Cultura organizacional y espacios de trabajo

A su vez, un 22% explica que el teletrabajo no le permite equilibrar el balance entre el trabajo y el descanso de modo adecuado.

Transcurrieron casi dos meses desde que llegó el nuevo coronavirus a nuestro país, lo cual ocasionó importantes cambios en el mundo laboral. La mayor parte de las organizaciones enfrenta un escenario adverso que impacta de manera directa en la cantidad de puestos ocupados, su nivel de productividad, así como en la forma en la cual desarrollan su trabajo.

Mediante el decreto 94/020 del 16 de marzo el gobierno exhortó “a todos los empleadores a instrumentar y promover, en todos los casos que sea posible, que los trabajadores realicen sus tareas en sus domicilios”, modalidad conocida como teletrabajo.

Sin embargo, lo intempestuoso de este cambio impuso desafíos adicionales tanto para las empresas como para los colaboradores que comenzarían a realizar su labor de esta forma. El anhelo de muchos de desarrollar sus actividades desde el hogar confirmó que no siempre se trata de la situación ideal y que para lograr altos niveles de desempeño es necesario controlar varios factores que a veces son fáciles de gestionar.

Contract Workplaces —empresa especializada en diseño y construcción de espacios de trabajo— realizó una encuesta a nivel regional en el contexto de la pandemia del COVID-19. Del estudio se desprende que solo un 7% de los empleados optaría por continuar con su labor en forma permanente desde su casa una vez que terminen las medidas de aislamiento social. En Uruguay la cifra desciende al 4%.

Conectividad y productividad.

Víctor Feingold, presidente de Contract Workplaces señaló: “El hecho de poder trabajar productivamente desde el hogar depende básicamente de tres factores”. Uno de ellos es “la calidad ambiental, es decir, contar con un espacio específico donde haya el mobiliario, la luz, la temperatura y las condiciones de seguridad adecuados”. La segunda es “la tecnología, traducida en la calidad de los equipos y la conectividad”. En tercer lugar está el “comportamiento de las personas, que dependerá del temperamento de cada uno y de su capacidad para programar las tareas y las rutinas diarias”.

En relación a la tecnología, las tendencias de Uruguay superan el promedio de la región. Un 50% de los teletrabajadores uruguayos está conforme con su conexión a internet, mientras que en Latinoamérica el promedio es de 45%. En la misma línea, el 55% de las personas de nuestro país está satisfecho con el acceso remoto a los archivos de trabajo, cifra que desciende al 42% en el promedio regional.

De todas formas, aunque un 14% de los uruguayos preferiría volver a realizar sus tareas solo desde la oficina, a un 77% de los encuestados le gustaría tener flexibilidad para optar por el lugar que le resulte más apropiado en cada ocasión (casa, oficina, coworking, otros).

Hogares preparados.

Resulta complejo analizar los resultados obtenidos sin tener en cuenta cómo influye el contexto de la pandemia y el aislamiento social. El 67% opina que su casa está efectivamente preparada para el trabajo que debe realizar de manera diaria, aunque el equipamiento —sillas, mesa o escritorio, impresora y escáner— fueron de los elementos peor puntuados.

Un punto crítico son los aspectos relativos a equilibrio trabajo/descanso, concentración, productividad e interacción con los compañeros. La investigación pone de manifiesto que la modalidad remota no es tan efectiva para la gestión del tiempo y las tareas, y que puede generar algunos ruidos en la labor individual y la colaborativa. Por otra parte, un 22% de quienes respondieron, explica que la modalidad remota no le permite equilibrar el balance entre trabajo y descanso de modo adecuado.

Un 29% de los encuestados indicó que al estar en su hogar logra organizar de manera adecuada el tiempo y las tareas a desarrollar. Además, solo el 19% respondió que logra una adecuada concentración en las mismas sin interrupciones.

Si bien un 39% señaló que a pesar de estar en su casa sigue sintiéndose parte de la empresa, solo el 29% logra interactuar fácilmente con sus compañeros y equipo.

Rediseñar los espacios de trabajo.

Otra de las características de esta pandemia es navegar en un mar de incertidumbres. Si bien no está determinado cómo y cuándo se dará el retorno generalizado a los lugares de trabajo, algunas organizaciones ya están reabriendo sus oficinas o iniciando el proceso.

El Ministerio de Salud Pública (MSP) y diversas entidades de referencia sectorial han delineado protocolos al respecto. No obstante, el reto de los espacios de trabajo luego de que termine el aislamiento social será también mejorar la seguridad sanitaria. Para ello es fundamental propiciar condiciones y rutinas que aseguren la salud y el bienestar. Por ejemplo, una correcta sanitización de los espacios, un filtrado de aire correcto, mayor superficie por persona, uso de sensores para adecuar la temperatura, empleo de materiales antimicrobianos, uso de tecnología para crear diseños touchless (sensores, comandos de voz), elaboración de protocolos de convivencia y de limpieza, entre otros.

El regreso a la oficina.

El arquitecto Daniel Flom, director ejecutivo de Contract Workplaces Uruguay, compartió su visión sobre la nueva normalidad y el retorno progresivo a la actividad de oficina en nuestro país.

“Es fundamental diseñar cuidadosamente el proceso. Es cierto que los aspectos edilicios son importantes (separar escritorios, no compartir teléfonos o dispositivos, colocar mamparas y separadores, etcétera), pero lo actitudinal será la clave del éxito. Tener un protocolo para el uso de los espacios abiertos (open space), salas de reuniones y el comedor, es fundamental”, dijo.

Asimismo, expresó: “A la hora de reducir las posibilidades de circulación del virus, la permanencia en la oficina durante el horario acordado, evitando salir a comprar comida, fumar o hacer gestiones es un punto muy importante a considerar. Ahora bien, si queremos que todos almuercen en la oficina, deberemos facilitar espacios seguros para ello, respetando las mismas reglas que puede tener hoy en día un restaurante. ¿Estamos realmente preparados? ¿Tendremos la capacidad de higienizar profundamente entre comensal y comensal?”.

“Desde hace algunos años vemos que los puestos de trabajo no se utilizaban al 100%, ya que siempre hay personas de licencia o de viaje, entonces las oficinas no están ocupadas en su totalidad. Dependiendo de la organización, se utilizan entre el 70 u 80% de la cantidad de estaciones disponibles. En los escenarios que estamos considerando para el regreso, la mayoría de las empresas proyectan ocupar un 30% de los puestos en una primera etapa y no superar el 50% en el mediano plazo”, agregó.

Por lo tanto, “a la hora de asignar estos turnos, debemos tener en cuenta que si planificamos trabajar en régimen de media jornada (part time) por grupo o alternando los días en los cuales cada grupo va a la oficina, esto exigirá protocolos de higiene mucho más frecuentes y minuciosos cada vez que una persona deja su espacio e ingresa un nuevo contingente de colaboradores. En el caso de las oficinas abiertas, una buena alternativa sería que los grupos de colaboradores vayan 15 días corridos en la empresa y otros 15 desde su hogar, de esta manera, si bien se deberá realizar una correcta higiene al final de cada jornada, no se requiere una limpieza profunda a mitad, como sí ocurriría si pensamos en grupos que realicen part time”, concluyó Flom.

Sin duda la correcta planificación del regreso a la oficina requiere de protocolos específicos y una buena comunicación interna de los mismos. Pero, sobre todo, un alto grado de compromiso y adhesión por parte de los colaboradores, por lo cual, el rol del área de Gestión Humana es clave en este proceso.

El comedor de la empresa, un punto crítico
El arquitecto Daniel Flom señaló: “La permanencia en la oficina durante todo el horario es clave para reducir las posibilidades de circulación del virus, evitando salir a comprar comida, fumar o hacer gestiones. De esta forma, si esperamos que todos almuercen en la oficina, deberemos facilitar espacios seguros para ello, respetando las mismas reglas que puede tener hoy en día un restaurante, además de higienizar profundamente entre comensal y comensal. El comedor de personal es un área clave”.

FUENTE: El País (Uruguay)

Por Víctor Feingold, Presidente de Contract Workplaces

Y de repente, todos nos quedamos trabajando en nuestras casas. De un día para el otro, sin previo aviso y sin estar preparados ni nosotros ni las organizaciones, se inició este experimento forzoso de Home Office sin precedentes a escala global. Entonces comenzaron a surgir algunas voces apresuradas por proclamar el fin de las oficinas: “Después de la pandemia todos trabajaremos desde el hogar y los espacios corporativos serán dinosaurios de otra era”.

Nada más alejado de esta profecía. Veamos por qué.

Los conceptos de Home Office y teletrabajo no son nuevos. Desde que la tecnología nos ha convertido en trabajadores nómadas, la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento ha sido un hecho y varias empresas han adoptado esta modalidad con resultados diversos, entre los que se cuentan las experiencias poco afortunadas de IBM y de Yahoo.

El poder trabajar productivamente desde el hogar depende de tres factores: la calidad ambiental (contar con un espacio específico, con el mobiliario, la luz, la temperatura y las condiciones de seguridad adecuados), la tecnología (traducida en la calidad de los equipos y la conectividad) y el comportamiento de las personas (que dependerá del temperamento de cada uno y de su capacidad para programar las tareas y las rutinas diarias).

Pero las organizaciones también necesitan cumplir con varios requisitos que hacen a la cultura de cada empresa: confianza en sus colaboradores, comunicación fluida y efectiva y un Management capacitado para gestionar a distancia y centrarse en lo relevante (el cumplimiento de objetivos y no la ocupación de un puesto de trabajo de 9 a 18 horas).

El hecho es que, ya sea del lado del colaborador o del lado de la compañía, estos factores coinciden solo excepcionalmente. Y aunque existiera la remota posibilidad de que el mundo del trabajo evolucionara hacia una nueva realidad sin oficinas corporativas (cosa bastante improbable) esta nunca será viable, aun si se concretasen todos los cambios necesarios –tanto culturales como legales– para formalizar la relación laboral.

Esta afirmación se fundamenta en tres circunstancias que hay que considerar:

1. El entorno

Solo unos pocos privilegiados cuentan en sus casas con el espacio adecuado para trabajar en un ambiente seguro, cómodo y libre de interrupciones.

De acuerdo con la encuesta “Criteria” realizada recientemente en Chile, solo el 36% de los encuestados dijo contar con las condiciones necesarias para el teletrabajo.

Otro sondeo británico realizado sobre un grupo de personas que están trabajando actualmente en sus casas (*IES Homeworkers Wellbeing Survey) concluye que en solo dos semanas los participantes tuvieron una significativa declinación en la salud musculo-esquelética, reportaron mayor fatiga y trastornos del sueño, disminuyeron la actividad física y la calidad de la dieta, junto con un aumento de las preocupaciones emocionales relacionadas con las finanzas, el aislamiento y el balance vida/trabajo.

Esto ya define unas condiciones limitantes ineludibles a la hora de imaginar a toda una fuerza laboral trabajando el 100% de su tiempo desde sus casas.

2. La cultura organizacional

Somos animales gregarios por naturaleza. El aislamiento (que poco tiene que ver con la soledad) enferma a las personas tanto mental como físicamente.

La distancia física conlleva la ausencia del barómetro social que normalmente nos orienta para entender cómo comportarnos ante otras personas y no hay que perder de vista que toda organización funciona como una pequeña sociedad.

Para construir una cultura común es necesario compartir valores e identificarnos como un grupo; conocernos para entender quién es quién, cuáles son nuestros gustos, nuestros miedos, nuestros talentos y nuestro carácter; generar un espíritu de cuerpo, crear una mística y alinearnos detrás de un propósito. Todos estos ingredientes –que resultan casi imposibles de cimentar remotamente– son el aglutinante invisible de las empresas. Como dice Xavier Marcet: “La cultura organizacional es lo que sucede cuando nadie mira”.

En definitiva, la clave para el logro de los objetivos a largo plazo y la salud de las empresas reside en la identidad y el ADN organizacional.

3. La necesidad vital de innovación

La tecnología, la globalización, el cambio climático y las nuevas generaciones establecen nuevos paradigmas cada vez con más frecuencia. Las disrupciones acechan detrás de cada esquina y los modelos de negocios caducan a gran velocidad. Las empresas necesitan entender rápidamente esa nueva realidad para adaptarse, reinventarse y mantenerse competitivas. Esta pandemia es un ejemplo brutal.

Es por esto que la palabra “innovación” ha alcanzado el estatus de estrella dentro de las corporaciones. Sin innovación no hay evolución, y está científicamente comprobado que la creación no surge de un genio iluminado en una cúpula de cristal sino del intercambio activo de ideas entre personas con distintas miradas. En muchas ocasiones, esto sucede en encuentros distendidos y casuales y no solo en espacios de brainstorming con horarios programados.

Si todos nos quedamos en casa, cada uno conectándose por videoconferencia de acuerdo con una agenda preestablecida, la innovación difícilmente florecerá. Esto podría marcar el principio de la decadencia de una empresa y su pérdida de competitividad.

Entonces, ¿para qué vamos a la oficina si podemos trabajar desde cualquier lugar y a cualquier hora? La respuesta es: para encontrarnos.

En la reciente encuesta lanzada por Contract Workplaces en Latinoamérica sobre una muestra de más de 2.000 participantes, hay una respuesta en la que coincide una abrumadora mayoría. Ante la pregunta: “Una vez terminada la cuarentena, si pudieras elegir ¿dónde trabajarías?”. El 82% respondió: “Con flexibilidad para optar por el lugar que me resulte más apropiado en cada ocasión”.

Es por esto que, muy probablemente, en un futuro cercano la oficina policéntrica será el nuevo estándar para la mayor parte de nosotros. Podremos trabajar desde casa, en el Headquarter o en terceros lugares tales como: espacios de coworking, cafeterías, bibliotecas u oficinas satélite, de acuerdo a lo que sea más adecuado y conveniente en cada caso. Esto traerá múltiples ventajas: menor cantidad de desplazamientos de personas, menor huella de carbono, mayor bienestar, mejor balance vida/trabajo y menores costos para las empresas y los empleados junto con equipos más ágiles y productivos.

Por otra parte, hoy las industrias están a merced de mercados volátiles en permanente mutación, lo que hace casi imposible definir cuáles serán las necesidades de espacio que tendrán las compañías en el mediano plazo. Solo unos pocos osados podrían –peligrosamente y a riesgo de equivocarse mucho– aventurar una respuesta.

Las organizaciones también necesitan cada vez más flexibilidad en cuanto a los metros cuadrados que destinarán de aquí en adelante para albergar sus operaciones. Esto, sumado a la renuencia de incurrir en costos de capital, hace del “Office as a Service” un modelo muy conveniente para los tiempos que corren. Un espacio listo para usar donde todo el gasto será OPEX, la operación y el mantenimiento vendrán junto con el paquete de servicios y, sobre todo, con la posibilidad de crecer y decrecer con facilidad. ´Flexibilidad´, es el nombre de la canción.

En una reciente investigación, la consultora JLL apunta que desde 2010 el modelo Flex Office ha venido aumentando en Latinoamérica a un ritmo promedio del 23% anual y proyecta que en 2030 el 30% del stock de oficinas corporativas estaría funcionando bajo esta modalidad. Se estima que después del COVID-19 el proceso se acelerará y este porcentaje quedará muy probablemente retrasado, tanto por la demanda de los colaboradores, como por la necesidad de las empresas.

Sin duda, cuando retornemos a la normalidad, el haber experimentado a la fuerza lo mejor y lo peor del Home Office nos habrá proporcionado lecciones invalorables que deberemos capitalizar para diseñar y construir un mundo (algo) mejor.

Por Annarita Nieri*

Nada volverá a ser como antes. Les queda claro ¿cierto?, un choque de esta escala ha creado un cambio en las necesidades, preferencias y expectativas de vida de todos los ciudadanos, colaboradores y consumidores.

Todas las prioridades se han movido, y hemos entrado en una etapa del “Re” sin precedentes.

Y como “Re” no me refiero a la nota musical, sino a Re-imaginar la colaboración en el mundo de los negocios, donde la solidaridad y el cuidar la cadena de valor son prioridad. Re-imaginar nuestro productos y soluciones, porque lo que hoy le sirve al cliente debe ser lo le hace sentido y no necesariamente lo que vendías antes. Re-imaginar nuestros trabajos y relaciones, porque nos hemos atrevido a implementar las cosas que sabíamos se venían, pero no nos atrevíamos a ponerlas en práctica como el teletrabajo, la educación a distancia o el telemarketing. Cómo vivimos, cómo trabajamos y cómo usamos nuestros sistemas colaborativos surgirán a partir de ahora más claramente, ya que las oportunidades para ampliar la adopción de la tecnología se acelerarán de manera transformacional.

La crisis revelará no solo vulnerabilidades sino también oportunidades para mejorar el desempeño nuestras empresas, Rediseñando las estructuras de colaboración o los costos realmente fijos versus los variables y este efecto podría resultar aún más significativo en la medida que la búsqueda de la eficiencia nos va a dar paso a la capacidad de Recuperación.

Las empresas que aprendieron a Reinventarse van a aprovechar al máximo su mejor visión y previsión, porque a medida que cambian las preferencias, ellas se irán adaptando y por ende tendrán un éxito desproporcionado. Y aquí, claramente el mundo online está tomado una relevancia sin precedentes, porque estamos viviendo una modificación del comportamiento del consumidor para siempre.

Finalmente, y porque es lo más importante, nuestra capacidad de Resiliencia y de Reconectarnos con lo básico porque en este tiempo hemos valorado lo que habíamos dejado de ver… y que hoy se vuelve lo más importante: la solidaridad dejó de ser un accesorio, porque “los tuyos” ahora son “todos”, porque no necesitabas tener tanta ropa, ni carteras o zapatos, ya que tu prenda favorita es tu piel, tus manos, cuidar de tu cuerpo. Hemos extrañado nuestras oficinas, porque hoy cobran un sentido diferente, se han vuelto en un espacio de encuentro y construcción de experiencias, de risas, discusiones y de compartir entre colaboradores.

Nos dimos cuenta de que cuidar y respetar a nuestros ancianos se ha vuelto una necesidad, sí, así como lo hacían nuestras culturas antiguas. Hemos tenido la oportunidad de Reconectarnos con nuestros hijos, nuestros primos, pareja, con las personas que nos ayudan en casa o en los edificios, con médicos, enfermeras, policías o las personas recogiendo la basura día a día. A todos ellos, no volveremos a verlos con los mismos ojos… o más bien empezaremos a verlos con mayor admiración.

No podemos no dejar de desaprender, no seamos tan tontos. La vida nos está dando otra oportunidad, abracémosla.

*Annarita es Gerente de la División Estrategia de Clientes y Cultura de Niubiz Perú y ha sido oradora de Worktech LATAM 2019