Espacios transparentes, efectos colaterales

La transparencia en los espacios de trabajo está siendo cada vez más aceptada. Salas de reuniones con frentes de vidrio, mesas de trabajo sin separaciones, gerentes que trabajan en el mismo espacio que los empleados, son algunos de los recursos que se implementan para ayudar a crear un clima de apertura, colaboración y confianza. Sin embargo, demasiada transparencia puede provocar malestar e inhibición entre los trabajadores, llegando a hacerlos sentir expuestos y vulnerables. La buena noticia es que es posible evitar estos desagradables efectos colaterales aplicando algunas estrategias que van desde la incorporación de nuevos tipos de espacios hasta sencillas reconfiguraciones para controlar no solo las condiciones del entorno sino también la interacción social.

Los nuevos estilos de trabajo y los avances tecnológicos han impulsado el desarrollo y la adopción de la oficina abierta y transparente. El concepto detrás de esta estrategia es que las interacciones espontáneas y el contacto permanente con los colegas favorece la comunicación y la colaboración, elementos indispensables para garantizar la creatividad y la productividad que hoy exigen los mercados.

Ya desde fines de los 70, Thomas Allen estableció que la probabilidad de que dos personas se comuniquen dentro del lugar de trabajo disminuye drásticamente con la distancia que las separa. Se trata de la conocida “Curva de Allen” según la cual, un empleado tiene diez veces más probabilidades de comunicarse con un colega que se sienta en el puesto de al lado que con alguien situado a más de 50 metros de distancia.

Los estudios de Thomas Allen determinaron que la oportunidad de establecer contacto visual con los colegas y compartir el espacio físico son factores importantes para el desarrollo de las relaciones personales. Estos contactos son el principal vehículo para la transmisión de las ideas y la información necesarias para facilitar el trabajo y la productividad.

Es por esto que la transparencia en los espacios de trabajo está siendo cada vez más aceptada. La ausencia de barreras físicas no solo facilita la comunicación entre los trabajadores sino que también mejora la accesibilidad, los encuentros casuales, la colaboración y el rendimiento. Salas de reuniones con frentes de vidrio, mesas de trabajo sin separaciones y gerentes que trabajan en el mismo espacio que los empleados son algunos de los recursos que se implementan para ayudar a crear un clima de mayor apertura y confianza.

Sin embargo, esta panacea tiene efectos colaterales. Ethan Bernstein –profesor de la Harvard Business School– asegura que, a pesar de que el uso de las transparencias en la oficina promueven la colaboración y la comunicación, demasiada transparencia puede provocar malestar e inhibiciones contraproducentes. En los espacios de trabajo completamente abiertos, los empleados pueden sentirse expuestos y vulnerables.

Bernstein también observa que existe un vasto cuerpo de evidencia que demuestra que, en presencia de otros, las personas obtienen mejores resultados en tareas de repetición pero se desempeñan peor en aquellas que demandan creatividad y aprendizaje. La exposición creada por la transparencia evocaría una mayor conciencia de sí mismo provocando inhibiciones indeseadas.  Esta sería la base del deseo humano de privacidad.

Transparencia y privacidad

La privacidad es una necesidad del ser humano que forma parte de nuestro comportamiento.

Irwin Altman, destacado psicólogo ambiental, define la privacidad como un proceso de control de la frontera interpersonal que rige y regula la interacción con los demás de manera similar a la cambiante permeabilidad de una membrana celular. A veces nos abrimos y somos receptivos al contacto externo y otras veces nos cerramos. Para Altman, la privacidad es un proceso dinámico que consiste en encontrar un punto de equilibrio entre demasiado contacto social y demasiado poco, de acuerdo con el contexto y el deseo personal, superando así la idea de que la privacidad es equivalente a la exclusión o el aislamiento.

Pero lo cierto es que casi todas las culturas humanas tienen un concepto de privacidad ya que la privacidad es, en todo caso, necesaria para la intimidad. Incluso los animales presentan este rasgo; prácticamente todos ellos tienen períodos de mayor o menor necesidad de reclusión.

Para manejar los límites entre lo que es público y se puede mostrar sin sentirnos incómodos, y lo que debe permanecer en la esfera de lo privado, las personas nos valemos de distintas estrategias. La distancia, la reserva, el anonimato y el cuidado de la información personal pueden ser algunas de ellas, pero también se puede apelar al engaño y el disimulo. Los especialistas afirman que estas conductas –que a priori tendrían un sesgo negativo– se adoptarían por la necesidad imperiosa de privacidad que tenemos los seres humanos. Conseguir un respiro psicológico de la mirada ajena y protegernos de la influencia social y el control que esto supone son motivaciones tan profundas y viscerales que surgen espontáneamente. Los disparadores pueden ser la invasión de nuestro espacio personal o la  escucha de una conversación privada por parte de un intruso.

Esto se verifica de manera patente en entornos extremos tales como las cárceles, donde la visibilidad permanente, el control y la falta de privacidad son las constantes de la vida diaria. El siguiente fragmento del ensayo “Vida y muerte en la cárcel” del mexicano Víctor Payá Porrés, elucida los efectos de la falta de privacidad como padecimiento y castigo:

“Hay que reconocer que por muy moderna y funcional que sea una cárcel, es un espacio que impone la convivencia forzosa entre personas; el carácter obligatorio se observa en la falta de privacidad y en el constante entrelazamiento de los reclusos. El encuentro reiterado con los mismos compañeros hace del espacio un lugar de roce constante e imposible de evitar, de forma que el enfrentamiento deja de ser algo azaroso para explicarse por la invasión del espacio vital. Si se quebrantan fácilmente valores como la vergüenza y el pudor es precisamente porque se diluye la privacidad bajo la interferencia del grupo y la institución. El encuentro y el enfrentamiento reducen la distancia que cada cuerpo requiere para su movilidad; el encierro, por decirlo de algún modo, hace patente la corporeidad del ser, la necesidad que tiene todo cuerpo de ocupar un espacio propio para protegerse y permitirse la tranquilidad del descanso en la intimidad.”

Queda claro entonces que, si bien un ambiente completamente transparente como lo son muchas oficinas de hoy puede mejorar nuestra conciencia de los demás, también es cierto que las personas se pueden sentir expuestas e indefensas al no tener la posibilidad de encontrar privacidad. Ethan Bernstein afirma que el aumento de la conciencia de ser observado desencadena un mayor deseo de privacidad y, con ello, un comportamiento de ocultamiento para contrarrestar la sensación de sobreexposición. Además, cuando la transparencia es percibida como una forma de monitoreo y control puede socavar la solidaridad y crear un clima de desconfianza.

Transparencia y comportamiento

Los objetos completamente transparentes no son habituales en la naturaleza por lo que los seres humanos no estamos preparados para lidiar adecuadamente con ellos. Existen estudios que han demostrado que, aunque sepamos que estamos convenientemente protegidos detrás de una barrera transparente, esto no es suficiente para suprimir los reflejos de excitación y defensa si vemos una imagen amenazante a través de ella. Los seres humanos debemos aprender activamente a tratar con estructuras transparentes como barreras físicas.

Es sabido que las barreras físicas que limitan el espacio, ya sean permanentes (paredes, columnas, tabiques) o móviles (equipamiento), juegan un papel fundamental en la regulación de las interacciones entre las personas. La dinámica social dentro de una empresa está fuertemente condicionada por dos factores que impone el layout: la estructura del espacio físico y la ubicación de la gente dentro de él. Según hemos visto, la relación entre la distancia entre las personas y sus posibilidades de interacción están gobernadas por la “curva de Allen”.

Pero dado que la separación física a través de una división transparente cancela o atenúa las referencias acústicas pero no interfiere con la transmisión de la información visual, este canal permanece intacto pudiendo conducir a una desagradable sensación de exposición o de trabajar en una “pecera”.

Por otra parte, hay que hacer notar que la permeabilidad visual puede reducir la sensación de confinamiento y, al permitir el acceso de la luz natural a todo el ambiente, ayuda a preservar los ritmos circadianos, los estados fisiológicos, los niveles endocrinos y la frecuencia cardíaca de las personas. Además, al mejorar las condiciones de iluminación se puede incluso afectar el comportamiento social: los interiores mejor iluminados parecen facilitar la inhibición de las conductas antisociales y la disposición a colaborar.

Equilibrio y flexibilidad

Está claro que los espacios abiertos y transparentes facilitan el intercambio de conocimientos y habilidades, estimulan la innovación, favorecen la integración y mejoran la productividad. Pero si no se tiene en cuenta la necesidad de los trabajadores de tener privacidad y limitar la exposición, estos resultados pueden verse seriamente comprometidos.

Los espacios de trabajo deben contemplar estas necesidades profundas de las personas. Como animales sociales nos inclinamos naturalmente a compartir y colaborar pero, al mismo tiempo, precisamos ámbitos para la intimidad y la autonomía. A partir del layout y el equipamiento se pueden ofrecer las condiciones óptimas para satisfacer esta demanda: una gama de espacios capaz de brindar opciones equilibradas tanto para la necesidad de interacción con los demás como para evitar la exposición indeseada.

Una alternativa eficaz puede ser implementar phone booths o pequeñas salas cerradas que proporcionen la soledad necesaria que a veces necesitan quienes trabajan en open plan. Estas salas tienen dimensiones reducidas como para acomodar a una persona o a un grupo pequeño. Pueden incluir una mesa y una silla, o simplemente una mesa de pie con suficiente espacio para una computadora portátil y un teléfono.  Las bibliotecas y las salas de reuniones convencionales suman a la propuesta.

La ubicación del mobiliario dentro del espacio de trabajo también puede ayudar a crear condiciones de mayor privacidad dentro de un esquema de oficina abierta. El empleo de paneles altos (pueden ser fijos o móviles) otorga una mayor sensación de intimidad y cierto grado de aislamiento que puede favorecer el desarrollo de algunas tareas que requieran mayor concentración.

De igual modo, la flexibilidad de uso y la utilización de equipamiento móvil aportan soluciones eficaces para reconfigurar el espacio de acuerdo con las necesidades que impongan las tareas, al mismo tiempo que brindan mayor control sobre el grado de disponibilidad hacia los demás.

Un detalle a tener en cuenta cuando se haga uso de divisores transparentes: para aquellos casos en los que se busque reforzar la privacidad y limitar la excesiva exposición sin impedir el paso de la luz natural, se puede optar por los esmerilados o los materiales traslúcidos.

Conclusiones

Algunas oficinas abiertas y transparentes que intentan promover las mejores condiciones para el actual trabajo colaborativo orientado a la innovación han fracasado, sobre todo, debido a la falta de control sobre el espacio personal.

La mayor parte de las personas tenemos dos impulsos contradictorios: como animales sociales necesitamos compartir y colaborar pero, al mismo tiempo, añoramos un espacio para  la intimidad y la autonomía. Para ello es necesario adoptar un diseño equilibrado del espacio de trabajo, que por un lado aliente las interacciones sociales y, por el otro, permita que las personas que lo necesiten se refugien en espacios privados cuando se sientan sobreexpuestas o simplemente quieran estar solas.

A medida que se consoliden las nuevas formas laborales los espacios de trabajo deberán ser cada vez más flexibles y equilibrados, con opciones para elegir no solo cómo, cuándo y dónde trabajar sino también para decidir cuánta exposición queremos tener.