Una publicación de Contract Workplaces
La movilidad es una de las principales características del trabajo del siglo XXI. En este mercado tan dinámico y cambiante la utilización de la oficina se ha reducido y, lo que antes era el corazón del negocio, hoy se está transformando en un lugar de tránsito donde la gente se reúne y colabora. Este nuevo ambiente plantea una manera fundamentalmente diferente de trabajar. Aquí, el poder, la información compartimentada y las jerarquías ya no tienen lugar. Los trabajadores han cambiado el escritorio personal por el locker, el smartphone y las reuniones de equipo. En este escenario tan volátil, el diseño del espacio de trabajo surge como una pieza fundamental para consolidar y dar cuerpo a esta trascendental evolución del negocio.
Ya desde los comienzos, la tecnología ha sido el gran catalizador de los cambios en las prácticas laborales en la oficina. Para ello, basta pensar en cómo se transformó el trabajo con la llegada del teléfono y de la luz eléctrica junto con la fabricación a gran escala de la máquina de escribir. Hoy en día, los cambios mediados por la tecnología son aún más notorios gracias a la velocidad con la que se producen y al alcance que tienen más allá de la esfera laboral.
En el terreno de las comunicaciones, por ejemplo, se están produciendo dispositivos móviles cada vez más potentes, más baratos y más pequeños. Estos nuevos equipos -desde las tabletas hasta los teléfonos inteligentes- permiten una gran conectividad a través de las redes 4G para acceder tanto a la información como a las aplicaciones alojadas en “La Nube”, independientemente de cuál sea su localización; gracias a esto, hoy las personas pueden trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar.
El uso del teléfono móvil está tan difundido hoy en día que, dentro del ámbito laboral, cada vez más personas los utilizan, aun si no los proporciona la empresa. Según una investigación de Frost & Sullivan se espera que la penetración de los smartphones a nivel mundial superará el 80% en 2020, lo que significa casi 6.000 millones de dispositivos.
Al mismo tiempo, las redes sociales modelan las normas de comportamiento y de relación, e influyen tanto en los procesos como en la toma de decisiones. Estos nuevos hábitos están produciendo grandes cambios y, en las organizaciones, ya se reconoce que la tecnología está provocando un profundo impacto en los modelos de negocios, transformando las prácticas y procesos de trabajo tradicionales hacia entornos más móviles.
El espacio de trabajo también acusa recibo y ha comenzado a reducirse para convertirse en un punto de encuentro para una fuerza de trabajo cada vez más móvil, en un lugar de tránsito donde la gente se reúne, comparte información y colabora. Según una encuesta realizada por The British Council for Offices en 2013, el promedio de la superficie destinada a cada puesto de trabajo disminuyó en casi 1 m2 en el período 2009-2013, lo que confirma que la oficina actual tiende a ser más pequeña y densa que en el pasado.
En este nuevo escenario emerge una manera fundamentalmente diferente de trabajar y el diseño del espacio se transforma en una pieza fundamental para consolidar y dar cuerpo a esta importante evolución del negocio.
Siempre conectados
Hoy en día asistimos a la redefinición más radical del trabajo desde el surgimiento de la industrialización, un cambio facilitado por la tecnología y caracterizado por la movilidad. Dentro de este panorama, la explosión de las redes sociales se destaca como un fenómeno extraordinario que, en muy poco tiempo, ha capturado a miles de millones de usuarios en todo el mundo penetrando en todos los ámbitos de la vida.
Las redes sociales están cambiando la forma en la que las personas se relacionan, se comunican y trabajan. Facebook, LinkedIn, los blogs, Twitter, Yelp, Google Docs, las wikis, Skype y los chats en línea proporcionan herramientas poderosas para mantener a la gente continuamente conectada en tiempo real. La posibilidad de colaboración que brindan estas herramientas ha tenido un impacto tan fuerte en las empresas que cada vez más están siendo utilizadas como una forma de llegar con mayor rapidez tanto a empleados como a clientes.
De acuerdo con un estudio llevado a cabo en los EE.UU., alrededor del 70% de las organizaciones de todo el mundo ya ha incorporado las redes sociales en el lugar de trabajo. También ha demostrado que su utilización puede traer grandes beneficios: los empleados son un 9% más productivos y las empresas que las incorporan como parte de sus operaciones tienden a crecer más rápido.
Otro hallazgo importante del estudio establece que las redes sociales ayudan a fortalecer los lazos entre los trabajadores y a aumentar la empatía. Tener una mejor comprensión de los otros es importante para crear un entorno social cómodo y placentero, mejorando la satisfacción laboral.
El uso intensivo de las redes sociales y la tecnología móvil también ha traído nuevas reglas y desafíos al espacio de trabajo. Los nuevos modelos están evolucionando desde las tradicionales estructuras piramidales hacia un intenso trabajo en red mucho más horizontal, con equipos de autogestión y trabajo flexible por objetivos.
La investigación sugiere que, si bien las estructuras jerárquicas tradicionales por un lado proporcionan una cierta seguridad, lo cierto es que también dificultan la creatividad. Las estructuras más planas permiten trabajar de manera más creativa y colaborativa promoviendo una mayor responsabilidad.
Esto ha provocado que algunas empresas estén adoptando estrategias de Management creativas basadas en la capacidad de autoorganizarse y evolucionar en tiempo real. Sus miembros trabajan en equipo de manera flexible, basados en el principio de autoridad distribuida donde cada persona es definida según el rol que desempeña y no de acuerdo con su jerarquía. Esta nueva forma de trabajar genera diferentes redes e identidades y requiere mayor independencia, responsabilidad y capacidad de autoorganización.
Móviles y flexibles
Una de las consecuencias del aumento de la disponibilidad tecnológica y de la movilidad de la fuerza laboral ha sido una mayor independencia entre el trabajo y el lugar donde se lleva a cabo. Ante esta realidad, muchas empresas han comenzado a reducir la superficie de sus oficinas y a aumentar la inversión en herramientas de colaboración basadas en Internet a fin de facilitar el acceso a los recursos corporativos dondequiera que su fuerza laboral los necesite.
La adopción del trabajo móvil y flexible se presenta como un emergente natural para hacer frente a esta nueva realidad, ayudando a dar una respuesta rápida a las oportunidades que se presentan en la nueva economía global. Esto significa una verdadera reorganización del trabajo -tanto en su concepción como en la puesta en práctica- que va mucho más allá del “horario flexible” y que debe ser adoptado como un cambio fundamental en la naturaleza del trabajo, lo que hará necesaria una profunda reestructuración de la empresa.
Existen muchos términos para describir los diferentes tipos de trabajo flexible (Hot-desking, Desk Sharing, Free Address, Distributed Workplace, Home Office, etc.) pero, en esencia, se puede decir que el trabajo flexible consiste en ofrecer al trabajador la opción de elegir dónde, cuándo y cómo trabajar. Comprende formas no convencionales de trabajo, la necesidad de contar con conectividad inalámbrica tanto dentro como fuera de la oficina, el acceso y el intercambio dentro de entornos de trabajo alternativos y la no apropiación del espacio físico, en particular, de las oficinas y los puestos de trabajo.
Según una encuesta de Gallup, el 37% de los trabajadores full time en los EE.UU. trabaja en forma remota, de los cuales, el 15% está permanentemente fuera de la oficina ya sea trabajando desde la casa, en cafeterías o en terceros espacios. Si el espacio del trabajador actual se ha trasladado dondequiera que este esté, mantener un puesto de trabajo que estará vacío la mayor parte del tiempo es un derroche de espacio que se traduce en costos.
La oficina on the go
El impacto de las tecnologías de la información, la irrupción de las redes sociales y las nuevas formas de trabajo móviles -con la consecuente subutilización del espacio físico- están transformando la oficina en un hub de comunicación, un espacio de encuentro y de compromiso social. Una función clave de estos nuevos espacios será fomentar la interacción social en el mundo real, la cohesión del equipo, la lealtad corporativa y la motivación. Pero, para atraer al personal a la oficina, tendrá que ser el mejor lugar para ir a trabajar.
El diseño de estos nuevos espacios tendrá que tener en cuenta los nuevos paradigmas que se están adoptando en el mundo laboral:
La configuración de la oficina debe reflejar estos nuevos estilos de trabajo; un trabajo móvil y flexible requerirá un espacio acorde, con un incremento de las áreas compartidas en detrimento de las privadas, versatilidad para la reconfiguración y la adaptación a los distintos requerimientos, espacios que favorezcan los encuentros ocasionales, las reuniones informales, el trabajo en equipo, etc.
El espacio de trabajo -además de estar diseñado en función de la actividad que se desarrolla dentro de la compañía- también debe ser un espacio que humanice, empodere y conecte a la gente. En este nuevo tipo de oficina los empleados cambiarán el puesto de trabajo personal por un locker para sus pertenencias y la posibilidad de disponer de distintas áreas para llevar a cabo distintas tareas.
Permitir que la gente pueda elegir la forma de trabajar que mejor se adapte a cada uno es más saludable y productivo que la vieja fórmula “one size fits all”. Para hacer aun más efectiva esta personalización, hoy la tecnología permite incluir sensores dentro del equipamiento que guardan memoria de las preferencias personales, de tal forma que cada espacio o cada pieza del equipamiento que se use a lo largo del día podrá acomodarse a las preferencias y elecciones personales previas de cada usuario: los ajustes de la silla, el grado de iluminación, la temperatura, etc. En este nuevo escenario multifuncional, móvil y flexible, el entorno de trabajo se humaniza ajustándose a las preferencias individuales.
Conclusiones
A medida que el trabajo migre cada vez más fuera de la oficina gracias a los dispositivos móviles y la conectividad ubicua, la integridad de las empresas dependerá cada vez más de la red corporativa, a la cual se puede acceder desde cualquier lugar. Pero esto no quiere decir que la oficina, como entidad física, ya no sea necesaria. Con unas pocas excepciones, el espacio de trabajo como lugar físico de referencia seguirá existiendo como un sitio donde la mayoría de los empleados pasan, al menos, una parte de su tiempo.
Por lo tanto, será necesario rediseñar ese espacio en función de una fuerza laboral flexible, en constante movimiento. Si la oficina se ha trasladado dondequiera que estén las personas, mantener un puesto de trabajo que estará vacío la mayor parte del tiempo no parece sensato. La reducción de la superficie necesaria será una de las mayores consecuencias de esta modalidad laboral, que puede llegar a alcanzar valores de hasta un 40% (dependiendo de la actividad) con el consiguiente ahorro, no solo en los costos de alquiler, sino también en los costos operativos y de mantenimiento.
El lugar de trabajo debe ser un espacio compartido y conectado, que facilite el trabajo en cualquier momento y en cualquier lugar, ya sea de manera presencial o dentro de un entorno virtual. Además, deberá facilitar y reforzar la mejora constante del flujo de trabajo y de la infraestructura subyacente, teniendo en cuenta tanto la flexibilidad de esta infraestructura como las características de las tareas que se desarrollan. La tecnología apoyará los procesos de trabajo que se llevarán a cabo cuando y donde sea necesario.
En definitiva, una estrategia integradora para el diseño de la nueva oficina debe incluir no solo las referencias del entorno físico donde se realiza el trabajo sino también el conocimiento de las tecnologías utilizadas, del proceso de trabajo y, lo más importante, de la cultura de la empresa.
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