La metamorfosis de la oficina privada

La oficina privada es un espacio de trabajo tradicional que aún sobrevive en muchas empresas por diversos motivos, algunas veces relacionados con un requisito de confidencialidad y otras, con la necesidad de preservar las estructuras jerárquicas. Sea cual fuere el requerimiento, la oficina privada tiene sus pros y sus contras: brinda privacidad pero en desmedro de la interacción con los demás miembros del staff, ofrece un espacio tranquilo para trabajos de concentración pero sin la posibilidad de colaboración, y ayuda a mantener la imagen y el estatus de quien la ocupa pero a costa de una funcionalidad y una flexibilidad limitadas del espacio. Para aprovechar al máximo estos metros cuadrados muchas veces subutilizados se pueden aplicar algunas estrategias de diseño efectivas. Un uso inteligente de la tecnología junto con las nuevas formas de trabajo pueden hacer de la oficina privada un espacio más funcional, acorde a los tiempos que corren.

Tradicionalmente, la oficina privada ha sido un símbolo de estatus, un reconocimiento al logro personal que comunica la posición de quien la ocupa dentro de la estructura corporativa. En realidad, se trata de un derroche de metros cuadrados con las mejores vistas, los mejores muebles y mucha luz natural que permanece vacío la mayor parte del tiempo. Normalmente, los altos ejecutivos son los que gozan de un despacho privado y los que menos tiempo pasan en la empresa.

Esta tendencia, fuertemente arraigada desde los comienzos de la oficina, comenzó a perder fuerza poco a poco. Los motivos resultan evidentes: si bien la asignación de oficinas privadas reafirma el sentido de la jerarquía dentro de la organización, también representa un uso muy ineficiente del espacio y tiende a dificultar la comunicación y la colaboración.

Fueron los nuevos conceptos sobre ahorro energético derivados de la crisis del petróleo junto con los avances tecnológicos que despuntaban en los 80 los que comenzaron a perfilar un cambio en la estructura del espacio de trabajo. El vertiginoso desarrollo de las TIC fue el disparador de las grandes transformaciones que se han producido desde entonces.

El modelo de oficina evolucionó para adaptarse a los nuevos paradigmas y hoy se ha convertido en un territorio que se reconfigura constantemente y puede cambiar de acuerdo con las distintas necesidades.

Mientras que los escritorios de las oficinas tradicionales y los despachos privados suelen estar vacíos durante gran parte de la jornada, las investigaciones muestran que se necesita cada vez más espacio para los equipos de trabajo, los proyectos o las presentaciones, y las salas de reuniones casi nunca están disponibles. Esto indica que los tipos de espacio que la gente necesita para el tipo de trabajo que se realiza actualmente también están cambiando.

Un estudio realizado por Herman Miller pone en negro sobre blanco los números de esta tendencia:

• Las oficinas privadas están desocupadas más del 75% del tiempo.
• Los puestos de trabajo están desocupados el 60% del tiempo.
• Las salas de conferencias rara vez se utilizan con su capacidad completa. En las más grandes, cuatro de cada cinco asientos permanecen vacíos.
• Mientras que en 1985 solo el 30 % de la productividad de una persona dependía del trabajo en equipo, en 2010 esa cifra trepaba por encima del 80%.

Las cifras de esta investigación revelan una clara tendencia hacia la colaboración en el lugar de trabajo.

Sin embargo, la oficina privada aún sobrevive en muchas empresas por diversos motivos, algunas veces relacionados con un requisito de confidencialidad y otras veces con la necesidad de preservar las estructuras jerárquicas.

Pero, por otra parte, con la adopción del open plan en la gran mayoría de los espacios de trabajo actuales, las oficinas privadas se han transformado en un refugio que permite a los trabajadores ser más eficaces en las tareas que requieren concentración. Planificar, programar, escribir, analizar, entre otras tareas, pueden ser más fáciles de hacer cuando las personas pueden controlar el exceso de ruido, las interrupciones y la interacción con los demás. Es por esto que, en algunas empresas, junto con los modelos flexibles pueden coexistir las oficinas privadas, asignándolas a quienes las necesitan para mejorar la eficiencia.

¿Por qué es necesario un cambio?

Desde hace varias décadas, las tendencias vienen proponiendo un cambio en el diseño de los espacios de trabajo desde los puestos individuales y las oficinas privadas hacia las áreas de actividad compartida que permiten la colaboración y las interacciones espontáneas y/o accidentales, un recurso valiosísimo para las empresas ya que ayudan a promover el conocimiento, la creatividad y la innovación.

A pesar de los enormes avances de la tecnología (y tal vez debido a eso), el mundo se ha vuelto demasiado complejo para las soluciones individuales. La movilidad, la flexibilidad y la colaboración están en el centro del panorama laboral actual y la oficina, lejos de estar en vías de extinción, se reconvierte en el lugar por excelencia del trabajo colaborativo.

Hoy, los espacios más eficaces son los que favorecen la colaboración y el encuentro y eliminan las barreras físicas al mismo tiempo que brindan la privacidad suficiente como para que las personas no teman que alguien pueda escucharlas o interrumpirlas. Y aunque no hay que perder de vista que cada organización y cada oficina tiene necesidades diferentes que no solo dependen de su actividad sino también de su cultura, la realidad es que existe una creciente demanda de distintos tipos de áreas capaces de ofrecer una variedad de opciones a los trabajadores.

Es por esto que cada vez más empresas han comenzado a prescindir de los despachos privados y empiezan a adoptar oficinas diseñadas con un esquema en open plan: grandes espacios abiertos destinados a la colaboración y el trabajo en equipo en detrimento de las áreas de trabajo individuales. Algunos sondeos estiman que, actualmente, más del 70% de los empleados trabajan en un entorno de oficina abierta, y el tamaño de sus espacios de trabajo individuales se está reduciendo cada vez más.

Pero lo cierto es que estos nuevos ambientes de trabajo no son, necesariamente, la solución ideal para todo tipo de tarea. El ruido, las distracciones, las interrupciones constantes y la falta de privacidad suelen ser las principales fuentes de queja por parte de los trabajadores, y pueden comprometer la  productividad.

Según un estudio de Haworth, los empleados pierden en promedio un 28% de su tiempo productivo debido a interrupciones y distracciones. En respuesta a esto, la gente suele llegar a la oficina más temprano o permanecer hasta más tarde, se instala en un rincón tranquilo o en una oficina privada desocupada para poder realizar tareas demandantes que requieren concentración. Según revela el documento, este tipo de trabajo es el menos apoyado de manera efectiva en los nuevos entornos de oficina.

Entonces, la mejor alternativa parece ser contar con una variedad de opciones para desarrollar todo tipo de tarea, permitiendo a cada uno elegir dónde, cómo y cuándo trabajar. Brindar espacios destinados a la privacidad y la concentración, lejos de comprometer el trabajo de colaboración, puede favorecerlo. En las oficinas en open plan, la eliminación de las barreras físicas reduce la intimidad y puede inhibir la socialización.

La colaboración exitosa requiere tanto del trabajo en equipo como del trabajo individual de concentración. Contar con espacios que den un adecuado soporte y permitan alternar entre ambas modalidades es lo que hace que la colaboración sea verdaderamente significativa y productiva.

Dentro de este panorama tan dinámico, la vieja oficina privada necesita una renovación para adaptarse a los nuevos tiempos, una visión innovadora para que no se transforme en un lastre y pueda hacer su aporte a la organización.

La metamorfosis de la oficina privada

A pesar de las enormes transformaciones que han sufrido la naturaleza y el espacio de trabajo en los últimos tiempos, las oficinas privadas no han cambiado mucho: un escritorio y un sillón importantes de acuerdo con la jerarquía, una credenza, y una o dos sillas para invitados, todo amurallado tras una puerta entre cuatro paredes. Mientras tanto, el resto de la oficina se ha convertido en un territorio cambiante y flexible, una mezcla de equipos multifuncionales, grupos de proyecto y trabajadores nómadas.

En este nuevo escenario, las oficinas privadas parecen reliquias del pasado que no apoyan las nuevas maneras de trabajar, mientras que las herramientas que la gente necesita, el tipo de tarea que realizan y los espacios que precisan ya han evolucionado hacia nuevos modelos.

Aunque resulta más efectivo organizar a las personas de acuerdo con las actividades que se desarrollan dentro de la oficina y asignar los espacios en base a las necesidades de uso en lugar de hacerlo en función de las jerarquías, en algunas situaciones puede ser necesario asignar espacios cerrados para uso regular. En estos casos, estas oficinas podrían ser rediseñadas para flexibilizar su uso y/o permitir que otras personas las utilicen de manera productiva cuando sus principales usuarios están fuera.

De acuerdo con una investigación de Steelcase, las soluciones tradicionales para los espacios privados no solo requieren mayor superficie sino que tampoco se adaptan a las cambiantes necesidades organizativas de hoy. Las nuevas estrategias para el diseño de oficinas privadas deben aprovechar la tecnología y apoyar las actuales formas de trabajo. De esta manera se puede lograr que el espacio sea más efectivo no solo para quienes las ocupan de manera regular sino también para la organización en general.

Según este estudio, una de las desventajas que presentan las oficinas privadas tradicionales es que no proporcionan ninguna zonificación que ayude a diferenciar el área destinada al trabajo individual y de concentración del ámbito más público de colaboración, lo que dificulta la interacción con otros miembros del staff. Tampoco cuentan con las herramientas adecuadas para comunicar y compartir ideas e información tales como las  pantallas visuales, un punto crucial para pasar del trabajo individual al trabajo colaborativo.

Sin embargo, solucionar algunos de estos problemas no requiere grandes inversiones, solo basta con un poco de sentido común. Por ejemplo, el estudio cita el caso de muchas oficinas privadas donde el único sector destinado a las visitas está al otro lado de la mesa del anfitrión. Con esta distribución, compartir documentos significará que una de las dos personas deba ver todo al revés. Prever un sector dedicado a la colaboración donde las personas puedan sentarse lado a lado –la mejor postura para este tipo de interacción– puede resolver el problema con pocos recursos.

Otra manera sencilla de volver más eficiente el espacio privado es mejorar el acceso a la tecnología. La investigación reveló que el uso de herramientas para gestionar monitores duales hace más eficiente el trabajo en pareja. Y compartir las oficinas privadas también es una forma de maximizar y flexibilizar el uso del espacio al mismo tiempo que beneficia a aquellos colegas que deben trabajar en estrecha colaboración.

El mencionado estudio propone que, para minimizar las distracciones sin excluir la colaboración, el espacio de la oficina privada se puede  zonificar: un área más social de conversación cercana a la puerta, una zona intermedia para trabajo de concentración para una o dos personas y un sector para trabajo privado o confidencial en el área más alejada de la puerta.

La idea es integrar la oficina privada dentro del flujo de trabajo actual ayudando a los usuarios a cambiar rápidamente entre tareas de concentración en solitario y de trabajo en equipo sin descuidar el apoyo a la privacidad acústica y visual, y flexibilizando los usos para mejorar el aprovechamiento del espacio.

Conclusiones

La oficina privada no tiene por qué ser un bunker para cumplir adecuadamente con su función. En los entornos de trabajo actuales, todos los colaboradores necesitan apoyo tanto para el trabajo individual de concentración como para el intercambio de información y la colaboración. El usuario de la oficina privada no es la excepción.

La oficina privada necesita una reconceptualización para adaptarse a los nuevos tiempos, una visión transformadora para aprovechar al máximo sus metros cuadrados y para que pueda integrarse en el flujo  de trabajo de la organización.

La flexibilidad y el uso compartido para permitir que otras personas las puedan ocupar cuando los principales usuarios están fuera, la zonificación en distintas áreas y el uso de herramientas tecnológicas que faciliten la colaboración son algunas de las estrategias que pueden emplearse para volver más productivos estos preciosos metros cuadrados.