Las últimas tendencias en espacios de trabajo

Higiene versus interacción humana

Por Kasia Maynard* para Worktech Academy

Gran parte de nuestra vida laboral en las ciudades se basa en un modelo de servicios compartidos. ¿Qué sucede ahora que el coronavirus ha ensombrecido la planificación urbana y laboral?

La comodidad, la facilidad y la flexibilidad son los factores comunes que han impulsado el crecimiento de la economía colaborativa en los últimos años. El cambio de paradigma de los modelos tradicionales de propiedad a los servicios compartidos ha arrasado en el mundo desde que Uber y Airbnb lanzaron sus modelos a finales de la década de los noventa. Diez años después, nos hemos acostumbrado a tomar un taxi con un clic y a hacer una reserva para alojarnos en la casa de otras personas a través de la facilidad de una aplicación, todo como parte de un estilo de vida “sin ataduras” que hace que la vida urbana sea tan fluida.

Más recientemente, la economía colaborativa ha penetrado en el ámbito laboral con la llegada de los espacios de trabajo compartidos (coworking) y los clubes de miembros para hacer networking. Se esperaba que la tendencia hacia más espacios compartidos adaptados a industrias específicas para aprovechar redes profesionales sólidas creciera exponencialmente en los próximos diez años, con muchas empresas dando la vuelta a todo su modelo de negocio para adaptarse a un mundo donde la gente preferiría alquilar, en vez de tener un espacio propio.

Ahora el coronavirus amenaza a todo el modelo comercial de intercambio, ya que el distanciamiento social y la higiene se convierten en prioridades clave para la supervivencia. El transporte y los espacios de trabajo compartidos ahora parecen vectores de enfermedades a medida que salen a la luz más pruebas sobre cómo compartir aumenta la propagación de infecciones y gérmenes. A medida que las personas planifican una ciudad posterior al Covid-19, ¿qué significa esto para la urbanización y las amenities compartidas?

Reevaluación del desarrollo sostenible
En un mundo en el que la gente será más reacia a compartir el espacio, esto plantea problemas para los urbanistas que han estado trabajando para crear espacios para la interacción humana. A medida que la urbanización se vuelve más intensa, la densificación se consideró una medida esencial para mejorar la sostenibilidad ambiental. Se ha demostrado que las ciudades más densas son más eficientes energéticamente. Ahora hay un conflicto entre la salud pública y la sostenibilidad ambiental.

Este conflicto determinará cómo interactuamos y trabajamos en nuestras ciudades. Un impacto significativo que ya se ha materializado es la dispersión de la mano de obra. Como las personas se ven obligadas a trabajar desde casa, muchas empresas están considerando implementar una política de trabajo flexible más permanente dentro de su organización. Esto tendrá implicaciones en la forma en que los empleados interactúan y se relacionan con el edificio de oficinas, con evidencia que sugiere que las personas normalmente realizarán trabajo individual en casa o fuera de la oficina, mientras que el trabajo en equipo y la colaboración se producirán dentro del lugar de trabajo.

Intensificación de lo digital
A medida que los empleados comiencen a regresar a la oficina, también habrá una mayor sensación de higiene y limpieza. Esto puede provocar una reacción violenta contra el diseño típico de planta abierta de filas y filas de escritorios llenos, ya que la gente quiere su propio espacio limpio. Las organizaciones no solo tendrán que colocar la limpieza a fondo como una de las prioridades de su lugar de trabajo, sino que también deberán asegurarse de que la oficina no esté demasiado ocupada hasta el punto en que las personas se sientan incómodas.

En este sentido, la implementación de tecnología inteligente en los edificios se intensificará ya que las personas dependerán de los datos en tiempo real para comprender las horas pico en la oficina y medir dónde se encuentran las áreas de mayor riesgo en el edificio. A una escala urbana más amplia, el big data puede ayudar a predecir a dónde llegarán los clústeres de transmisión, una estrategia que ya se ha implementado en algunas ciudades de China.

El impacto de compartir
Si asumimos que la pandemia cambiará la interacción que tenemos con nuestras ciudades y nuestros lugares de trabajo, sin duda tendrá un impacto significativo en la economía colaborativa. En algunos casos, como el transporte público, la economía colaborativa es inevitable. Pero, ¿cómo afectará a la forma en que las personas utilizan los entornos de oficina y los espacios de trabajo compartido? Si las personas se muestran reacias a compartir espacio, ¿cuál es el siguiente paso?

Por el momento, hay más preguntas que respuestas; y como ocurre con todas las cosas inciertas, hay dos lados de la historia. Si bien algunas personas creen que esto supondrá la desaparición del coworking y los clubes de miembros, otras adoptan un punto de vista más optimista.

Sin duda, las personas estarán hiperconscientes de su espacio personal y de las superficies que tocan cuando regresen al trabajo. Si bien el proceso de limpieza en las oficinas ahora tendrá que ser más minucioso, el personal de limpieza aún no limpiará a fondo los escritorios individuales porque contienen artículos que pertenecen a los empleados, como documentos importantes en bufetes de abogados. Por lo tanto, la responsabilidad recaerá en el individuo para desinfectar adecuadamente su espacio. Sin embargo, en entornos de escritorio compartido y coworking, la política de escritorio limpio garantiza que el personal de limpieza pueda entrar y desinfectar completamente el área que se usó durante todo el día para garantizar que cada individuo llegue a un espacio de trabajo completamente limpio.

Si el lugar de trabajo se convertirá en un centro de interacción social y a medida que las personas se adapten a una nueva forma de trabajar, será la interacción social lo que anhelen más que un escritorio. Los proveedores de coworking deberán asegurar a sus miembros que se están tomando en serio el distanciamiento social y la limpieza, al tiempo que ofrecen formas seguras para que las personas se conecten.

En última instancia, las empresas que han creado confianza con sus miembros serán las más exitosas en su transición desde el modelo de negocios previo al Covid-19 hacia un nuevo centro de negocios sociales donde la comodidad, la conexión y la limpieza pueden coexistir.

*Kasia Maynard es escritora e investigadora para Worktech Academy y se especializa en explorar tendencias relacionadas al comportamiento y a la tecnología dentro de los espacios de trabajo.

Oficinas colaborativas: La integración de los mundos físico y virtual

Conforme va desapareciendo la tradicional imagen del trabajador anclado a su escritorio y rodeado de equipos, empieza a consolidarse una nueva experiencia tecnológica en la oficina impulsada por el almacenamiento en La Nube, la creciente movilidad y los dispositivos inteligentes.

Para facilitar las nuevas formas de trabajo emergentes y apoyar la conectividad en una red cada vez más móvil y distribuida, las organizaciones están solicitando la construcción de oficinas con una amplia gama de tecnologías colaborativas para conectar a los trabajadores a través de la integración tecnológica con el espacio físico para dar lugar a una experiencia integral.

Al igual que las compras por Internet han transformado la experiencia de los consumidores, la irrupción de la tecnología en las oficinas modernas está teniendo un efecto análogo en el diseño de espacios de trabajo. De hecho, muchas de las estrategias centradas en la experiencia del usuario tales como las respuestas en tiempo real, se están transfiriendo al ámbito laboral. Se trata de crear un entorno digital sensible, adaptable, que responda a la presencia de las personas y cuya finalidad es mejorar la experiencia de la gente creando la atmósfera y la funcionalidad deseadas a través de sistemas y servicios inteligentes, personalizados e interconectados.

Así, una serie de dispositivos electrónicos integrados a la arquitectura interior de oficinas se encargan de recoger información en tiempo real. La iluminación, los dispositivos de audio y video, los smartphones, los notebooks, los wearables y los servicios distribuidos cooperan entre sí para crear entornos sensibles y receptivos a la presencia de las personas.

Estas tecnologías, muchas veces integradas al diseño de oficinas, tienen el potencial de mejorar la experiencia laboral permitiendo que los trabajadores se sientan seguros, cómodos y con un mayor control sobre su entorno, y que puedan encontrar los espacios, el apoyo y los compañeros adecuados cuando los necesiten. También juegan un rol importante a la hora de reconocer los ajustes o preferencias personales que se hayan fijado con anterioridad para adaptar el entorno a esas preferencias, el contexto y la agenda personal de cada usuario.

Pero lo fundamental en todos estos desarrollos es que las capas de la experiencia física y digital se entremezclan hasta hacerse indistinguibles, con el foco puesto en optimizar la experiencia laboral en cada uno de los puntos de contacto e interacciones que los trabajadores tienen con la compañía.

Gracias a la proliferación de todo tipo de sensores, a la ubicuidad de las redes inalámbricas y a la explosiva masificación de los smartphones y otros dispositivos inteligentes, hoy es posible interactuar con la infraestructura de los edificios para transformar eventos rutinarios tales como orientarnos dentro de un inmueble o reservar una sala de reuniones en una experiencia mucho más fluida y satisfactoria.

Muchas organizaciones ya están utilizando sensores en sus espacios de trabajo modernos para recopilar grandes datos sobre el rendimiento del edificio y el comportamiento de sus empleados. Luego, esta información se puede analizar con un software especializado lo cual permite evaluar tanto la eficiencia del edificio como la experiencia de uso.

Algunas empresas también han comenzado a utilizar Inteligencia Artificial para analizar los datos ya existentes dentro del edificio. Esto les permite optimizar el diseño de la oficina para personalizar la experiencia de los trabajadores recolectando sus patrones de comportamiento: a qué hora suelen entrar y salir de la oficina, cuáles son sus rutinas diarias, etc. De esta manera, la infraestructura de la Internet de las Cosas presente en el entorno permite personalizar el espacio de trabajo a la medida de las preferencias individuales.

Cómo implementar el teletrabajo en tu empresa de manera efectiva

Con motivo de la cuarentena, gran parte de las compañías en Latinoamérica han debido mantener a su fuerza laboral trabajando desde sus hogares. Esto trajo como consecuencia que aquellas personas que no tenían incorporada esta modalidad en su dinámica habitual de trabajo se hayan visto obligadas a aplicarla imprevistamente y a adaptarse a esta situación de la mejor manera posible.

Al momento de comenzar a considerar el retorno a la oficina se plantean escenarios en los que el teletrabajo será parte de la nueva normalidad. Las empresas, entonces, deben prepararse para apoyar y brindar herramientas a quienes continúen haciendo sus tareas de manera remota, ya sea a tiempo completo o parcial.

En este sentido, es importante entender que no todos los trabajadores cuentan con las condiciones y las habilidades adecuadas para teletrabajar. Se deberá prever que quienes lo hagan se encuentren lo suficientemente preparados como para afrontar los desafíos de trabajar lejos de su ambiente habitual y de sus compañeros, sin que esto afecte su productividad, su motivación y su compromiso con la organización. Por lo tanto, es recomendable evaluar individualmente a cada empleado en las siguientes dimensiones: condiciones físico-ambientales, tecnología, dinámica de trabajo y personalidad. En función de los resultados, se podrá considerar el grado de adaptabilidad que cada individuo tiene para trabajar desde su hogar y se podrá poner en práctica un plan de acción que contemple las necesidades según cada caso.

Condiciones físico-ambientales:

– Proveer el mobiliario ergonómicamente adecuado (silla y escritorio con regulación de altura y componentes ajustables) y los accesorios que permitan al trabajador mantenerse cómodo y evitar la tensión física y las lesiones.

– Proveer elementos para iluminación complementaria, como el suministro de lámparas de escritorio.También hay piezas de mobiliario con una luz led incorporada que regula su intensidad y temperatura en función al ciclo circadiano.

– Dar capacitación y material informativo sobre ergonomía, pausas activas y rutinas saludables además de promover la práctica de actividades físicas y de elongación a través de sesiones virtuales programadas para tal fin.

Tecnología

– Suministrar a cada persona el equipamiento tecnológico y el software necesarios según los requerimientos de su actividad.

– Asegurar una calidad de conectividad adecuada.

– Procurar que los archivos de trabajo estén disponibles siempre en La Nube y puedan ser usados desde cualquier dispositivo o computadora.

– Instruir a los equipos sobre las herramientas disponibles, tanto en hardware como en software, para el trabajo virtual y sus diferentes usos (equipos para videoconferencias, plataformas para reuniones virtuales, calendarios compartidos, transferencia de archivos, sistemas de gestión de tareas, entre otros.).

– Proporcionar asistencia remota permanente.

– Garantizar la seguridad informática y protección de datos personales.

Dinámica de trabajo

– Capacitar a los equipos, y sobre todo a los líderes, a fin de prepararlos para gestionar exitosamente equipos tanto en forma presencial como a distancia.

– Ser claros sobre qué se espera de cada persona y contemplar tiempos razonables y consensuados.

– Ejercitar la confianza en el equipo y promover la autonomía para trabajar con instancias de seguimiento planificadas, evitando el micromanagement.

– Afianzar la comunicación y colaboración entre las diferentes áreas de la empresa para evitar el riesgo de fragmentación y la creación de silos.

– Promover las interacciones periódicas entre los empleados, ya sea dentro del marco laboral, como también de esparcimiento (after office virtual, juegos en línea, etc.). Quienes teletrabajan corren el riesgo de sufrir sensación de aislamiento y pérdida de motivación lo que a su vez puede crear quiebres dentro de los equipos y una caída de la productividad.

– Formar al personal en conceptos relacionados con metodologías ágiles, los cuales se rigen por lo conceptos de flexibilidad, adaptabilidad, rapidez y trabajo en equipo efectivo.

– Establecer lineamientos para las reuniones virtuales de trabajo con reglas claras para todos tales como el cumplimiento puntual de los horarios, objetivos claros para cada reunión y reporte de los avances sobre las distintas tareas en progreso.

Personalidad

– Identificar qué habilidades comunicacionales necesita adquirir o reforzar cada individuo en función a su cargo y responsabilidades.

– Fomentar el desarrollo de los empleados estimulándolos a incorporar nuevas capacidades y a desechar las que ya no son útiles en este contexto.

– Realizar relevamientos periódicos de clima laboral para entender cómo se encuentra cada uno y si tiene algún problema para llevar a cabo sus tareas exitosamente brindando el acompañamiento adecuado para ello.

– Ofrecer asistencia en cuanto a la gestión del tiempo y las prioridades para que no afecte el equilibrio trabajo/vida personal.

– Estar atentos a la salud mental y emocional de quienes trabajan en forma remota. Para ello es importante ofrecer espacios de escucha a cada persona y otorgarle ámbitos en los que se atiendan estos aspectos: por ejemplo, sesiones de meditación, técnicas de respiración o mindfulness como prácticas saludables para aliviar el estrés y la ansiedad, entre otras cosas.

Finalmente, más allá de las políticas que cada empresa pueda implementar de forma individual, lo importante es que las organizaciones se aseguren de que todos y cada uno de sus integrantes puedan desempeñarse en forma cómoda y eficiente, que sigan sintiéndose parte del equipo y que tengan la motivación necesaria para realizar sus tareas, independientemente de dónde estén físicamente ubicados.

Cómo saber si estamos teletrabajando mal

Por Eva Rimbau-Gilabert*

Pasar de un teletrabajo prácticamente inexistente a un teletrabajo a tiempo completo es algo que, en circunstancias normales, se habría planificado cuidadosamente, tanto desde el punto de vista tecnológico como adaptando los modos de organizar y dirigir el trabajo.

Sin embargo, este “teletrabajo de pandemia” que hemos tenido que adoptar no se pudo planificar y no es una forma correcta de teletrabajo. Para empezar, y de modo destacado, las condiciones personales no son las más favorables: el confinamiento con otras personas que reclaman nuestra atención y cuidados, las limitaciones para salir de casa, la incertidumbre por nuestra salud y la de nuestros seres queridos, la preocupación por la continuidad del negocio o de nuestro puesto de trabajo no favorecen la concentración y la productividad. Pero, además, la mayoría cometemos algunos errores que son un buen indicativo de que no estamos teletrabajando adecuadamente. Estos son los principales:

Estar siempre disponible.

Se está generando la idea de que el teletrabajo supone estar siempre disponible y conectado, algo que resulta estresante, improductivo y va en contra del derecho a la desconexión digital. Debe entenderse que el teletrabajo en realidad consiste en dejar que la gente se organice el tiempo como mejor le convenga para que pueda entregar los resultados acordados en un plazo concreto. Las personas con cargo directivo deben olvidarse de intentar saber qué hacen en todo momento sus colaboradores y aprender a darles autonomía dentro de unas referencias claras.

Seguir horarios extensos.

Si nos encontramos trabajando a todas horas, sin descansos e incluso durante el fin de semana, algo estamos haciendo mal. La referencia es trabajar un número de horas que nos permita descansar y realizar otras actividades más allá del trabajo (vida social y familiar, ocio, ejercicio, etc.).

No realizar descansos.

Lo ideal es hacer descansos breves a lo largo del día (cinco minutos cada media hora, quince minutos cada dos horas, una pausa más larga para comer) y moverse para hacer estiramientos que eviten los problemas musculoesqueléticos asociados al trabajo sedentario.

Finalmente, las empresas pueden al menos no aumentar el estrés de la situación con algunas acciones relativamente simples. Entre ellas, mostrar empatía con las situaciones personales —por ejemplo, normalizar que aparezcan niños o mascotas durante las reuniones o que alguien deba dejar momentáneamente una reunión para atender a su bebé. El ejemplo personal de quienes ocupan puestos directivos es fundamental en este aspecto, puesto que sus conductas son la referencia sobre la que el equipo entiende qué se considera aceptable o no. También es necesario facilitar que cada persona establezca sus propios horarios, entendiéndolos de modo flexible y reduciendo la exigencia de sincronía (estar todos trabajando al mismo tiempo) si no es realmente necesaria para las actividades a desarrollar. Finalmente, puede ser útil promover la creación de comunidades, canales o grupos en los que la gente comparta ideas, sugerencias y experiencias para hacerse la vida más fácil.

*Eva Rimbau-Gilabert es profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta
de Catalunya (UOC) y oradora de Worktech LATAM 2019

Futuro Flexible

En el contexto actual, muchas empresas han comenzado a preocuparse por el escenario post pandemia y a evaluar cómo será la vuelta al trabajo en términos de ocupación del espacio, protocolos de sanidad y forma de trabajar. Pero también están poniendo el foco en adoptar estrategias que les permitan estar preparadas para adaptarse rápidamente a cualquier cambio imprevisto. Es muy probable que en los próximos años debamos afrontar eventos inesperados (otras pandemias, cambios climáticos extremos, inestabilidad social, etc.) que exijan una respuesta ágil y eficiente.

Después de pasar por un confinamiento preventivo que ha sido desde moderado a muy estricto según la región, y de experimentar el trabajo remoto como la única opción para mantener la operación de las empresas, los trabajadores empiezan a sentir las consecuencias: sensación de aislamiento, falta de motivación, estrés, problemas musculoesqueléticos, etc.

Por eso no es de extrañar que, al ser consultados sobre cómo preferirían trabajar una vez superada la pandemia, el 82% de los trabajadores elija hacerlo con flexibilidad para optar por el lugar que le resulte más conveniente según la ocasión (desde la casa, en la oficina, en espacios de Coworking, etc.). El trabajo flexible aparece en el horizonte de las posibilidades como la opción más apropiada para los tiempos que vienen.

Pero los arreglos de trabajo flexible ya estaban avanzando antes de que llegara el COVID-19 impulsados por el desarrollo explosivo de las tecnologías móviles, la gran penetración de Internet, el auge de las redes sociales y el surgimiento de una generación de nativos digitales dispuestos a abrazar una nueva forma de consumir basada en el uso compartido más que en la propiedad: el consumo colaborativo.

Compañías tales como Spotify, Netflix, Airbnb o Uber se transformaron en los buques insignia de esta nueva era. Construidas sobre las tecnologías de la información para transformar la realidad del mundo físico en digital a demanda de los consumidores, no necesitan un plantel extenso ni grandes instalaciones para operar, y en lugar de poseer activos físicos aprovechan la ubicuidad de la información y los recursos externos para alcanzar sus objetivos. Para adaptarse a esta nueva realidad, una parte cada vez mayor de la fuerza laboral se ha reconvertido para transformarse en trabajadores flexibles o “Gigs”, los que antes solían llamarse empleados a tiempo parcial, freelancers o consultores.

Como no podía ser de otra forma, esta tendencia nació en Silicon Valley, la meca de las startups, donde descubrieron que no era necesario contar con un plantel fijo; una hueste de trabajadores independientes provista con un dispositivo móvil y una conexión a Internet podía asumir desde proyectos completos hasta pequeñas tareas de emprendimientos complejos en función del flujo de trabajo. Este fue el comienzo de la “Gig Economía”.

Las nuevas generaciones se adaptaron rápidamente a esta modalidad. Tanto es así, que muchas aplicaciones, plataformas y herramientas digitales colaborativas que han surgido en los últimos tiempos responden, tanto a la creciente necesidad de las empresas de trabajadores altamente calificados, como a la demanda de más alternativas de empleo flexible por parte de estos nuevos trabajadores.

Talento ágil, flexible y a demanda

El trabajo flexible se puede definir como un tipo de acuerdo de trabajo que brinda un grado de flexibilidad tal que permite a los empleados decidir cuánto tiempo, dónde, cuándo y en qué horario van a trabajar. Y aunque en términos generales podemos hablar de acuerdos de trabajo flexible cuando estos se desvían del patrón estándar, existen algunas tipologías más habituales y reconocidas que se describen a continuación:

TIPOLOGÍAS DE TRABAJO FLEXIBLE
TRABAJO A TIEMPO PARCIAL	Cuando se contrata al empleado para que trabaje menos horas que el tiempo completo.
TRABAJO A PLAZO	Es un acuerdo para trabajar un número particular de semanas por año, ya sea a tiempo completo o parcial.
TRABAJO COMPARTIDO	Cuando dos (u ocasionalmente más) personas comparten la responsabilidad de un solo trabajo.
FLEXITIME	Permite a los empleados elegir, dentro de ciertos límites establecidos, cuándo comenzar y finalizar el trabajo.
HORARIO COMPRIMIDO	Permite a un empleado trabajar la semana laboral de 35-40 horas en menos cantidad de días. Por ejemplo: cuatro días de 10 horas.
HORAS ANUALES	El número total de horas que se trabajarán durante el año es fijo, pero puede variar la duración de horas trabajadas por día y por semana.
HOME OFFICE	Los empleados trabajan desde la casa.
TRABAJO MÓVIL	Los empleados trabajan toda o parte de la semana fuera de la empresa.
CONTRATOS DE CERO HORAS	El colaborador no tiene garantía de un número mínimo de horas de trabajo; puede ser llamado cuando sea necesario y pagado solo por las horas que trabaja.
TRABAJO POR RESULTADOS	No hay horas fijas, solo un objetivo que se debe cumplir.

BEATSON, M. (2019): “Megatrends: Flexible Working”. CIPD.

Este tipo de prácticas ofrecen ventajas tanto para la organización como para los trabajadores.

Por un lado, las empresas pueden alinear mejor la cantidad de personal utilizado con la demanda de trabajo y contar con una fuerza laboral más competente, motivada y comprometida, al mismo tiempo que disminuyen las ausencias por enfermedad y aumentan la productividad y la inclusión. De esta forma, las organizaciones se vuelven más ágiles y aumentan sus posibilidades de ofrecer respuestas rápidas y eficientes frente al cambio.

Por el otro, este tipo de arreglo les permite a los trabajadores mejorar el balance entre las exigencias del trabajo y otros aspectos de su vida, reducir el estrés y los tiempos de viaje, tener mayor control sobre los plazos y la presión asociados al trabajo.

Pero el trabajo flexible también crea desafíos que es necesario abordar con seriedad. Los trabajadores pueden enfrentarse al aislamiento, al riesgo de no poder desconectarse y establecer un límite claro entre el trabajo y la vida personal, a la precarización laboral debido a la ausencia de un adecuado marco regulatorio, a la falta de beneficios sociales (vacaciones pagas, licencia por enfermedad), etc.

Es por esto que el trabajo flexible puede ser una buena alternativa siempre y cuando todos los actores lleguen a un acuerdo mutuamente beneficioso en cuanto a las expectativas y las reglas establecidas. También implica fomentar una cultura organizacional que reconozca y recompense la productividad y el rendimiento en lugar del presentismo, y promover la transparencia en todos los niveles, para que los empleados puedan establecer aquellas pautas que les permitan priorizar tanto su trabajo, como su bienestar.

Hoy en día, afirma el ensayista e investigador libanés, Nassim Taleb: “vivir en nuestro planeta requiere muchísima más imaginación que la que nos permite nuestra propia naturaleza (…) Y a pesar de todo nuestro progreso y crecimiento, el futuro será cada vez menos predecible”.

Es por esto que en los tiempos que vienen, de transformaciones imprevistas y exponenciales, será necesario abrazar el cambio, ser ágil, reconvertirse y utilizar los recursos de formas más innovadoras y eficientes. Sin duda, el futuro será flexible.

Técnica Pomodoro: Gestiona mejor tu tiempo

En estos días alejados de las rutinas cotidianas, se convierte en un desafío administrar nuestros horarios y energías, sobre todo, cuando nuestros hogares pasaron a ser también nuestro espacio laboral.

Una herramienta que -creemos- puede ayudar en cuanto a este objetivo, es la Técnica Pomodoro: un método de gestión del tiempo que colabora para que logres llevar a cabo tus tareas de forma más eficiente.

Consiste en dividir el tiempo que se quiere dedicar a una actividad en intervalos, llamados pomodoros, de 25 minutos. A cada uno de ellos, deben seguir 5 minutos de descanso.

Para reuniones presenciales o remotas también se puede aplicar este metodología. Lo importante en estos casos es:

– Que todos los integrantes accionen en el mismo instante el reloj para la alarma
– Dejar de lado los celulares durante el período acordado
– Ser estrictos con el cumplimiento del tiempo de las pausas

BONUS TRACK: La Técnica Pomodoro se llama así por la forma de tomate del reloj de cocina que usó el creador de la técnica, el italiano Francesco Cirillo, cuando era un estudiante universitario (´pomodoro´ significa ´tomate´ en italiano).

¿Cómo funciona la técnica Pomodoro?

La técnica Pomodoro divide el tiempo en bloques de 25 minutos de trabajo concentrado seguidos por 5 minutos de descanso. Tras cuatro ciclos, se realiza una pausa más larga de 15-30 minutos.

¿Cómo aplicar el método Pomodoro para mejorar la productividad?

Para aplicar Pomodoro, elegí una tarea, configurá un temporizador por 25 minutos, trabajá sin interrupciones y tomá un descanso breve al finalizar. Repetilo cuatro veces y luego hacé una pausa más larga.

¿Qué es la técnica Pomodoro y para qué sirve?

Es una herramienta de gestión del tiempo que mejora la concentración, evita el agotamiento mental y aumenta la productividad en sesiones de trabajo breves.

Diseño y construcción de oficinas modernas

¿Cuál es la tendencia del futuro en los espacios de trabajo?

Entrevista realizada por VidaTech a Juan Carlos Checa, Director Comercial de Contract Workplaces en Perú & Bolivia.

La oficina ha dejado de ser un espacio cerrado e íntimo para convertirse en uno grande, de estructuras compartidas, con mucha gente y tecnología alrededor.

¿Cómo la tecnología ha cambiado el trabajo en las oficinas?

Ya no requerimos la presencia de todos los trabajadores. Antes necesitábamos a la persona para tomar decisiones, agendar reuniones, monitorear su trabajo, pero con las herramientas tecnológicas y colaborativas podemos trabajar con cualquier equipo a distancia y eso, en el futuro, con el internet de las cosas y el Big Data, va a hacer cada vez más fácil.

Eso quiere decir que todas las generaciones deben ponerse al día con la tecnología…

Claro, y aquí pasa algo curioso. Ahora es normal ver a varias generaciones trabajando juntas. Eso ha hecho que los Millennials desarrollen de a pocos la habilidad de enseñar a las personas de cuarenta, como los Baby Boomers.

¿Cómo ayuda la tecnología al Bienestar del trabajador en una oficina?

El certificado Well explica por sí sola la tendencia actual. Este se otorga a las empresas que se preocupan por la salud del colaborador. ¿Y cómo se mide? Con tecnología, colocando sistemas de aire acondicionado y luminaria regulable y automatizada, o proveyéndonos de sillas que se regulen al peso y estatura de la persona. Así cada vez se investiga más sobre las necesidades y los perfiles de los colaboradores.

En el Perú, ¿cómo está evolucionando esa tendencia del “bienestar del trabajador”?

Aquí aún se piensa que contar con espacios recreativos para los trabajadores es suficiente. Y si bien es importante, falta promover un poco más el trabajo horizontal, colaborativo y remoto. A las generaciones de hoy ya no les interesa “hacer línea de carrera” sino elegir a la empresa que les da un propósito. Por eso ya no son empleados, sino colaboradores.

¿Cada vez será más difícil retener talento?

Muchísimo. Las generaciones del futuro elegirán dónde trabajar y cómo quieren trabajar. El trabajo de la compañía será buscar a personas que tengan afinidades y propósitos similares a los suyos.

¿Cuál es la tendencia del futuro en el trabajo de oficina?

El profesional independiente, alguien que te ayudará a ti, pero que no será completamente “tuyo”. Las empresas deberían darle a este profesional las comodidades propias de su generación para crear en él un sentido de pertenencia con la empresa. Al Centenniall no le interesará que seas un banco y le pagues para trabajar, sino que el propósito del banco, por ejemplo, sea dar créditos a las personas… Es decir, que su objetivo sea compatible con tus valores.

¿Los espacios de Coworking están funcionando?

Los Coworking son negocios que han llegado para quedarse, pero entenderlo en Perú está tomando tiempo. Los peruanos todavía sentimos recelo de trabajar en espacios compartidos y no entendemos muy bien el sentido de colaboración de los Coworking, que es justamente generar trabajo con distintas empresas.

¿Hay alguna contra?

Quizás que el índice de rotación de trabajo aumenta, pues estas personas están constantemente expuestas a que otra compañía se las lleve. Pero, como digo, en el futuro las personas trabajarán con distintas compañías a la vez.

¿Cómo vez la irrupción cada vez más fuerte de la Inteligencia Artificial en el trabajo?

Será esencial. En Contract Workplaces, por ejemplo, estamos próximos a lanzar “Black Mirror”, una app que funciona con AI, en la que puedes buscar los edificios más atractivos de Lima según tus necesidades (costo, metraje, lugar, etc.). Otras tecnologías como el Big Data y el Internet de las Cosas ayudan a ello. En el Perú ya existen empresas que no tienen recepcionistas, sino una pantalla programada para atendernos, eso es AI.

¿Las próximas oficinas tienen que ser sí o sí inteligentes?

Es inevitable. Necesitamos más implementos tecnológicos, rapidez, eficiencia y comunicación constante por la tendencia colaborativa. Sin tecnología, será imposible avanzar.

Tendencias en espacios de trabajo para oficinas modernas