Hasta hace 6 meses, antes de que la pandemia de COVID-19 trastocara la vida de casi todo el planeta, el espacio de trabajo ya se encontraba en medio de grandes cambios. El desarrollo imparable de la tecnología, los nuevos hábitos de consumo y las rápidas transformaciones económicas y sociales avanzaban hacia una nueva visión de cómo, cuándo y dónde se hace el trabajo, redefiniendo el propio concepto de trabajo.
La oficina también tuvo que adaptarse. Pasó de ser un mar de cubículos homogéneos y estructurados a convertirse en un espacio abierto, con una organización más horizontal en la que priman la participación, la autonomía, la colaboración, la interacción informal, la movilidad y el compromiso, con el foco puesto en la salud y el bienestar de las personas.
Con la llegada de las jóvenes generaciones al mercado laboral y el crecimiento de la nueva “Gig Economía”, se consolidó una tendencia que modificó las características de la fuerza de trabajo; muchos empleados se reconvirtieron para transformarse en trabajadores flexibles o “Gigs”. Así, las empresas comenzaron a gestionar un plantel más complejo compuesto por colaboradores independientes y trabajadores full time.
Y a medida que crecía el entramado de las organizaciones –que ahora contaban con distintos tipos de trabajadores ubicados tanto en las oficinas centrales como en locaciones remotas (espacios de Coworking, oficinas satélite, Home Office, etc.)–, la capacidad de gestionar la complejidad se convirtió en una necesidad fundamental.
La aparición en escena de la pandemia de COVID-19 ha acelerado estos cambios. Hoy, las empresas se ven obligadas a repensar su negocio con menos recursos y a volverse más eficientes para sobrevivir. Con el teletrabajo en alza y una variedad de distintas locaciones para gestionar, los entornos estarán cada vez más distribuidos. En este contexto, la integración de todos estos elementos en un verdadero ecosistema de trabajo se volverá estratégica.
Los entornos distribuidos
Incluso antes de la pandemia, muchas empresas debían gestionar diferentes grupos de trabajo y ubicaciones de oficinas en distintas zonas horarias y países. Hoy, la necesidad ha hecho que prácticamente todas las empresas deban organizar su operación en entornos de trabajo distribuidos. Y esto implica, entre otras cosas, un uso intensivo de la tecnología para mantener a todas las partes conectadas, lo que no sería posible sin un uso apropiado de las herramientas tecnológicas. Es por esto que los procesos deben ser rediseñados para permitir el acceso de los trabajadores remotos a todos los recursos de la compañía. Pero este rediseño no debería centrarse en tratar de preservar la esencia de los procesos anteriores sino en optimizarlos para dar respuesta al nuevo entorno digital.
El trabajo distribuido también implica nuevas formas de interacción y de gestión junto con el fortalecimiento de la cultura corporativa, un desafío que habrá que afrontar con la mayor eficacia para preservar la colaboración, el sentido de pertenencia y el compromiso, fomentar la innovación y apoyar la creatividad. Este proceso puede resultar difícil para algunas personas y puede requerir apoyo a través de una oportuna capacitación y gestión del cambio.
La clave para responder a la mayor demanda de flexibilidad será adoptar una estrategia organizacional capaz de ofrecer diferentes opciones; el lugar de trabajo ya no será una ubicación única sino una constelación de diferentes ámbitos y experiencias.
Pero el trabajo distribuido no significa el fin de la oficina. Es cierto que el espacio de trabajo tendrá que redimensionarse y adaptarse a las nuevas necesidades y modalidades laborales cuidando el bienestar y la salud de los colaboradores donde sea que trabajen en esta nueva normalidad. Pero las oficinas se resignificarán; dejarán de ser un contenedor donde las personas cumplen un horario fijo cinco días a la semana para convertirse en un lugar de reunión para los equipos, un espacio de encuentro para afianzar la cultura corporativa y el sentido de pertenencia, y un punto de referencia para la experiencia social en el mundo real. En definitiva, la oficina será un facilitador que ayudará a plasmar una comunidad cohesionada y comprometida a pesar de la distancia física.
Cómo crear un ecosistema de trabajo
Un ecosistema de trabajo consiste en una organización que cuenta con distintos espacios y locaciones distribuidas geográficamente donde los trabajadores interactúan, prosperan y colaboran integrados en función de un objetivo común.
Del mismo modo que ocurre en los ecosistemas biológicos, los ecosistemas de trabajo cuentan con recursos e individuos que se relacionan constituyendo distintas comunidades cuya dinámica se modifica de acuerdo con las exigencias que les impone su entorno.
En la naturaleza, cuanto más vasta es la gama de recursos y variables que mantienen vivo un hábitat, más amplia es la diversidad de resultados y mayores son sus posibilidades de sobrevivir y prosperar. De la misma forma, una organización capaz de ofrecer una variada oferta de espacios y locaciones –donde tanto los empleados a tiempo completo como los trabajadores bajo demanda se sienten comprometidos, productivos y respaldados por los recursos físicos y digitales adecuados– logrará un mayor florecimiento de ideas, innovación y estrategias creativas.
Además, para trabajar exitosamente como un ecosistema, cada integrante necesita conocer de qué manera impacta su tarea dentro de su comunidad de trabajo y dentro del todo más amplio que es la organización. El sentido de propósito es el cemento que une, le da sentido y dirige el esfuerzo colaborativo.
Pero para lograr alinearse en torno a un objetivo compartido combinando la experiencia y los conocimientos de muchas personas trabajando de forma distribuida, no basta solo con contar con los espacios y los recursos adecuados –aunque es una condición fundamental–. También es necesario fomentar la autonomía, la responsabilidad y la autoorganización, y asegurarse de que las distintas redes se mantengan conectadas, compartan información y apoyen el trabajo de los demás.
En este nuevo escenario postpandemia, el Home Office será una extensión del ecosistema de la organización. Dado que trabajar desde casa seguirá siendo una opción –incluso cuando muchas empresas ya se preparan para regresar a la oficina–, también habrá que poner en marcha las estrategias esenciales para lograr un teletrabajo exitoso: asegurarse de que los empleados tengan el entorno adecuado y las herramientas necesarias para respaldar una integración eficaz.
De cara a la nueva normalidad
No hay duda de que se avecina un cambio radical en la forma de trabajar. Los días de la oficina basada en una cultura monolítica en la que las personas tienen roles, horarios y lugares de trabajo fijos, llegaron a su fin.
Frente a este panorama, ¿cómo deberán prepararse las empresas de cara al futuro inmediato? Al aceptar que la situación actual ya no es excepcional sino que formará parte del modo en que vamos a vivir, trabajar y aprender durante mucho tiempo, será imprescindible pasar de los entornos distribuidos a la integración en verdaderos ecosistemas de trabajo.
La clave para responder a la mayor demanda de flexibilidad será adoptar una estrategia organizacional capaz de ofrecer diferentes opciones, incluyendo una variedad de locaciones donde el lugar de trabajo ya no será una ubicación única sino una constelación de diferentes ámbitos y experiencias. Se podrá trabajar desde cualquier lugar, ya sea en casa, en la oficina o en espacios de trabajo compartidos gracias a la ubicuidad de la tecnología. No obstante, la oficina no desaparecerá; cambiará su configuración y su funcionalidad, pero continuará siendo el foco de la experiencia social.
