Workplace Trends

En las últimas décadas, una serie de cambios a escala global comenzaron a producir enormes transformaciones a gran velocidad. En este nuevo escenario, las empresas de la vanguardia tecnológica tomaron el liderazgo y rompieron todos los paradigmas: desde la forma de construir la tecnología hasta la manera de entender cómo y dónde se hace el trabajo. Fueron las primeras en consumar una revolución en el espacio de trabajo y en impulsar un modelo abierto, flexible y colaborativo, capaz de sostener las demandas de un mundo en permanente cambio. La tendencia también se instaló en Latinoamérica donde importantes empresas del sector tecnológico confiaron en Contract Workplaces para diseñar y construir algunas de las oficinas más vanguardistas de la región.

Según la visión tradicional, el trabajo consistía en sentarse frente a un escritorio durante 8 horas. Sin embargo, una variedad de cambios que van desde la globalización y la creciente conciencia medioambiental hasta el acelerado desarrollo de las nuevas tecnologías, han modificado la forma de entender y hacer el trabajo. El espacio de la oficina ha tenido que adaptarse y no es casualidad que las empresas de tecnología, a la vanguardia en las nuevas tendencias, fueran las primeras en liderar esta transformación del espacio de trabajo.

¿Cómo ocurrió esto? Uno de los factores que impulsó el éxito y el rápido crecimiento de las startups de Silicon Valley está relacionado con el desarrollo de una cultura basada en la agilidad, la flexibilidad, la movilidad y la colaboración, junto con la capacidad de la tecnología para dar soporte a estas nuevas modalidades.

En un mercado donde los productos se vuelven obsoletos de la noche a la mañana, estas empresas se enfocaron en el valor de la experimentación, la innovación y la toma de decisiones rápida y ágil. Pero con el paso del tiempo se hizo evidente que las personas ya no buscaban solo las mejores condiciones salariales sino también la posibilidad de trabajar en proyectos estimulantes con grandes colaboradores, dentro de un ambiente atractivo, distendido, flexible y creativo.

Estas compañías fueron las primeras en advertir la importancia de innovar en sus espacios de trabajo y en proponer áreas alternativas, de relajación y lúdicas, para atraer y retener a los mejores talentos. En vista del éxito obtenido, este modelo también se replicó con buenos resultados en empresas de otros sectores en busca de desarrollar ambientes de trabajo capaces de aumentar la competitividad y de estimular la colaboración y la creatividad.

En sintonía con esta nueva forma de entender el trabajo, el layout de estos nuevos espacios es de configuración abierta, permeable y dinámico, privilegia las vistas y la luz natural, y se complementa con espacios multifuncionales, áreas de descanso y de coffee break, zonas de reunión formal e informal distribuidos de tal forma que se asegure una transición cómoda entre las actividades individuales y las grupales.

La tendencia es disminuir al máximo posible el uso de oficinas cerradas para eliminar las barreras físicas entre las personas y ofrecer una variedad de espacios para dar contención y soporte a cada una de las actividades que se desarrollan. Las áreas de colaboración tales como las salas de brainstorming y de capacitación se alternan con zonas donde es necesaria una mayor privacidad: cabinas para conversaciones telefónicas (phone booths) y espacios para trabajo de concentración tales como las salas silenciosas (quiet rooms).

Obviamente, estos nuevos espacios deberán contar con todos aquellos componentes tecnológicos –ya se trate de los dispositivos como de la facilidad para acceder a la red y a las aplicaciones corporativas– que permitan el trabajo móvil y alienten a los empleados a ser más productivos dondequiera que estén.

Estos modelos flexibles agilizan el entorno de trabajo, benefician la interacción e integran los distintos equipos creando un ambiente laboral confortable, estimulante y distendido que promueve los valores de la organización para establecer una nueva cultura de trabajo.

FUENTE: FM&WORKPLACES #80

Los nuevos estilos de trabajo y los avances tecnológicos han impulsado el desarrollo y la adopción de espacios que se adapten a los nuevos paradigmas. Dada la importancia que ha adquirido la colaboración como motor de la innovación en la nueva economía y el hecho de que la gente debe trabajar en el entorno más apropiado para el trabajo que está haciendo, la evolución del espacio de trabajo se encamina hoy firmemente hacia la oficina no territorial. La estrategia tiene grandes ventajas. Junto con la reducción de los costos operativos y de implementación, aporta una mayor flexibilidad frente a las nuevas demandas y un aumento de la colaboración entre las personas. No obstante, el diseño de modelos no territoriales debe prestar especial atención al comportamiento del usuario que, de no ser considerado, puede llevar el proyecto al fracaso. La personalización y la posibilidad de apropiación del espacio son los principales aspectos a tener en cuenta.

Durante gran parte de la historia reciente, el trabajo consistió en reunir a los empleados en el mismo lugar a la misma hora. Actualmente, la concurrencia de una serie de transformaciones tecnológicas, sociales y económicas ha cambiado radicalmente las pautas acerca de dónde y cómo se realiza el trabajo.

En las últimas décadas, y comenzando el siglo XXI, el disciplinado y rígido mar de cubículos que caracterizó a las oficinas de mediados de los 70 dio paso a un espacio de trabajo abierto, un territorio que puede cambiar de acuerdo con las distintas necesidades y que se reconfigura constantemente al ritmo de los requerimientos. Los trabajadores ya no tienen un horario fijo ni lugares asignados.

Nuevos conceptos de oficinas inundaron el mercado: virtual office, shared office, hoteling, free-address, etc., conceptos que nos hablan de una fuerza de trabajo equipada con comunicaciones móviles que se ha vuelto nómada.

Estos nuevos criterios en el diseño de los espacios de trabajo no solo brindan la posibilidad de disminuir los costos de operación y aumentar la productividad. También facilitan el incremento de las relaciones interpersonales y, consecuentemente, el intercambio de información y conocimiento, y el aumento de la innovación.

Ya en 1977, Thomas J. Allen había demostrado que el impacto del layout puede ser de crucial importancia para determinar la conducta de las personas. Estudiando los patrones de comunicación que se producían entre los trabajadores que ocupaban una determinada zona de oficinas, encontró que el factor determinante para que se produzca la comunicación es la distancia física que separa a las partes: la interacción entre los trabajadores disminuye exponencialmente con la distancia entre ellos, un efecto conocido popularmente como “curva de Allen”.

El estudio reveló que hay una fuerte correlación negativa entre la distancia física y la frecuencia de la comunicación entre los puestos de trabajo. Y a pesar de que el mismo se llevó a cabo en una época en la que las comunicaciones móviles no habían aparecido, una reciente actualización demuestra que hoy esto sigue vigente.

Allen también observó que la posibilidad de establecer contacto visual con los colegas y de compartir el espacio físico son importantes para el desarrollo de las relaciones personales. Estos contactos favorecen el intercambio de ideas y son vitales para que florezca la innovación. De hecho, cuanto más diversa es la formación y la experiencia de los integrantes de un grupo, más se pueden beneficiar con un intercambio abierto de ideas. De esta manera se puede lograr una mayor eficacia en la resolución de problemas.

Es en este contexto donde surge el concepto de “espacio de trabajo no territorial”, experiencia llevada a cabo por primera vez en 1970 por Armand Beliveau en la empresa IBM, debido a la necesidad de incrementar la  innovación y la experimentación en el área de ingeniería de productos.

El origen

Cuando hablamos de espacios compartidos y oficina no territorial solemos pensar en un concepto vanguardista, en un fenómeno rigurosamente actual, producto de las nuevas tecnologías. Sin embargo, las primeras experiencias se hicieron hace más de cuarenta años, en busca de la creación de entornos de trabajo de colaboración más creativos. Y, no casualmente, esta búsqueda surgió en el seno de una empresa tecnológica.

En 1971, IBM dio los primeros pasos hacia la creación de un espacio de trabajo donde las personas pudieran interactuar activamente, más allá de reunirse a la hora del almuerzo o de encontrarse casualmente en un pasillo. En 1973 se conoció el informe sobre la experiencia de esta oficina no territorial que durante un año condujeron Thomas J. Allen y Peter G. Gerstberger.

La investigación se llevó a cabo en el área de ingeniería de productos de la empresa, dentro de un espacio en open plan donde no solo se eliminaron las divisiones sino también todos los puestos asignados. En su lugar se dispusieron grandes mesas redondas donde los ingenieros podían ubicarse a elección según el día o, de acuerdo con la tarea que llevaran a cabo en diferentes momentos de la jornada. Además, se incluyeron tres espacios diferenciados: un área de cómputo, una zona tranquila destinada a reuniones o trabajos de alta concentración equipada con sillas cómodas, y una oficina completamente cerrada, revestida con alfombras y tapicería para reducir el nivel de ruido. Los participantes no podían conservar efectos personales en sus puestos tales como fotos, libros, etc., a fin de eliminar todos los vestigios de personalización.

Después de unos meses, los resultados de la experiencia mostraron un alto grado de satisfacción por parte de los empleados. El nivel de comunicación aumentó de manera significativa en relación con el diseño anterior que estaba fuertemente condicionado por la ubicación de las oficinas. A fin de controlar la privacidad y las distracciones, el grupo desarrolló ciertas normas tácitas que permitieron modular la accesibilidad hacia los demás. No obstante, aunque los espacios destinados a actividades de concentración no se utilizaron demasiado, el ruido fue un factor que causó molestias.

Contrariamente a lo que se podía suponer dadas las condiciones de la experiencia, los participantes tendieron a establecer territorios personales. Allen y Gerstberger explican esta tendencia basándose en la observación de que la cantidad y el tipo de espacio personal del que gozan los empleados en las oficinas tradicionales es uno de los principales medios de comunicación del propio estatus dentro de una organización, y que la oportunidad de personalizarlo se ha convertido en una de las pocas vías que quedan para la expresión de la individualidad en las grandes empresas.

Con respecto al uso del espacio, se constató que la presencia de los ingenieros dentro del área de trabajo no era permanente sino que rondaba el 62,5% en promedio. Esto dio lugar a la posibilidad de disminuir la cantidad de espacio necesario en un 20% –se calculó un amplio margen de seguridad para evitar el riesgo de superpoblación en algún momento del día– y con ello se evitó la subutilización del espacio.

La conclusión más importante a la que se llegó con este estudio es que la estrategia no territorial funciona. No solo reduce los costos de construcción, operación y mantenimiento, sino que también permite la asignación de espacio en base a la real utilización que se hace del mismo e incrementa la comunicación entre las personas. Pero lo más importante fue el alto grado de satisfacción que generó entre los participantes quienes, al finalizar la experiencia, pidieron seguir trabajando bajo este esquema.

La oficina no territorial

En la actualidad, muchas empresas han adoptado una estrategia no territorial en sus oficinas, aunque sea parcialmente. La razón de este cambio está en la reducción de los costos, en los avances de la tecnología, en la flexibilidad y en la posibilidad de crear un entorno que facilita la colaboración y la innovación. Hoy, con un teléfono inteligente, una tableta o una notebook, el mundo es la oficina.

En las oficinas no territoriales nadie tiene un puesto fijo. Estos se pueden agrupar dentro de un área destinada a un equipo de trabajo o estar dispersos dentro del open plan. A medida que transcurre el día, cada uno irá ocupando distintos espacios de acuerdo con su propia agenda y con las características del trabajo que esté llevando a cabo.

Para ello resulta indispensable saber cómo y cuándo se están utilizando los espacios compartidos; así se garantiza una mayor productividad y una mejor disponibilidad de los recursos vacantes. Por este motivo será necesario contar con aplicaciones que manejen la agenda y la reserva de los espacios disponibles, con la condición de que sean accesibles desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

Pero además de contar con puestos de trabajo no asignados, en la oficina no territorial también hay zonas para el trabajo colaborativo y de concentración, espacios multifuncionales, áreas de descanso y de encuentro informal para cubrir todas las necesidades y los distintos estilos de trabajo.

A diferencia de lo que sucede en los esquemas tradicionales con espacios asignados, la única pertenencia con la que cuentan los colaboradores de la oficina no territorial es un locker o casillero donde pueden guardar sus efectos personales, sus materiales de trabajo, los dispositivos que usarán, etc. En algunas organizaciones también se provee a tal efecto una caja o, incluso, un mueble rodante de pequeñas dimensiones para trasladar cómodamente los materiales e implementos personales.

En este tipo de entorno, contar con un equipamiento acorde resulta indispensable, y los muebles rodantes  permiten a los empleados trasladarse dentro de la oficina de acuerdo con las exigencias que imponga la tarea. Las cajoneras, mesas y hasta puestos de trabajo completos que pueden trasladarse resultan versátiles, multifuncionales, de fácil desplazamiento y aplicables a cualquier situación. Esta estrategia disminuye la presión sobre la demanda de salas de reuniones y permite configurar espacios personalizados para las interacciones.

La ergonomía también será un factor muy importante a tener en cuenta dentro de un entorno que debe adecuarse a las necesidades físicas y a los requerimientos de diferentes usuarios. El mobiliario debe permitir ajustes rápidos y efectivos dependiendo de quién haga uso del mismo y con qué fines. Mientras que las sillas ergonómicas permiten una variación automática de altura y posición, las mesas también deben poder regularse para facilitar los cambios de postura. Del mismo modo, existen soluciones que permiten acomodar el monitor y la iluminación de acuerdo con las preferencias de cada usuario.

En la oficina no territorial los tipos de espacios y el entorno pueden variar para adaptarse al estilo de trabajo y el grado de privacidad que requiera cada negocio. El resultado final es compatible con una tasa de utilización del 100%.

Personalización y apropiación del espacio

En las oficinas tradicionales, donde la gente pasa una tercera parte del día anclada en su escritorio, el puesto de trabajo se transforma en un territorio personal, un segundo hogar colmado de elementos personales que reflejan la historia, las relaciones y las preferencias de su ocupante; comunican su identidad, lo distinguen de los demás y le permiten ser reconocido dentro de la organización.

Las modalidades de trabajo no territoriales dificultan la expresión de estas señales físicas debido a que los espacios  están destinados a ser utilizados por distintas personas. De esta forma, los empleados pierden la capacidad de personalizar y marcar los límites de su entorno, de expresar su identidad y de apropiarse del espacio. Esto pone en evidencia la tensión latente entre las nuevas modalidades laborales y las necesidades humanas de personalización, territorialidad, control de la interacción social y privacidad.

Sin embargo, existen numerosos estudios que demuestran que la personalización genera un mayor compromiso con la compañía y permiten que la gente se adapte mejor a su espacio de trabajo. Además, genera una sensación de control, ayuda a  reducir el estrés y mejora la salud mental. También incrementa la satisfacción, el apego al entorno físico y, por ende, la identificación con la propia organización.

Mientras que algunas empresas pueden percibir la personalización como desorden y promueven políticas de escritorios limpios, los trabajadores suelen interpretarla como una necesidad para apropiarse del espacio, fortalecer su sentido de pertenencia y establecer su identidad en el lugar de trabajo. El estrés que esto produce debería alentar a las organizaciones a crear unas oficinas y una cultura que hagan posible la coexistencia  de ambas posibilidades.

Para salvar esta distancia entre las políticas empresariales y la necesidad de personalización de los empleados dentro de las oficinas no territoriales, se pueden implementar algunas alternativas que satisfagan a ambas partes: los trabajadores pueden comunicar su identidad trasladando sus elementos personales en contenedores portátiles hacia los lugares que ocupen durante la jornada laboral, luego de la cual los guardan en un casillero propio. También se pueden ofrecer espacios específicos para la personalización donde se puede expresar la identidad grupal en reuniones sociales informales tales como festejos de cumpleaños, etc.

Lo que no hay que olvidar a la hora de implementar las políticas empresariales, es el bienestar y la satisfacción de los empleados. El ser humano, como la mayoría de los animales, necesita marcar su territorio, aunque sea de una forma más sofisticada. Necesita referencias estables que lo ayuden a orientarse, pero también a preservar su identidad ante sí y ante los demás.

Conclusiones

En las oficinas tradicionales, la flexibilidad, la innovación y la creatividad pueden resultar muy difíciles de alcanzar. Las necesidades de las empresas han evolucionado y la noción de dónde se trabaja puede ser menos importante que con quién y cuándo. Hoy se necesitan espacios que den soporte a las nuevas necesidades de movilidad y que favorezcan la exposición de las personas a nuevas ideas.

Es por esto que muchas empresas han adoptado una estrategia no territorial en sus oficinas. La razón de este cambio está en una mejor utilización del espacio, la reducción de los costos, los avances de la tecnología que permiten una mayor flexibilidad y la posibilidad de crear un entorno que facilite la colaboración y la innovación.

No obstante, el diseño de estos modelos debe prestar especial atención al comportamiento del usuario. Las dificultades asociadas con la implementación de una oficina no territorial son, en su mayoría, de carácter emocional. Para muchas personas, la pérdida del puesto de trabajo propio significa una pérdida de control sobre el espacio personal, una amenaza a la privacidad, una carencia de territorio que elimina las posibilidades de expresar la propia identidad a través de la personalización. Y no se trata de un tema menor: el espacio se transforma en lugar solo cuando somos capaces de identificarnos y apropiarnos de él.

Es por esto que a la hora de adoptar una estrategia no territorial es importante no enfocarse solo en la eficiencia y la reducción de costos. Es preciso considerar el bienestar físico y psicológico de los colaboradores brindando alternativas que les permitan identificarse con el espacio de trabajo, integrarlo a su experiencia vital, dejar su propia impronta y ser actores de su transformación.

FUENTE: FM&WORKPLACES #80

La utilización de los elementos del espacio físico como símbolos dotados de significado y poder de comunicación no es un concepto nuevo. Desde hace milenios, los hombres empleamos el poder de los símbolos como forma de participación en la realidad que nos rodea a través de la cultura. En las modernas organizaciones, la cultura también se manifiesta a través del simbolismo de los elementos que produce: el diseño del espacio físico, el equipamiento, los productos y servicios que ofrece, etc. Todo este conjunto debe dar soporte tanto al flujo de trabajo de la empresa como a la forma en la que esta se expresa frente a sus clientes externos e internos, ayudando a alinear y reforzar la cultura de forma congruente. Sin una fuerte cultura que los contenga, las mesas de ping-pong y el gimnasio serán solo maquillaje.

La cultura corporativa se puede definir como el conjunto de normas, valores y costumbres compartidas –y no escritas– por el grupo de personas que forman una organización, y que se manifiesta tanto en el comportamiento (prácticas, actitudes) como en los artefactos culturales que produce la empresa: el equipamiento, la vestimenta, el layout, la señalización, etc.

La cultura se transmite a los colaboradores de varias formas; entre las más poderosas se encuentran las historias, los rituales, la comunicación y los símbolos físicos: en conjunto, ayudan a crear una sensación de orden, continuidad y compromiso.

Dentro de esta trama de significados, experiencias e interpretaciones comunes que proporcionan una realidad compartida por toda la empresa, los símbolos proveen una expresión tangible, una manifestación física visible de esa realidad. Se pueden experimentar en el mundo real, otorgan significado y tienen consecuencias dentro de la organización.

Así,  el espacio de trabajo –entendido como símbolo material de los valores de la empresa– cumple un rol protagónico en el fortalecimiento y la creación de la cultura. Los símbolos son una parte activa de la vida de una compañía, organizan activamente la construcción de sentido y modelan el comportamiento de las personas.

Los símbolos

Un símbolo es un elemento que, por convención o asociación, comunica información y sentido más allá de su propia función. Solo la conexión entre un símbolo y el valor que se le otorga permite una plena comprensión tanto del símbolo como de la cultura de la empresa.

Anat Rafaeli, especialista en comportamiento organizacional de la Universidad de Haifa, asegura que la ubicación y los objetos que conforman el espacio de trabajo son fundamentales para la experiencia personal, social y cultural de la empresa. Estos actúan como símbolos que nos permiten llegar al meollo de la cultura porque revelan los valores y la realidad subyacentes.

Algunos investigadores también han propuesto que la lectura inconsciente de los símbolos representa una manera de pensar y una forma de comunicación más básica que la conciencia cognitiva. Así, los símbolos del entorno físico podrían funcionar como disparadores de la motivación y los objetivos de las personas que lo ocupan.

De esta forma, los símbolos no solo ayudarían a reflejar la cultura organizacional sino también a tender un puente entre las emociones y el pensamiento. Por eso, para crear una organización versátil y culturalmente rica, se debe prestar atención a los símbolos que la representan. No obstante, Rafaeli asegura que intentar cambiar la cultura de una empresa a través de la manipulación de los símbolos que la expresan no es suficiente para lograrlo.

Esto nos lleva a la siguiente pregunta: ¿qué ocurre cuando la imagen simbólica está vacía, cuando el símbolo no está sostenido por una realidad que lo respalde? En este caso, los expertos en el tema afirman que hay que tener en cuenta tanto el símbolo como la realidad subyacente.

Sally Riggs Fuller, experta de la Universidad de South Florida,  confirma esta noción mencionando que si se conoce la realidad subyacente, entonces la consistencia entre esta y el símbolo es un factor crítico. Si un símbolo intenta transmitir un significado que contradice la realidad, entonces el símbolo será ineficaz. Esto se vuelve especialmente importante en las organizaciones porque con frecuencia, los símbolos son utilizados por la dirigencia para transmitir significados a los empleados. Y como los empleados normalmente son conscientes de la realidad subyacente en la compañía, cualquier inconsistencia en este sentido será problemática.

Algunas organizaciones, por ejemplo, crean políticas y programas que apoyan iniciativas tales como la diversidad y el cuidado del medio ambiente con la intención de enviar una señal de respeto hacia ciertos valores tanto a los clientes externos como a los internos. Pero si los empleados detectan inconsistencias entre lo que la organización manifiesta a través del símbolo y lo que realmente sucede, se genera un caldo de cultivo para la desconfianza, la apatía y la falta de compromiso.

Esto demuestra la importancia de alinear el discurso y la acción, y de contar con un fuerte compromiso por parte de la gerencia con los valores de la organización. De nada sirven la mesa de ping-pong y el gimnasio para transmitir la idea de una cultura de trabajo flexible y abierta si los empleados no cuentan con el ‘permiso’ para hacer uso de ellas.

Lo que dicen los símbolos

Un tema que está muy arraigado en la cultura occidental es la relación que existe entre los objetos y el estatus de las personas que los poseen. Y las organizaciones han utilizado tradicionalmente los símbolos para mantener las jerarquías.

En un trabajo de investigación realizado junto a Michael Pratt, Anat Rafaeli aborda el diseño del espacio de trabajo como un símbolo que ayuda a denotar el estatus de los colaboradores. La ubicación del puesto de trabajo, la accesibilidad del mismo (oficina abierta vs. privada), la cantidad de espacio asignado, el tipo de mobiliario y la posibilidad de personalizar la oficina, todo sirve para poner en evidencia la jerarquía a través de los llamados “marcadores de estatus.” Más espacio, muebles de mejor calidad y mejores vistas, entre otros, se asocian con un rango más alto.

Sin embargo, en el contexto de los nuevos estilos de trabajo, las relaciones entre los colaboradores y las organizaciones está cambiando. La fuerza de trabajo se ha vuelto nómada, las jerarquías se aplanan y la oficina está deviniendo más un espacio de encuentro y socialización que el lugar donde se llevan a cabo las tareas.

Es por esto que actualmente vemos un incremento en el uso de símbolos físicos que fomentan el aplanamiento de las jerarquías apelando a la percepción de una condición de igualdad entre todos los miembros de la organización. El uso del mismo mobiliario en todos los puestos de trabajo de la compañía, por ejemplo, puede ser un recurso eficaz para reforzar esta visión de la cultura corporativa.

Nivelar las jerarquías también ayuda a reforzar los mensajes de empoderamiento y autonomía, características indispensables para las nuevas  formas de organizar el trabajo.

No obstante, es importante estar atentos a las sutilezas de interpretación. Por ejemplo, las organizaciones que adoptan en sus oficinas un esquema de open plan debido a su asociación con la comunicación abierta e informal pueden pasar por alto la lectura de la misma disposición espacial como la representación de un avasallamiento a la privacidad.

El espacio es el mensaje

Como ya hemos visto, el espacio de trabajo como materialización de los valores de la empresa cumple un rol protagónico en el fortalecimiento y la creación de la cultura organizacional. Es por esto que el diseño del espacio físico debe abordarse desde una perspectiva que lo reconozca como tal y como un vehículo para promover nuevos comportamientos.

Tradicionalmente, el diseño del espacio de trabajo se reducía a conceptos tales como privacidad, jerarquía y estatus, los cuales hablaban de una forma de entender el trabajo y determinaban el tipo de layout.

Hoy, en cambio, el nuevo paradigma está orientado hacia la movilidad, la colaboración y la productividad. La oficina se ha reducido y, lo que antes era el corazón del negocio, hoy se está transformando en un lugar de tránsito donde la gente se reúne para trabajar. En este nuevo ambiente, el poder, la información compartimentada y las jerarquías ya no tienen lugar.

La configuración del layout debe reflejar estos nuevos valores. Un trabajo móvil y flexible requerirá un espacio acorde, con un incremento de las áreas compartidas en detrimento de las privadas, versatilidad para la reconfiguración y la adaptación a los distintos requerimientos, espacios que favorezcan los encuentros ocasionales, las reuniones informales, el trabajo en equipo, etc.

Estas elecciones suponen numerosas operaciones simbólicas dentro del espacio físico. Se preferirá un layout que aplane las jerarquías en beneficio de una cultura igualitaria, abierta y colaborativa. Una organización que privilegia el trabajo en equipo y la flexibilidad no se desarrollaría bien en un espacio atestado de cubículos con paneles altos y pocos espacios compartidos donde la gente no se ve.

En las oficinas en open plan, el uso de frentes vidriados en las áreas más privadas, los paneles bajos en las estaciones de trabajo y la comunicación visual de todo el espacio apuntan a favorecer el intercambio y simbolizan valores ligados a la transparencia y la integración, partiendo de la premisa que dice que cuando la gente trabaja en el mismo lugar físico se necesita un esfuerzo relativamente pequeño para interactuar con otras personas. Así, aumenta la frecuencia de la comunicación, de los encuentros fortuitos y de las conversaciones informales.

Sin embargo, tal como se ha mencionado, una configuración de oficina abierta que no está respaldada por una cultura consistente con los valores de autonomía y colaboración, puede caminar por la cornisa que nos conduce al símbolo del panóptico: falta de privacidad y excesivo control.

Los nuevos modelos no territoriales con puestos de trabajo no asignados son hoy uno de los mayores símbolos de la necesidad de flexibilidad, movilidad y colaboración. Pero, a diferencia de lo que sucede en los esquemas tradicionales donde la personalización es admisible, la única pertenencia con la que cuentan los colaboradores de la oficina no territorial es, en el mejor de los casos, un casillero con sus elementos de trabajo. De esta manera, los empleados pierden el recurso simbólico de un espacio personal para comunicar su identidad y su estatus.

Otro de los elementos que se encuentran en todas las oficinas que quieren transmitir una imagen de vanguardia es el sector de amenities. Con el progresivo aumento de la incorporación de las generaciones jóvenes al mercado laboral, lo que hasta hace poco tiempo parecía una excentricidad limitada a las empresas de Silicon Valley, comenzó a convertirse en norma. Desde entonces, muchas organizaciones han hecho de las mesas de ping-pong y billar, el gimnasio y la estética informal, un símbolo de los nuevos tiempos.

Sin embargo, las normas de comportamiento aceptadas por la cultura de la empresa son tan importantes como el diseño de los espacios: la gente debe sentir que tiene permiso para hacer uso y permanecer en las áreas de actividades informales. La dirigencia modela los comportamientos deseados a través de este permiso implícito sin el cual, cualquier instalación novedosa no pasará de ser decorativa.

Conclusiones

El desafío más importante que enfrenta el diseño del espacio de trabajo consiste en alinear las diversas –y a veces encontradas– necesidades de la organización y de los trabajadores con el entorno físico, al mismo tiempo que debe tener en cuenta no solo las necesidades funcionales sino también la manifestación de la cultura corporativa a través del uso de una estética y unos símbolos congruentes con los valores sostenidos.

El layout de la oficina, la selección de las sillas, la altura de los paneles, la ubicación de los puestos de trabajo, las áreas de guardado, el tipo de equipamiento, la selección de los materiales, el acceso a la luz natural y las vistas al exterior, la cantidad y tipo de espacios de encuentro, la posibilidad de personalización, entre otros, son poderosos símbolos que envían un mensaje tanto a los empleados como a los clientes, y pueden afectar el desempeño de la empresa.

Está claro que el diseño del espacio físico debe dar soporte tanto a la forma en que funciona una organización como a la forma en la que se expresa frente a sus miembros y al mundo. E, incluso, en los casos en los que el espacio de trabajo es satisfactorio, podría ayudar a mejorar la alineación de la cultura corporativa de forma deliberada para mejorar el rendimiento y el compromiso de los trabajadores.

Pero es necesario tener presente que los símbolos asociados al espacio físico, por sí mismos, no son capaces de determinar un resultado. Solo aumentan la probabilidad de obtenerlo cuando están alineados consistentemente con la cultura.

FUENTE: FM&WORKPLACES #80

No solo necesitamos luz natural, vistas al exterior, plantas y elementos naturales para satisfacer nuestra necesidad de conexión con la naturaleza dentro del espacio de trabajo. La elección de los colores también puede ser un factor fundamental, muchas veces descuidado. La psicología evolucionista sugiere que los humanos tenemos una preferencia por los colores presentes en la sabana, en particular, por los que presenta la vegetación cuando está saludable. Un informe reciente revela que las oficinas que incorporan colores que se asemejan al entorno natural tales como el verde, el azul o el marrón, tienen un impacto positivo sobre el bienestar de los empleados. Por el contrario, el uso de los blancos y grises tiene un impacto negativo en los niveles de estrés. En definitiva, la forma en que se utilice el color no es un tema menor; puede alterar completamente la apariencia del espacio y, al mismo tiempo, influir en el estado de ánimo y la creatividad de las personas.

La modernidad y el progreso han alejado al hombre de la naturaleza. Cada vez pasamos más tiempo confinados dentro de entornos artificiales sin contacto con el aire libre, la luz natural o la vegetación. Esto se refleja en la enorme tasa de urbanización que muestra el mundo actual con más del 50% de la población viviendo en las ciudades. ¿Cómo restablecer el vínculo con la naturaleza? Para muchos investigadores y diseñadores, la respuesta está en la biofilia.

La respuesta de la biofilia

De acuerdo con Edward O. Wilson, la biofilia es nuestro sentido innato de conexión con la naturaleza y resulta esencial para especies como la nuestra, cuya supervivencia depende de su relación con el ambiente. Esta tendencia comprende un conjunto de instintos básicos que estaría enraizado en nuestra biología y cuyo desarrollo se vio favorecido para facilitar la relación con el entorno en una era en que la interacción entre los humanos y el mundo natural era directa y frecuente.

Por otra parte, los seres humanos nos adecuamos a un principio básico de la evolución de los seres vivos: todas las especies prefieren el ambiente en el que sus genes fueron ensamblados y gravitan hacia él. Este proceso se denomina “selección de hábitat” y explicaría por qué, en el caso de los seres humanos, cuando hablamos de contacto con la naturaleza nuestras preferencias se acomodan mejor al paisaje de la sabana, el ambiente donde aparecieron los primeros homínidos hace más de 2 millones de años.

Desde la perspectiva evolutiva se puede ver que el hombre ha pasado increíblemente poco tiempo como trabajador del conocimiento dentro de un entorno artificial en comparación con su vida como cazador-recolector. Nuestros procesos psicológicos están más adaptados al ambiente natural de la sabana africana que a estar encerrados en una oficina.

Pero lo cierto es que, aunque en el mundo altamente industrializado y tecnológico de hoy podemos diseñar espacios eficientes en términos energéticos, operativos y funcionales, si ignoramos la profunda necesidad humana de contacto con la naturaleza, algo faltará. Un ambiente realmente eficiente también debe incluir características capaces de satisfacer las necesidades básicas del homo sapiens que aún somos,  ayudando a las personas a sentirse cómodas en los lugares donde trabajan, más saludables, sin estrés, y en contacto con su propia naturaleza.

El color en el camino de la evolución

Aunque el color puede parecer una cualidad superficial que casi no influye en la función de los elementos artificiales que nos rodean (la indumentaria, el mobiliario, las alfombras, los automóviles, etc.), lo cierto es que la mayor parte de la gente –por no mencionar a la industria, el diseño, las tendencias, etc.– le otorga mucha importancia al aspecto cromático de los objetos, una de sus características más personalizables.

Las preferencias personales por el color representan un aspecto importante de la conducta humana y, aunque no lo percibamos conscientemente, influyen en las decisiones que tomamos tales como los productos que compramos, la ropa que usamos, los elementos que elegimos para el hogar y la oficina, etc.

Un estudio de la Universidad de Berkeley  propone una teoría que explica las preferencias de color en función de las respuestas emocionales de las personas asociadas con las predisposiciones alimentarias.

Debido a que los seres humanos no tenemos acceso directo al contenido nutricional de los potenciales alimentos, a lo largo de la evolución debimos confiar en los receptores del gusto. A través del aprendizaje,  determinamos qué sabores eran comestibles y nutritivos (las sustancias dulces y/o grasas) y cuáles eran no comestibles y/o nocivos (las sustancias amargas).

Según el estudio, algo parecido habría sucedido con los colores. Si bien las preferencias basadas en el color de la vegetación saludable y los frutos comestibles no son tan marcadas como las basadas en el gusto, parece razonable pensar que hayan existido mecanismos evolutivos y asociativos similares operando en el dominio del color.

Por ejemplo, el verde vibrante podría indicar una planta saludable, rica en nutrientes con alto contenido de azúcar y carbohidratos, mientras que el follaje amarillo podría indicar una planta deficiente en nutrientes o insalubre. Esto implicaría un sesgo innato positivo hacia algunos colores y negativo hacia otros –información de supervivencia de gran utilidad–, y ayudaría a explicar por qué ciertos colores evocan respuestas diferentes.

Otro estudio sugiere que responder a los cambiantes colores de las estaciones sería importante para la supervivencia. Los colores de las plantas podrían ser una señal para estos cambios. Por ejemplo, los intensos colores de las hojas de otoño indican un tiempo para prepararse para el invierno.; las flores de la primavera señalarían el final del invierno, etc.

Los colores de la naturaleza

Según hemos visto, la preferencia frente al color parece ser una respuesta adaptativa de los seres humanos ante el mundo natural, la cual nos ha ayudado a ubicar alimento y agua a lo largo de la evolución. Mientras que muchos colores tienen significados culturales que varían de un lugar a otro, los estudios anteriores revelan que algunos colores producen respuestas fisiológicas y psicológicas universales.

Según Bill Browning, un espacio donde predominan los colores de la naturaleza tiende a percibirse como un lugar saludable, donde uno puede sentirse estimulado o relajado. Esto se debería a la preferencia innata por los colores familiares de la sabana que indican la presencia de agua limpia, vegetación rica en nutrientes, frutas o flores.

Existe una clara preferencia por los verdes oscuros o intermedios (reducen el ritmo cardíaco y la presión sanguínea aliviando el estrés), mientras que los anaranjados, amarillos pálidos o marrones típicos de la vegetación estresada o moribunda son los menos deseados. Además, el color rojo puede estimular los procesos cognitivos y la atención, factores necesarios para tareas que requieren un gran esfuerzo y concentración mental; por su parte, el color azul y algunos verdes intermedios pueden ayudar en las tareas que requieren creatividad.

A continuación, Browning presenta algunas preferencias comprobadas por las investigaciones que pueden ser de utilidad para su aplicación en el diseño:

• Existe una clara preferencia por el azul, los verdes, el marrón claro y los colores tierra. Esto indica una inclinación general por las tonalidades propias de la sabana africana.
• Los humanos estamos programados para buscar colores que indiquen la presencia de flores o frutos. Esto nos dice que el uso moderado y los acentos de colores vivos hacen que un espacio se asemeje a condiciones naturales y mejore la experiencia del usuario.
• Algunas teorías sostienen que los colores de la naturaleza que indican recursos o condiciones que apoyan la supervivencia, provocan respuestas positivas. En el ámbito de la sabana africana, el azul es por lo general el color del agua, los verdes intermedios y oscuros indican la presencia de agua y vegetación saludable y el rojo es un color habitual en las frutas, mientras que la vegetación amarillenta o amarronada a menudo es una señal de que está seca o moribunda.

En resumen, Browning recomienda que la elección de los colores debe favorecer las tonalidades características del suelo, las rocas y las plantas de la sabana. El uso de colores vivos debe hacerse con prudencia, a modo de acentos, y enfatizando los tonos que se encuentran en formas ambientales naturales atractivas tales como las flores, los ocasos, el arco iris y ciertas plantas y animales.

Color y creatividad

Según una investigación que explora el efecto del color sobre la cognición y el comportamiento de las personas, la incorporación de acentos de color verde, azul y amarillo produce efectos beneficiosos sobre la creatividad de los empleados. Los resultados del estudio revelaron que el color verde, en particular,  ejercería mayor influencia ya que cuando las personas lo observaron brevemente antes de realizar una tarea creativa mejoraron su desempeño creativo en comparación con el blanco, el gris u otro color fuerte.

Las oficinas grises están asociadas con niveles bajos de creatividad del empleado. Los colores vivos, como el amarillo, el azul y el verde, son beneficiosos para promover la creatividad.

Los esquemas de colores de las oficinas que incorporan acentos verdes, azules y marrones indican más felicidad, productividad y creatividad de los empleados, en comparación con muros blancos. No obstante, los colores particulares asociados con estos resultados pueden presentar diferencias culturales entre los países.

Conclusiones

Las investigaciones sobre las preferencias de las personas por el color y su uso en el espacio de trabajo han revelado que, si se aplica una selección de tonalidades semejantes a las de la sabana africana junto con acentos de colores vivos, se pueden evocar emociones positivas entre los empleados. Al mismo tiempo, los ambientes coloridos parecen reportar niveles más altos de bienestar emocional a los empleados en comparación con las oficinas de color neutro.

Estas preferencias, junto con algunas respuestas al color, son independientes de la cultura y formarían parte de conductas preprogramadas que proporcionaron información de supervivencia útil a lo largo de la evolución del hombre.

Es importante diseñar espacios no solo eficientes en términos energéticos, operativos y de funcionalidad sino que también sean capaces de satisfacer las necesidades básicas de las personas. Hacerlas sentirse cómodas  y en contacto con la naturaleza las hará más plenas y creativas.

FUENTE: FM&WORKPLACES #81

La oficina privada es un espacio de trabajo tradicional que aún sobrevive en muchas empresas por diversos motivos, algunas veces relacionados con un requisito de confidencialidad y otras, con la necesidad de preservar las estructuras jerárquicas. Sea cual fuere el requerimiento, la oficina privada tiene sus pros y sus contras: brinda privacidad pero en desmedro de la interacción con los demás miembros del staff, ofrece un espacio tranquilo para trabajos de concentración pero sin la posibilidad de colaboración, y ayuda a mantener la imagen y el estatus de quien la ocupa pero a costa de una funcionalidad y una flexibilidad limitadas del espacio. Para aprovechar al máximo estos metros cuadrados muchas veces subutilizados se pueden aplicar algunas estrategias de diseño efectivas. Un uso inteligente de la tecnología junto con las nuevas formas de trabajo pueden hacer de la oficina privada un espacio más funcional, acorde a los tiempos que corren.

Tradicionalmente, la oficina privada ha sido un símbolo de estatus, un reconocimiento al logro personal que comunica la posición de quien la ocupa dentro de la estructura corporativa. En realidad, se trata de un derroche de metros cuadrados con las mejores vistas, los mejores muebles y mucha luz natural que permanece vacío la mayor parte del tiempo. Normalmente, los altos ejecutivos son los que gozan de un despacho privado y los que menos tiempo pasan en la empresa.

Esta tendencia, fuertemente arraigada desde los comienzos de la oficina, comenzó a perder fuerza poco a poco. Los motivos resultan evidentes: si bien la asignación de oficinas privadas reafirma el sentido de la jerarquía dentro de la organización, también representa un uso muy ineficiente del espacio y tiende a dificultar la comunicación y la colaboración.

Fueron los nuevos conceptos sobre ahorro energético derivados de la crisis del petróleo junto con los avances tecnológicos que despuntaban en los 80 los que comenzaron a perfilar un cambio en la estructura del espacio de trabajo. El vertiginoso desarrollo de las TIC fue el disparador de las grandes transformaciones que se han producido desde entonces.

El modelo de oficina evolucionó para adaptarse a los nuevos paradigmas y hoy se ha convertido en un territorio que se reconfigura constantemente y puede cambiar de acuerdo con las distintas necesidades.

Mientras que los escritorios de las oficinas tradicionales y los despachos privados suelen estar vacíos durante gran parte de la jornada, las investigaciones muestran que se necesita cada vez más espacio para los equipos de trabajo, los proyectos o las presentaciones, y las salas de reuniones casi nunca están disponibles. Esto indica que los tipos de espacio que la gente necesita para el tipo de trabajo que se realiza actualmente también están cambiando.

Un estudio realizado por Herman Miller pone en negro sobre blanco los números de esta tendencia:

• Las oficinas privadas están desocupadas más del 75% del tiempo.
• Los puestos de trabajo están desocupados el 60% del tiempo.
• Las salas de conferencias rara vez se utilizan con su capacidad completa. En las más grandes, cuatro de cada cinco asientos permanecen vacíos.
• Mientras que en 1985 solo el 30 % de la productividad de una persona dependía del trabajo en equipo, en 2010 esa cifra trepaba por encima del 80%.

Las cifras de esta investigación revelan una clara tendencia hacia la colaboración en el lugar de trabajo.

Sin embargo, la oficina privada aún sobrevive en muchas empresas por diversos motivos, algunas veces relacionados con un requisito de confidencialidad y otras veces con la necesidad de preservar las estructuras jerárquicas.

Pero, por otra parte, con la adopción del open plan en la gran mayoría de los espacios de trabajo actuales, las oficinas privadas se han transformado en un refugio que permite a los trabajadores ser más eficaces en las tareas que requieren concentración. Planificar, programar, escribir, analizar, entre otras tareas, pueden ser más fáciles de hacer cuando las personas pueden controlar el exceso de ruido, las interrupciones y la interacción con los demás. Es por esto que, en algunas empresas, junto con los modelos flexibles pueden coexistir las oficinas privadas, asignándolas a quienes las necesitan para mejorar la eficiencia.

¿Por qué es necesario un cambio?

Desde hace varias décadas, las tendencias vienen proponiendo un cambio en el diseño de los espacios de trabajo desde los puestos individuales y las oficinas privadas hacia las áreas de actividad compartida que permiten la colaboración y las interacciones espontáneas y/o accidentales, un recurso valiosísimo para las empresas ya que ayudan a promover el conocimiento, la creatividad y la innovación.

A pesar de los enormes avances de la tecnología (y tal vez debido a eso), el mundo se ha vuelto demasiado complejo para las soluciones individuales. La movilidad, la flexibilidad y la colaboración están en el centro del panorama laboral actual y la oficina, lejos de estar en vías de extinción, se reconvierte en el lugar por excelencia del trabajo colaborativo.

Hoy, los espacios más eficaces son los que favorecen la colaboración y el encuentro y eliminan las barreras físicas al mismo tiempo que brindan la privacidad suficiente como para que las personas no teman que alguien pueda escucharlas o interrumpirlas. Y aunque no hay que perder de vista que cada organización y cada oficina tiene necesidades diferentes que no solo dependen de su actividad sino también de su cultura, la realidad es que existe una creciente demanda de distintos tipos de áreas capaces de ofrecer una variedad de opciones a los trabajadores.

Es por esto que cada vez más empresas han comenzado a prescindir de los despachos privados y empiezan a adoptar oficinas diseñadas con un esquema en open plan: grandes espacios abiertos destinados a la colaboración y el trabajo en equipo en detrimento de las áreas de trabajo individuales. Algunos sondeos estiman que, actualmente, más del 70% de los empleados trabajan en un entorno de oficina abierta, y el tamaño de sus espacios de trabajo individuales se está reduciendo cada vez más.

Pero lo cierto es que estos nuevos ambientes de trabajo no son, necesariamente, la solución ideal para todo tipo de tarea. El ruido, las distracciones, las interrupciones constantes y la falta de privacidad suelen ser las principales fuentes de queja por parte de los trabajadores, y pueden comprometer la  productividad.

Según un estudio de Haworth, los empleados pierden en promedio un 28% de su tiempo productivo debido a interrupciones y distracciones. En respuesta a esto, la gente suele llegar a la oficina más temprano o permanecer hasta más tarde, se instala en un rincón tranquilo o en una oficina privada desocupada para poder realizar tareas demandantes que requieren concentración. Según revela el documento, este tipo de trabajo es el menos apoyado de manera efectiva en los nuevos entornos de oficina.

Entonces, la mejor alternativa parece ser contar con una variedad de opciones para desarrollar todo tipo de tarea, permitiendo a cada uno elegir dónde, cómo y cuándo trabajar. Brindar espacios destinados a la privacidad y la concentración, lejos de comprometer el trabajo de colaboración, puede favorecerlo. En las oficinas en open plan, la eliminación de las barreras físicas reduce la intimidad y puede inhibir la socialización.

La colaboración exitosa requiere tanto del trabajo en equipo como del trabajo individual de concentración. Contar con espacios que den un adecuado soporte y permitan alternar entre ambas modalidades es lo que hace que la colaboración sea verdaderamente significativa y productiva.

Dentro de este panorama tan dinámico, la vieja oficina privada necesita una renovación para adaptarse a los nuevos tiempos, una visión innovadora para que no se transforme en un lastre y pueda hacer su aporte a la organización.

La metamorfosis de la oficina privada

A pesar de las enormes transformaciones que han sufrido la naturaleza y el espacio de trabajo en los últimos tiempos, las oficinas privadas no han cambiado mucho: un escritorio y un sillón importantes de acuerdo con la jerarquía, una credenza, y una o dos sillas para invitados, todo amurallado tras una puerta entre cuatro paredes. Mientras tanto, el resto de la oficina se ha convertido en un territorio cambiante y flexible, una mezcla de equipos multifuncionales, grupos de proyecto y trabajadores nómadas.

En este nuevo escenario, las oficinas privadas parecen reliquias del pasado que no apoyan las nuevas maneras de trabajar, mientras que las herramientas que la gente necesita, el tipo de tarea que realizan y los espacios que precisan ya han evolucionado hacia nuevos modelos.

Aunque resulta más efectivo organizar a las personas de acuerdo con las actividades que se desarrollan dentro de la oficina y asignar los espacios en base a las necesidades de uso en lugar de hacerlo en función de las jerarquías, en algunas situaciones puede ser necesario asignar espacios cerrados para uso regular. En estos casos, estas oficinas podrían ser rediseñadas para flexibilizar su uso y/o permitir que otras personas las utilicen de manera productiva cuando sus principales usuarios están fuera.

De acuerdo con una investigación de Steelcase, las soluciones tradicionales para los espacios privados no solo requieren mayor superficie sino que tampoco se adaptan a las cambiantes necesidades organizativas de hoy. Las nuevas estrategias para el diseño de oficinas privadas deben aprovechar la tecnología y apoyar las actuales formas de trabajo. De esta manera se puede lograr que el espacio sea más efectivo no solo para quienes las ocupan de manera regular sino también para la organización en general.

Según este estudio, una de las desventajas que presentan las oficinas privadas tradicionales es que no proporcionan ninguna zonificación que ayude a diferenciar el área destinada al trabajo individual y de concentración del ámbito más público de colaboración, lo que dificulta la interacción con otros miembros del staff. Tampoco cuentan con las herramientas adecuadas para comunicar y compartir ideas e información tales como las  pantallas visuales, un punto crucial para pasar del trabajo individual al trabajo colaborativo.

Sin embargo, solucionar algunos de estos problemas no requiere grandes inversiones, solo basta con un poco de sentido común. Por ejemplo, el estudio cita el caso de muchas oficinas privadas donde el único sector destinado a las visitas está al otro lado de la mesa del anfitrión. Con esta distribución, compartir documentos significará que una de las dos personas deba ver todo al revés. Prever un sector dedicado a la colaboración donde las personas puedan sentarse lado a lado –la mejor postura para este tipo de interacción– puede resolver el problema con pocos recursos.

Otra manera sencilla de volver más eficiente el espacio privado es mejorar el acceso a la tecnología. La investigación reveló que el uso de herramientas para gestionar monitores duales hace más eficiente el trabajo en pareja. Y compartir las oficinas privadas también es una forma de maximizar y flexibilizar el uso del espacio al mismo tiempo que beneficia a aquellos colegas que deben trabajar en estrecha colaboración.

El mencionado estudio propone que, para minimizar las distracciones sin excluir la colaboración, el espacio de la oficina privada se puede  zonificar: un área más social de conversación cercana a la puerta, una zona intermedia para trabajo de concentración para una o dos personas y un sector para trabajo privado o confidencial en el área más alejada de la puerta.

La idea es integrar la oficina privada dentro del flujo de trabajo actual ayudando a los usuarios a cambiar rápidamente entre tareas de concentración en solitario y de trabajo en equipo sin descuidar el apoyo a la privacidad acústica y visual, y flexibilizando los usos para mejorar el aprovechamiento del espacio.

Conclusiones

La oficina privada no tiene por qué ser un bunker para cumplir adecuadamente con su función. En los entornos de trabajo actuales, todos los colaboradores necesitan apoyo tanto para el trabajo individual de concentración como para el intercambio de información y la colaboración. El usuario de la oficina privada no es la excepción.

La oficina privada necesita una reconceptualización para adaptarse a los nuevos tiempos, una visión transformadora para aprovechar al máximo sus metros cuadrados y para que pueda integrarse en el flujo  de trabajo de la organización.

La flexibilidad y el uso compartido para permitir que otras personas las puedan ocupar cuando los principales usuarios están fuera, la zonificación en distintas áreas y el uso de herramientas tecnológicas que faciliten la colaboración son algunas de las estrategias que pueden emplearse para volver más productivos estos preciosos metros cuadrados.

Explora algunos diseños de oficinas modernas e inspírate. Visita nuestra página de casos destacados.

FUENTE: FM&WORKPLACES #81

Una de las finalidades del entorno construido es garantizar niveles de confort adecuados para su función. Sin embargo, actualmente es necesario ir un paso más allá de la eficiencia y la funcionalidad, valorar la experiencia del usuario e identificar aquellos elementos de diseño que cuentan con el potencial para aumentar tanto el rendimiento ambiental como el desarrollo del potencial humano. Para lograrlo, el Diseño Basado en la Evidencia –un enfoque que se ha desarrollado con mucho éxito en los ámbitos de la salud y la educación y que actualmente se aplica en cualquier área donde el entorno construido tiene un impacto en la experiencia y el desempeño de las personas–, nos permitirá tomar decisiones de diseño que pueden ser justificadas y respaldadas por datos concluyentes.

El elevado costo de los activos físicos, la necesidad de optimizar el uso del espacio, el aumento de la tecnología móvil y los cambios en los estilos de trabajo han transformado radicalmente los modelos de uso y ocupación de la oficina tradicional. Hoy, los espacios de trabajo presentan una alta exigencia para dar soporte a diferentes demandas: apoyar las necesidades operativas, garantizar los niveles de confort adecuados, facilitar la interacción social y la colaboración, favorecer el bienestar de los empleados, aumentar la productividad y evolucionar tan rápidamente como las necesidades de aquellos que los ocupan.

En este contexto, el diseño del espacio de trabajo se revela como una poderosa herramienta que no solo tendrá consecuencias sobre la experiencia y el desempeño de las personas que lo habitan sino que también tendrá efectos reales y tangibles sobre los resultados de la organización.

Entonces, la pregunta es: ¿sobre qué datos basamos nuestras decisiones de diseño? ¿Cómo podemos justificar no solo que esas decisiones proporcionarán los resultados buscados y la mejor solución posible sino que también representarán un buen retorno de los recursos invertidos por la compañía?

Existe gran cantidad de evidencia científica que indica que el diseño del entorno construido influye en el comportamiento de la gente. El desafío será tratar de identificar cuáles son los principios de diseño mejor probados que mejorarán no solo la eficiencia física y ambiental sino también la experiencia de las personas junto con los resultados de la empresa.

Diseño basado en la evidencia

En el ámbito de la arquitectura, el Diseño Basado en la Evidencia es una práctica que ha surgido hace relativamente poco, inspirada en la creciente aceptación y los buenos resultados obtenidos por este enfoque en otras áreas tales como la salud y la educación. El modelo ha ido tomando fuerza en la búsqueda por mejorar la calidad y la experiencia de uso del entorno construido.

La Medicina Basada en la Evidencia se define como “el uso consciente, explícito, y juicioso de la mejor evidencia disponible para la toma de decisiones sobre el cuidado de los pacientes individuales”. Y no sorprende que el Diseño Basado en la Evidencia tenga sus orígenes en el cuidado de la salud ya que cuando la vida y el bienestar de las personas están en juego –con las implicaciones morales y legales que esto conlleva–, los resultados y las decisiones deben estar justificados por datos sólidos.

Pero mientras que la medicina aborda el funcionamiento del cuerpo humano y la forma en que este puede enfermarse –esto quiere decir que se enfrenta a un sujeto de estudio con pocas variantes y sus muchas patologías–, el diseño arquitectónico –y el de oficinas en particular– trata con una serie de casos únicos donde cada organización puede considerarse sustancialmente diferente. Por eso, para aplicar este modelo en los espacios de trabajo hay que reconocer las múltiples formas que puede adoptar una organización, cada una de las cuales requiere una investigación y un abordaje específicos.

Entonces, como no todas las organizaciones son iguales ni usan los espacios de la misma manera, el diseño debe pensarse para dar una solución particular a ciertos problemas específicos y adaptarse a un tipo de usuario más genérico en lugar de a un individuo en particular.

El Diseño Basado en la Evidencia aplicado a los entornos de trabajo utiliza un enfoque científico que contempla la recolección de información sobre las características individuales de cada organización (dónde pasa la gente su tiempo, cómo interactúan los colaboradores, cómo deberían interactuar, qué tipos de espacios necesitan, cuáles son los más y los menos utilizados, etc.) la que, junto con datos y criterios de diseño probados que pueden aplicarse a cualquier proyecto de oficinas (los efectos positivos de la iluminación natural, la influencia de la integración visual en la colaboración, la relación de la distancia con la comunicación, los beneficios de las plantas de interior, etc.) sentarán las bases para proyectar espacios que mejoren la forma en la que trabajamos sobre evidencias reales, no sobre suposiciones o intuiciones.

Contar con evidencias ciertas sobre cuáles son los factores que influyen en la interacción de las personas con los nuevos y complejos ambientes de trabajo que ahora ocupamos es fundamental para el diseño de estos ámbitos, destinados a tener un impacto real y significativo no solo en la experiencia y el desempeño de sus ocupantes sino también en los resultados de la organización.

Un gran proyecto puede tener componentes subjetivos, pero cuando el diseño está basado en la evidencia, esto significa que la elección de muchos de sus elementos y decisiones de diseño pueden ser justificados y respaldados por datos concluyentes.

Buscando la evidencia

Como ya hemos visto, el Diseño Basado en la Evidencia tiene sus orígenes en el ámbito de la salud donde existe un gran cuerpo de investigación confiable que vincula el diseño con la mejora de la atención al paciente y una curación más rápida. ¿Cuáles son los equivalentes para el diseño del espacio de trabajo?

De acuerdo con Jacqueline Vischer, investigadora canadiense especializada en psicología ambiental, existe buena evidencia que vincula los factores ambientales con experiencias positivas para el trabajador. Sin embargo, esto cambia cuando la investigación trata sobre cómo la gente se comporta e interactúa.

Tradicionalmente, el diseño se ha apoyado sobre el confort físico de las personas evaluando factores tales como la iluminación, la ventilación, la temperatura y la humedad. Para ello existen pautas que guían el diseño a fin de adecuarlo a los requerimientos de bienestar fisiológico. La mayoría de los países ha sancionado normas en ese sentido teniendo en cuenta las diferentes variables locales.

El confort ambiental se basa en el equipamiento y la ergonomía para crear ambientes funcionales proporcionando los espacios adecuados para que la gente pueda hacer su trabajo.

Pero, actualmente, es necesario ir un paso más allá de la eficiencia y la funcionalidad, valorar la experiencia del usuario e identificar aquellos elementos de diseño que cuentan con el potencial para aumentar tanto el rendimiento ambiental como el desarrollo del potencial humano. El confort psicológico –según Vischer, el más importante y difícil de lograr–, vincula los aspectos psicosociales del trabajador con el diseño y la gestión del espacio de trabajo permitiendo lograr un mayor bienestar.

Para aportar evidencias sobre estos aspectos, un grupo de investigadores británicos ha estudiado de qué forma distintos elementos de diseño influyen sobre el comportamiento y la experiencia de los usuarios dentro del espacio de trabajo y ha llegado a estas conclusiones:

• El layout tiene un gran impacto en la estructuración de los patrones de desplazamiento de las personas así como en sus posibilidades de encuentro e interacción ayudando de esta forma a modelar la cultura organizacional.
• La densidad de ocupación está influenciada por la tipología adoptada en los puestos de trabajo. La investigación sobre tipologías de estaciones de trabajo encontró que la forma cuadrada produce una mayor integración que las poligonales o hexagonales.
• La geometría de la planta determina el potencial del espacio para aplicar una determinada configuración. Esto establecerá las posibilidades de desplazamiento de las personas con la consecuente capacidad para generar encuentros y facilitar la interacción social.
• Los elemento de conexión tales como las escaleras influyen en la conducta social del plantel, por lo que su ubicación dentro de la planta tendrá efectos tangibles sobre los patrones de circulación  de las personas. La escalera es un elemento atractor, que impulsa el movimiento desde cualquier punto del espacio hacia una ubicación específica.
• El número de plantas que ocupa una organización es un parámetro a tener en cuenta como un factor capaz de influir en la interacción entre los empleados. El número de plantas afecta la accesibilidad y la comunicación dentro del espacio de trabajo.

Toda la información disponible debe ser tomada en consideración teniendo presente que cada caso es único; el planteo “one size fits all” ya no es aplicable. Esto implica que se le debe asignar un tiempo adecuado al proceso de investigación previa para dar una respuesta de diseño más eficiente a las necesidades particulares de cada organización.

Conclusiones

El diseño del espacio de trabajo es una poderosa herramienta que tiene efectos no solo sobre la experiencia y el desempeño de las personas sino también sobre los resultados de la organización.

Para aportar las mejores soluciones a cado caso en particular, el Diseño Basado en la Evidencia proporciona un enfoque científico basado en datos ciertos y reconocidos. Contempla la recolección de información sobre las características individuales de cada compañía la que, junto con criterios de diseño ya probados, aportarán una base sólida para orientar las decisiones de diseño sobre evidencias reales.

Innova tu espacio con diseños basados en evidencias. Contacta con nuestros expertos hoy para comenzar tu proyecto.

FUENTE: FM&WORKPLACES #82

Expoffice Chile –el salón internacional dedicado a la innovación tecnológica y de vanguardia en equipamiento, mobiliario, insumos y servicios para oficinas– culminó con gran éxito su primera edición en Parque Titanium, los días 15, 16 y 17 de marzo. Allí, miles de visitantes pudieron acceder a las novedosas propuestas de los distintos expositores.

Contract Workplaces, compañía regional líder en diseño y habilitación de espacios de trabajo, se destacó entre los participantes por su novedoso stand donde los visitantes pudieron vivir una experiencia en 360° recorriendo virtualmente algunas de sus obras.

Siguiendo esa línea de vanguardia, la compañía también ofreció un ciclo de conferencias donde expertos locales e internacionales debatieron y reflexionaron  sobre “Gestión, tecnología, personas y espacios: tendencias y paradigmas del futuro del trabajo”.

Santiago Fernández Escobar, con más de diez años de experiencia en Management y coaching para empresas, habló sobre el desafío de aprovechar la capacidad de los empleados. El especialista examinó la estrecha relación entre la valoración personal y el grado de compromiso con la organización. Expuso la dificultad de generar un contexto cultural donde la gente quiera dar lo mejor de sí y ofrecerle este valioso recurso a una compañía. En el futuro, las empresas van a pelear por conseguir, retener y hacer que sus talentos den lo mejor de sí, afirmó.

Por su parte, Gil Giardelli, reconocido conferencista brasileño, habló sobre la nueva percepción del talento, la cuarta revolución industrial y la importancia de la flexibilidad tanto en los espacios como en las tecnologías. Destacó la importancia de transformar nuestra visión del mundo antes de innovar en la oficina, junto con el papel de la tecnología como uno de los elementos clave para cambiar los paradigmas. También subrayó que si pasamos más tiempo en el trabajo que en nuestra casa, la oficina tiene que ser un lugar mejor. Pero como al mismo tiempo trabajamos en La Nube, ya no hablamos de un espacio concreto o de un tiempo cronometrado.

La cultura de innovación fue el punto de vista explorado por Cristián Fajre, de Globant. Explicó que, desde su perspectiva, la innovación es el cambio constante y la superación de los límites. Pero a veces, las culturas son rígidas, no motivan a las personas para llegar un poco más allá, no les permiten crecer. También trazó un paralelismo entre los espacios de trabajo y las aplicaciones. Cuando se logra entender el concepto del espacio de trabajo como una experiencia, afirmó, la diferencia entre una aplicación, un teléfono, un auto o una oficina desaparece.

Finalmente, Víctor Feingold –fundador y CEO de Contract Workplaces– fue quien cerró el ciclo de exposiciones. En su charla analizó las similitudes entre la oficina y las naves y estaciones espaciales como espacios de trabajo a través de un recorrido de casos de alta exigencia. Afirmó que para dar lo mejor de nosotros mismos, ya se trate de la oficina o del espacio exterior, tener en cuenta la dimensión psicológica, emocional y fisiológica de las personas no solo es deseable sino que hoy se ha transformado en una necesidad. Y destacó que el propósito de Contract Workplaces es crear ambientes de trabajo para mejorar la tarea, el estado de ánimo y la calidad de vida de las personas. “Yo creo en la felicidad en la oficina”, concluyó el directivo.

La propuesta de Contract Workplaces se convirtió, una vez más, en un punto de encuentro, capacitación e inspiración para un amplio espectro de profesionales interesados en actualizarse y reflexionar sobre las últimas novedades del futuro del trabajo.

“Si entregamos mejores condiciones para trabajar, la gente va a estar más contenta: yo creo en la felicidad en la oficina”. Víctor Feingold.

“Si pasamos más tiempo en el trabajo que en nuestra casa, la oficina tiene que ser un  lugar mejor”. Gil Giardelli.

“Si por algo van a pelear las compañías en el futuro es por cómo pueden hacer para conseguir, retener y hacer que sus talentos den lo mejor de sí”. Santiago Fernández Escobar.

“Estar siempre cambiando y siempre superando tus límites, eso es innovar”.Cristian Farje.

FUENTE: FM&WORKPLACES #82

Por Julián Albinati

¿Está buscando optimizar costos y ya no queda nada obvio que mejorar? ¿Cansado de pasar las noches preparando sus reportes mensuales? ¿Ha incrementado su cartera de inmuebles pero su equipo sigue siendo el mismo? ¿Su organización está construyendo una nueva sede con las más modernas tecnologías, o innovando en sus espacios de trabajo, y se pregunta cómo gestionará los nuevos estándares de servicio? ¿Se encuentra agobiado por las cada vez más numerosas normas que debe cumplimentar? ¿Nota que sus usuarios ya no se conforman con lo mismo que antes? Es hora de pensar en una nueva solución corporativa de gestión de los inmuebles e instalaciones.

En toda organización –tanto pública como privada– los inmuebles ocupan un lugar importante tanto en el soporte de las operaciones como en el desarrollo de la marca. Colaboran en la formación de una cultura de trabajo, hacen visibles los valores y la identidad corporativa, permiten atraer y retener clientes y colaboradores, son un resguardo de valor, y dan cabida a infinidad de interacciones entre colaboradores, clientes y proveedores.

Sin embargo, suele existir una brecha sustancial entre las herramientas con las que cuenta quien gerencia estas instalaciones, el Facility Manager, y las tecnologías que emplean los usuarios.

El personal de la organización –los clientes, usuarios, proveedores, asesores y hasta los propios colaboradores–, todos se desenvuelven en un mundo hiperconectado donde los canales móviles, sociales y presenciales se suman para brindar una experiencia en tiempo real, contextualizada y personalizada. Un escenario muy distinto del que acostumbramos a ver en nuestra profesión.

¿Será ya el momento de conectar a nuestros usuarios y proveedores con canales dinámicos y personalizados? ¿O de integrar la Intranet, Internet y los smartphones a nuestros procesos? ¿Habrá que utilizar la inteligencia que nos ofrece la tecnología para disponer de la información en todo momento y en todo lugar? Intentaremos evaluarlo con un enfoque ejecutivo.

• Soluciones corporativas para problemas corporativos

Me tomaré un instante para aclarar a qué me refiero con soluciones “corporativas”, término con el que usualmente se hace referencia a las plataformas informáticas que no sólo resuelven las necesidades departamentales sino también aquellas de tipo ejecutivo propias de las organizaciones tanto estatales y no gubernamentales como privadas.

Es en esta dimensión ejecutiva donde los FM suelen encontrar barreras para acceder a funciones de Dirección, probablemente debido a la dificultad de traducir su lenguaje técnico al estratégico. Las soluciones corporativas de Facility Management son, por lo tanto, una herramienta fundamental para brindar una mayor visibilidad a nuestra profesión junto con alinearla a la estrategia de las organizaciones.

• Por dónde comenzar

Con unos 35 años de desarrollo, el mercado de soluciones corporativas de Facility Management hoy ofrece una media docena de aplicaciones comerciales que satisfacen en buena medida las necesidades operativas, tácticas y estratégicas de las organizaciones.

Un buen punto de partida para explorar estas alternativas es el reporte denominado “Magic Quadrant” que desarrolla la empresa Gartner para la categoría que ha denominado IWMS (por “Integrated Workplace Management Systems”).

Es importante que quien realiza la búsqueda de una herramienta informática de Facility Management tenga un claro conocimiento de los estándares actuales para realizar una evaluación apropiada.

A partir de mi experiencia con organizaciones de diversos tipos en diferentes países de Latinoamérica, e interactuando con diferentes proveedores líderes en soluciones de Facility Management, he identificado una docena de requerimientos que considero mínimos y esenciales en una solución corporativa:

• Es multi-idioma –incluyendo el Castellano– como mínimo en las interfaces del usuario final, en las secciones principales de los manuales y en la ayuda on-line. En lo posible, también ofrece un soporte técnico local.
• Posee una plataforma web-based (sin componentes cliente-servidor) compatible con los navegadores estándar (MS Internet Explorer, MS Edge, Chrome, Firefox y Safari) en sus versiones actuales.
• Cuenta con una aplicación para smartphones (en lo posible, compatible con Android, iOS y Windows Phone) para aquellos procesos que se desarrollan en el terreno (relevamientos y mantenimiento, como mínimo).
• Cuenta con una potente integración con AutoCAD® y Revit®, así como con sistemas de información geográfica (GIS).
• Ofrece Workflows (flujos de proceso) y SLA (acuerdos de nivel de servicio) parametrizables, capaces de generar aprobaciones, notificaciones y alarmas.
• Incorpora una serie de reportes e indicadores estándar en todos sus módulos.
• Cuenta con un motor para que los usuarios puedan generar también sus propios reportes y dashboards (formato, campos, cómputos, filtro, orden, “cubos”, gráficos).
• Brinda capacidad de exportación a formatos MS Excel, MS Word y PDF.
• Cuenta con capacidades básicas de gestión documental (check-in/out de documentos, visualizador integrado, administración de permisos y control de versiones).
• Es parametrizable (usuarios, datos maestros, formato, imagen, etc.), y puede integrarse con otras aplicaciones corporativas tales como el ERP (por “Enterprise Resource Planning”) y la plataforma de gestión de recursos humanos de la organización.
• Es multi-moneda (permite operar y generar reportes en diferentes monedas).
• Cuenta con seguridad por roles y usuarios, a nivel proceso y por zonas geográficas, y se integra con MS Active Directory, tanto por LDAP como con single sign-on.

Implementar una plataforma que no cumpla con estos puntos es una garantía de que en el corto plazo resultará obsoleta e insuficiente, por lo que es altamente recomendable apuntar a una solución líder de mercado, aunque con un proyecto en fases.

• Y qué hay de los desarrollos internos

Para ser honesto, salvo muy contadas (y por lo tanto, admirables) excepciones, no soy muy partidario de los desarrollos internos. Por una parte, porque resulta muy difícil e ineficiente incorporar todas estas tecnologías en una herramienta que se limita a una única implementación, siendo que los proveedores de soluciones líderes de mercado llevan, en muchos casos, décadas de desarrollo e innovación. Por la otra, porque con 20 años de experiencia en la materia he encontrado innumerables desarrollos internos fallidos, con plazos que no se cumplen, presupuestos que se exceden y soluciones que finalmente resultan muy pobres, rígidas y dependientes de un pequeño equipo de desarrollo.

Además, los FM corporativos trabajan en organizaciones en las que el Facility Management no es el negocio principal, lo que limita sus capacidades para desarrollar una solución que supere en prestaciones y eficiencia aquello que ofrecen  las estándar de mercado.

Es distinta la condición de los prestadores de servicios de Facility Management, quienes sí pueden optar por el desarrollo de aplicaciones a medida, sobre todo cuando su escala no les permite acceder a las soluciones internacionales, aunque es cierto también que estas plataformas proveen un “sello de confianza” y un nivel de prestaciones que les resultarán imposibles de alcanzar con un desarrollo interno.

Es por este motivo que, en los últimos años, las empresas líderes globales en la prestación de Facilities Services han diseñado potentes suites de aplicaciones que se pueden denominar “híbridas”, tomando como base las soluciones estándar y adaptándolas a sus procesos y prácticas. Claro está, cuentan con la escala para amortizar estas inversiones.

• Armando una hoja de ruta

Toda implementación exitosa parte de una clara identificación inicial de las necesidades y expectativas, lo que permitirá monitorear su cumplimiento a medida que el tiempo pasa y el dinero fluye.

La estrategia de implementación se puede hacer en una única fase (tipo “Big Bang”), aunque suele ser recomendable diseñar un plan u “hoja de ruta” que de alguna forma incorpore los 5 dominios principales de la gestión del FM: Gestión de la Cartera Inmobiliaria (Property Management and Lease Administration), Gestión de Proyectos de Inversión (Capital Project Management), Gestión de Espacios y Traslados (Space and Move Management), Gestión del Mantenimiento (Maintenance Management) y Sustentabilidad y Gestión de la Energía (Sustainability and Energy Management).

Los procesos de selección de herramientas informáticas en dos etapas, con un primer Requerimiento de Información (RFI) seguido de un Pedido Formal de Precios (RFP) permite obtener una visión global de la inversión necesaria (en el RFI), y una implementación por etapas a través de sucesivos RFP.

Adicionalmente, resultará indispensable incorporar un proceso de Gestión del Cambio asociado a la implementación de las nuevas herramientas junto con la evaluación de la estructura organizativa, los procesos y los procedimientos.

• Preservando el propósito

La implementación de una solución corporativa de Facility Management implicará una serie de proyectos que requerirán una inversión económica además de una importante dedicación horaria del equipo propio y de los proveedores internos y externos. Es importante no solo establecer un dimensionamiento realista de la implementación sino también conocer todos los costos del ciclo de vida del producto que incluyen el soporte y el mantenimiento más allá de la inversión inicial.

Finalmente, mantener el foco en la generación de información (el conjunto de datos que contribuyen a la toma de decisiones y la mejora de los procesos) será una buena guía para validar si el enfoque está puesto en brindar un valor añadido a la organización, o si se limita al ámbito departamental y, por lo tanto, resulta incompleto.

Y no olvidemos revisar de vez en cuando nuestra definición inicial de necesidades y expectativas. Esto sí que puede ser útil en un Post-it® sobre nuestra pantalla.

FUENTE: FM&WORKPLACES #83

Produbanco es una de las instituciones financieras más importantes de Ecuador, con 101 agencias en todo el país y un plantel de más de 3.100 trabajadores. Comenzó sus actividades hace casi cuatro décadas y, desde 2014, forma parte del Grupo Promerica. Como resultado de la fusión de estas dos empresas, la compañía decidió instalarse en la Torre 1 de Ekopark –un importante centro corporativo de nivel internacional en la ciudad de Quito– sobre una superficie de 10.000 m² que cuenta con el apoyo de otros 3.000 m² de expansiones y terrazas. La nueva sede –a la que se suma una moderna agencia bancaria en planta baja– ocupa 7 pisos operativos junto con el nivel de acceso y un subsuelo. El proyecto de interiorismo para la sede central y la agencia bancaria, íntegramente realizado por Contract Workplaces, se basó en los conceptos de transparencia y modernidad, lejos de la clásica imagen de la institución bancaria.

El principal reto del proyecto fue transmitir las ideas de transparencia y modernidad en la nueva imagen de marca, concebir la actual ubicación como un ícono representativo y conceptualizar el espacio de trabajo de acuerdo con las últimas tendencias. De esta forma, se brinda apoyo a la consolidación de una nueva cultura corporativa y al fortalecimiento del enfoque institucional centrado en la satisfacción del cliente y de los colaboradores.

El proyecto de Contract Workplaces para la sede central y la agencia bancaria de Produbanco se basó en los conceptos de permeabilidad, flexibilidad, transparencia, biofilia y modularidad. El desafío consistió en distribuir un programa muy complejo y extenso, en permanente cambio, lejos de la clásica imagen de la institución bancaria.

La sede administrativa

El esquema general de las plantas se organizó en open space. Las áreas de servicios y de guardado se ubicaron recostadas contra el núcleo central del edificio y rodeadas por las salas de reuniones, protagonistas omnipresentes de cada piso. Los espacios semicerrados tales como las gerencias y las salas de reunión informal se dispusieron en forma perpendicular a los aventanamientos a fin de no obstruir las vistas al exterior.

Tanto las tipologías de trabajo como los locales cerrados responden a un módulo que permite un “intercambio de piezas”, o tipologías, de una manera práctica y veloz dentro de un layout que requería muchas variantes.

Adicionalmente, el proyecto cuenta con una gran cantidad de amenities tales como gimnasio, salón de usos múltiples, terrazas para eventos, enfermería, comedores, salas de juegos, vestuarios, galerías de arte, Coffee Points, kioscos, salas de capacitación y una innumerable cantidad de espacios para reuniones informales.

En cuanto a la selección de los materiales, se utilizaron elementos y colores destinados a reforzar la imagen de marca, solados vinílicos y cielorrasos con una combinación de componentes y texturas, barrisol transiluminado y losas a la vista.

El edificio también cuenta con toda la tecnología de punta, desde soluciones de domótica y servicios inteligentes para el uso racional de la energía, hasta sistemas de reserva de salas y secretaria virtual en cada piso, entre otros.

La agencia bancaria Ekopark

La tradicional línea de cajas prácticamente ha desaparecido del paisaje de los bancos modernos. Hoy en día, los rápidos avances de la tecnología están cambiando la forma en que los clientes ven y utilizan las agencias bancarias. A medida que más personas comienzan a adoptar los canales digitales y móviles para sus transacciones, el concepto de banco se ha ido transformando.

Pero a pesar de la constante digitalización del entorno, el espacio físico –en otra época, el único canal para interactuar con los clientes–, hoy se ha transformado en un lugar importante para aquellos que buscan servicios y un asesoramiento diferencial “en persona”. Siendo el único escenario para la interacción cara a cara, la sucursal de hoy representa el epicentro a partir del cual se puede crear una experiencia memorable e influir positivamente en el cliente.

A partir de estos nuevos conceptos, el espacio debe brindar un ámbito ágil, flexible, accesible y acogedor, provisto de toda la tecnología y destinado a construir una relación personal cada vez más cercana y sólida con los clientes. Este nuevo paradigma centrado en las relaciones humanas ha transformado a las agencias bancarias de meros lugares para realizar una serie de transacciones en una experiencia destacada, acorde con las necesidades individuales.

En sintonía con estas tendencias, la nueva agencia de Produbanco en Ekopark cuenta con un espacio de servicio central para realizar una variedad de actividades de autoservicio, el cual también funciona como separación de los espacios de servicios premium. El diseño de las agencias es, sin duda, un hito fundamental para el posicionamiento de la marca.

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Ficha técnica

Cliente:  Produbanco – Grupo Promerica.

Ubicación:  Av. Simón Bolívar y Av. Nayón,  Centro Corporativo Ekopark, Torre 1 – Quito, Ecuador.

Plazo de ejecución: 11 meses.

Superficie: 13.000 m².

Año de ejecución:  2015 – 2016.

Proyecto y dirección de obra:  Contract Workplaces.

Arquitectos encargados del proyecto: Leandro Boggiatto, Victoria Mendez, Marcela Mata, David Heredia.

Gerente de proyecto: Arq. Víctor Feingold.

Dirección de obra:  Arq. Mauricio Baridon.

Project Manager: Ing. Javier García.

Diseño gráfico: Clara Severo.

Fotografía:  Chris Falcony.

FUENTE: FM&WORKPLACES #83

¿Qué tienen en común empresas tecnológicas tales como Google y Capital One con Uber y Nike, o con la consultora PwC, el emporio del calzado Zappos y el gigante de los medios The Huffington Post? Además de contar con ambientes de trabajo de vanguardia, todas ellas tienen espacios especialmente destinados a dormir la siesta; descansar unos minutos ayuda a recargarse para seguir con más energía.  La tendencia –avalada por estudios científicos de la NASA, entre otros– está superando el estigma que significaba en otros tiempos dormir en horario de oficina y, gracias a los notables efectos que esta saludable práctica tiene sobre el bienestar y la productividad de los trabajadores, se está afianzando cada vez más. Tanto, que algunos ya predicen que, en poco tiempo, contar con “siestarios” en la oficina será tan común y necesario como tener las salas de reuniones.

Pasamos un tercio de la vida durmiendo, lo que revela la importancia del sueño en nuestro ciclo vital. Ocho horas de sueño reparador nos ayudan a transitar las restantes dieciséis en un óptimo nivel de alerta.

Todos los animales –incluyéndonos– tienen su propio patrón de sueño. Pero mientras que la mayoría de los mamíferos duerme varias veces durante el día en los denominados “ciclos polifásicos”, los seres humanos solemos dormir en un solo ciclo de sueño durante la noche. Sin embargo, esto no siempre fue así.

El especialista Roger Ekirch, de la Universidad de Virginia, sostiene que existe una importante evidencia histórica que demostraría que antes de la industrialización, las personas solían tener dos ciclos de sueño: el “primer sueño” y el “segundo sueño”. Despertar poco antes de la medianoche era considerado completamente natural y, a pesar de que aún no existía la iluminación artificial, la gente confiaba en las fuentes que tenía a su disposición (lámparas de aceite o simplemente la luz de la luna) para dedicarse a rezar, escribir o cortar leña.

Según Ekirch, el sueño consolidado en un solo bloque al que aspira la cultura actual –no siempre con éxito, tal vez debido a la persistencia de este patrón dominante– es para las sociedades occidentales una forma  muy reciente, producto de los cambios tecnológicos (el más importante, la iluminación artificial) y las nuevas costumbres que introdujo la Revolución Industrial.

La presencia de la iluminación artificial en la vida cotidiana fue un cambio trascendental en muchos aspectos. De pronto, tuvimos más tiempo para aquellas actividades que antes estaban limitadas por la luz solar y nos alejamos del ritmo natural que imponía el día y la noche. Este cambio tuvo consecuencias sobre los patrones de sueño regidos por el reloj biológico y, poco a poco, terminó con nuestros hábitos de sueño polifásico.

El estudio de los ritmos circadianos en los seres humanos –las variaciones del sueño y la vigilia, la secreción de algunas hormonas y el estado de alerta que se producen cíclicamente en un lapso de 24 horas, sincronizado con el período de rotación de la Tierra– parece confirmar los hallazgos de Roger Ekirch: los niveles de actividad son más altos entre las 9 y las 11 y entre las 21 y las 23 horas, mientras que entre las 3 y las 5, y las 15 y las 17 horas se produce el registro más bajo. Esto significa que estamos biológicamente predispuestos para dormir una siesta a media tarde.

¿Cómo conciliar estos hallazgos con las obligaciones laborales cada vez más demandantes en un mundo hiperconectado y globalizado que está despierto las 24 horas? Dormir adecuadamente es una función vital, tan importante como el buen estado físico y la alimentación, a la que no siempre se le presta la debida atención. Influye en la toma de decisiones, el estado de alerta, la seguridad, la salud y el estado de ánimo, y cuando no se satisface adecuadamente produce ansiedad, estrés, depresión y una miríada de problemas de salud.

Es por esto que, hoy en día, cada vez más empresas están considerando los beneficios que reporta un plantel descansado. Para estas compañías ya no es un tabú dormir en el trabajo sino una práctica orientada a mejorar el bienestar que es preciso facilitar. Una siesta corta puede aumentar el estado de alerta y mejorar el rendimiento laboral.

La ciencia del sueño

Nuestro cuerpo requiere largos períodos de sueño con el fin de restaurarse y recuperarse, crecer, reparar células, tejidos y órganos, y realinear la integración de todos sus sistemas.

Pero uno de los papeles vitales del sueño consiste en promover la consolidación y la integración de la increíble cantidad información que recibimos cada día, producto de la cual las conexiones entre las neuronas crecen de manera exuberante y los circuitos cerebrales comienzan a tener “ruido”. Cuando dormimos se produce una “poda” en estas conexiones para levantar la señal y eliminar lo superfluo: también dormimos para olvidar.

Fisiológicamente, las personas adultas requieren aproximadamente 8 horas de sueño. Los estudios han demostrado que dormir dos horas menos puede reducir la seguridad y la salud incrementando el riesgo de  lesiones y accidentes en el lugar de trabajo. También se asocia con una mayor prevalencia de enfermedades tales como la obesidad, los trastornos cardiovasculares, la hipertensión, el cáncer, la ansiedad y la depresión, entre otros.

Tan relevante son las consecuencias que produce la falta de sueño que, en la década del 90, la NASA llevó a cabo un estudio entre pilotos de líneas aéreas comerciales de vuelos transpacíficos de larga duración para determinar los efectos que producía una siesta sobre su rendimiento y estado de alerta. El estudio encontró que los pilotos durmieron en promedio durante 26 minutos mejorando el rendimiento en un 34% y el estado de alerta fisiológica en un 54%, con efectos duraderos de alrededor de 3 a 4 horas.

Dormir en la oficina

La siesta es una práctica común en muchos países del mundo. En Hispanoamérica es una costumbre muy extendida y, en países como China, dormir en el lugar de trabajo es algo absolutamente normal, un derecho amparado por la Constitución.

Hoy, muchas empresas comprometidas con el bienestar de sus empleados reconocen los beneficios de dormir la siesta en el lugar de trabajo. Desde Google y Capital One hasta Uber y Nike, pasando por la consultora PwC, el emporio del calzado Zappos y el gigante de los medios The Huffington Post, todas brindan espacios especialmente acondicionados para que los empleados puedan descansar un rato durante la jornada laboral.

La Editora en Jefe del Huffington Post, Arianna Huffington, se ha convertido en una de las mayores defensoras de esta tendencia. Gracias a los beneficios que se consiguen, predice que en el futuro inmediato, disponer de un espacio para dormir la siesta va a ser tan natural y necesario como tener salas de reuniones. Aquí, lejos de los prejuicios, hacer una siesta a mitad de la jornada se percibe como una herramienta para mejorar el rendimiento, impulsar el pensamiento creativo y sentirse mejor físicamente.

Asimismo Zappos, el gigante del calzado on line, cuenta con un “siestario” en su sede de Las Vegas, en sintonía con la filosofía de la empresa centrada en la felicidad y el bienestar de los empleados. Nike, por su parte, ofrece Quiet Rooms  al plantel de sus oficinas en Portland donde se puede dormir la siesta o incluso meditar. Y en la sede de Google en Mountain View, los empleados disfrutan de los Nap Pods, asientos especialmente diseñados para dormir o relajarse que combinan la comodidad con sonidos relajantes que predisponen al descanso.

La evidencia científica avala la decisión de estas empresas: la somnolencia diurna puede afectar la concentración, el estado de ánimo, la productividad y la creatividad de los trabajadores, exponiéndolos a un mayor riesgo de padecer problemas de salud. Cuando se trata de aumentar la productividad, una breve siesta puede proporcionar mayor estado de alerta durante varias horas.

Algunos consejos

The National Sleep Foundation –organización sin fines de lucro con sede en Virginia, USA, que promueve la divulgación de los trastornos del sueño– asegura que el 20% de los trabajadores norteamericanos tienen sueño durante el día. Para los que se encuentran en esa situación, las siestas cortas pueden ser un opción que mejora el rendimiento y los hace sentirse más activos. Estas son algunas recomendaciones para aplicar en el lugar de trabajo:

• Contar con un espacio adecuado

Destinar un lugar para que los colaboradores puedan descansar no necesita ser una solución sofisticada o costosa. Puede ser un espacio especialmente dedicado, una sala de reunión informal o una sala común, siempre y cuando reúna algunos requisitos esenciales para poder conciliar el sueño. Estas son algunas de las cosas que no deben faltar:

• Tranquilidad y privacidad. En lo posible, debe ser un espacio con puerta para poder aislarse del exterior.
• Equipamiento apropiado. Proporcionar sillones mullidos, hamacas, bagbeans o cualquier otro equipamiento cómodo. Puede ser desde una estera de yoga en el suelo hasta un sofisticado Nap pod.
• Sistemas de oscurecimiento. Usar cortinas blackout para bloquear la luz solar junto con una iluminación ambiental tenue será efectivo para ayudar a conciliar el sueño.
• Temperatura agradable y fresca. La temperatura ideal está entre los 20°C y 21°C.
• Acondicionamiento acústico. Un sistema de enmascaramiento de sonido ayudará a bloquear los ruidos del exterior mientras que reproducir sonidos naturales (agua fluyendo, viento, lluvia, etc.) favorecen la calma.
• Aromatizantes naturales. Algunos estudios revelan que hay aromas que producen efectos beneficiosos sobre las personas. Por ejemplo, la lavanda y el romero disminuyen el estrés y mejoran el humor mientras que el ylang ylang, al igual que la vainilla, propicia la relajación.
• Mantas y almohadas. Debido a que nuestro sentido del tacto está estrechamente asociado con sensaciones de comodidad, contención y calidez, los materiales naturales tales como los textiles de lana suave se asocian a menudo con un sentimiento cálido y acogedor.
• Otros elementos tales como tanques con peces también benefician la relajación.
• Encontrar el mejor momento

El momento ideal para dormir una siesta es durante el lapso en que los niveles de actividad del ciclo circadiano son  más bajos: entre las 15 y las 17 horas.

• No excederse en el tiempo

De acuerdo con los estudios de la NASA, la siesta ideal no debe durar más de 26 minutos. De esta manera, nunca se llega a la etapa de sueño profundo y se evita la sensación de aturdimiento al despertar.

Conclusiones

Los patrones de sueño han variado a lo largo de la historia de la humanidad; en parte debido a los avances tecnológicos y en parte debido a los cambios culturales.

Hoy, la mirada ha vuelto a posarse sobre las personas, sobre sus necesidades y su bienestar. Ayudar a retomar nuestros hábitos de sueño puede ser una buena inversión para las empresas. Una siesta breve en mitad de la jornada puede hacer maravillas para recuperar la energía y mejorar el ánimo  de los empleados.

FUENTE: FM&WORKPLACES #83