Coworking y terceros espacios

Desde la cafetería hasta los ambientes de coworking, los espacios alternativos de trabajo -o terceros espacios- han crecido y se han multiplicado en la última década. El concepto, introducido en 1989 por el sociólogo estadounidense Ray Oldenburg, hace referencia a lugares fuera del ámbito del hogar y de la oficina que permiten que la gente se reúna para trabajar en un ambiente distendido y accesible, ideal para la colaboración, el intercambio y la creación de nuevos vínculos. Un número creciente de organizaciones ya reconocen que la utilización de espacios de trabajo no tradicionales puede contribuir a mejorar la productividad de los empleados y a lograr una mayor eficiencia de la empresa. Además, la disminución en la necesidad de trasladarse con la consiguiente reducción del impacto ambiental, la hacen una opción muy atractiva para todos.

El acelerado avance de las tecnologías de la información se ha convertido en uno de los motores para el desarrollo de nuevas modalidades y nuevas tendencias en espacios de trabajo. Trabajar ya no significa estar atado a un escritorio; la oficina ha dejado de ser exclusivamente un espacio físico para transformarse en un espacio físico y virtual al mismo tiempo, cada vez más dedicado al encuentro y al trabajo colaborativo.

Esto ha dado lugar al surgimiento de una cantidad de espacios alternativos de trabajo, los así llamados “terceros espacios”, ubicados entre la casa y la oficina. Se trata de un nuevo territorio para trabajar dentro de aeropuertos, bares, hoteles, bibliotecas, clubes, oficinas satélite, espacios de coworking, etc., disponible cerca de donde se encuentre la gente.

Los terceros espacios

Actualmente, cada vez más personas trabajan fuera de la oficina. Según algunas encuestas que se han llevado a cabo en los EE.UU., se espera que para el año 2020 un 40% de los trabajadores será freelance o llevará a cabo sus tareas fuera del espacio de trabajo tradicional.

Al mismo tiempo, con  más de la mitad de la población mundial viviendo en áreas urbanas (según datos del Banco Mundial, en 2030 esta tendencia encontrará al 60% de los habitantes del planeta viviendo en ciudades), muchas personas, movidas por la necesidad de minimizar los traslados y mejorar su calidad de vida, buscarán cada vez más trabajar en terceros espacios donde encontrarán un ámbito para concentrarse y colaborar junto con toda la tecnología necesaria. Comienzan a surgir diferentes estilos de trabajo basados no solo en el home office tradicional sino también en centros suburbanos, oficinas satélite y otros espacios alternativos.

Lo cierto es que la oficina, tal como la concebimos hoy, está cambiando de manera irreversible. Los grandes espacios de los Headquarters corporativos se están reduciendo para dar paso a un ámbito más acotado, destinado al trabajo colaborativo, el intercambio de ideas y la coordinación de los equipos.

Los “terceros espacios” son espacios que se pueden compartir e intercambiar, se rentan por unos días o por proyectos específicos, o simplemente se utilizan de forma temporal. Se trata de un fenómeno que se está convirtiendo en un elemento importante en muchas empresas. Estos nuevos lugares de trabajo ofrecen grandes ventajas para adoptar una tendencia que se está consolidando en todo el mundo: ahorro de espacio, disminución de los costos de operación, aumento de la productividad, mejora de la calidad de vida y beneficios ambientales.

Además de estas claras ventajas, los espacios compartidos son más atractivos para construir una comunidad y para dar a los trabajadores la posibilidad de elegir y controlar cuándo, dónde y cómo trabajar en función de la tarea que estén llevando a cabo. La tendencia también es consistente con algunos de los principios del “consumo colaborativo”, ese nuevo paradigma que ha emergido con las nuevas tecnologías y las redes sociales para impregnar los actuales modelos con la idea de “compartir”.

El origen del tercer lugar

El concepto de “tercer lugar” fue introducido en 1989 por el sociólogo estadounidense Ray Oldenburg con referencia a aquellos espacios fuera del ámbito del hogar (el primer lugar) y del trabajo (el segundo lugar) que permiten que la gente se reúna en un ambiente informal y accesible, ideal para la colaboración, el intercambio de ideas y la creación de nuevos vínculos.

El protagonismo de este tercer espacio ha variado a lo largo del tiempo de acuerdo con el contexto cultural e histórico. Entre los Griegos y los Romanos, por ejemplo, el ágora y el foro respectivamente encarnaron el tercer lugar por excelencia. Tratándose de ámbitos que simbolizaban los valores predominantes, la misma arquitectura que los rodeaba afirmaba la importancia de la vida pública y cívica por sobre la vida privada y doméstica. Los terceros espacios nunca fueron tan prominentes como en estas dos culturas.

Avanzando unos cuantos siglos hallamos que, antes de la Revolución Industrial, el primero y el segundo lugar no estaban separados; la gente vivía y trabajaba dentro del mismo ámbito. La industrialización independizó el lugar de trabajo del lugar de residencia, apartando el trabajo productivo fuera de la casa y transformándolo en un lugar distinto.

En la actualidad, la vida urbana ha polarizado esta distinción entre hogar y trabajo hasta el extremo (de la casa al trabajo y del trabajo a casa), razón por la cual Oldenburg plantea la necesidad de contar con terceros lugares -tanto a escala urbana como de la comunidad- a fin de ofrecer una alternativa de desarrollo social más allá del ámbito doméstico y laboral dentro de una gama de espacios públicos que puedan colmar la necesidad de encuentro.

El concepto de tercer espacio de Oldenburg es lo suficientemente amplio como para trasladarlo a la órbita del trabajo. Podemos pensar el Ágora griega como aquel modelo que propicia el trabajo junto a los clientes o desde terceros lugares. Esto significa que la gente volverá a la oficina con menos frecuencia y disminuirá la necesidad de proveer puestos fijos. Gracias al desarrollo de la tecnología móvil, muchas personas, movidas por la necesidad de minimizar los traslados, buscarán cada vez más trabajar en estos terceros espacios donde encontrarán un ámbito para concentrarse y colaborar junto con toda la tecnología necesaria.

Las características del tercer lugar según Ray Oldenburg

Ubicado en terreno neutral. Debe ser un lugar donde las personas puedan circular libremente, donde no haya jerarquías y en el que todos se sientan tan cómodos como en su casa.Actúa como nivelador. Debe ser un lugar inclusivo, accesible para el público en general y no debe establecer criterios formales de pertenencia y/o exclusión. Debe servir para ampliar las posibilidades de las personas, a diferencia de las asociaciones formales que tienden a limitarlas y restringirlas.La conversación es la actividad principal. A diferencia de otras organizaciones donde el estatus es el que dicta quién puede hablar, cuándo y cómo, en el tercer lugar todo el mundo puede participar.Es accesible y contenedor. Los terceros lugares estrechan los vínculos entre las personas y otorgan sentido de pertenencia. Cultivan una comunidad donde se puede ir todos los días y encontrar a personas conocidas.Genera un flujo de asistentes asiduos.  El atractivo de un tercer lugar depende fundamentalmente del perfil de los asistentes regulares más que de las facilidades que ofrece. Tiene un perfil bajo. El tercer lugar es simple, limpio y moderno.Genera un estado de ánimo lúdico. El espíritu lúdico es de suma importancia; la alegría y la aceptación reinan sobre la ansiedad y la alienación.Es como un hogar lejos de casa. A pesar de tratarse de una tipología totalmente diferente, el tercer lugar es similar al hogar en cuanto al bienestar psicológico y al apoyo y contención que se experimenta.

Un ecosistema de trabajo

Las cafeterías fueron algunos de los primeros espacios alternativos que se establecieron como base para las nuevas modalidades laborales: el servicio de WiFi junto con un ambiente informal y acogedor las convirtió en el tercer lugar más popular para el trabajo nómada. Sin embargo, con el correr del tiempo, algunas modalidades se fueron estableciendo con mayor fuerza.

Hoy, muchas empresas están creando lo que se denomina un “ecosistema de trabajo”. Esto es, un entorno que, además de las oficinas corporativas incluya cualquier combinación de terceros espacios tales como: home office, espacios de coworking, la cafetería de la empresa o de cualquier otro sitio, oficinas satélite y, en general, cualquier lugar con una conexión WiFi o una buena señal de 4G.

Las estrategias que incluyen espacios de trabajo no tradicionales pueden contribuir a una mayor eficiencia no solo en términos de optimización del espacio y disminución de los costos de operación sino también en cuanto a un aumento de la productividad y mejora de la calidad de vida de los trabajadores.

Coworking

Los espacios de coworking representan una alternativa al home office que, en un principio, estuvo muy difundida entre los freelancers y las startups. Sin embargo, un espacio de coworking es más que compartir un ámbito físico; también se trata de establecer una comunidad de personas con ideas afines que comparten los mismos valores y disfrutan de la creación de sinergia.

En los países donde el movimiento se encuentra en pleno desarrollo, el coworking ya no se limita a los trabajadores independientes como solía ser en sus orígenes. Algunas organizaciones han comenzado a incluir esta tipología dentro de sus propias estructuras con la intención de estimular la innovación y el espíritu emprendedor entre los colaboradores.

Otro atractivo importante de este tercer espacio es la disminución de los traslados con el consecuente ahorro de tiempos muertos y reducción del impacto ambiental. Los coworkers tienden a elegir espacios cerca de su casa, reduciendo en gran medida los niveles de estrés que causa el desplazamiento diario.

Corporate coworking

El “coworking corporativo” es un nuevo concepto que consiste en que un grupo de empresas compartan el mismo espacio físico con el objeto de generar y probar ideas nuevas e innovadoras. Por lo general, cada empresa cuenta con espacios propios junto con espacios comunes y compartidos. La idea subyacente es que la mezcla de los equipos de diferentes empresas generen intercambios que alienten la innovación y formas novedosas de pensar.

A pesar de que inicialmente podría parecer una idea extrema, el coworking corporativo es una estrategia cada vez más utilizada entre las compañías más innovadoras del mundo. Su mayor defensor ha sido Tony Hsieh, CEO de Zappos, pero ya está siendo utilizada por un buen número de empresas tales como PwC, Steelcase, Accenture, AT&T, Ericsson, Twitter y Plantronics.

Los beneficios son claros: más innovación, menor tiempo para el desarrollo de productos, menos espacio propio. Otro beneficio importante es que se comparte el costo de los espacios de colaboración y que estos están ocupados durante mucho más tiempo, lo cual optimiza el uso del espacio.

Oficinas temporarias

Proporcionan un espacio de trabajo totalmente equipado para grupos que necesitan trabajar juntos por una cantidad específica de tiempo. Se trata de espacios gestionados por terceros que los rentan a otras empresas o a personas. Generalmente, estas oficinas se encuentran ubicadas en los distritos de negocios de las grandes ciudades de todo el mundo y son muy utilizadas por los viajeros de paso.

A diferencia de una oficina convencional que requiere una inversión en mobiliario, equipos y contratos más restrictivos, las compañías que brindan este tipo de servicio ofrecen condiciones más flexibles y económicas. A menudo incluyen servicio de recepción, equipo de oficina y otros recursos, posibilitando el acceso a un espacio de trabajo temporal completamente equipado a un costo accesible.

Oficinas satélite

Se trata de un espacio localizado en un lugar diferente a la oficina central -habitualmente en la periferia- que ofrece opciones de hoteling corporativas para empleados que trabajan en las inmediaciones y pueden llegar a pie o en bicicleta. En algunos países, estos centros son promovidos activamente ya que está comprobado que los tiempos de traslado que se ahorran suelen ser utilizados para mejorar el balance entre la vida personal y laboral. Esta oficinas cuentan con todos los servicios, la infraestructura y las comodidades que la organización tiene en la sede central.

Oficinas híbridas

Con el aumento de la movilidad y la flexibilidad, las empresas necesitan un entorno físico que les dé soporte a las distintas formas de trabajo que coexisten hoy en día. El resultado es una oficina híbrida que incorpora elementos de la oficina tradicional junto con las facilidades necesarias para dar contención a los trabajadores móviles en un solo espacio corporativo. Por eso debe contar con un balance adecuado entre puestos de trabajo fijos, puestos no asignados, espacios de colaboración y espacios privados, los últimos avances tecnológicos y una amplia gama de servicios.

Estos espacios tienen puestos dedicados, posiciones para estadías cortas y largas, zonas de silencio para llevar a cabo tareas de concentración, cabinas telefónicas para llamadas privadas, salas de reuniones formales e informales, áreas para charlas casuales y tomar un café, sectores de descanso, de brainstorming, de juego, etc.

Con espacios más abiertos y fácilmente configurables, los trabajadores pueden reunirse de forma espontánea para comunicarse e intercambiar ideas. La eliminación o reducción de las paredes y paneles crea espacios que fomentan las interacciones casuales y maximizan la creatividad y el trabajo en equipo. Además, deben contar con toda la tecnología necesaria para poder conectar fácil y rápidamente a las personas que trabajan en múltiples ubicaciones.

El tercer espacio in house

Hasta no hace mucho tiempo, las áreas de café, por ejemplo, eran espacios incómodos y apartados de la oficina de manera que los empleados no perdieran tiempo en tareas no productivas. Sin embargo, en las organizaciones modernas se entiende que la socialización es una actividad importante en el día a día de los colaboradores; así encuentran una oportunidad para relacionarse, para compartir visiones y valores, y para crear confianza, un elemento clave a la hora de trabajar en equipo.

Un ambiente distendido y cálido junto con todas las prestaciones de un ambiente de trabajo de alto rendimiento puede convertirse en un ámbito con todas las características de tercer espacio dentro de la empresa. La combinación de una cafetería junto con una variedad de áreas de trabajo diferentes optimiza el uso del espacio dándole utilidad a un área que de otra manera estaría subutilizada durante una gran cantidad de tiempo.

Espacios de coworking, lo que hay que tener

El diseño general del espacio se adapta a una modalidad más casual e informal, más fluida y flexible, que favorece los encuentros informales y el trabajo en equipo. Cuenta con áreas en open plan y algunos espacios más cerrados para aquellos que necesitan concentración o hacer una conversación telefónica privada.Las salas de reuniones pueden ser fundamentales para recibir clientes, hacer presentaciones o cuando hay que reunir a un equipo de trabajo numeroso. Por eso, muchos de estos lugares ofrecen salas reconfigurables que se adaptan a las necesidades del trabajo en curso. También pueden ofrecerse espacios multifuncionales para capacitación o eventos, y salas de relajación y descanso. También pueden incluir oficinas privadas, recepcionista y servicio de mensajería y correo.Los amenities están a la orden del día. La cafetería es la protagonista, el espacio donde se produce la mayor parte de los encuentros y el networking con colegas por lo que su ubicación resulta estratégica. Muchos espacios cuentan con microondas, heladera y espacio para cocinar, máquinas expendedoras de café, de bebidas y de snacks.Una biblioteca bien provista, lockers  para dejar algunas pertenencias y espacio para guardar bicicletas, también son bienvenidos.En cuanto a la infraestructura tecnológica, resulta indispensable una buena conexión a Internet por Wi-Fi, eficiente y segura; fotocopiadoras, impresoras y escáner; proyector, LCD y pizarras para las áreas de reunión. También pueden contar con salas para videoconferencias y conference call.