Una publicación de Contract Workplaces
El trabajo basado en la actividad (Activity Based Working) es un enfoque que está ganando cada vez más terreno entre las empresas. Se trata de una estrategia basada en un layout capaz de ofrecer múltiples opciones para dar soporte a una variedad de actividades. En lugar de forzar a las personas a trabajar en un solo entorno, ancladas en su escritorio, ABW permite que cada uno elija el lugar más adecuado para llevar a cabo su tarea. Los beneficios son múltiples y van desde una mayor satisfacción y productividad de los empleados hasta una disminución de los gastos de operación de la empresa. Sin embargo –y aunque no es un concepto nuevo–, es importante saber cuáles son las cuestiones clave, los verdaderos beneficios y los riesgos potenciales a los que hay que prestar atención para encarar esta transformación de manera exitosa.
A pesar de los avances de la tecnología y de las grandes transformaciones que están experimentando las formas de trabajo, todavía hay muchas personas que realizan todas sus tareas en entornos estáticos y fijos, donde cada uno tiene su propio escritorio a pesar de que no lo use durante gran parte de la jornada. Las llamadas telefónicas, las charlas informales con los colaboradores, el trabajo de concentración, todo se lleva a cabo dentro del dominio de los metros cuadrados asignados.
Y mientras que los escritorios de las oficinas tradicionales permanecen vacíos una gran parte del tiempo, las investigaciones muestran que se necesita cada vez más espacio para el trabajo en equipo, los proyectos o las presentaciones, y que las salas de reuniones escasean y casi nunca están disponibles. Esto indica que los tipos de espacio que la gente necesita para la clase de trabajo que se realiza actualmente también están cambiando.
Frente a esta realidad, las organizaciones comienzan a replantearse tanto su modo de trabajar como la forma en la que usan el espacio físico, adoptando una tendencia que está ganando cada vez mayor peso: el trabajo basado en las actividades o Activity Based Working (ABW por su sigla en inglés).
Se trata de una estrategia sustentada en el diseño de un layout capaz de ofrecer una variada gama de opciones para dar soporte a la diversidad de actividades que se llevan a cabo. De esta forma, cada uno puede elegir el ámbito más adecuado para la tarea que tiene entre manos (trabajo de concentración, reuniones de equipo, llamadas telefónicas, etc.) en lugar de trabajar en un solo entorno, anclado en un escritorio. Este sistema reporta varios beneficios que van desde una mayor satisfacción y productividad de los empleados hasta una disminución de los gastos de operación de la empresa. Sin embargo –y aunque ABW no es un concepto nuevo–, es importante saber cuáles son las cuestiones clave, los verdaderos beneficios y los riesgos potenciales a los que hay que prestar atención para encarar esta transformación de manera exitosa.
Actualmente está emergiendo un nuevo paradigma empresarial. El valor de una organización se funda cada vez más en su “capital social”, entendido como el valor de las redes y las relaciones que ha establecido. Como resultado de esto, las compañías se están transformando en un complejo y fluido entramado de empleados, proveedores y clientes dispersos geográficamente.
Además, las compañías de hoy operan en un mundo en continuo cambio, lo que puede significar cambiar frecuentemente de estrategia para estar en sintonía con los tiempos que corren. La innovación constante de productos y servicios se hace cada vez más apremiante ya que representa la clave para seguir siendo competitivos en un mercado muy volátil.
Para entender cuán drásticas son las transformaciones que se están produciendo en la forma de operar de las grandes empresas, Tom Goodwin –Vicepresidente de Estrategia e Innovación de Havas Media– lo resume así: “Uber, la compañía de taxis más grande del mundo, no posee ningún vehículo; Facebook, el medio de comunicación más popular del mundo, no crea ningún contenido; Alibaba, el minorista más valioso, no tiene inventario y Airbnb, el mayor proveedor de alojamiento del mundo, no posee bienes raíces. Algo interesante está sucediendo“.
Según parece, uno de los principales retos a los que se deben enfrentar hoy en día las organizaciones es a la permeabilidad de sus límites tradicionales. Deben transformarse para responder a una realidad cada vez más fluida donde las fronteras entre los mundos material y virtual, el trabajo y la vida personal, y el rol y las tareas de las personas, se hacen cada vez más borrosas y ambiguas.
Las reglas tradicionales ya no ofrecen respuestas eficientes para enfrentar este nuevo escenario. Los nuevos modelos de organización aprovechan los cambios, la adaptabilidad a las nuevas posibilidades que brinda la tecnología para alcanzar los objetivos, y la fluidez que proporcionan las estructuras más horizontales y autogestionadas.
El trabajo basado en la actividad (ABW) implica reorganizar el lugar de trabajo de tal forma que brinde una variedad de espacios adecuados para dar soporte a cada una de las actividades que se desarrollan. De esta forma, las personas son más productivas y pueden colaborar mejor tanto dentro como fuera de la oficina.
Para llevar adelante este programa es esencial contar con puestos de trabajo no asignados (hot desks), zonas para trabajo colaborativo y de concentración, espacios multifuncionales, áreas de descanso y de encuentro informal. Tampoco habrá que descuidar la disponibilidad de los componentes tecnológicos –desde los dispositivos hasta la facilidad para acceder a la red y a las aplicaciones corporativas– que permitirán el trabajo móvil y una mayor productividad a los empleados dondequiera que estén.
Además, dado que ABW es una estrategia que lleva implícito el concepto de no territorialidad, se promueven la colaboración, la distribución del conocimiento, las habilidades cruzadas y la horizontalidad.
Sin embargo, antes de poner en práctica un programa de ABW en la empresa, es importante aclarar que no se trata solo de un sistema de hot desking o de home office, aunque ambas modalidades pueden ser parte de la estrategia. ABW se centra en la experiencia del empleado dentro de su entorno de trabajo y va acompañado de un profundo cambio en la cultura de la organización.
Dentro de este nuevo entorno puede ser necesario ayudar a promover el vínculo entre los empleados junto con el sentido de pertenencia. El diseño del espacio físico será una herramienta fundamental para la creación de ámbitos con los que la gente pueda identificarse y sentirse a gusto. El efecto combinado de colores, formas y uso del espacio, junto con una fuerte cultura organizacional, ayudarán a construir una fuerza de trabajo productiva, comprometida y motivada.
El trabajo basado en la actividad no es un concepto nuevo y, si bien se viene aplicando desde hace algún tiempo, aún no está lo suficientemente bien estudiado como para entender cuál es el verdadero impacto que tiene sobre la productividad de las empresas y el bienestar de los empleados.
Para arrojar luz sobre este tema, la consultora Leesman ha publicado en el mes de mayo los resultados de un estudio reciente que fue llevado a cabo a lo largo de un año entre más de 70.000 empleados, de los cuales casi el 10% trabajaba en espacios ABW. La investigación se orientó a medir el impacto del programa y cuáles son sus aspectos más importantes, los beneficios y los riesgos.
Para realizar la encuesta se creó un modelo que define la modalidad de trabajo de los empleados según cuatro tipos de movilidad que se van graduando desde el tradicional estilo de trabajo estático hasta alcanzar una actividad predominantemente móvil. Comparando estas modalidades se pudieron identificar el alcance de los fallos y los beneficios potenciales.
Los resultados revelan que las organizaciones que adoptaron espacios ABW cuentan –en relación con aquellas que no lo han hecho– con una mayor capacidad de creatividad y colaboración al mismo tiempo que sus empleados gozan de mayores beneficios personales. Pero, como contrapartida, han perdido la posibilidad de personalizar el entorno y encuentran algunas dificultades para adoptar los comportamientos necesarios para beneficiarse de este tipo de ambiente.
La investigación de Leesman también puso en evidencia que los mejores ambientes ABW promueven la satisfacción de los empleados en áreas clave del trabajo al mismo tiempo que producen mejoras importantes tanto en las características físicas como en los servicios que ofrece el espacio de trabajo. A continuación, el informe aporta un detalle de cada área afectada:
En relación con los espacios de trabajo tradicionales, los entornos ABW obtienen peores resultados para la satisfacción de los empleados cuya tarea está orientada al trabajo individual que habitualmente se lleva a cabo en un puesto fijo. Sin embargo, este aspecto negativo se compensa con un aumento del 20% en la satisfacción de aquellos que realizan trabajo individual fuera de la oficina.
Para la mayoría de los encuestados, especialmente para aquellos con los perfiles más altos de movilidad, los ambientes ABW superan al resto de los entornos en lo concerniente a favorecer el pensamiento creativo.
En este aspecto, el rendimiento del entorno ABW no se ponderó ni mejor ni peor que otros lugares de trabajo. Pero para los empleados con el perfil más alto de movilidad ofrecen una mayor satisfacción.
Este es un ámbito en el que los espacios ABW califican con los niveles más altos de satisfacción en los cuatro perfiles de movilidad, con verdadero potencial para ofrecer un beneficio real a los empleados.
En lo que se refiere a la colaboración, la diferencia de rendimiento entre los espacios ABW y los que no lo son es bastante pareja. Las cifras no revelan que se trate de un aspecto clave.
Existe una evidencia mínima a favor de los entornos ABW que indica que proveen mejor apoyo a las reuniones planificadas tanto para las salas grandes como para las pequeñas. Sin embargo, los “quiet rooms” tienen una alta valoración y mejoran el rendimiento de los espacios ABW.
Casi todos los espacios ABW registran una satisfacción más baja que la media en lo relativo al derroche del papel y los materiales de oficina, lo cual indica un aspecto que habrá que revisar para alcanzar una política adecuada.
Este es uno de los componentes más importantes para el éxito de un entorno ABW para los cuatro perfiles de movilidad.
Las áreas de trabajo informales y las zonas de break-out son uno de los dos ingredientes fundamentales para lograr un entorno ABW exitoso para los cuatro perfiles consultados.
En el actual mundo globalizado, donde las fronteras entre lo real y lo virtual, lo personal y lo laboral se desdibujan cada vez más gracias al avance de la tecnología, muchas compañías han adoptado el enfoque ABW porque ayuda a aumentar la productividad de una fuerza laboral cada vez más móvil.
De acuerdo con los resultados que surgen de la encuesta de Leesman, organizar el espacio de trabajo en base a las actividades que se llevan a cabo tiene grandes beneficios para los empleados en algunas áreas (variedad de espacios, áreas de trabajo y reuniones informales) mientras que revela la necesidad de mejorar otros aspectos (trabajo de concentración, uso del papel). Las reuniones planificadas, la colaboración y la confidencialidad no mostraron grandes diferencias con respecto a los ambientes de trabajo tradicionales.
De estas conclusiones se desprende que no existe una única solución para todos sino que cada compañía debe adecuar el programa de ABW de acuerdo con sus necesidades y sus objetivos, lo que puede traducirse en una solución global o restringida tan solo a algunos equipos o áreas específicas dentro de la organización.
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