Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales

1. INTRODUCCIÓN
En cumplimiento de las normas de protección de datos y privacidad, mediante el presente documento se adopta la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales con el propósito de proteger la información personal brindada por todos los titulares de los datos que tienen algún tipo de relación con CONTRACT WORKPLACES.

2. OBJETO
La Política de Protección y Tratamiento de datos personales tiene como objeto establecer prácticas, mecanismos y lineamientos para la protección y adecuado tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados y usados por CONTRACT WORKPLACES en desarrollo de su objeto social de acuerdo a la normativa vigente sobre la materia en cada país.

3. ALCANCE
Los principios y disposiciones contenidos en esta política se aplican a cualquier base de datos que se encuentre en custodia de CONTRACT WORKPLACES ya sea en calidad de Responsable o Encargada del Tratamiento

Todos los trabajadores y contratistas de todas las empresas que conforman CONTRACT WORKPLACES se encuentran obligados a conocer y cumplir todas y cada una de las disposiciones contenidas en la presente Política.

4. DEFINICIONES
Con el fin de que los titulares de los datos comprendan los términos que se van a utilizar a lo largo de esta Política, a continuación, se presentan las diferentes definiciones relacionadas con datos personales y privacidad:

Dato personal: Cualquier información concerniente o vinculada a personas naturales determinadas o determinables
Titular del dato personal: Es la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
Base de datos personales: Es el conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por una persona natural o jurídica.
Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad del titular y cuyo uso incorrecto podría generar discriminación. Son considerados datos sensibles entre otros, los datos de salud, los datos de orientación sexual, origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales.
Dato privado: Es el dato que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el titular.
Dato semiprivado: Es aquel que es conocido y de interés no sólo para el titular sino para determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública.
Dato público: El aquel calificado como tal según la Constitución o la ley y que no sea clasificado como privado o semiprivado.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida a los titulares de los datos personales que están siendo tratados por la empresa, en la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicadas, la forma de acceder a la mismas, y las finalidades para las cuales serán usados sus datos personales.
Responsable del tratamiento: Persona natural o persona jurídica de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otros decide sobre el tratamiento de datos personales.
Encargado del tratamiento: Persona natural o persona jurídica, de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Custodio de las bases de datos: Persona natural dentro de la empresa que custodia las bases de datos personales.
Consultas: Solicitud del titular de la información o de las personas autorizadas por este o por la ley, para acceder a la información que reposa sobre el titular en las bases de datos o archivos.
Transmisión: Es la comunicación de los datos personales cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del encargado por cuenta del responsable.
Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Queja o reclamo: Es la manifestación de inconformidad expresada por el titular o su causahabiente que considera que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos.

5. PRINCIPIOS APLICABLES
El tratamiento de los datos de carácter personal se regirá por los siguientes principios:

Principio de legalidad: El tratamiento de los datos personales estará reglado por la leyes de cada país que regulan la materia
Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales debe tener una finalidad legítima la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales solo podrá ser ejercido cuando se cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
Principio de veracidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia: El titular tiene derecho a acceder en cualquier momento y sin restricciones a la información de los datos que le conciernen.
Principio de seguridad: El Responsable y/o Encargado del tratamiento de los datos personales deberá implementar las medidas necesarias para evitar que estos sean adulterados, modificados, consultados, usados, accedidos, eliminados o conocidos por personas no autorizadas o por personas autorizadas de manera fraudulenta.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales están obligadas a tratar la información como confidencial aún cuando la relación contractual o el vínculo entre el titular del dato personal y CONTRACT WORKPLACES haya terminado.
Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales sólo pueden ser tratados por el personal autorizado por CONTRACT WORKPLACES.
Principio de temporalidad o caducidad: El período de conservación de los datos personales tratados por CONTRACT WORKPLACES será el necesario para alcanzar la(s) finalidad(es) para las cuales fueron recolectados.

En cumplimiento de las garantías fundamentales los titulares de los datos personales podrán ejercer los derechos descritos a continuación:

Derecho al acceso a su información personal objeto de tratamiento.
Derecho a la actualización de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho a la rectificación de los personales objeto de tratamiento.
Derecho de oposición a que los datos personales sean objeto del tratamiento o cese del mismo.
Derecho a solicitar la supresión del dato personal.
Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento
Derecho de revocatoria de consentimiento para el tratamiento de los datos personales.
Derecho a presentar quejas y reclamos
Derecho a ser informado por parte del responsable y/o encargado del uso y tratamiento que se le dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.

7. CANALES DE ACCESO
Los titulares de los datos personales podrán ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, oposición, supresión a través de los siguientes canales:

País: Colombia
Nombre: Contract Workplaces Colombia S.A.S
Correo: [email protected]
Teléfono: 7461226

País: Panamá
Nombre: Contract Workplaces Panamá S.A
Correo: [email protected]
Teléfono: 5072009570

Para el resto de los países contactarse con contacto[arroba]contractworkplaces.com

8. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS PERSONALES
La recolección y tratamiento de los datos personales por parte del CONTRACT WORKPLACES tiene como finalidades las siguientes:

1) Usuarios Página web

Contactar al usuario para darle información acerca de los productos que ofrece CONTRACT WORKPLACES.
Contactar al usuario para agendar una cita con un representante de CONTRACT WORKPLACES y prestarle una asesoría personalizada.
Enviar comunicaciones e información sobre los productos y eventos de CONTRACT WORKPLACES cuando el usuario se ha suscrito al newsletter de la compañía o lo ha autorizado por otro medio.
La recolección de información mediante el sistema de cookies y herramientas de analítica que se usará para mejorar la calidad y navegación del sitio web, identificar cuantas personas entran a la página web y a los enlaces de los diferentes productos y servicios que ofrece CONTRACT WORKPLACES para de esta manera identificar las preferencias de usuarios, ver la efectividad de la publicidad, identificar los errores que presenta el sitio web, saber de qué lugares están accediendo los usuarios, saber si el usuario que está accediendo es nuevo o repite visita, proporcionar publicidad basada en intereses, comportamientos de navegación.

De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

2) Niños, niñas y adolescentes

CONTRACT WORKPLACES garantizará que en el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se asegure el respeto de sus derechos fundamentales, y la información solo será utilizada respondiendo a su interés superior, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en las leyes y demás normas que regulen la materia.

Para el tratamiento de los datos de niños, niñas y adolescentes se deberá pedir una autorización previa, expresa e informada sobre el tratamiento de los menores a quien ostente la calidad de representante legal y se deberá tener en cuenta la opinión de los niños, niñas y adolescentes Titulares de los Datos Personales, en consideración a la madurez, autonomía y capacidad. La valoración de los anteriores factores se hará caso por caso.

Asimismo, los datos personales de niños, niñas y adolescentes recolectados por CONTRACT WORKPLACES contarán con niveles de seguridad y acceso restringido que permitan conseguir su protección efectiva.

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes sólo se hará con el fin de realizar registros y afiliaciones de los hijos menores de 18 años de los empleados de la compañía

En caso de que los datos vayan a ser utilizados para otros fines, se solicitará autorización previa, expresa e informada a las personas que estén facultadas para representarlos, en donde se les explicarán los fines para los cuales van a ser utilizados.

9. PROCEDIMIENTO CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS
En desarrollo de la protección de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación, supresión y oposición por parte del Titular de Datos Personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus herederos y representantes legales que acrediten tal circunstancia, CONTRACT WORKPLACES habilita los canales descritos en el numeral VIII de la presente Política. Todas las comunicaciones, consultas, quejas y/o reclamos, deberán cumplir los requisitos y documentos que se presentan a continuación para poder ser resueltas:

a) Descripción clara de la consulta o reclamo.
b) Dirección y datos de contacto del consultante o reclamante.

10. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
CONTRACT WORKPLACES no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, a menos que sea estrictamente necesario. De presentarse dicha situación, no realizará ningún tratamiento sin que exista una autorización previa, informada y expresa del titular de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización

Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas. No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el titular.

El acceso, circulación y tratamiento de datos sensibles será restringido, limitado y con medidas de seguridad rigurosas de acuerdo a lo establecido por la normatividad vigente.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD
CONTRACT WORKPLACES con el fin de cumplir con el principio de seguridad, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Solo podrán acceder a la información dentro de CONTRACT WORKPLACES aquellos equipos o empleados que necesiten conocerla.

12. TRATAMIENTO POR TERCEROS – ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Toda vez que CONTRACT WORKPLACES encargue el tratamiento de una base de datos a un tercero, o permita el acceso de terceros a sus bases de datos para la prestación de algún servicio específico, se deberán tener en cuenta las siguientes especificaciones:

Todo tercero encargado del tratamiento deberá cumplir con los requisitos establecidos en la Ley de protección de datos del respectivo país y restante legislación aplicable.
Todo tratamiento de la Información realizado por un tercero distinto a CONTRACT WORKPLACES deberá estar regulado en un contrato, estableciéndose expresamente que el tratamiento de la Información se realizará siguiendo las instrucciones de CONTRACT WORKPLACES y, que únicamente se tratará la Información para los fines autorizados o establecidos en el contrato, por lo que el encargado no los utilizará con una finalidad distinta, ni los comunicará indebidamente a otras personas.
El contrato deberá estipular las medidas de seguridad que el encargado del tratamiento está obligado a implementar, tales como la devolución o destrucción de la información una vez finalizado el encargo.
El contrato deberá establecer que en caso de incumplimiento el infractor responderá ante el titular y ante las autoridades por todo tratamiento o uso no autorizado de la Información.
Si el encargado del tratamiento necesita subcontratar con terceros para brindar parte de los servicios que se obligó a ofrecer, deberá contar con la autorización previa, expresa y por escrito de CONTRACT WORKPLACES y ésta sólo procederá siempre que el subcontratista asuma las mismas obligaciones que el encargado del tratamiento.
El contrato deberá establecer además obligaciones de confidencialidad respecto a la información a la que accede el encargado del tratamiento, manteniéndose dichas obligaciones en vigor aún después de finalizado el plazo de vigencia del contrato.

13. MODIFICACIÓN Y CAMBIOS
CONTRACT WORKPLACES se reserva el derecho a modificar la presente política de forma unilateral y en cualquier momento, notificaremos a los usuarios dichos cambios, actualizando su contenido en la nuestra página web.

VIGENCIA desde el 1 de junio de 2024