Cómo planificar los espacios de trabajo para seguir operando con eficacia, aun frente a contingencias inesperadas.
Una publicación de Contract Workplaces
La pandemia de COVID-19 ha puesto en evidencia la fragilidad de nuestra forma de vida. Este evento ha cambiado a la sociedad en muchos aspectos y, probablemente, dejará una huella en la forma en que pensamos el futuro frente a riesgos globales tales como una pandemia, capaces de producir inestabilidad y volatilidad a gran escala.
En el mundo actual, globalizado e interconectado, el rápido crecimiento de las redes de telecomunicaciones, transporte, energía, comercio, etc., ha facilitado el progreso de nuestra sociedad, pero también ha dado lugar a riesgos nuevos y sin precedentes.
Un estudio reciente llevado a cabo por varias universidades1 destaca que, debido a su complejidad, las contingencias relacionadas con el funcionamiento de estas redes son no lineales y, por lo tanto, imposibles de predecir. Por increíble que parezca, la supervivencia de nuestro modo de vida se basa en sistemas que no comprendemos del todo y cuyos riesgos asociados no podemos inferir. La salud, el medio ambiente, la seguridad, la energía y la tecnología son algunas de las áreas afectadas, lo que genera una gran preocupación en muchas empresas, industrias y gobiernos.
Esto se suma a que, desde hace más de un siglo, las actividades humanas han comenzado a tener una influencia decisiva sobre el estado actual y futuro del ecosistema natural a nivel planetario. La agricultura, la urbanización, la superpoblación, la industrialización, la depredación de especies, la deforestación, etc., están alterando muchas condiciones y procesos del medio ambiente a un ritmo muy acelerado, generando consecuencias y riesgos muy difíciles de prever.
Lo cierto es que estamos atravesando un punto de inflexión que puede ofrecernos tanto una puerta de entrada hacia nuevas oportunidades como un camino hacia el fracaso. Dependerá de las acciones que tomemos en el presente.
En este sentido, la lección más clara que nos ha dejado la pandemia es que debemos estar preparados para lo imprevisto. Y es en este escenario de alta volatilidad que la Oficina de las Naciones Unidas para la Reducción de Riesgos de Desastre (UNDRR) se ha propuesto brindar apoyo a todas las iniciativas orientadas a reducir estos peligros globales y lograr un desarrollo sostenible.
Para ello, en 2015 se creó el Marco de Sendai para la Reducción del Riesgo de Desastres (2015-2030). Se trata de un instrumento internacional adoptado por los países miembros de la ONU que propone una serie de medidas y acciones tendientes a evitar o reducir los efectos de todo tipo de desastres, así como las amenazas y los riesgos ambientales, tecnológicos y biológicos asociados.
Este proyecto busca aumentar tanto la preparación como la resiliencia de las personas, las empresas, las comunidades y los países a través de intervenciones preventivas en lugar de reactivas. De esta forma no solo se pueden reducir las pérdidas ocasionadas por desastres, sino también evitar nuevos riesgos. Es una responsabilidad en la que todos deberíamos participar como actores interesados y habitantes del planeta.
Dentro del Marco de Sendai las amenazas se definen como eventos altamente perjudiciales derivados de fenómenos naturales o actividades humanas que pueden causar pérdidas de vidas o lesiones, daños materiales, graves perturbaciones sociales y económicas o degradación ambiental.2
Esto significa que existen una cantidad de posibles riesgos globales que pueden tener su origen en la naturaleza (terremotos, erupciones volcánicas, cometas, asteroides, etc.), riesgos de consecuencias no deseadas (pandemias, inteligencia artificial, experimentos de física de alta energía, colapso social, cambio climático, crisis energética, interrupción de las redes de telecomunicaciones, etc.), riesgos de hostilidad (guerra nuclear, terrorismo, biotecnología, gobiernos totalitarios, ataques informáticos, etc.).3
A partir de la crisis sanitaria que nos golpeó en 2020, la resiliencia se ha convertido en un concepto ampliamente discutido, esencial para las empresas que operan en un mundo de alta volatilidad y constantes disrupciones. Se trata de la capacidad de las personas y las organizaciones para afrontar las adversidades, sobreponerse y salir fortalecidas de ellas.
La antifragilidad, por su parte, es un concepto similar, pero sutilmente diferente introducido por Nassim Nicholas Taleb en 20124. Y aquí ya no hablamos de la capacidad para soportar los impactos y permanecer sin cambios, sino de beneficiarse de ellos a través del aprendizaje y la adaptación. La antifragilidad puede ser desarrollada tanto por las personas como por las organizaciones. Aquellas empresas que adquieren esta capacidad pueden soportar mejor los eventos inesperados, lo que les permite sobrevivir a largo plazo.
Algunos de los principios más efectivos para enfrentar con resiliencia las amenazas inesperadas de este contexto volátil incluyen la interconexión, la modularidad, las redundancias, las habilidades de respuesta y la capacidad de adaptación, junto con la diversidad y la flexibilidad. Estos dos últimos factores se encuentran en la base de las mejores estrategias de afrontamiento ya que se refuerzan mutuamente: mientras que la diversidad (de recursos, procedimientos y enfoques) es la base para contar con más opciones, la flexibilidad permite modificar la gestión para adaptarse mejor a cada situación5.
Tal como ha demostrado la pandemia, el escenario de posibles riesgos que afrontamos en la actualidad es global. Lo cual significa que las consecuencias de estos eventos traspasarán los límites geográficos y los sectores propios de cada mercado para afectarnos a nivel planetario. Para actuar con efectividad las empresas deberán considerar la posibilidad de encontrarse con contingencias inesperadas y seguir operando con eficacia.
Esto quiere decir que las organizaciones tendrán que evaluar y planificar sus espacios de trabajo teniendo en cuenta los riesgos potenciales del sitio y la comunidad en que se encuentren, junto con su impacto a corto y largo plazo. Por ejemplo, entre las consideraciones para elegir la ubicación de una oficina hoy también se incluyen factores tales como la exposición a inundaciones, huracanes o incendios forestales6.
Además, hoy es más importante que nunca que los lugares de trabajo estén estratégicamente ubicados, construidos con un objetivo en mente e íntimamente integrados con las estrategias, la cultura y los modelos operativos de cada compañía.
De acuerdo con un informe reciente de la consultora McKinsey7, las empresas ya no deben ver la oficina como un costo, sino como una fuente de ventajas competitivas. Cuando se diseña con el enfoque correcto, el espacio de trabajo puede ayudar a las organizaciones no solo a lidiar con los desafíos que surgen de esta realidad incierta, sino también a lograr sus objetivos corporativos.
Para ello, la oficina deberá contar con una gran dosis de flexibilidad y un equilibrio adecuado entre privacidad y oportunidades para la colaboración; ayudará a atraer y retener a los mejores talentos; estimulará la diversidad en todos sus aspectos; beneficiará los desplazamientos sostenibles y apoyará el bienestar y el compromiso para transformarse en un lugar donde los trabajadores quieren ir a encontrarse con colegas, discutir nuevas ideas y resignificar su trabajo.
Todo esto sin descuidar la eficiencia energética y la redundancia de procesos y tecnología. Cabe recordar que el funcionamiento de nuestra sociedad es altamente dependiente de un flujo constante de energía, de las redes de telecomunicaciones y, sobre todo después de la pandemia, de Internet. Una interrupción en cualquiera de estos recursos puede tener consecuencias muy costosas y comprometer seriamente la continuidad de las empresas.
En definitiva: para construir un espacio de trabajo resiliente, capaz de afrontar los desafíos de la era actual, no hay que perder de vista aquellos elementos que hacen que una organización sea verdaderamente flexible y adaptable: una fuerza laboral comprometida, una cultura y unos valores que apoyen los cambios y la diversidad, y un entorno de operación distribuido junto con una infraestructura tecnológica y energética robusta, que facilite los objetivos organizacionales y sirva de soporte para responder ante cualquier evento inesperado.
Referencias:
1 IZDEBSKI, A. et al. (2022): “Perspectives on Public Policy in Societal-Environmental Crises”.
2 ASAMBLEA GENERAL DE LAS NACIONES UNIDAS (2015): “Marco de Sendai para la Reducción del Riesgo de Desastres 2015-2030”.
3 UNITED NATIONS OFFICE FOR DISASTER RISK REDUCTION (2022): “Global Assessment Report on Disaster Risk Reduction”.
4 TALEB, N. N. (2012): “Antifragile: Things That Gain From Disorder “.
5 IZDEBSKI, A. et al. (2022): “Perspectives on Public Policy in Societal-Environmental Crises”.
6 STEPHENSON, S. G (2021): “Extreme events are forcing corporations to think like insurers”.
7 MCKINSEY & COMPANY (2022): “What matters most? Six priorities for CEOs in turbulent times”.
https://www.undrr.org/es/implementando-el-marco-de-sendai/que-es-el-marco-de-sendai-para-la-reduccion-del-riesgo-de
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