Cómo transformar la oficina en un destino deseable

La necesidad de adoptar el trabajo remoto desde casa durante la pandemia nos ha dado una nueva perspectiva de lo que significa la oficina. Un lugar que, durante décadas, gozó de un estatus incuestionable como la sede natural del trabajo del conocimiento.

Pero, dado que luego de esta experiencia comprobamos que se puede ser igualmente (o más) productivo trabajando a distancia, ¿por qué querríamos volver a la oficina?

Aún hoy, muchos trabajadores siguen siendo reacios a renunciar a los beneficios que conlleva trabajar desde casa y no están dispuestos a hacerlo en condiciones menos favorables. Para alentar a las personas a movilizarse a sus lugares de trabajo nuevamente, las empresas deben transformar sus oficinas en un destino deseable.

Porque lo cierto es que, aunque el trabajo remoto se ha consolidado ampliamente en esta nueva economía pospandémica, la oficina seguirá siendo un punto de encuentro importante para promover la productividad, la colaboración, la identidad y la cultura organizacional. No obstante, para seguir funcionando en este nuevo contexto, tendrá que reconvertirse.

¿Por qué es importante volver a la oficina, al menos unos días a la semana? El trabajo es una actividad de personas y los seres humanos somos una especie profundamente social. La necesidad de colaborar, de comunicarnos y de socializar está en nuestra naturaleza. Cuando nos encontramos con otras personas, los mecanismos neurológicos innatos destinados a facilitar los vínculos se activan enviando señales que, muchas veces, permanecen debajo del plano de la consciencia. Esto nos ayuda a decodificar intenciones, emociones y consensos para colaborar y crear.

Hoy, la oficina debe concebirse más como el lugar que los trabajadores eligen para realizar sus tareas que como una obligación con horario fijo. Ya sea que las empresas tengan como objetivo llevar nuevamente a todo el plantel a un esquema presencial o seguir un modelo híbrido, una cosa es segura: los espacios de trabajo más apreciados por la gente serán aquellos que fomenten la colaboración y el intercambio social, que respalden la salud y el bienestar, que brinden un sentido de pertenencia, que cuenten con grandes beneficios y que ofrezcan una experiencia única que las atraiga y las haga volver una y otra vez.

La clave: multiplicar la oferta

El trabajo ya no es un lugar al que vamos, sino algo que podemos hacer desde cualquier lugar. Y como ya no necesitamos “ir a la oficina” para desarrollar nuestras tareas, los espacios de trabajo deben convertirse en destinos únicos que nos motiven e inspiren; un lugar donde queremos estar.

¿Qué necesita tener un espacio de trabajo para que los empleados quieran regresar en lugar de quedarse en casa? La oficina tiene mucho que ofrecer que el trabajo remoto no puede igualar.

→ Tecnología. No todo el mundo puede disfrutar en su casa de una tecnología de primer nivel y de equipos de gran presupuesto tales como impresoras 3D, grandes monitores, dispositivos de Realidad Aumentada, etc. Esto puede ser un atractivo extra para muchos trabajadores.

Además, en esta época donde priman las comunicaciones virtuales, ofrecer una experiencia impecable para realizar videollamadas y videoconferencias también mejora el atractivo de la oficina como destino físico.

→ Bienestar. La salud, concepto que abarca el bienestar físico, social y emocional de las personas, es una nueva lente con la que vemos el lugar de trabajo. El respeto por los protocolos para evitar la propagación de los contagios, una densidad de ocupación más baja y alentar un estilo de vida más saludable son razones adicionales para estimular el regreso a la oficina.

Las opciones son variadas y abarcan una amplia gama de beneficios tales como estacionamiento para bicicletas, instalaciones de fitness, duchas y vestuarios, snacks saludables, salas de meditación, salas de lactancia, guarderías infantiles, etc.

→ Encuentro social. Los estudios sobre comportamiento ambiental indican que el entorno físico es el que mejor apoya la eficacia de los equipos de trabajo. La proximidad con otras personas hace posible la comunicación cara a cara, mejora la visibilidad y la confianza e impulsa la innovación¹.

Algunas investigaciones también sostienen que la proximidad física aumenta la probabilidad de colaboración². Al parecer, algunas de las mejores decisiones y percepciones provendrían de las charlas de pasillo y cafetería, de conocer gente nueva y de las reuniones improvisadas. Esto proporciona invaluables oportunidades de aprendizaje e intercambio de ideas que son difíciles de conseguir a través de las reuniones virtuales.

La presencia en la oficina también juega un papel importante en la consolidación de relaciones sociales y ayuda a construir un sentido de propósito dentro de la organización. Esto es así porque, a diferencia de lo que ocurre en las comunicaciones virtuales, en las relaciones cara a cara intervienen poderosos mecanismos de comunicación no verbal³.

Los estudios también revelan que el comportamiento de las personas está en gran medida determinado por los instintos de manada y de respuesta social; tanto, que el 40% o más de los cambios en la conducta se encuentran determinados por el comportamiento no lingüístico de la gente que nos rodea. Esto pone en evidencia que nuestra conducta está profundamente conectada con la de las personas que nos rodean y que la condición humana depende más de la inclusión social que del individuo aislado.

De todo esto se desprende la enorme importancia de compartir el espacio de trabajo físico con otras personas. La socialización, la interacción y la colaboración presenciales son imprescindibles porque tanto nuestro comportamiento como nuestros procesos de pensamiento se encuentran fuertemente influenciados por las relaciones sociales que establecemos.

Para poder encontrarnos e interactuar de diferentes formas la oficina necesita contar con espacios dinámicos y variados que inviten a participar y a elegirla como un destino de privilegio. Las áreas de break, los espacios para reuniones informales, las cafeterías, las circulaciones amplias, entre otras instancias, invitan a la charla casual y a los encuentros fortuitos. De esta “polinización cruzada” nacen nuevas ideas, la innovación y la creatividad.

→ Cultura organizacional. La cultura no solo define el entorno en el que trabajan las personas sino también la forma en la que piensan, actúan y experimentan el trabajo. Puede sacar lo mejor de ellas y crear un ambiente excelente para su desarrollo personal y profesional, o propiciar un contexto disfuncional cargado de estrés y tensión.

La creación de una cultura positiva, flexible y empática es una herramienta valiosísima para alentar el regreso de los colaboradores.

→ Sentido de pertenencia. Cuando los empleados se sienten comprometidos con los objetivos y los valores de la empresa desarrollan un alto sentido de pertenencia. Un clima organizacional caracterizado por la confianza y la preocupación por las necesidades, las expectativas y el bienestar de sus empleados también brinda a las personas un sentimiento de comunidad e inclusión.

→ Experiencias. Existe una conexión incuestionable entre el espacio de trabajo y la experiencia de los trabajadores. Pero, dado que la experiencia es subjetiva, el primer paso es tratar de conocer cuáles son las necesidades y aspiraciones de los colaboradores. Las grandes experiencias deben ser capaces de superar las expectativas de la gente y de establecer lazos afectivos a través de un entorno atractivo y gratificante.

El diseño del espacio de trabajo como una experiencia significativa debe hacer que la vida de las personas sea más estimulante y aliente la elección de la oficina como el mejor lugar para trabajar. La comida, la tecnología, el ambiente físico, los beneficios, el bienestar, todo suma para que la experiencia laboral se transforme en un evento memorable. Cada punto de contacto entre los trabajadores y la empresa debe estar diseñado para potenciar esa experiencia y para ayudar a crear las conexiones emocionales que impulsan el compromiso y los recuerdos agradables.

Por ejemplo, la organización de eventos especiales con gran poder emocional tales como charlas, jornadas, almuerzos, etc., (experiencias que no pueden vivirse virtualmente de la misma forma) hará que la gente quiera estar presente y elija la oficina como destino de preferencia.

Referencias:

1 MORITZ, D. (2021): “Place Matters: The Purpose of Place and What Brings People Back”.

2 KRAUT, R. et al. (2002): “Understanding Effects of Proximity on Collaboration: Implications for Technologies to Support Remote Collaborative Work“.

3 PENTLAND, A. (2007): “On the Collective Nature of Human Intelligence”. Adaptive Behavior.