Workplace Trends
Las condiciones y el potencial para el teletrabajo
En el actual contexto de distanciamiento social adoptado como respuesta a la pandemia de COVID-19, el trabajo remoto se ha vuelto un tema de gran actualidad para instituciones, empresas y empleados.
La actual pandemia es solo el ejemplo más reciente de un flagelo que atraviesa todo el planeta y para el cual no estábamos preparados. Está claro que en un mundo signado por la globalización, la forma en la que trabajamos necesita desarrollar una mayor resiliencia. Y aun cuando superemos el coronavirus y regresemos a la oficina (nuestras encuestas indican que solo el 7% de los empleados optarían por seguir trabajando en casa) seguiremos siendo susceptibles a otras pandemias y a otros eventos inesperados o potencialmente catastróficos. Es por esto que la mejor estrategia será incorporar al ADN de nuestras empresas –y también de nuestras instituciones– la capacidad para trabajar de forma distribuida, descentralizada y discontinua cuando sea necesario.
Pero lo primero que se debe hacer es evaluar cuáles son las condiciones que se necesitan para poner en práctica el trabajo remoto. Porque, como muchos han podido experimentar en estos días, implementar el teletrabajo de manera exitosa no se hace de un día para el otro sin ninguna preparación; hace falta considerar una variedad de factores que analizaremos a continuación.
Los tipos de trabajo
No todas las ocupaciones son iguales. Por sus características, algunas son susceptibles de realizarse a distancia y otras no.
De acuerdo con un estudio realizado por la Universidad de La Plata existen una serie de variables para evaluar las posibilidades de hacer trabajo remoto. Por ejemplo, entre las actividades poco compatibles con el teletrabajo se pueden citar: asistir y cuidar a otras personas (personal de la salud, cuidadores), interactuar o trabajar directamente con el público (comercio, hotelería, gastronomía), realizar alguna actividad física tal como operar vehículos (choferes, pilotos), dispositivos o equipos mecanizados (carpinteros, torneros), y el manejo y movimiento manual de objetos (depósitos, construcción), etc.
Por su parte, las actividades pasibles de realizarse de forma remota se encuentran fuertemente vinculadas con la presencia, uso y manipulación de tecnología de la información, lo que en parte explica el alcance que puede llegar a tener el teletrabajo entre el universo de posibles empleos.
La tecnología
Con la llegada de la conectividad ubicua y el surgimiento de nuevos dispositivos cada vez más asequibles, portables y compatibles también crece la oportunidad para que una mayor cantidad de personas pueda adoptar el teletrabajo. Pero a medida que el trabajo migre cada vez más fuera de la oficina, la integridad de las empresas dependerá de la eficiencia y la seguridad de la red corporativa. Contar con la infraestructura tecnológica apropiada garantizará que los recursos sean accesibles de forma remota. Así, los teletrabajadores podrán disponer fácilmente de la información almacenada en La Nube, compartir documentos, realizar videoconferencias, etc.
Sin embargo, extender la red corporativa hacia donde se encuentran los empleados supone algunos riesgos para la seguridad. Es por esto que las empresas deberán adoptar políticas claras sobre aquello que los teletrabajadores pueden y no pueden hacer, a qué recursos están autorizados a acceder y administrar remotamente no solo notebooks, smartphones o PCs, sino toda una nueva generación de dispositivos móviles que han de ser actualizados con las últimas aplicaciones de seguridad.
Gestión y cultura organizacional
El apego a la tradicional gestión jerárquica y de control es uno de los motivos de la lenta difusión del teletrabajo. La gestión directiva junto con la cultura empresarial crean algunas de las barreras que han impedido una mayor aceptación de este estilo de trabajo.
El teletrabajo requiere que la gerencia no se centre tanto en controlar cómo y cuánto tiempo trabajan los empleados sino en su rendimiento. En un entorno de trabajo móvil y remoto el concepto de trabajo se transforma en lo que las personas hacen, no dónde lo hacen.
Este cambio de paradigma requiere adoptar normas, mejores prácticas y formas de evaluar la productividad junto con una estructura más horizontal, orientada a objetivos y basada en la confianza. Una adecuada implementación de las tecnologías de la comunicación y la gestión del cambio también contribuirá a mantener y potenciar los valores de la cultura corporativa.
Seguridad y salud
Las cuestiones relacionadas con la seguridad y la salud de los teletrabajadores, incluso en la modalidad Home Office, son responsabilidad del empleador y es él quien debe llevar a cabo una evaluación del riesgo cualquiera sea el lugar de trabajo.
Para poder llevar a cabo el teletrabajo en casa se requiere que los hogares tengan condiciones tales que incluyan un ambiente seguro y confortable para realizar las tareas. Sin embargo, es difícil evaluar el ambiente laboral en el hogar por lo que el Home Office sigue siendo una zona gris en materia de seguridad y salud.
Espacio físico y hábitos culturales
La adaptación del espacio físico en el hogar es un tema crucial para que los trabajadores puedan realizar sus tareas en un ambiente controlado y libre de interrupciones. Detalles tales como tener una silla y un escritorio ergonómicos o poder contar con la privacidad necesaria para atender una llamada sin que se filtren los sonidos de la casa tienen un gran valor.
Por otra parte, para que el trabajo remoto sea eficiente es importante cambiar ciertos hábitos culturales tales como poder establecer de forma nítida las fronteras entre el trabajo y la vida familiar en el entorno doméstico.
Perfil para los líderes y los trabajadores
Para lograr que el teletrabajo sea una verdadera ventaja los directivos deben proponer a los candidatos para el trabajo remoto sobre la base de ciertas condiciones que deben reunir. Pero tanto los colaboradores como los líderes requerirán nuevas competencias para avanzar en la aplicación del teletrabajo. Estas facilitan el desempeño del trabajador y permiten que pueda organizar sus tareas dentro de las condiciones establecidas junto con el acompañamiento de sus superiores directos.
| Perfil del teletrabajador | Perfil del líder del teletrabajador |
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El potencial del teletrabajo en América Latina
En otra escala, también valoramos cuál es el verdadero potencial que tienen los países de América Latina para el teletrabajo, especialmente en la modalidad de Home Office, un recurso reservado casi exclusivamente para las personas que forman parte del colectivo que impulsa la economía del conocimiento.
Un estudio reciente determinó que, antes de la pandemia, Brasil era el país con más empleados trabajando desde sus casas (12 millones de teletrabajadores) seguido por México (2,6 millones), Argentina (2 millones) y Chile (500 mil). También indicó que solo el 24% de las compañías utiliza el teletrabajo de forma regular, valor que puede llegar al 41% en el caso de las empresas de servicios. Pero en comparación con los países desarrollados, América Latina no cuenta con las condiciones necesarias para adoptar plenamente esta modalidad de trabajo.
¿Cuál es el verdadero potencial que tiene el teletrabajo en la región? De acuerdo con varias investigaciones, la diferencia entre el teletrabajo potencial y el efectivo es muy grande y responde a varios factores:
- En términos del desarrollo de su ecosistema digital, América Latina se encuentra en un nivel intermedio con respecto a otras regiones del mundo. Con un índice de 49,92 (en una escala de 0 a 100), la región está muy lejos del 71,06 de Europa Occidental y el 80,85 de América del Norte, pero supera los índices de Asia y África.
- La digitalización de los hogares muestra una alta heterogeneidad. Aunque existe una conectividad estimada en un 78,78%, las diferencias entre los distintos países y entre las áreas urbana y rural marcan una brecha digital importante en amplios sectores de la población.
- La región se encuentra bastante rezagada con respecto a la velocidad de las conexiones. Chile y Uruguay se encuentran como los mejor posicionados en la conectividad de la red fija y móvil respectivamente, pero bastante lejos de los primeros puestos que ostentan los países con mayor desarrollo.
- La tenencia de computadoras en América Latina alcanza un 44,89%, índice que no sería suficiente para el acceso a la red de todos los trabajadores.
- Los bajos niveles de capacitación de la fuerza laboral en la región suponen un freno para la adopción de nuevas tecnologías. Es preciso mejorar las habilidades y los conocimientos necesarios para que más personas puedan acceder al teletrabajo.
- Un modelo efectivo de trabajo a distancia no solo involucra la tecnología. También implica contar con un marco legal y regulatorio junto con una cultura organizacional que hasta el momento no están plenamente desarrollados y varían entre los distintos países de la región.
Tal como surge de este análisis se concluye que no es realista pensar que el teletrabajo puede llegar a ser la nueva normalidad pos pandemia en la región; todavía hace falta mucho trabajo para elevar los estándares requeridos. Y lo que muchas empresas y empleados también están descubriendo en un contexto impensado hace tan solo unas semanas, es que organizar el trabajo remoto –y el Home Office en particular– no se puede improvisar y no es tan simple como parece.
El desafío será imaginar cómo, cuándo y dónde trabajaremos cuando la pandemia termine.
Espacios colaborativos y vibrantes que potencian la innovación
El diseño conceptual para las nuevas oficinas de Sanofi Perú, se apoyó en tres principios clave: innovación, adaptabilidad y crecimiento. El proyecto de desarrolló en 1.800 m² distribuidos en dos plantas de la Torre Javier Prado de Lima, un edificio que contará con la Certificación LEED Gold, y que se encuentra ubicado sobre una de las avenidas más importantes de San Isidro, el centro financiero de la ciudad.
La farmacéutica francesa está implementado a nivel global un cambio en materia de innovación de procesos y ese enfoque los ha llevado a remodelar sus oficinas bajo la filosofía de “espacios abiertos”, muy parecidos a los que ofrecen los co-work, sin olvidar las áreas “de concentración”. Perú ha sido el tercer país, luego de Francia y Brasil, en incorporar este concepto.
En línea con las necesidades de la compañía, el diseño del layout buscó generar nuevas dinámicas de trabajo para que cada empleado pueda elegir cómo, cuándo y dónde realizar sus tareas diarias, y también favorecer la interacción, la innovación y la productividad.
Para ello se apostó por la eliminación de las oficinas cerradas y la creación de un Open Space con puestos no asignados, que se complementa con distintos espacios de distensión y reuniones informales. Los puestos de trabajo cuentan con divisores bajos de vidrio a fin de no interrumpir las vistas, aprovechar la luz natural y conseguir una integración de todo el equipo. Las salas de reunión cerradas, se ubicaron sobre las medianeras.
El aprovechamiento de las vistas y la luz natural, la inclusión de la vegetación dentro del espacio, y la elección de la materialidad, se inscriben en una búsqueda por incluir el concepto de biofilia en las nuevas oficinas. La paleta elegida se basa en los verdes, azules y grises, los tres colores de la marca, para definir y brindar carácter a las distintas áreas de trabajo.
Para acentuar el espíritu local que se buscó en las nuevas oficinas de Sanofi en Lima, la gráfica que se utilizó en las distintas áreas, se diseñó a partir de una reinterpretación de los motivos utilizados en los tejidos de distintas culturas peruanas utilizando colores vibrantes.
La multiplicidad de espacios de reunión, tanto formal como informal, e incluso la sala de juegos, reafirman la importancia que le da la organización al trabajo colaborativo como una instancia de creación y de intercambio de ideas.
Ficha Técnica:
Cliente: Sanofi
Ubicación del proyecto: Lima, Perú
Superficie: 1800 m2
Año: 2018
Project Manager: Arq. Claudia Malatesta
Diseño: Arq. Saira Salazar – Arq. Gonzalo Salvo
Dirección de Obra: Arq. Milagros García – Arq. Jorge Casanova
Oficinas colaborativas: La integración de los mundos físico y virtual
Conforme va desapareciendo la tradicional imagen del trabajador anclado a su escritorio y rodeado de equipos, empieza a consolidarse una nueva experiencia tecnológica en la oficina impulsada por el almacenamiento en La Nube, la creciente movilidad y los dispositivos inteligentes.
Para facilitar las nuevas formas de trabajo emergentes y apoyar la conectividad en una red cada vez más móvil y distribuida, las organizaciones están solicitando la construcción de oficinas con una amplia gama de tecnologías colaborativas para conectar a los trabajadores a través de la integración tecnológica con el espacio físico para dar lugar a una experiencia integral.
Al igual que las compras por Internet han transformado la experiencia de los consumidores, la irrupción de la tecnología en las oficinas modernas está teniendo un efecto análogo en el diseño de espacios de trabajo. De hecho, muchas de las estrategias centradas en la experiencia del usuario tales como las respuestas en tiempo real, se están transfiriendo al ámbito laboral. Se trata de crear un entorno digital sensible, adaptable, que responda a la presencia de las personas y cuya finalidad es mejorar la experiencia de la gente creando la atmósfera y la funcionalidad deseadas a través de sistemas y servicios inteligentes, personalizados e interconectados.
Así, una serie de dispositivos electrónicos integrados a la arquitectura interior de oficinas se encargan de recoger información en tiempo real. La iluminación, los dispositivos de audio y video, los smartphones, los notebooks, los wearables y los servicios distribuidos cooperan entre sí para crear entornos sensibles y receptivos a la presencia de las personas.
Estas tecnologías, muchas veces integradas al diseño de oficinas, tienen el potencial de mejorar la experiencia laboral permitiendo que los trabajadores se sientan seguros, cómodos y con un mayor control sobre su entorno, y que puedan encontrar los espacios, el apoyo y los compañeros adecuados cuando los necesiten. También juegan un rol importante a la hora de reconocer los ajustes o preferencias personales que se hayan fijado con anterioridad para adaptar el entorno a esas preferencias, el contexto y la agenda personal de cada usuario.
Pero lo fundamental en todos estos desarrollos es que las capas de la experiencia física y digital se entremezclan hasta hacerse indistinguibles, con el foco puesto en optimizar la experiencia laboral en cada uno de los puntos de contacto e interacciones que los trabajadores tienen con la compañía.
Gracias a la proliferación de todo tipo de sensores, a la ubicuidad de las redes inalámbricas y a la explosiva masificación de los smartphones y otros dispositivos inteligentes, hoy es posible interactuar con la infraestructura de los edificios para transformar eventos rutinarios tales como orientarnos dentro de un inmueble o reservar una sala de reuniones en una experiencia mucho más fluida y satisfactoria.
Muchas organizaciones ya están utilizando sensores en sus espacios de trabajo modernos para recopilar grandes datos sobre el rendimiento del edificio y el comportamiento de sus empleados. Luego, esta información se puede analizar con un software especializado lo cual permite evaluar tanto la eficiencia del edificio como la experiencia de uso.
Algunas empresas también han comenzado a utilizar Inteligencia Artificial para analizar los datos ya existentes dentro del edificio. Esto les permite optimizar el diseño de la oficina para personalizar la experiencia de los trabajadores recolectando sus patrones de comportamiento: a qué hora suelen entrar y salir de la oficina, cuáles son sus rutinas diarias, etc. De esta manera, la infraestructura de la Internet de las Cosas presente en el entorno permite personalizar el espacio de trabajo a la medida de las preferencias individuales.
Cómo implementar el teletrabajo en tu empresa de manera efectiva
Con motivo de la cuarentena, gran parte de las compañías en Latinoamérica han debido mantener a su fuerza laboral trabajando desde sus hogares. Esto trajo como consecuencia que aquellas personas que no tenían incorporada esta modalidad en su dinámica habitual de trabajo se hayan visto obligadas a aplicarla imprevistamente y a adaptarse a esta situación de la mejor manera posible.
Al momento de comenzar a considerar el retorno a la oficina se plantean escenarios en los que el teletrabajo será parte de la nueva normalidad. Las empresas, entonces, deben prepararse para apoyar y brindar herramientas a quienes continúen haciendo sus tareas de manera remota, ya sea a tiempo completo o parcial.
En este sentido, es importante entender que no todos los trabajadores cuentan con las condiciones y las habilidades adecuadas para teletrabajar. Se deberá prever que quienes lo hagan se encuentren lo suficientemente preparados como para afrontar los desafíos de trabajar lejos de su ambiente habitual y de sus compañeros, sin que esto afecte su productividad, su motivación y su compromiso con la organización. Por lo tanto, es recomendable evaluar individualmente a cada empleado en las siguientes dimensiones: condiciones físico-ambientales, tecnología, dinámica de trabajo y personalidad. En función de los resultados, se podrá considerar el grado de adaptabilidad que cada individuo tiene para trabajar desde su hogar y se podrá poner en práctica un plan de acción que contemple las necesidades según cada caso.
Condiciones físico-ambientales:
– Proveer el mobiliario ergonómicamente adecuado (silla y escritorio con regulación de altura y componentes ajustables) y los accesorios que permitan al trabajador mantenerse cómodo y evitar la tensión física y las lesiones.
– Proveer elementos para iluminación complementaria, como el suministro de lámparas de escritorio.También hay piezas de mobiliario con una luz led incorporada que regula su intensidad y temperatura en función al ciclo circadiano.
– Dar capacitación y material informativo sobre ergonomía, pausas activas y rutinas saludables además de promover la práctica de actividades físicas y de elongación a través de sesiones virtuales programadas para tal fin.
Tecnología
– Suministrar a cada persona el equipamiento tecnológico y el software necesarios según los requerimientos de su actividad.
– Asegurar una calidad de conectividad adecuada.
– Procurar que los archivos de trabajo estén disponibles siempre en La Nube y puedan ser usados desde cualquier dispositivo o computadora.
– Instruir a los equipos sobre las herramientas disponibles, tanto en hardware como en software, para el trabajo virtual y sus diferentes usos (equipos para videoconferencias, plataformas para reuniones virtuales, calendarios compartidos, transferencia de archivos, sistemas de gestión de tareas, entre otros.).
– Proporcionar asistencia remota permanente.
– Garantizar la seguridad informática y protección de datos personales.
Dinámica de trabajo
– Capacitar a los equipos, y sobre todo a los líderes, a fin de prepararlos para gestionar exitosamente equipos tanto en forma presencial como a distancia.
– Ser claros sobre qué se espera de cada persona y contemplar tiempos razonables y consensuados.
– Ejercitar la confianza en el equipo y promover la autonomía para trabajar con instancias de seguimiento planificadas, evitando el micromanagement.
– Afianzar la comunicación y colaboración entre las diferentes áreas de la empresa para evitar el riesgo de fragmentación y la creación de silos.
– Promover las interacciones periódicas entre los empleados, ya sea dentro del marco laboral, como también de esparcimiento (after office virtual, juegos en línea, etc.). Quienes teletrabajan corren el riesgo de sufrir sensación de aislamiento y pérdida de motivación lo que a su vez puede crear quiebres dentro de los equipos y una caída de la productividad.
– Formar al personal en conceptos relacionados con metodologías ágiles, los cuales se rigen por lo conceptos de flexibilidad, adaptabilidad, rapidez y trabajo en equipo efectivo.
– Establecer lineamientos para las reuniones virtuales de trabajo con reglas claras para todos tales como el cumplimiento puntual de los horarios, objetivos claros para cada reunión y reporte de los avances sobre las distintas tareas en progreso.
Personalidad
– Identificar qué habilidades comunicacionales necesita adquirir o reforzar cada individuo en función a su cargo y responsabilidades.
– Fomentar el desarrollo de los empleados estimulándolos a incorporar nuevas capacidades y a desechar las que ya no son útiles en este contexto.
– Realizar relevamientos periódicos de clima laboral para entender cómo se encuentra cada uno y si tiene algún problema para llevar a cabo sus tareas exitosamente brindando el acompañamiento adecuado para ello.
– Ofrecer asistencia en cuanto a la gestión del tiempo y las prioridades para que no afecte el equilibrio trabajo/vida personal.
– Estar atentos a la salud mental y emocional de quienes trabajan en forma remota. Para ello es importante ofrecer espacios de escucha a cada persona y otorgarle ámbitos en los que se atiendan estos aspectos: por ejemplo, sesiones de meditación, técnicas de respiración o mindfulness como prácticas saludables para aliviar el estrés y la ansiedad, entre otras cosas.
Finalmente, más allá de las políticas que cada empresa pueda implementar de forma individual, lo importante es que las organizaciones se aseguren de que todos y cada uno de sus integrantes puedan desempeñarse en forma cómoda y eficiente, que sigan sintiéndose parte del equipo y que tengan la motivación necesaria para realizar sus tareas, independientemente de dónde estén físicamente ubicados.
Teletrabajo: qué es y qué no es
En las últimas décadas, la irrupción de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) en todas las áreas de la sociedad hizo que buena parte de los trabajadores se convirtiera en una fuerza nómada, independiente de la tiranía del cuándo y dónde trabajar. Una nueva generación se apropió del tiempo y el espacio para mejorar su productividad, el balance entre la vida personal y laboral, la satisfacción profesional y el compromiso con la empresa.
Sin embargo, si bien las TIC han cambiado la forma de trabajar, la adopción del teletrabajo fue mucho más lenta que lo supuesto inicialmente; factores humanos, sociales, organizacionales y de infraestructura han demostrado tener más peso que lo previsto. En los países en los que está más desarrollado, el teletrabajo puede llegar a alcanzar hasta el 30% de los empleos que se pueden realizar a distancia. Pero en la mayor parte de nuestra región, la ausencia de un marco contractual junto con una cultura organizacional y de Management apegados al control y a las jerarquías hicieron del teletrabajo un fenómeno casi marginal. Hasta hoy.
La pandemia de COVID-19, que nos está obligando a hacerle frente a una nueva e impensada realidad, también está acelerando la adopción de estas tendencias del mundo laboral que ya estaban presentes pero que hubieran tardado mucho más tiempo en establecerse. Para poder sostener su operación manteniendo el aislamiento social de distinto grado impuesto a nivel global, la mayor parte de las empresas optaron por algún tipo de teletrabajo para realizar aquellas tareas pasibles de realizarse de manera remota.
Y para saber de qué hablamos cuando hablamos de teletrabajo, cabe aclarar que no se debe reducir el concepto solo al cumplimiento de las tareas desde la casa; el Home Office no es sinónimo de teletrabajo sino solo una de las variantes que puede ofrecer esta modalidad. También es importante señalar que existe teletrabajo solo cuando hay una relación laboral de dependencia, lo cual excluye de esta categoría a la actividad free lance y a los autónomos o cuentapropistas.
El teletrabajo, entonces, se puede definir como el acto de cumplir todas o una parte de las tareas fuera de las instalaciones de la empresa mediante la utilización de las TIC. De acuerdo con esto podemos distinguir distintos tipos de teletrabajo:
- Home Office: el empleado trabaja desde el hogar.
- Oficinas satélite: el empleado trabaja desde otra locación de la empresa.
- Centros de Coworking: el empleado trabaja desde otra locación compartida por más de una organización y/o por freelancers.
- Trabajadores móviles: el empleado trabaja una gran cantidad de horas tanto fuera del hogar como de la oficina. Por ejemplo: cuando está de viaje, haciendo trabajo de campo o en oficinas de terceros (clientes, proveedores, etc.).
En definitiva, el teletrabajo representa una verdadera transformación que va mucho más allá del “horario flexible” y debe ser adoptado como un cambio fundamental en la naturaleza del trabajo, lo cual hará necesaria una actualización tecnológica junto con una profunda reestructuración de la gestión y la cultura de la empresa. Esto significa que tanto las organizaciones como los trabajadores deberán afrontar varios retos: el uso de otros canales de intercambio, la implementación de otras aplicaciones y herramientas, el cambio en la comunicación y el manejo remoto tanto de los equipos de trabajo como de los colaboradores.
Ventajas y desafíos
El teletrabajo representa una valiosa herramienta para hacer frente a diversos tipos de problemas: el cuidado del medio ambiente, la búsqueda de un equilibrio entre el trabajo y la vida personal, el aumento de la flexibilidad y la necesidad de dar una respuesta rápida a las oportunidades que se presentan en la nueva economía global. Adicionalmente, frente a la inesperada pandemia que nos golpea, también surge como una de las opciones para respetar el distanciamiento social sin perder productividad.
Estos son algunos de los beneficios del teletrabajo:
- Mayor productividad. Trabajar de forma remota implica más tiempo de trabajo efectivo. Además, reduce significativamente el ausentismo y la continuidad de la operación no se ve afectada por eventos climáticos, de tránsito o de fuerza mayor.
- Atracción y retención de talentos. Las empresas pueden contratar a la persona más adecuada para el trabajo, independientemente de su ubicación geográfica.
- Reducción de los requerimientos de espacio físico. La reducción de la superficie necesaria es una de las mayores consecuencias de esta modalidad laboral, la cual puede llegar a alcanzar valores de hasta un 40% con el consiguiente ahorro en los costos de alquiler, operación y mantenimiento.
- Ahorro de viáticos. Las empresas pueden evitar gastos innecesarios en viajes utilizando las nuevas tecnologías que permiten realizar videoconferencias en tiempo real.
- Disminución de gastos. Al empleado le permite disminuir no solamente los costos de traslado sino también los de vestimenta, comida, etc., con lo cual aumenta el salario real.
- Mayor flexibilidad. Los teletrabajadores tienen una mayor dosis de flexibilidad en la determinación de sus propios horarios y esquemas de trabajo.
- Menos estrés. Al reducirse el desplazamiento diario desde y hacia la oficina se ahorran muchas horas de viaje que el trabajador puede destinar a las actividades sociales, al aprendizaje y también a la vida privada.
- Sustentabilidad. La reducción de los desplazamientos diarios tiene un impacto positivo sobre el medio ambiente ya que disminuye el tráfico vehicular, la contaminación del aire y el consumo de energía.
- Inclusión. El teletrabajo promueve la inclusión social de mujeres con hijos pequeños, personas con familiares a cargo y discapacitados.
Con respecto a los efectos negativos que puede tener el teletrabajo estas son algunas de las consecuencias que ya se vislumbran por el confinamiento en casa y que será preciso considerar:
- Aislamiento. El teletrabajo puede conducir al aislamiento físico, social y profesional de los colaboradores (1). El aislamiento físico de los empleados que trabajan en un entorno distinto que sus colegas puede dar lugar al aislamiento social, caracterizado por sentimientos de falta de inclusión o conexión con los compañeros y la organización, junto con la percepción de una falta de visibilidad que reduce sus oportunidades de desarrollo profesional.
- Sentido de pertenencia. En un estudio sobre el sentido de pertenencia de los teletrabajadores (2) se encontró que la identificación y el apego a la organización pueden verse erosionados cuando se trabaja a distancia, lo cual compromete la motivación y la productividad de los trabajadores.
- Bienestar. Los resultados iniciales de la primera encuesta del Institute for Employment Studies del Reino Unido que analiza los efectos del Home Working durante la pandemia de COVID-19 muestran un preocupante deterioro de la salud física y mental derivados del aislamiento y la falta de ergonomía.
Lo cierto es que la implantación exitosa del teletrabajo en una organización supone un cambio que afecta muchos aspectos tales como la estructura física, la tecnología, la naturaleza del trabajo, los recursos humanos, la cultura y los valores de la empresa.
Sin embargo, no debería sorprendernos si después de que superemos este aislamiento sanitario forzado más empresas optaran por facilitar esta y otras modalidades de trabajo remoto para ofrecer una mayor flexibilidad a sus empleados de acuerdo con la naturaleza y la dinámica de la tarea que desempeñan (las cifras de nuestra encuesta revelan que el 82% elegiría trabajar con flexibilidad cuando termine la cuarentena).
Para afrontar estas transformaciones puede ser necesario aplicar un plan de gestión del cambio que ayude a asegurar una adopción positiva. También será necesario implementar un plan de comunicación interna orientado a beneficiar la cohesión del plantel y evitar problemas de confianza, falta de responsabilidad o de productividad. Tanto el plan de gestión del cambio como la comunicación interna estarán orientados a consolidar una cultura organizacional que incluya a todos por igual.
La pandemia de COVID-19 que nos impuso el trabajo a distancia también nos enfrenta a un mundo que será distinto en muchos aspectos. Es momento de pensar en los enormes desafíos que nos esperan pero también en las oportunidades; momento de capitalizar esta nueva experiencia y de recapacitar sobre la función de la oficina.
¿Cuáles son los beneficios del teletrabajo?
El teletrabajo ofrece ahorros operativos para la empresa (espacio, energía y transporte), incrementa la productividad al reducir interrupciones y tiempos de traslado, mejora el balance vida–trabajo, impulsa la retención de talento y abre la oportunidad de contratar perfiles en cualquier región sin limitaciones geográficas. Además, favorece la inclusión laboral y reduce el impacto ambiental al disminuir los desplazamientos diarios.
¿Cuáles son los mitos sobre el teletrabajo?
Que se trabaja menos, que no hay control, o que se pierde cultura empresarial. Con una buena gestión, el teletrabajo puede ser incluso más eficiente.
(1) BEAUREGARD, T. A., BASILE, K. A., & CANÓNICO, E. (2019): “Telework: Outcomes and facilitators for employees”. The Cambridge handbook of technology and employee behavior.
(2) BURLEY, & LONG, S. (2015): “Where do I belong? High-intensity teleworkers experience of organizational belonging”. Human Resource Development International.
La materialidad y la tecnología se complementan para una mejor experiencia en el nuevo espacio de BMI en Quito
Situada frente al imponente parque La Carolina –uno de los espacios verdes urbanos más importantes de Ecuador– la sede de BMI Quito cuenta con 1.974 m² distribuidos en dos plantas con amplias vistas en toda su fachada oeste. Rescatar y poner en valor esta ubicación privilegiada, fue uno de los requerimientos que tuvo el cliente a la hora de abordar el proyecto. Con tal objetivo, el diseño realizado por Contract Workplaces, contempla la ubicación de los puestos de trabajo y las áreas de encuentro en el perímetro de la planta; mientras que las salas de reunión, los meeting boxes y los servicios de apoyo se sitúan en la zona central. Los cerramientos vidriados de los despachos privados y las salas de reuniones colaboran para crear una atmósfera diáfana y transparente que permiten traer parte de ese
espacio exterior, al interior de la planta.
Esta nueva distribución, además, logró solucionar algunos de los problemas que surgieron del diagnóstico obtenido en la consultoría de Workplace Strategy, a partir del cual, se identificó que anteriormente las oficinas contaban con una distribución poco equitativa de su superficie, con muy pocos metros cuadrados por persona en las áreas de trabajo, y también con escasez de espacios colaborativos y de encuentro.
La estética sobria que se adoptó en todo el lay out, sumado a la paleta de colores seleccionada, apuntaron a resaltar las áreas más representativas. Los tonos claros de la madera en los espacios abiertos, las texturas de los pisos, los textiles y los detalles de la gráfica aplicada, dialogan entre sí generando un espacio luminoso y de gran armonía.
Como valor agregado, cabe mencionar la incorporación de la mejor tecnología de punta, tanto en la sala de Directorio, como en la oficina de Presidencia. Ambas cuentan con un sistema de videoconferencias nativo de CISCO que permite el manejo de distintos escenarios mediante una botonera de control, pantalla touch e integración con el sistema de iluminación y las cortinas. Mientras que la sala de Directorio dispone de amplificación de audio y micrófono en el techo junto con una pantalla interactiva con soporte móvil, en la oficina de Presidencia el sistema de iluminación y las cortinas están completamente integrados con el cerramiento de vidrio, el cual cuenta con tecnología smart glass. Esto hace posible que el vidrio cambie de modo transparente a modo traslúcido de acuerdo con el escenario seleccionado.
De esta manera, Contract Workplaces ha abarcado de manera integral este proyecto, teniendo en cuenta que el diseño del espacio sea funcional a la dinámica de trabajo, que la materialidad contemple el bienestar de las personas y que la tecnología esté totalmente integrada a la experiencia.
Ficha Técnica:
Cliente: BMI
Ubicación del proyecto: Quito, Ecuador
Superficie: 2201 m2
Año: 2019
Cómo saber si estamos teletrabajando mal
Por Eva Rimbau-Gilabert*
Pasar de un teletrabajo prácticamente inexistente a un teletrabajo a tiempo completo es algo que, en circunstancias normales, se habría planificado cuidadosamente, tanto desde el punto de vista tecnológico como adaptando los modos de organizar y dirigir el trabajo.
Sin embargo, este “teletrabajo de pandemia” que hemos tenido que adoptar no se pudo planificar y no es una forma correcta de teletrabajo. Para empezar, y de modo destacado, las condiciones personales no son las más favorables: el confinamiento con otras personas que reclaman nuestra atención y cuidados, las limitaciones para salir de casa, la incertidumbre por nuestra salud y la de nuestros seres queridos, la preocupación por la continuidad del negocio o de nuestro puesto de trabajo no favorecen la concentración y la productividad. Pero, además, la mayoría cometemos algunos errores que son un buen indicativo de que no estamos teletrabajando adecuadamente. Estos son los principales:
Estar siempre disponible.
Se está generando la idea de que el teletrabajo supone estar siempre disponible y conectado, algo que resulta estresante, improductivo y va en contra del derecho a la desconexión digital. Debe entenderse que el teletrabajo en realidad consiste en dejar que la gente se organice el tiempo como mejor le convenga para que pueda entregar los resultados acordados en un plazo concreto. Las personas con cargo directivo deben olvidarse de intentar saber qué hacen en todo momento sus colaboradores y aprender a darles autonomía dentro de unas referencias claras.
Seguir horarios extensos.
Si nos encontramos trabajando a todas horas, sin descansos e incluso durante el fin de semana, algo estamos haciendo mal. La referencia es trabajar un número de horas que nos permita descansar y realizar otras actividades más allá del trabajo (vida social y familiar, ocio, ejercicio, etc.).
No realizar descansos.
Lo ideal es hacer descansos breves a lo largo del día (cinco minutos cada media hora, quince minutos cada dos horas, una pausa más larga para comer) y moverse para hacer estiramientos que eviten los problemas musculoesqueléticos asociados al trabajo sedentario.
Finalmente, las empresas pueden al menos no aumentar el estrés de la situación con algunas acciones relativamente simples. Entre ellas, mostrar empatía con las situaciones personales —por ejemplo, normalizar que aparezcan niños o mascotas durante las reuniones o que alguien deba dejar momentáneamente una reunión para atender a su bebé. El ejemplo personal de quienes ocupan puestos directivos es fundamental en este aspecto, puesto que sus conductas son la referencia sobre la que el equipo entiende qué se considera aceptable o no. También es necesario facilitar que cada persona establezca sus propios horarios, entendiéndolos de modo flexible y reduciendo la exigencia de sincronía (estar todos trabajando al mismo tiempo) si no es realmente necesaria para las actividades a desarrollar. Finalmente, puede ser útil promover la creación de comunidades, canales o grupos en los que la gente comparta ideas, sugerencias y experiencias para hacerse la vida más fácil.
*Eva Rimbau-Gilabert es profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta
de Catalunya (UOC) y oradora de Worktech LATAM 2019
El rol del Facility Manager
Existen varias definiciones de Facility Management, pero tal vez la más acertada es aquella que lo caracteriza como “una profesión que comprende múltiples disciplinas y cuyo objetivo consiste en garantizar la funcionalidad del entorno construido mediante la integración de las personas, los espacios, los procesos y la tecnología para crear un lugar de trabajo seguro, saludable y productivo, permitiendo que las empresas se centren en su negocio principal”.
Si bien, es una disciplina relativamente joven, durante los últimos años ha tomado una importancia cada vez mayor en Latinoamérica, a partir de su introducción por las grandes corporaciones y de la difusión de las ventajas que representa este modelo. Muchas compañías han comprendido que un gerenciamiento eficaz de sus activos resulta tan importante como la producción, el Marketing o las finanzas. Por eso, una gestión efectiva de Facility Management debe estar completamente alineada con los objetivos y valores de la organización, ya que cada decisión comercial tiene un impacto directo en los activos y las necesidades de la compañía: el FM será el profesional encargado de facilitar la cantidad y la ubicación de los espacios y recursos necesarios para apoyar consistentemente la estrategia comercial y operacional, teniendo en cuenta la visión de la empresa. Y esta sinergia conduce a un círculo virtuoso: ayuda a aumentar la productividad, la satisfacción y el bienestar de los empleados, lo que a su vez produce mejores resultados financieros y aumenta la atracción y retención de talentos.
A su vez, los profesionales del FM también ayudan a mantener la imagen de la organización y sus intervenciones influyen directamente sobre la percepción de clientes y empleados. En este sentido, el equipo de FM se transforma en un gran aliado para el departamento de Recursos Humanos, ya que hoy los trabajadores valoran notablemente la calidad ambiental del espacio de trabajo, el mantenimiento, la limpieza y los servicios que se brindan (cafetería, bebidas, gimnasio), etc.
Es importante señalar que un Facility Manager, tanto interno como externo, puede tener un rol muy proactivo a la hora de proponer soluciones y anticipar potenciales problemas a fin de evitar interrupciones o disfunciones en las operaciones de la empresa. Esto solo se puede llevar a cabo, siempre y cuando el FM conozca en profundidad a la compañía y sepa cuáles son sus necesidades particulares
Se debería agregar también que, en muchas compañías, también es responsable de la planificación y la respuesta en cuanto al manejo del espacio ante una crisis, ya se trate de desastres naturales, riesgos tecnológicos o peligros biológicos. Por lo tanto, hoy, frente a la emergencia provocada por la pandemia de COVID-19, la figura del FM cobra más relevancia que nunca. Estos profesionales que día a día cumplen una labor fundamental para llevar adelante los objetivos de la empresa, serán ahora los encargados de afrontar la inmensa tarea de hacer que las oficinas sean un lugar seguro. Porque dentro de este contexto tan particular que golpea a todos los países de la región con mayor o menor intensidad, algunos aspectos de la vida en la oficina se han vuelto de vital importancia: la limpieza, la seguridad, el distanciamiento social y los nuevos protocolos, entre otras cosas. Así, la gestión del FM se convertirá en una función esencial y estratégica más que en una actividad de apoyo para planificar, coordinar y ejecutar un sinfín de tareas.
Ante la nueva realidad, la figura del FM tiene más importancia que nunca y debe ser entendida como una inversión de valor y no como un gasto o como un beneficio del que pocas empresas pueden disfrutar. Ya sea con una figura interna de Facility Management y/o con el apoyo de una empresa especializada, cuando las compañías delegan estas tareas en un experto pueden focalizarse en el core de su negocio.
Futuro Flexible
En el contexto actual, muchas empresas han comenzado a preocuparse por el escenario post pandemia y a evaluar cómo será la vuelta al trabajo en términos de ocupación del espacio, protocolos de sanidad y forma de trabajar. Pero también están poniendo el foco en adoptar estrategias que les permitan estar preparadas para adaptarse rápidamente a cualquier cambio imprevisto. Es muy probable que en los próximos años debamos afrontar eventos inesperados (otras pandemias, cambios climáticos extremos, inestabilidad social, etc.) que exijan una respuesta ágil y eficiente.
Después de pasar por un confinamiento preventivo que ha sido desde moderado a muy estricto según la región, y de experimentar el trabajo remoto como la única opción para mantener la operación de las empresas, los trabajadores empiezan a sentir las consecuencias: sensación de aislamiento, falta de motivación, estrés, problemas musculoesqueléticos, etc.
Por eso no es de extrañar que, al ser consultados sobre cómo preferirían trabajar una vez superada la pandemia, el 82% de los trabajadores elija hacerlo con flexibilidad para optar por el lugar que le resulte más conveniente según la ocasión (desde la casa, en la oficina, en espacios de Coworking, etc.). El trabajo flexible aparece en el horizonte de las posibilidades como la opción más apropiada para los tiempos que vienen.
Pero los arreglos de trabajo flexible ya estaban avanzando antes de que llegara el COVID-19 impulsados por el desarrollo explosivo de las tecnologías móviles, la gran penetración de Internet, el auge de las redes sociales y el surgimiento de una generación de nativos digitales dispuestos a abrazar una nueva forma de consumir basada en el uso compartido más que en la propiedad: el consumo colaborativo.
Compañías tales como Spotify, Netflix, Airbnb o Uber se transformaron en los buques insignia de esta nueva era. Construidas sobre las tecnologías de la información para transformar la realidad del mundo físico en digital a demanda de los consumidores, no necesitan un plantel extenso ni grandes instalaciones para operar, y en lugar de poseer activos físicos aprovechan la ubicuidad de la información y los recursos externos para alcanzar sus objetivos. Para adaptarse a esta nueva realidad, una parte cada vez mayor de la fuerza laboral se ha reconvertido para transformarse en trabajadores flexibles o “Gigs”, los que antes solían llamarse empleados a tiempo parcial, freelancers o consultores.
Como no podía ser de otra forma, esta tendencia nació en Silicon Valley, la meca de las startups, donde descubrieron que no era necesario contar con un plantel fijo; una hueste de trabajadores independientes provista con un dispositivo móvil y una conexión a Internet podía asumir desde proyectos completos hasta pequeñas tareas de emprendimientos complejos en función del flujo de trabajo. Este fue el comienzo de la “Gig Economía”.
Las nuevas generaciones se adaptaron rápidamente a esta modalidad. Tanto es así, que muchas aplicaciones, plataformas y herramientas digitales colaborativas que han surgido en los últimos tiempos responden, tanto a la creciente necesidad de las empresas de trabajadores altamente calificados, como a la demanda de más alternativas de empleo flexible por parte de estos nuevos trabajadores.
Talento ágil, flexible y a demanda
El trabajo flexible se puede definir como un tipo de acuerdo de trabajo que brinda un grado de flexibilidad tal que permite a los empleados decidir cuánto tiempo, dónde, cuándo y en qué horario van a trabajar. Y aunque en términos generales podemos hablar de acuerdos de trabajo flexible cuando estos se desvían del patrón estándar, existen algunas tipologías más habituales y reconocidas que se describen a continuación:
| TIPOLOGÍAS DE TRABAJO FLEXIBLE | |
| TRABAJO A TIEMPO PARCIAL | Cuando se contrata al empleado para que trabaje menos horas que el tiempo completo. |
| TRABAJO A PLAZO | Es un acuerdo para trabajar un número particular de semanas por año, ya sea a tiempo completo o parcial. |
| TRABAJO COMPARTIDO | Cuando dos (u ocasionalmente más) personas comparten la responsabilidad de un solo trabajo. |
| FLEXITIME | Permite a los empleados elegir, dentro de ciertos límites establecidos, cuándo comenzar y finalizar el trabajo. |
| HORARIO COMPRIMIDO | Permite a un empleado trabajar la semana laboral de 35-40 horas en menos cantidad de días. Por ejemplo: cuatro días de 10 horas. |
| HORAS ANUALES | El número total de horas que se trabajarán durante el año es fijo, pero puede variar la duración de horas trabajadas por día y por semana. |
| HOME OFFICE | Los empleados trabajan desde la casa. |
| TRABAJO MÓVIL | Los empleados trabajan toda o parte de la semana fuera de la empresa. |
| CONTRATOS DE CERO HORAS | El colaborador no tiene garantía de un número mínimo de horas de trabajo; puede ser llamado cuando sea necesario y pagado solo por las horas que trabaja. |
| TRABAJO POR RESULTADOS | No hay horas fijas, solo un objetivo que se debe cumplir. |
BEATSON, M. (2019): “Megatrends: Flexible Working”. CIPD.
Este tipo de prácticas ofrecen ventajas tanto para la organización como para los trabajadores.
Por un lado, las empresas pueden alinear mejor la cantidad de personal utilizado con la demanda de trabajo y contar con una fuerza laboral más competente, motivada y comprometida, al mismo tiempo que disminuyen las ausencias por enfermedad y aumentan la productividad y la inclusión. De esta forma, las organizaciones se vuelven más ágiles y aumentan sus posibilidades de ofrecer respuestas rápidas y eficientes frente al cambio.
Por el otro, este tipo de arreglo les permite a los trabajadores mejorar el balance entre las exigencias del trabajo y otros aspectos de su vida, reducir el estrés y los tiempos de viaje, tener mayor control sobre los plazos y la presión asociados al trabajo.
Pero el trabajo flexible también crea desafíos que es necesario abordar con seriedad. Los trabajadores pueden enfrentarse al aislamiento, al riesgo de no poder desconectarse y establecer un límite claro entre el trabajo y la vida personal, a la precarización laboral debido a la ausencia de un adecuado marco regulatorio, a la falta de beneficios sociales (vacaciones pagas, licencia por enfermedad), etc.
Es por esto que el trabajo flexible puede ser una buena alternativa siempre y cuando todos los actores lleguen a un acuerdo mutuamente beneficioso en cuanto a las expectativas y las reglas establecidas. También implica fomentar una cultura organizacional que reconozca y recompense la productividad y el rendimiento en lugar del presentismo, y promover la transparencia en todos los niveles, para que los empleados puedan establecer aquellas pautas que les permitan priorizar tanto su trabajo, como su bienestar.
Hoy en día, afirma el ensayista e investigador libanés, Nassim Taleb: “vivir en nuestro planeta requiere muchísima más imaginación que la que nos permite nuestra propia naturaleza (…) Y a pesar de todo nuestro progreso y crecimiento, el futuro será cada vez menos predecible”.
Es por esto que en los tiempos que vienen, de transformaciones imprevistas y exponenciales, será necesario abrazar el cambio, ser ágil, reconvertirse y utilizar los recursos de formas más innovadoras y eficientes. Sin duda, el futuro será flexible.
El retorno seguro a la oficina
Si bien sabemos que este contexto de pandemia es pasajero, estamos seguros de que trajo consigo muchos cambios que han llegado para quedarse.
A nivel laboral, se abren nuevos paradigmas, tanto en las dinámicas como en los espacios de trabajo. Sin embargo, el primer foco de atención de las compañías está puesto en el retorno seguro a los lugares de trabajo, en cuidar a sus trabajadores y en mantener el funcionamiento sus operaciones. Con este objetivo, elaboramos una serie de recomendaciones a tener en cuenta para el momento de regreso a las actividades:
PROTOCOLOS Y SEGURIDAD
- Establecer protocolos de seguridad, de limpieza, gestión de residuos, mantenimiento y sanitización de superficies. Capacitar al personal sobre los mismos.
- Generar protocolos de acceso en los edificios y oficinas, incluyendo sistemas de medición de temperatura corporal de quienes ingresan.
- Proveer a los colaboradores y a los visitantes del material de protección personal apropiado (máscaras, guantes, etc.).
- Disponer dispensadores de alcohol en gel con sensor de movimiento en distintos puntos del edificio y oficinas.
DISTANCIAMIENTO Y PRECAUCIONES
- Fijar marcas en el piso para un distanciamiento seguro en las áreas de espera y definir sentidos de circulación unidireccionales mediante marcas colocadas en el suelo.
- Separar las áreas de envío y recepción de correspondencia o paquetería de la población en general. Desinfectar el exterior los embalajes del material recibido.
- Administrar el uso de ascensores: límites de pasajeros; adhesivos de piso para establecer zonas de distanciamiento; garantizar la limpieza continua de superficies de alto contacto como paneles de elevadores, botones, barandas.
- Retirar el material promocional, superficies de apoyo y asientos en la zona de recepción.
- Implementar tecnología “touchless” (aperturas automáticas de puertas, griferías con sensores, pedales y sistemas de apertura con el antebrazo, detectores de movimiento, activación por voz a través de dispositivos).
- Monitorear la calidad del aire interior mediante el uso de filtros especiales y purificadores. Fomentar la ventilación natural.
ÁREAS DE TRABAJO
- Reemplazar superficies del mobiliario por materiales antimicrobianos y no porosos.
- Evitar los puestos enfrentados y dejar más espacio entre escritorios: entre cada persona deberá haber de 1,50 a 2 metros de distancia en diagonal o a 90°.
- Agregar entre puestos paneles de privacidad con altura ajustable o mamparas acrílicas, así como en la zona de recepción.
- Reducir la capacidad de salas de reunión y transformar espacios como phone booths y think tank en posiciones asignadas.
- Quitar teclados y ratones compartidos y distribuir periféricos personales.
Es importante que estas acciones se realicen con anticipación, de manera ordenada y sobre todo se comuniquen correctamente a todos los colaboradores. Si necesitas orientación o recomendaciones a medida, contáctate con nuestro equipo. Es parte de nuestro compromiso continuo ayudar a nuestros clientes a prepararse para lo que viene.
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