Cómo gestionar la complejidad de un nuevo proyecto

Cada proyecto de oficinas es único –con locaciones, diseños, interesados y necesidades diferentes– e involucra una gran cantidad de actores, disciplinas e intereses que deben avanzar de manera coordinada para evitar retrasos y trabajos adicionales. Esto significa un gran esfuerzo para mantener el cronograma, el presupuesto y la coherencia. Cuando esta complejidad no se gestiona adecuadamente, aparecen las consecuencias: demoras, sobrecostos y decisiones que optimizan una parte del proyecto en detrimento del conjunto.

A esta complejidad intrínseca del proceso de construcción también hay que sumarle la producida por el entorno: las condiciones climáticas, las variaciones en el mercado o modificaciones en las leyes y regulaciones edilicias. Todo esto puede dificultar las tareas durante la ejecución de la obra y atentar contra el cumplimiento de los objetivos trazados.

No entender este entramado de factores concurrentes es la causa más común en el fracaso de un proyecto. Concebir las fases del proyecto como una secuencia rígidamente cronológica dificulta ajustar la planificación en función de los datos reales que surgen durante la ejecución. Esto agrava los desvíos cuando la naturaleza caótica del mundo choca con lo planificado inicialmente. Un cambio en una sola variable puede afectar simultáneamente el costo, el cronograma y los resultados.

Para navegar con solvencia las complejidades que implican encarar el proyecto de una nueva oficina, es imprescindible contar con una gestión estratégica que sea capaz de coordinar múltiples variables, interesados y plazos en un entorno donde cualquier error puede impactar severamente en la rentabilidad y la continuidad del negocio.

El valor estratégico del Project Manager

Para sistematizar una actividad como la construcción, que cuenta con más condicionantes y partes interesadas que casi cualquier otra, la gestión de un nuevo proyecto de oficinas se debe encarar mediante un enfoque integrado. Esto no solo implica controlar costos y tiempos, sino también abordar incertidumbres a lo largo de todo el ciclo del emprendimiento.

Una tarea tan desafiante requiere un profesional dedicado: el Project Manager (PM). Esta figura actuará como líder estratégico y único interlocutor. Asegurará que cada detalle, desde la concepción del diseño y la coordinación de profesionales y proveedores hasta la mudanza final, todo se maneje con precisión y competencia.

Su rol es vital para mantener la integridad del presupuesto. Una gestión eficaz puede reducir los costos totales del proyecto hasta en un 30% mediante la optimización de la coordinación de proveedores y la asignación inteligente de recursos¹. Esto es crítico en las oficinas, donde las propuestas de diseño a menudo entran en conflicto con la realidad financiera de la organización.

También es responsabilidad del PM realizar un cronograma realista para asegurar que la fecha de ocupación no se retrase y así evitar pérdidas operativas. Para ello es fundamental la planificación, definir plazos claros, asignar responsabilidades y coordinar a los múltiples contratistas para que el flujo de trabajo no se detenga.

Cuando se trata de la refacción de una oficina, uno de los mayores desafíos es evitar que el proceso de construcción interrumpa la productividad de la empresa. El PM organizará las tareas de manera que los empleados puedan seguir trabajando mientras el cambio ocurre detrás de escena. Una transición gestionada profesionalmente puede generar un aumento en la productividad del personal durante el proceso.

Para que todo esto ocurra eficientemente, el PM centraliza la información, actuando como el único punto de contacto entre el cliente y todos los demás actores del proceso. Esto elimina la dilución de responsabilidades y asegura que todos los involucrados trabajen hacia un objetivo común y compartido. Y, por supuesto, supervisa la calidad de la mano de obra y los materiales para que el espacio cumpla con los estándares de seguridad y funcionalidad necesarios para el éxito operativo.

Contar con un líder idóneo, junto con procesos claros y estandarizados, es lo que diferencia el éxito del fracaso de un proyecto.

La importancia de la sinergia organizacional

Lograr la implementación exitosa de una nueva oficina requiere involucrar y coordinar múltiples áreas de la organización. Desde la alta dirección, responsable de compartir la información estratégica y definir la visión, metas y expectativas del proyecto, hasta el sector financiero que establece el presupuesto, gestiona los procesos de control y asegura los fondos en las diversas fases.

El área de Recursos Humanos jugará un papel vital en el acompañamiento del personal, la identificación de habilidades y la planificación de la capacitación necesaria para el nuevo entorno de trabajo. Además, gestionará el impacto del cambio en los empleados para mantener la productividad y el compromiso durante y luego de la transición.

En la construcción de oficinas contemporáneas, el sector de Tecnología también debe estar involucrado para coordinar la migración de servidores, asegurar la conectividad de red, y gestionar la instalación del hardware y software necesarios para la operatividad inmediata tras la mudanza.

Otro actor que resulta fundamental en este proceso es el Facility Manager. Al ser el responsable del funcionamiento y mantenimiento del espacio de trabajo, debe proporcionar los requisitos y recibir los planos finales junto con los manuales de operación. Su participación temprana ayudará a considerar los costos operativos y de mantenimiento a largo plazo.

Para que estas áreas funcionen de manera integrada, el PM debe actuar como único interlocutor y líder estratégico, definiendo quién necesita qué información, por qué medio y con qué frecuencia para evitar que los detalles se pierdan entre equipos. Administrar activamente los puntos de contacto entre los distintos proveedores y departamentos internos asegurará un proceso de trabajo fluido.

Cada una de estas áreas aporta información crítica. Si alguna queda fuera del proceso de decisión, aumentan las probabilidades de desvíos durante la ejecución.

Las consecuencias de una gestión deficiente

La construcción de una nueva oficina significa desafíos complejos que es necesario planificar cuidadosamente y no pueden ser ignorados.

Cuando los problemas se identifican durante la etapa de ejecución, esto se traduce en la paralización de la obra, mayores gastos e incumplimiento de los plazos, lo que produce un efecto en cascada que puede retrasar todo el cronograma. La evidencia indica que, cuanto más tarde se detecta un error o se toma una decisión de cambio, más costosa es su corrección, llegando a ser entre 50 a 150 veces más caro en las fases finales².

La falta de claridad sobre quién es responsable de cada tarea y cuáles son las dependencias, la coordinación deficiente de los proveedores y la falta de comunicación entre las partes involucradas también aumentan significativamente la probabilidad de no cumplir con los tiempos ni con el presupuesto, comprometiendo la totalidad de la obra y la rentabilidad de la inversión.

Estas inconsistencias no solo alargan la construcción, sino que posponen la fase de ocupación, impidiendo que el cliente utilice el espacio según lo previsto. A esto se suma el riesgo de no alcanzar la calidad esperada. Si no hay un control riguroso, los errores y fallos obligarán a realizar trabajos de corrección, consumiendo recursos adicionales que pueden representar hasta un 10% de la inversión total realizada³.

En conclusión, la falta de una gestión de proyecto profesional puede hacer que la organización pierda el control de su inversión, quedando a merced de dinámicas impredecibles donde los problemas se descubren tarde, las responsabilidades se diluyen y los costos se elevan innecesariamente.

Para que un proyecto complejo como la construcción de una nueva oficina llegue a buen puerto, se necesita una precisa integración entre la planificación, la gestión de suministros y la capacidad de adaptarse a la incertidumbre, siempre cuidando los tiempos, los resultados y el impacto financiero de la gestión. Solo así las organizaciones podrán atravesar exitosamente la complejidad del proceso de construir un nuevo espacio de trabajo y asegurar que el proyecto contribuya efectivamente a los objetivos estratégicos y a la generación de valor.

Referencias:

1 BILLOWS, J. et al. (2018): “Capital project value improvement in the 21st century: Trillions of dollars in the offing”. McKinsey & Company.

2 PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (2021): “The Standard for Project Management and a Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) (7th ed.)”.

3 GARCÍA-MONSALVE, J. (2005): “El Project management aplicado a la construcción”.