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LOS ESPACIOS DE TRABAJO POSPANDEMIA

Si bien sabemos que este contexto de pandemia es pasajero, estamos seguros de que trajo consigo muchos cambios que han llegado para quedarse. A nivel laboral, se abren nuevos paradigmas, tanto en las dinámicas como en los espacios de trabajo. Te invitamos a conocer las reflexiones y las soluciones de Contract Workplaces para este momento.

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CERTIFICACIÓN WELL HEALTH SAFETY RATING

Como respuesta ante la pandemia, el International Well Building Institute ha lanzado el “WELL Health-Safety Rating”, un nuevo sistema de certificación cuyos requisitos son un subconjunto de los del estándar de construcción WELL, y están diseñados especialmente para ayudar a las organizaciones a operar, mantener y diseñar sus espacios de trabajo en un entorno posterior al COVID-19.

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NEW NORMAL STRATEGY

Nuestra forma de trabajar está cambiado vertiginosamente sobre todo a partir de la pandemia de COVID- 19. El lugar de trabajo ya dejó de ser solo la oficina para extenderse también a la casa e inclusive a terceros lugares, y las empresas deben prepararse para estos cambios. Descubre cómo integrar en 8 semanas el fenómeno de home office a su estrategia de espacios de trabajo.
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RETORNO SEGURO A LA OFICINA

El contexto de pandemia que estamos viviendo trajo consigo nuevos paradigmas a nivel laboral, tanto en las dinámicas como en los espacios de trabajo. Con respecto a las oficinas, en este momento el primer foco de atención de las compañías está puesto en el retorno seguro a los lugares de trabajo, en cuidar a sus trabajadores y en mantener el funcionamiento de sus operaciones.

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Neurodiversidad, elogio de la diferencia

La diversidad y la inclusión siempre han sido temas importantes tanto para las personas como para las organizaciones, pero la pandemia está arrojando una nueva luz sobre estas cuestiones. Esta experiencia inédita nos brinda la oportunidad de elaborar una nueva perspectiva sobre aquello que nos une y nos diferencia como seres humanos; esto les permitirá a las empresas reconsiderar la forma en la que adoptan la diversidad y la inclusión en el lugar de trabajo.

En este tiempo inusual, el uso habitual de la videoconferencia ha abierto una ventana al mundo más íntimo de nuestros colegas haciendo posible que se aprecien mejor las características y las diferencias de personalidad de cada uno, y revelando no solo su tendencia hacia distintos tipos de actividades e intereses sino también un arco muy heterogéneo de capacidades para afrontar los cambios y desafíos que supone esta nueva realidad.

En términos generales, las diferencias entre las personas se han enfocado en características tales como el género, el color de la piel, la religión, la cultura, la etnia, la apariencia, las habilidades físicas y cognitivas, etc. Pero desde fines del siglo pasado se están realizando investigaciones que sugieren que la neurodiversidad también forma parte de estas diferencias.


El diseño del espacio de trabajo debe tener en cuenta que lo que constituye un entorno productivo para unos puede agotar a otros.


Por lo general, al abordar el diseño del espacio de trabajo se asume que todos los integrantes de la fuerza laboral tienen una personalidad y una estructura mental similares, sin tener en cuenta que lo que constituye un entorno productivo para unos puede agotar a otros y viceversa (el Home Office en cuarentena lo ha puesto en evidencia).

De acuerdo con estos nuevos paradigmas, el concepto de inclusión en el lugar de trabajo debe ir un paso más allá del diseño de accesibilidad física para permitir que también prospere la neurodiversidad.

Neurodiversos y neurotípicos

De acuerdo con la definición del Stanford Neurodiversity Project, la neurodiversidad es un concepto que considera a las personas con diferencias en la función cerebral y los rasgos de comportamiento como parte de la variación normal en la población humana.

La idea remite al hecho de que el cerebro no viene siempre en un “formato estándar” sino que, como en muchos otros aspectos de la biología, existe una gran variedad con respecto a las funciones mentales vinculadas con el aprendizaje, la atención, el estado de ánimo, etc. Incluye condiciones pertenecientes al espectro autista, el déficit de atención, la dislexia, el síndrome de Tourette, la ansiedad generalizada, etc., y se estima que existe un gran porcentaje de personas “neurodivergentes” aunque muchas no lo saben.

Pero, de la misma manera que podemos encontrarnos en situaciones que nos provoquen una discapacidad física temporal que nos dificulte la relación con el entorno (una mano o una pierna enyesadas, una lumbalgia, etc.), los considerados “neurotípicos” (es decir, los “normales” desde el punto de vista estadístico) también podrán experimentar alteraciones anímicas en algún momento de la vida tales como depresión o estrés.

La neurodiversidad también determina, en gran parte, las preferencias sobre el trabajo que desempeñamos y sobre la forma de interactuar con el ambiente y con otras personas. Algunos individuos con rasgos más extrovertidos y necesidad de estimulación se inclinarán por la sociabilidad y el cambio permanente mientras que otros preferirán la calma, las actividades individuales a las grupales, y las tareas más intelectuales y enfocadas.

El lugar de trabajo puede representar un gran desafío para las personas neurodiversas. El movimiento, la circulación de gente y el ruido, entre otros factores, pueden resultar intolerables para quienes padecen algunas afecciones neurodivergentes. Estos colaboradores tienden a sentirse sobreestimulados en entornos donde las condiciones ambientales no están suficientemente controladas y no siempre pueden prosperar dentro de las normas y prácticas habituales.

Nuevos espacios para la integración

En muchas organizaciones, la accesibilidad física de las personas con distintas capacidades es una prioridad, pero raramente se tiene en cuenta la diversidad cognitiva para integrar de manera apropiada a toda la variedad de individuos. Una de las formas más efectivas de diseñar para la diversidad es proporcionar una gama de opciones diferentes; esta estrategia permite que cada uno encuentre su lugar en la oficina, lo que ayuda a que la organización también sea más flexible y adaptable.

A la hora de pensar en los neurodiversos, el diseño del espacio de trabajo deberá considerar factores tales como el nivel de ruido, los patrones visuales con colores muy vibrantes y/o repetitivos, las luces brillantes, los reflejos, etc. Cualquiera de estos elementos o la combinación de ellos puede ser muy perjudicial para los empleados neurodivergentes. Las opciones también deberían permitirles encontrar espacios con un nivel cómodo de exposición e interacción social, fuentes de iluminación personalizada, materiales que cancelan el ruido, zonas tranquilas y sin tecnología destinadas al trabajo de concentración, mínimo desorden visual e incorporar áreas de descanso.

Otras recomendaciones muy pertinentes para este grupo de colaboradores las ofrece el Estándar Well en su versión 2, centrado en el bienestar físico, psíquico y social de las personas1.

Basado en la premisa de que el entorno construido sirve como una herramienta poderosa para ayudar a integrar a todas las personas, el Estándar Well hace hincapié en la necesidad de abordar los factores que promueven la accesibilidad y la inclusión de todos los ocupantes del espacio construido, independientemente de sus capacidades físicas y cognitivas. He aquí algunas recomendaciones:

– Desarrollo intelectual: aplicar estrategias que usan el color, las texturas, las imágenes y cualquier otra información relevante para apoyar a las personas con diferentes capacidades cognitivas.

– Orientación: aplicar estrategias para ayudar a las personas a navegar intuitivamente por los espacios (señalización clara, mapas, símbolos, tecnologías móviles y digitales, sistemas de información).

– Inclusión: desarrollo e implementación de programas y procesos operativos que incluyan a las personas diferentes.

– Seguridad: eliminar las barreras a la seguridad para reducir la ansiedad y facilitar el acceso a todas las funciones y espacios construidos.

Por qué ser inclusivos

En el mundo natural la diversidad es una característica muy apreciada. Ha dado origen a una enorme variedad de especies, sostiene la vida sobre el planeta y dota a los sistemas biológicos de una gran resiliencia frente a las contingencias. Algo similar ocurre dentro de las comunidades humanas.

En este nuevo mundo interconectado, plural y en permanente cambio, la diversidad puede proporcionar grandes ventajas competitivas. Hoy, el modelo de organización monolítica que busca la homogeneidad y la unidad de criterio entre los empleados ya no es funcional. Las empresas deben ser capaces de gestionar la diversidad, de atraer, retener y desarrollar una fuerza de trabajo heterogénea, y de gestionar los procesos de la compañía de tal forma que la colaboración entre personas diferentes produzca un valor agregado. Las personas neurodiversas a menudo poseen talentos excepcionales cuando se trata de innovación, creatividad, reconocimiento de patrones, codificación y resolución de problemas.

Hans Asperger, uno de los pioneros en la investigación de los desórdenes del espectro autista, le encontraba ciertos rasgos positivos a esta condición: una particular originalidad de pensamiento y una experiencia mental que podía conducir a estos niños a logros excepcionales en fases posteriores de la vida. Darwin, Mozart, Turing, Tesla, Steve Jobs y Bill Gates, entre muchos otros, le dan la razón.

1 https://v2.wellcertified.com/v/en/mind

La transformación digital

La pandemia de COVID-19 aceleró la digitalización en organizaciones de todo tipo y tamaño alrededor del mundo. Tanto, que aquellas empresas que hasta entonces no estaban enfocadas en su transformación digital, es casi seguro que hoy lo estén.

Sin duda, el elemento tecnológico ha sido un actor decisivo en este proceso –al punto de convertirse en el principal factor de supervivencia de muchas compañías– que ha sido capaz de mantener la productividad, el compromiso de los empleados, la cultura corporativa, el aprendizaje y la colaboración ante la crisis sanitaria. Hoy, muchas empresas también están adoptando distintas tecnologías para abordar el distanciamiento social y los protocolos sanitarios en el espacio de trabajo a fin de adaptarse a la nueva normalidad.

Las tendencias observadas hasta el momento hacen suponer que, incluso después de superar la emergencia debida al COVID-19, esta transformación seguirá incrementándose. Pero, la digitalización de las empresas no solo cambiará las tareas y los procesos; también hará necesaria una evolución en las habilidades de la fuerza laboral con vistas al futuro. Las competencias más requeridas se enfocarán en el pensamiento crítico, el análisis, la resolución de problemas, las habilidades de autogestión, el aprendizaje activo, la resiliencia, la tolerancia al estrés y la flexibilidad. El Foro Económico Mundial estima que alrededor del 40% de los trabajadores requerirá una capacitación de seis meses1.

La pandemia ha puesto de relieve la necesidad de abordar los diferentes retos tecnológicos que tendremos que afrontar para respaldar el proceso de transformación digital, lo cual podría tener un impacto significativo en toda la sociedad en los próximos años.

Esta será la oportunidad de acelerar los cambios que ya estaban en marcha para que los empleados, las empresas y los lugares de trabajo se vuelvan más ágiles y dinámicos que nunca.

La base tecnológica de la digitalización

Hoy existe toda una colección de herramientas digitales orientadas a la comunicación, la colaboración y la productividad basadas en La Nube, entre las que se incluyen el correo electrónico, la mensajería instantánea, el uso compartido de archivos, las videollamadas y videoconferencias, la gestión y edición de documentos, etc.

La confianza de las empresas en las tecnologías en La Nube ya había aumentado mucho, incluso antes de la pandemia, impulsada por la necesidad de reducir los costos, potenciar la escalabilidad y proporcionar más y mejores funcionalidades a los empleados. Con la llegada de la crisis sanitaria y el aumento del trabajo a distancia se disparó la adopción masiva de soluciones tecnológicas deslocalizadas.

Sin embargo, a medida que los empleados regresen al lugar de trabajo después de los confinamientos, las organizaciones también deberán preocuparse por el acondicionamiento del espacio físico. Para esto será preciso revisar las estrategias de diseño, comprender de qué forma las personas participan en el entorno y adhieren a los protocolos de distanciamiento social, y considerar la interacción con los equipos que trabajan a distancia. Será una oportunidad para adoptar nuevas posibilidades tecnológicas relacionadas con la asignación de puestos de trabajo y salas de reuniones, la gestión de acceso y la circulación dentro de la oficina, entre otras.

Investigaciones recientes han identificado algunos factores clave para sentar las bases tecnológicas de la transformación digital en el lugar de trabajo a partir de las experiencias que han tenido lugar durante la crisis sanitaria2:

  • Contar con una infraestructura tecnológica adecuada para el trabajo remoto.
  • Implementar un conjunto de herramientas digitales basadas en La Nube que sean aptas para su uso en dispositivos móviles de todo tipo.
  • Acelerar la puesta en marcha de sistemas de ciberseguridad adecuados junto con el respaldo de un acceso remoto seguro.
  • Adoptar, cuando sea posible, la automatización y robotización de procesos mediante soluciones de inteligencia artificial, especialmente en las tareas repetitivas.
  • Impulsar el trabajo colaborativo para fomentar la innovación y la creatividad de las personas. Esto incluye la utilización de herramientas que brinden la posibilidad de colaborar a distancia en tiempo real, soluciones para reuniones virtuales, pizarra digital compartida y espacios de trabajo inteligentes, entre otros.
  • Centrar la estrategia organizacional en las personas y orientarla hacia la creación de nuevos canales digitales de interacción y virtualización de experiencias. El enfoque deberá considerar que los colaboradores pueden acceder y utilizar la información adecuadamente para impulsar la transformación digital.
  • Promover cambios en la cultura organizacional acordes con el nuevo escenario digital. De esta forma, se privilegiarán la agilidad, la colaboración y la flexibilidad necesarias para abordar rápidamente cualquier evento inesperado que pudiera surgir en el futuro.
  • Fomentar la formación y la actualización constante de la fuerza laboral a fin de que pueda adquirir las competencias digitales necesarias para encarar esta transformación.
  • Realizar un seguimiento constante de la experiencia digital tanto en la oficina como en las posiciones de trabajo remoto a fin de retroalimentar y optimizar el proceso.

Por qué importa la transformación digital

El concepto de digitalización de una organización se refiere a la transformación de sus interacciones, comunicaciones, actividades comerciales y modelos de operación en procesos digitales. En pocas palabras, una empresa digital es aquella que gestiona –parcial o totalmente– sus principales procesos de negocio y las relaciones con sus proveedores, clientes, empleados, etc. por medios digitales3.

Pero, no solo se trata de incorporar tecnología en la empresa. La transformación digital también implica la necesidad de implementar nuevos sistemas de gestión y de contar con competencias adecuadas en todos los niveles de la organización. Esto allanará el camino hacia la innovación y la creación de valor al mismo tiempo que mejora la capacidad para adaptarse rápidamente a circunstancias cambiantes.

La transformación digital también requerirá la adopción de una “mentalidad digital” por parte de los empleados y los líderes de la organización. Esta mentalidad comprende una gama de comportamientos y actitudes que permitan, tanto a las personas como a las empresas, entender las posibilidades de la era digital, utilizar sus posibilidades para una realización personal y profesional más profunda, y diseñar lugares de trabajo conectados, centrados en las personas e impulsados por un propósito.

El enfoque hacia el aprendizaje continuo es fundamental para el éxito de la transformación digital y representa una oportunidad para que los empleados actualicen su experiencia de cara al futuro. Incluso hace unos años, antes del brote de coronavirus, se estimaba que, para 2022, más del 50% de todos los empleados requerirían una recapacitación y mejora significativa de sus habilidades4.

¿Y ahora, qué?

La repentina y forzosa necesidad de trabajar desde casa que impuso la pandemia está acelerando la transformación digital y la evolución del entorno de trabajo a una velocidad sin precedentes. No obstante, y a pesar de la dificultad que esto puede significar para algunas empresas, la digitalización ofrece una amplia gama de oportunidades para la creación de valor mediante la transformación de sus operaciones.

Pero, lo cierto es que mientras el distanciamiento físico y social siga siendo crítico (y esto seguirá así hasta que las comunidades alcancen la inmunidad de rebaño), las empresas deben ser digitalmente versátiles. Esto es: disponer de los procesos y herramientas necesarios para colaborar y mantener conectados a todos los trabajadores, y contar con procedimientos que permitan una operación más ágil.

Tomar las decisiones correctas hoy ayudará a garantizar que las empresas estén en mejor posición cuando termine la pandemia.

Referencias:

1 WORLD ECONOMIC FORUM (2020): “The Future of Jobs Report 2020”.

2 DE LUCAS ANCILLO, A. et al. (2020): “Workplace change within the COVID-19 context: a grounded theory approach”.

3 LAUDON, K. C., & LAUDON, J. P. (2019): “Management information systems: Managing the digital firm, global edition”.

4 SAVIĆ, D. (2020): “COVID-19 and Work from Home: Digital Transformation of the Workforce”.


Transformaciones en la oficina pos-COVID

Nuevas soluciones para superar este momento de crisis y a hacer frente a un futuro pospandemia.

La pandemia de COVID-19 ha sido, probablemente, el evento con mayor impacto en la vida, la sociedad y la economía de los últimos cien años.

En este escenario de crisis, la oficina se enfrenta a un momento de cambios sin precedentes tanto en la tasa de ocupación, la ubicación y la configuración espacial como en las rutinas operativas derivadas de las nuevas medidas sanitarias que implican la necesidad de distanciamiento físico para minimizar los riesgos de transmisión de la enfermedad.

Lo cierto es que, probablemente, estos nuevos protocolos –que hoy forman parte de la vida “normal” – también persistan a largo plazo como medida preventiva ante el inevitable riesgo de futuros eventos epidemiológicos. Esto tendrá enormes consecuencias para el diseño de la oficina, especialmente para las de planta abierta basadas en actividades.

Los modelos de Activity Based Working (ABW) han sido ampliamente adoptados por las empresas ya que, al ofrecer una variedad de opciones para trabajar durante la jornada, mejoran el desempeño del personal facilitando las tareas de concentración, la socialización, la colaboración y el aprendizaje. Además, proporcionan una gran flexibilidad frente a las necesidades de cambio.

Gracias a la tecnología móvil, los colaboradores se mueven entre las distintas áreas de acuerdo con las tareas que realicen, lo que supone puestos de trabajo y equipos compartidos. La idea central detrás de ABW se basa en la premisa de que el trabajo ya no es una cuestión de lugar ni de tiempo sino que se compone de actividades a realizar, y que es mejor realizarlas en entornos apropiados y en colaboración con otros.

Actualmente, cuando el bienestar y la salud representan una prioridad para empresas y empleados, ¿qué transformaciones serán necesarias en este tipo de oficina? Las soluciones que funcionaron ayer es probable que hoy no funcionen; se precisan nuevas soluciones que nos ayuden a superar este momento de crisis y a hacer frente a un futuro pospandemia.

Pensando en el corto plazo

Después de trabajar desde casa debido a las restricciones que impuso la pandemia, ha quedado clara la importancia del lugar de trabajo y todo lo que ofrece. Una oficina es más que un lugar para ir trabajar; es un ámbito para la innovación y la colaboración al mismo tiempo que fomenta la cultura y el sentido de comunidad.

En estas circunstancias, cuando lo más importante es preservar la salud y la vida de las personas, un enfoque basado en la evidencia nos ayudará a encontrar soluciones para volver a la oficina en el corto plazo de manera segura y cumpliendo con los nuevos requisitos. Hay varias áreas en las que se puede intervenir para adaptar un esquema ABW sin dejar de apoyar la colaboración y respetando el distanciamiento social para aquellos que necesitan y pueden ir a la oficina :

→ Densidad de ocupación. Algunas investigaciones señalan que, para cumplir con los protocolos de distanciamiento que requiere la actual pandemia, los niveles de ocupación deberían reducirse a un 25-30% de los anteriores1, mientras que otros proponen que el espacio asignado en un modelo de ABW debería pasar de 8 m2/persona a un promedio de 14 m2/persona2. Si parte del plantel continúa realizando sus actividades desde otras locaciones o se establecen turnos escalonados, se puede alcanzar una densidad de ocupación segura, acorde con lo exigido por las circunstancias actuales.

→ Distancia de seguridad en áreas comunes. Es evidente que, en esta coyuntura, hacen falta soluciones eficaces para brindar espacios comunes en los que se respete la distancia de 2 metros que recomienda la OMS (cabe aclarar que esta medida se basa en un estudio realizado en la Universidad de Harvard por el profesor William F. Wells en 1934. No obstante una investigación reciente del MIT demostró que un estornudo puede lanzar gotitas potencialmente infecciosas hasta 8 metros, mucho más de lo que exigen las pautas actuales de distanciamiento social3). Algunas opciones para asegurar esta distancia pueden ser:

  • Reutilizar los espacios de colaboración para el trabajo individual.
  • Asignar espacios comunes a equipos específicos.
  • Utilizar las salas de reuniones y conferencias existentes con un aforo del 50% o menos.
  • Aprovechar los espacios al aire libre para socializar y colaborar.
  • Utilizar el mobiliario de las áreas compartidas para adaptarlas al distanciamiento, ya sea separándolo o reubicándolo a fin de cambiar la geometría del espacio y crear divisiones.

→ Puestos de trabajo compartidos. Las prácticas tales como el hot desking y los bench de trabajo grupal ofrecen un medio ideal para la reproducción y la contaminación cruzada de bacterias y virus. De acuerdo con un estudio reciente4, en un día laboral típico, un trabajador puede encontrar hasta 40 puntos de contacto diferentes capaces de transmitir el virus. Para evitar la propagación de microorganismos se pueden tomar algunas medidas efectivas:

  • Permitir que las personas que lo deseen trabajen en un puesto fijo.
  • Asignar los equipos electrónicos (teclado, mouse, laptops, teléfonos, etc.) de forma individual en lugar de compartirlos.
  • Proporcionar elementos de limpieza para que los colaboradores limpien el espacio una vez que terminen de usarlo, incluidas las superficies de apoyo y las pantallas táctiles.

Pensando en el futuro

Muchos analistas creen que en el futuro pos-COVID el mundo del trabajo cambiará, pero que, en esencia, no será tan diferente de como era antes de la pandemia; los seres humanos necesitamos el contacto social y la oficina será una experiencia positiva y un destino deseable.

Es posible que las empresas deban organizar su operación en entornos de trabajo distribuidos transfiriendo parte de su personal a ubicaciones alternativas tales como oficinas satélite, espacios de Coworking o Home Office. En esta instancia, las oficinas se resignificarán para convertirse en lugares de encuentro y colaboración que ayudarán a consolidar una comunidad unida y comprometida a pesar de la distancia física.

En este contexto, modelos tales como ABW serán muy valorados debido a su flexibilidad y gran adaptabilidad a las necesidades de un mundo que seguirá cambiando cada vez más rápidamente. Esto permitirá que las oficinas funcionen como centros de actividad para la colaboración cara a cara al mismo tiempo que sostienen la cooperación digital. La tecnología jugará un papel central para desdibujar los límites entre el mundo físico y virtual y para preservar la cultura corporativa5.

Es probable que superemos esta crisis sanitaria y que el distanciamiento físico en los espacios de trabajo no sea permanente. Pero debemos estar preparados para la eventualidad de otra emergencia, ya sea sanitaria, climática o demográfica. Es por esto que las organizaciones deberán adoptar modelos de trabajo tales como ABW, capaces de garantizar la continuidad de las operaciones junto con la seguridad y el bienestar de las personas cuando están en la oficina.

Lo que esta pandemia también nos ha demostrado es que, para restaurar el sentido de pertenencia y de comunidad, es fundamental desarrollar y estimular formas de colaboración más estrecha (y por qué no decirlo, más “naturales”) que la que puede ofrecer la teleconferencia. El trabajo no es algo que se hace simplemente, se trata de un propósito, una conexión y la creación de un objetivo conjunto.

Tal como afirma una publicación reciente6, será interesante ver si en el futuro, la posibilidad de interacción social presencial en el espacio de trabajo se convertirá en un plus, en una característica premium que haga que un empleo sea más atractivo tal como lo fueron en su momento los Amenities y los arreglos de trabajo flexible.

Referencias:

1 MACE (2020): “Back to work series 1: prepare your building”.

2 PARKER, L. D. (2020): “The Covid-19 office in transition: cost, efficiency and the social responsibility business case”.

3 BOUROUIBA, L. (2020): “Turbulent Gas Clouds and Respiratory Pathogen Emissions: Potential Implications for Reducing Transmission of COVID-19”.

4 CHUNG, F. (2020) “Coronavirus Australia: No more hot-desking or office cookie jar as companies shift to ‘COVID-safe’ workplaces”.

5 MCKINSEY (2020): “Reimagining the office and work life after COVID-19”.

6 ACCENTURE (2021): “Fjord Trends 2021”.

Víctor Feingold

La era del escritorio permanente ha terminado

Por Víctor Feingold, Presidente de Contract Workplaces

Víctor Feingold

Cuando muchas empresas en Latinoamérica aún se resistían a incorporar las nuevas tendencias en sus espacios de trabajo –en los que se mantenía la asignación de los puestos de acuerdo con las jerarquías y se condenaba a los colaboradores a ocupar el mismo sitio durante toda la jornada laboral, con horario fijo–, como un tsunami llegó la pandemia y el confinamiento. De un día para el otro nos vimos obligados a cambiar drásticamente la forma de trabajar incorporando el teletrabajo y los equipos virtuales a la rutina diaria.

Hoy estamos invitados a considerar el futuro del trabajo como un juego de suma cero, con personas que dejan de ir a la oficina para realizar sus tareas desde el hogar. Sin embargo, esto no significaría más que intercambiar un conjunto de problemas por otros.

Claramente, existen muchos beneficios cuando hablamos de trabajar desde casa: flexibilidad horaria, un mejor balance entre la vida personal y laboral, la eliminación de tiempo muerto y costos de traslado, el descongestionamiento vehicular y una menor polución ambiental en las ciudades, y el ahorro en vestimenta y comidas junto con la posibilidad de trabajar concentrados sin ser interrumpidos.

Pero también sabemos que la mayoría de las personas no cuentan en su casa con el espacio ideal: ambientes reducidos, falta de ergonomía en el mobiliario, problemas de conectividad y distracciones permanentes con la pareja, los niños, las mascotas y los quehaceres domésticos.

Y si bien muchos de estos inconvenientes podrían tener algún tipo de paliativo, lo cierto es que hay otros efectos secundarios asociados al teletrabajo tales como el aislamiento, el sedentarismo, la perdida de capital social de los equipos de trabajo y el sentido de pertenencia a la organización que son más difíciles de manejar.

Por otra parte, nadie ignora que –tecnología mediante– hoy los limites entre las esferas de la familia, el trabajo, los amigos y el ocio están desdibujados, y que hay una suerte de disponibilidad las 24 horas del día que no solo nos hace trabajar más tiempo sino que también son el perfecto caldo de cultivo para la ansiedad y el estrés. Varias investigaciones y encuestas recientes coinciden en que la gente prefiere volver a la oficina por abrumadora mayoría, pero que les gustaría ver cambios significativos.

Durante el confinamiento, tanto las empresas como los empleados nos “alfabetizamos” digitalmente y aprendimos nuevas formas de relacionarnos y de trabajar que no estaban en el horizonte cercano. Es hora de capitalizar lo que aprendimos haciendo.

Después de la experiencia extrema que hemos vivido durante 2020 deberíamos reevaluar el mundo que hemos creado y pensar en cómo deberíamos hacerlo mejor. Pero sería una mala idea ir de un extremo al otro: un buen balance será la clave.

Hoy, las empresas tienen la oportunidad (y la necesidad) de adoptar una cultura de trabajo más ágil que no solo incluya políticas de trabajo más flexibles, sino que también revalorice las conexiones entre las personas y brinde los mejores espacios para compartir experiencias que faciliten el trabajo colaborativo y la innovación. Es en estos ecosistemas, a través de las reglas de convivencia y la ética de cada organización, donde se genera el fermento del que surgen el sentido de pertenencia, la idea de propósito, el compromiso y la identidad corporativa.

Pero no hay que perder de vista que se trata de un proceso dinámico que requiere un esfuerzo continuo. En cualquier tipo de organización la cultura se desarrollará espontáneamente, ya sea por acción u omisión. Si no se le presta atención al proceso, a medida que pase el tiempo evolucionará por su cuenta con el riesgo que supone dejar el progreso de esta estratégico atributo al azar.

Oficinas modernas de Universal Colombia por Contract Workplaces

El espacio de trabajo puede ser una excelente herramienta de gestión para las compañías, pero solo en la medida en que esté alineado con su cultura y su identidad, sea seguro, dinámico, flexible, saludable y estimulante. Y, afortunadamente, hoy las neurociencias nos brindan una inestimable cantidad de información científica que nos permite adoptar una variedad de opciones a la hora de diseñar las mejores oficinas. Contamos con los conocimientos y las evidencias necesarios sobre la mejor forma de distribuir el espacio, administrar la iluminación y las vistas al exterior, y definir las texturas, patrones, formas y colores que utilizaremos para generar un ambiente de trabajo que promueva más eficazmente el bienestar físico y mental de las personas. Esto redundará en una mayor satisfacción y, por ende, una mayor productividad de los ocupantes.

Se trata de una inversión “pequeña” (comparada con los salarios) que se capitaliza rápidamente en resultados medibles.

La llegada de las nuevas generaciones al mercado laboral también ha significado un cambio de rumbo en las estrategias del lugar de trabajo. Hoy, los jóvenes talentos que ansían integrar Ingresos + Pasión + Propósito + Estilo de Vida, han roto definitivamente con el mandato de buscar un trabajo estable. Sin embargo, en los tiempos que corren –tan volubles, impredecibles y llenos de incertidumbre–, las empresas necesitan imperiosamente captar y retener al mejor talento para surfear con éxito unos mercados que se presentan cada vez más cambiantes y fragmentados, disponiendo de grupos de trabajo estimulados, versátiles y empoderados.

Es aquí donde la oficina empieza a jugar un rol clave: es el lugar (nuestro lugar) que nos identifica como equipo y nos reúne cara a cara.

Lo cierto es que los tiempos que corren demandarán cada vez más flexibilidad en cuanto a la inversión, los plazos y la cantidad de superficie a ser utilizada por las empresas. Es por esto que el Real Estate Corporativo necesitará adaptarse rápidamente a esta demanda con nuevos formatos y productos bajo amenaza de un aumento en la vacancia y una caída en los precios de arriendo.

Como ha sucedido en otras industrias donde lo importante es el uso del bien y no la posesión del mismo (Uber, Airbnb, Software, Coliving, etc.), en esta “nueva normalidad“, que no es más que la profundización de tendencias que ya estaban en marcha, un gran porcentaje del stock inmobiliario mutará a la modalidad Office as a Service (OaaS). El trabajo flexible también necesitará de espacios flexibles.

 

LEED Contract Workplaces

Nuevos créditos LEED pos COVID-19

La actualización de las estrategias LEED brinda soluciones sostenibles orientadas a reconstruir la actividad económica, priorizando la salud de las personas y la creación de espacios más saludables.

En este tiempo globalizado, de grandes transformaciones y enormes desafíos, a los problemas ambientales que debemos afrontar para preservar el planeta y sus ecosistemas –el calentamiento global, la escasez de agua potable, la demanda energética, el manejo de los residuos, la contaminación del aire y los mares, etc.–, hoy debemos sumar la reciente pandemia de COVID-19.

Y a medida que el mundo intenta recuperarse de esta emergencia sanitaria mundial sin precedentes, tanto las empresas como los trabajadores se plantean cuál es la mejor forma de afrontar la difícil tarea que plantea la reapertura de las actividades de manera responsable, segura y sustentable. La salud y el bienestar son fundamentales para la sostenibilidad y apostar por ellos representa la forma más rápida de reconstruir una economía saludable.

Edificios verdes para una nueva realidad

A pesar de que cada vez existe más conciencia de la enorme influencia que el entorno construido tiene sobre el medio ambiente, las prácticas convencionales de diseño y construcción no parecen haber cambiado de manera significativa. Según surge de algunos relevamientos, los edificios generan el 50% de los residuos sólidos, el 25% de los gases de efecto invernadero, el 35% de la polución térmica, y demandan cerca del 45% de la materia prima y la energía disponibles en todo el mundo. Y como además, su ciclo de vida es más largo que el de casi cualquier otro activo, se comprende que tengan un enorme impacto sobre el ambiente. Es por esto que la edificación “verde” ha ganado adeptos a un ritmo acelerado.

Dentro de esta coyuntura, los certificados de sustentabilidad vienen proliferando ya desde los años 90. Es por esto que, desde hace varias décadas, en los países desarrollados se han puesto en marcha distintas herramientas de aplicación voluntaria para evaluar y certificar la calidad medioambiental de los edificios: LEED en los Estados Unidos, BREEAM en el Reino Unido, CASBEE en Japón, etc.

Sin embargo, el sistema de certificación que ha obtenido mayor consenso internacional es LEED (Leadership in Energy and Environmental Design). El estándar está orientado a la evaluación y calificación del desempeño ambiental y energético para diseñar, construir y operar edificios y espacios sostenibles que no solo reducen el impacto ambiental sino que también mejoran la salud de las personas y apoyan el desarrollo económico.

La certificación LEED permite evaluar criterios tales como la integración de energías renovables, el uso racional de los recursos naturales, el impacto ambiental de la construcción, etc., de tal forma que se garanticen unos niveles de confort determinados con un aval de calidad que, al mismo tiempo, proporciona un valor agregado al producto final.

En los últimos meses, y con el objeto de ayudar a las empresas y a las personas a operar, trabajar y desenvolverse en un mundo que tendrá que aprender a convivir con el COVID-19, al menos por un tiempo, el U.S. Green Building Council (organización que promueve la sostenibilidad de los edificios en los EE.UU., y es responsable del desarrollo de LEED) anunció una nueva estrategia denominada Healthy People in Healthy Places Equals a Healthy Economy. La idea detrás de esta iniciativa consiste en aprovechar el sistema de certificación LEED para mejorar el impacto de los edificios en la post pandemia priorizando la salud de las personas, las comunidades y el planeta.

Para ello se están llevando a cabo una serie de acciones que incluyen el lanzamiento de nuevos créditos adecuados a la emergencia actual, junto con actualizaciones del programa de construcción sostenible LEED. De esta forma se busca garantizar que el estándar refleje la nueva realidad que, tanto los edificios como las personas que los habitan, enfrentarán en el futuro cercano.


Aprovechar el sistema de certificación LEED sirve para mejorar el impacto de los edificios en la pos pandemia, priorizando la salud de las personas, las comunidades y el planeta.


Los nuevos créditos LEED

Como una forma de abordar las preocupaciones de seguridad sanitaria de los edificios planteadas por la actual crisis de salud, el U.S. Green Building Council está actualizando las estrategias LEED para abordar aquellos factores que pueden afectar la propagación del coronavirus: la calidad del aire interior y del agua, la limpieza y la gestión de riesgos.

Estos nuevos créditos, denominados Safety First, se crearon en respuesta directa a la pandemia de COVID-19 y están enfocados en brindar soluciones sostenibles orientadas a reconstruir la actividad económica con el foco puesto en la salud de las personas y en la creación de espacios más saludables.

Los créditos que se enumeran a continuación describen algunas de las mejores prácticas para la sostenibilidad en las áreas de desinfección, reingreso al lugar de trabajo, calidad del aire interior y calidad del agua. Pueden ser utilizados por proyectos LEED ya certificados o en proceso de certificación:

1. Limpiar y desinfectar el espacio

Este crédito requiere que se sigan las mejores prácticas de limpieza sustentable establecidas en LEED, de tal forma que se garantice un ambiente interior saludable y la seguridad de los trabajadores. Además de las consideraciones de los productos a utilizar, el crédito también demanda implementar procedimientos y capacitación adicional para el personal de limpieza junto con el cumplimiento de las normas sanitarias por parte de los ocupantes.

2. Reingreso al espacio de trabajo

El crédito constituye una herramienta tanto para evaluar y planificar el reingreso como para medir el progreso del mismo una vez que se ocupa el espacio. Requiere que los edificios tengan un plan de reingreso que incluya cuestiones tales como el control de los accesos, el distanciamiento social, la reducción de los puntos de contacto y una comunicación efectiva.

3. Puesta en marcha del sistema de agua

Los edificios que han disminuido su grado de ocupación o han estado cerrados durante semanas o meses debido al confinamiento, pueden presentar problemas con la calidad del suministro de agua, la cual puede no ser segura para beber o para usar. Este crédito requiere que se desarrollen e implementen estrategias de gestión del agua en coordinación con las autoridades locales responsables del suministro, y que se comuniquen a los ocupantes del edificio las medidas tomadas para asegurar la calidad de este servicio esencial.

4. Calidad del aire interior durante COVID-19

Este nuevo crédito se basa en los requisitos LEED existentes para Calidad del Aire Interior y requiere que se contemplen ajustes temporales en la ventilación de los edificios, lo cual podrían minimizar la propagación de COVID-19 a través del aire. Las consideraciones adicionales incluyen, además, el aumento de la filtración de aire, el distanciamiento físico de los ocupantes y el seguimiento de las medidas reglamentarias locales. El crédito también promueve el monitoreo y la evaluación de la calidad del aire interior de forma continua.

Buscar el impacto positivo

La salud y el bienestar son fundamentales para la sostenibilidad. Hay estudios sólidos que sugieren que las características de los edificios verdes favorecen la salud y la productividad de sus ocupantes, y que algunas estrategias sustentables compatibles con una baja huella de carbono o energéticamente eficientes tales como el uso de la luz o la ventilación naturales, son capaces de crear un círculo virtuoso que funciona tanto para las personas como para el planeta1.

En definitiva, los edificios sustentables no solo pueden generar un importante impacto en la reducción de la contaminación y los residuos, una disminución en el consumo de recursos naturales y una menor presión sobre las infraestructuras locales; también son más saludables, confortables, duraderos y eficientes. Dado que estos beneficios no son fácilmente cuantificables, con frecuencia son ignorados en el análisis a la hora de considerar la conveniencia de construir y certificar para la sustentabilidad.

En estos tiempos de pandemia que nos toca atravesar es fundamental buscar el impacto positivo. Adhiriendo a los principios de la sustentabilidad en el diseño, la construcción y la operación de los edificios también aumentamos la confianza y la seguridad de las personas en los espacios en los que habitan y trabajan. Así se estimula la economía y, en última instancia, mejora la calidad de vida de todos.

Referencias:

1 WORLD GREEN BUILDING COUNCIL (2015): “Health, Wellbeing & Productivity in Offices”.

Health Safety Rating - Contract Workplaces

HEALTH SAFETY RATING: una estrategia para volver seguros a la oficina

Comprometidos con el bienestar y seguridad dentro de los espacios,  el International Well Building Institute (IWBI)  ha lanzado el sello “WELL Health-Safety Rating”.  Esta certificación surge como respuesta ante la pandemia y sus requisitos son un subconjunto dentro del estándar de construcción WELL establecidos especialmente por grupo interdisciplinario de expertos de todo el mundo (el IWBI Task Force)  para ayudar a las organizaciones a operar, mantener y diseñar los espacios en un entorno posterior a COVID 19.

Lo cierto es que la pandemia tendrá un impacto a largo plazo tanto dentro como fuera de los espacios de trabajo. Los cambios en el entorno físico y la interacción social dentro de las empresas requerirán que muchas prácticas habituales de bienestar deban ser reevaluadas, con el foco puesto en la salud y la sustentabilidad.

El  Sello Well Health Safety Rating,  permite a las organizaciones brindar seguridad a sus equipos en el retorno a las oficinas. El mismo aborda seis áreas principales:

→ Procedimientos de limpieza y desinfección. Es sabido que el virus del COVID-19, como muchas otras enfermedades infecciosas, se transmite principalmente por el contacto cercano con una persona infectada a través de gotitas respiratorias, muchas de las cuales pueden permanecer sobre las superficies durante horas e, incluso, días. Mantener buenos protocolos de limpieza puede ayudar a reducir el riesgo de infección en la vuelta a la oficina.

Estos protocolos incluyen: el apoyo al lavado de manos frecuente, la reducción del contacto con superficies, mejoras en las prácticas de limpieza y la elección de aquellos productos de limpieza que sean menos peligrosos para la salud.

→ Programa de preparación para emergencias. Los planes de preparación y resiliencia para emergencias son fundamentales para garantizar que las empresas estén equipadas tanto para enfrentar una crisis inminente como para recuperarse exitosamente de ella, ya se trate de una emergencia sanitaria, desastres naturales o de cualquier otra situación que afecte su normal funcionamiento.

Además del desarrollo de un plan para emergencias, los requisitos que comprende esta área son: la creación de un plan de continuidad comercial, la planificación para un reingreso seguro y saludable, proporcionar recursos para afrontar la emergencia y reforzar la resiliencia.

→ Recursos de servicios de salud. La pandemia de COVID-19 ha puesto en evidencia cómo los comportamientos de una persona pueden poner en riesgo a los demás. Las estrategias incluidas en esta sección se centran en las formas de fomentar acciones individuales que apoyen la salud y la seguridad para todos los que ocupen el espacio de trabajo.

Para ello es fundamental proporcionar los siguientes servicios: licencia por enfermedad, beneficios de salud, apoyo a la salud mental, acceso a vacunas antigripales de forma gratuita y promoción de un ambiente libre de humo.

→ Gestión de la calidad del aire y el agua. Sin el mantenimiento adecuado, los sistemas de agua, calefacción, ventilación y aire acondicionado pueden acumular microorganismos y partículas que son vectores de enfermedades respiratorias, especialmente después de períodos de inactividad.

El monitoreo de la calidad del aire y el agua, junto con las estrategias operativas para mejorar la ventilación y la filtración, son fundamentales para identificar y mitigar los posibles riesgos. Para ello habrá que llevar adelante distintas acciones: evaluar la ventilación, revisar y mantener los sistemas de tratamiento de aire, desarrollar un plan de manejo de Legionella, supervisar la calidad del aire y el agua, y controlar el moho y la humedad.

→ Compromiso y comunicación. Durante las emergencias, la participación y la comunicación son fundamentales para inspirar confianza, mejorar la coordinación y respaldar las acciones que pueden ayudar a proteger la seguridad y la salud. Estas acciones contribuyen a crear conciencia sobre qué hacer durante una crisis y proporcionan información para salvaguardar el bienestar de los ocupantes.

Brindar estrategias, educación y recursos de promoción de la salud puede ayudar a las personas a cultivar hábitos saludables y resiliencia en respuesta a los factores de riesgo.

→ Innovación. La innovación facilita el desarrollo de herramientas para crear entornos de trabajo más seguros y saludables. En esta sección se incluyen tanto los conceptos como las estrategias novedosos que aún no están incluidos en la presente certificación o que logran resultados que exceden los requisitos existentes .

El Sello Well Health Safety Rating fue implementado ya por numerosas empresas alrededor del mundo no sólo en espacio corporativos, sino también en estadios, lugares de entretenimiento y hoteles, entre otros. Cuenta, además, con el apoyo de grandes figuras internacionales y con expertos en materia de salud y prevención de enfermedades.

 


MEDIDAS PREVENTIVAS EN OBRA

En el marco de nuestro compromiso de cuidar a nuestro equipo, a los proveedores que trabajan con nosotros y a nuestros clientes, desarrollamos e implementamos una serie de medidas preventivas para maximizar la seguridad en nuestras obras en toda la región. Las acciones de prevención descritas en el protocolo fueron desarrolladas en base a recomendaciones internacionales de la Organización Mundial de la Salud y de las autoridades de los países de la región.
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