizar de forma remota o presencial. Las condiciones no serán las mismas para los planificadores, los gerentes o los equipos de ventas.

→ Preferencias de los empleados. Nuestra capacidad para trabajar con la máxima productividad y rendimiento varía de acuerdo con las preferencias personales. No hay que asumir que las necesidades de los empleados son iguales para todos o invariables en el tiempo.

→ Horarios de trabajo. Con una fuerza laboral que trabaja en diferentes locaciones, es fundamental que todos sepan y entiendan dónde y cuándo trabajará cada miembro del equipo. Para facilitar la coordinación será fundamental crear un calendario grupal compartido donde los empleados puedan indicar dónde trabajarán cada día.

→ Expectativas y responsabilidad. Establecer de manera clara cuáles son las expectativas y la responsabilidad que le cabe a cada integrante de los equipos híbridos hará más sencillo trabajar de manera productiva y saber quién está haciendo qué sin importar dónde esté.

→ Inclusión y equidad. A medida que se desarrollan las nuevas prácticas híbridas es fundamental prestar atención a posibles contingencias relacionadas con la inclusión y la equidad. Los sentimientos de exclusión pueden dañar la productividad, aumentar el agotamiento, disminuir la colaboración y atentar contra la retención del personal. Para ello habrá que alentar la vinculación entre los trabajadores presenciales y los remotos y ayudar a construir relaciones laborales fructíferas. Sentirse conectado con los miembros del equipo fomenta un mayor sentido de pertenencia.

Además, habrá que trabajar sobre el llamado “sesgo de distancia” –una tendencia inconsciente que consiste en favorecer a los empleados que están más cerca sobre los que están más lejos o trabajan remotamente– para que todos se sientan incluidos.

→ Capacitación. Para que el plantel pueda trabajar eficientemente y sin agotarse en el marco de estas nuevas prácticas, la capacitación y el desarrollo profesional serán imprescindibles. De esta forma se adquirirán nuevas habilidades para navegar el nuevo mundo laboral híbrido.

→ Bienestar digital. Establecer políticas claras sobre lo que significa para los colaboradores remotos “estar en el trabajo”. Esto ayudará a establecer límites en torno al equilibrio entre el trabajo y la vida personal y mejorará la productividad y el bienestar de la fuerza laboral.

Lo que los colaboradores pueden hacer

En esta nueva era de trabajo híbrido los colaboradores deberán sopesar cuidadosamente sus necesidades y preferencias antes de llegar a un arreglo bajo esta modalidad. Porque, por más que parezca una opción atractiva, no siempre resulta fácil conciliar los cambios que supone.

Cada uno deberá considerar estos factores personales al tomar su decisión para llegar a un consenso satisfactorio con su equipo de trabajo:

→ Búhos o alondras. Cada persona tiene una hora del día en la que rinde mejor. Ese momento del día sería el más apropiado para potenciar el rendimiento laboral al máximo en el entorno que resulte más conveniente para la tarea que se está llevando a cabo.

→ Introvertidos y extrovertidos. Los rasgos de personalidad también son importantes. Mientras que los introvertidos pueden beneficiarse yendo menos días seguidos a la oficina para tener menos estimulación, los extrovertidos van a elegir la presencialidad para sentirse con más energía.

→ Necesidad de interacción social. Aunque el trabajo es cada vez más una actividad social, es importante reconocer que cada uno tiene unas capacidades y necesidades diferentes de interacción con otras personas. Cada colaborador puede tener distintas preferencias por la comunicación presencial o las opciones virtuales, así que es importante tenerlo en cuenta a la hora de desarrollar la planificación del trabajo híbrido con el equipo.

No obstante, la presencialidad puede ser conveniente incluso si no se están tomando decisiones trascendentes. Por ejemplo, tareas tales como la resolución de problemas, la revisión de objetos tangibles o los temas que tienen un alto contenido emocional, es mejor hacerlas en persona.

→ Equilibrio trabajo vida. Uno de los mayores beneficios del trabajo híbrido es que nos brinda la posibilidad de lograr un mayor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Este equilibrio se ve afectado por la cantidad de horas que pasamos en la oficina y es particularmente relevante para quienes tienen responsabilidades de cuidado de niños o familiares a cargo.

Poder establecer las pautas horarias con las que trabajaremos nos ayudará a conciliar el trabajo con las necesidades personales para ser más productivos. El desbalance entre las obligaciones laborales y los requerimientos familiares puede afectar el desempeño de las personas, generar tensión, irritación y estrés junto con un mayor ausentismo, menor satisfacción laboral y menor compromiso.

Referencias:

1VOYLES, E. & NIU, D. (2001): “State of Employee Engagement Q3 2021”. Tinypulse.