El dilema de la presencialidad

En los últimos años, producto de los profundos cambios que se vienen produciendo como resultado de la globalización, el desarrollo de las tecnologías móviles, la gran penetración de Internet, el auge de las redes sociales y el surgimiento de una generación de nativos digitales, ya se habían comenzado a instalar algunos arreglos de trabajo flexible marcando un rumbo de transformación en el mundo del trabajo.

No obstante, la adopción de estas nuevas modalidades fue mucho más lenta que lo supuesto inicialmente; factores humanos y sociales, junto con una cultura organizacional y de Management apegadas al control y las jerarquías, hicieron del trabajo flexible un fenómeno con distintos grados de aceptación que solo parecía reservado a las empresas de tecnología.

A principios de 2013, Marissa Mayer, en ese entonces CEO de Yahoo!, llamó a todo el personal con arreglos de trabajo flexible a concurrir nuevamente a la oficina. A esta iniciativa le siguieron las de otras compañías líderes tales como Hewlett Packard y Best Buy. Unos años después, incluso IBM, empresa pionera del teletrabajo desde el año 1980, llamó a los empleados de vuelta a la oficina. Los modelos que hasta hacía poco se vislumbraban como ideales empezaron a ser percibidos como los responsables del descenso de la productividad y la innovación.

Así estábamos en 2020 cuando llegó la pandemia de COVID-19 y nos forzó a un experimento global de Home Office que cambió todas las fichas del tablero. Hoy, después de más de un año trabajando desde casa, muchas compañías han decidido continuar con el trabajo flexible, al menos parcialmente, mientras que otras esperan volver al trabajo presencial.

Pero, dado que la experiencia durante la pandemia ha dejado un amplio consenso sobre la efectividad del teletrabajo, que puede ser tan productivo como el presencial, tanto organizaciones como empleados se cuestionan el valor que tendría regresar a la oficina. ¿El Home Office puede ser una estrategia a largo plazo para la productividad o deberíamos volver al trabajo presencial? ¿El espacio físico, por sí solo, es suficiente para impulsar la colaboración y la innovación? ¿Cuáles son las ventajas del trabajo flexible para las personas y las organizaciones?

Las aguas están divididas, pero lo cierto es que se acerca el momento de pensar en nuevas estrategias a mediano y largo plazo. Analizaremos dónde nos deja este movimiento pendular entre la oficina y el teletrabajo que, a lo largo del tiempo, ha señalado a uno u otro como salvador o responsable de todos los males. Un debate que en estas épocas de pandemia e imprevisibilidad, se vuelve más importante que nunca.

¿Presencial o remoto?

La pandemia ha hecho que trabajar desde casa sea una necesidad y muchas organizaciones se han movido en esa dirección a gran velocidad. Incluso, con los confinamientos ya casi desaparecidos gracias al avance de la vacunación, el 43% de las empresas dice que espera que la proporción de empleados que trabajan desde casa aumente en los próximos años¹. Entre las compañías de software, finanzas y medios, el 75% de las personas cree que el trabajo remoto es altamente productivo. Sin embargo, hay otras organizaciones que prefieren las interacciones en persona y resisten las modalidades de trabajo flexible.

A continuación examinaremos los aspectos más relevantes de ambos modelos:

→ Productividad. Muchas empresas desconfían del teletrabajo por temor a la pérdida de productividad. Les preocupa que si los empleados trabajan desde otros lugares la oficina estará siempre vacía sin nadie trabajando.

Sin embargo, la realidad parece ser bastante distinta. Algunos sondeos revelan que los empleados remotos son un 19,4% más productivos que los que concurren a la oficina²: trabajan 1,4 días más al mes (lo que se traduce en casi 17 días laborales adicionales al año) y se toman menos licencias por enfermedad¹. Esto significa que trabajar de forma remota implica más tiempo de trabajo efectivo, reducción del ausentismo y continuidad de la operación frente a eventos climáticos, de tránsito o de fuerza mayor, tal como la pandemia.

En la oficina, por otra parte, el ruido, las distracciones, las interrupciones constantes y la falta de privacidad suelen atentar contra la productividad. Algunos estudios sugieren que cuando los trabajadores se distraen o son interrumpidos constantemente, desarrollan un modo de trabajo más rápido para compensar el tiempo perdido. Pero, trabajar de esta forma tiene un costo: la gente experimenta más estrés y una mayor carga de trabajo, frustración y presión de tiempo y esfuerzo³ Esto tiene consecuencias negativas tanto sobre el bienestar personal como sobre la calidad del trabajo y la productividad.

→ Colaboración. Si bien reunir a los empleados en el mismo lugar puede aumentar la colaboración, se requiere más que eso para estimular la innovación y la creatividad. El entorno construido refleja la organización del trabajo y las formas posibles de interacción en la empresa. Algunas investigaciones, por ejemplo, sostienen que la proximidad física aumenta la probabilidad de colaboración y el intercambio de ideas que surge en las charlas de pasillo, en la cafetería o en reuniones improvisadas⁴.

No cabe duda de que aspectos tales como la consolidación de las relaciones sociales y la colaboración se realizan mucho mejor en persona. Por eso es importante que los equipos remotos también se reúnan cara a cara de vez en cuando para consolidar las relaciones y los contactos personales.

→ Control y autonomía. Uno de los mayores beneficios percibidos por los teletrabajadores es la flexibilidad para determinar sus propios horarios y esquemas de trabajo.

Pero, para aquellos que trabajan de manera presencial, el control y la autonomía pasarán más por la posibilidad de elegir dónde y cómo trabajar en la oficina a lo largo del día. Para esto, los lugares de trabajo deben ofrecer una variedad de espacios a fin de que los empleados cuenten con distintas opciones: salas de estar, bibliotecas, espacio para el trabajo de concentración, zonas de reunión informales, áreas de descanso, etc.

→ Bienestar. En la oficina, las intervenciones para mejorar el bienestar de los colaboradores consisten en optimizar el confort acústico y térmico, la calidad del aire interior, la ergonomía, la iluminación, la alimentación saludable, la promoción de la actividad física, etc⁵. Una experiencia positiva aumenta la satisfacción, la productividad y el compromiso de los trabajadores.

Por su parte, el espacio físico para trabajar en el hogar en un ambiente seguro, con equipamiento ergonómico y libre de interrupciones no siempre es posible. Como contrapartida, al reducirse el desplazamiento diario desde y hacia la oficina, los teletrabajadores tienen menos estrés y se ahorran muchas horas de viaje que pueden destinar a otras actividades.

Sin embargo, uno de los grandes riesgos que presenta el trabajo remoto están relacionados con la salud mental. Muchos empleados que trabajan desde casa luchan con la soledad, la falta de sentido de pertenencia, y las dificultades para desconectarse y separar el trabajo del ocio y la vida familiar².

→ Cultura. La oficina es, sin duda, el lugar de la cultura; el espacio donde la gente se encuentra, crea lazos sociales, aprende y colabora.

Dado que la cultura es el aglutinante que une a todos los integrantes de la organización, un requisito fundamental será proporcionar la tecnología y las herramientas adecuadas para que los teletrabajadores puedan mantenerse siempre en contacto para mantener el sentido de comunidad.

Buscando el equilibrio

En el futuro, las empresas deberán reconsiderar la forma en la que van a operar ya que, para la mayor parte de los colaboradores, trabajar de forma remota o desde casa era algo ocasional antes del COVID-19. Hoy, después de más de un año de Home Office, descubren que, junto con los beneficios (la posibilidad de elegir cómo, cuándo y dónde trabajar, evitar los traslados, etc.) hay que convivir con detalles tales como no tener una silla ergonómica ni poder cerrar una puerta; sin mencionar la falta de contacto cara a cara con los colaboradores.

Lo cierto es que, dado que ambos modelos presentan puntos fuertes y debilidades, una elección binaria entre el trabajo flexible o la presencialidad probablemente no se adapte al complejo escenario pospandemia. En su lugar, será preciso desarrollar un conjunto de opciones flexibles, un ecosistema de trabajo resiliente con modalidades múltiples que ayude a las personas y a las empresas a atravesar un futuro incierto en el que la probabilidad de eventos imprevisibles puedan comprometer la continuidad de la operación.

Referencias:

1 COGNIZANT (2021): “Remotopia – the Future of WFH”.

2 LEESMAN (2020): “Better workplaces: home vs office”.

3 MARK, D. et al. (2008): “The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress”. Conference on Human Factors in Computing Systems – Proceedings.

4 KRAUT, R. et al. (2002): “Understanding Effects of Proximity on Collaboration: Implications for Technologies to Support Remote Collaborative Work“.

5 TIMM, S. et al. (2018): “Designing for Health: How the Physical Environment Plays a Role in Workplace Wellness”. American Journal of Health Promotion.