Cuando el futuro es incierto, el diseño puede evitar que la infraestructura quede atada a una solución única.
Una publicación de Contract Workplaces
Tradicionalmente, las organizaciones han gestionado sus activos inmobiliarios sobre la base de cierta estabilidad: contratos de alquiler a largo plazo, puestos de trabajo fijos y una planificación de las necesidades espaciales basada en proyecciones lineales de crecimiento. Sin embargo, el contexto actual está marcado por una creciente incertidumbre económica, tecnológica y organizacional que dificulta anticipar cómo serán las necesidades de las empresas en el mediano y largo plazo.
Frente a un escenario de tanta volatilidad, una estrategia inteligente de workplace puede dotar a la oficina de la capacidad necesaria para adaptarse a nuevas formas de trabajo, incorporar otras dinámicas y responder a sucesivos cambios organizacionales sin quedar atada a una única configuración.
En un contexto en el que los mercados y las necesidades de las empresas cambian cada vez con mayor rapidez, diseñar espacios que puedan mutar sin necesidad de incurrir en obras de construcción costosas y lentas puede convertirse en una excelente estrategia de gestión del activo inmobiliario.
De cara a este panorama, el desafío principal de las organizaciones no radica únicamente en adaptarse al cambio, sino en la necesidad de tomar decisiones sobre los activos inmobiliarios frente a transformaciones cuyo alcance y consecuencias todavía se desconocen.
La inteligencia artificial (IA) es el ejemplo más contundente de este fenómeno. A diferencia de las tecnologías previas, la IA tiene el potencial de modificar la cantidad de personal, la naturaleza de las tareas y la estructura de los equipos, replanteando las relaciones espaciales dentro del entorno de trabajo. Ante la imposibilidad de tener certezas, el diseño puede actuar como un amortiguador que permita a la empresa seguir operando sin disrupciones y aportando valor estratégico todos los días.
A pesar de que existe una clara conciencia de que la IA reconfigurará las dinámicas corporativas y la gestión del portfolio de Real Estate, el mercado revela una brecha entre la percepción del impacto tecnológico y la preparación real de las empresas para asimilarlo. Prueba de esto es que más del 78% de los líderes anticipan que la adopción de la IA impulsará cambios significativos en sus estrategias inmobiliarias, pero solo el 31% está preparando sus espacios de trabajo para la colaboración entre humanos y sistemas inteligentes. Únicamente un 15% ha realizado alguna adecuación frente a la adopción de estas tecnologías dentro de su cartera inmobiliaria1.
En América Latina, la incertidumbre sobre el impacto de la IA en los espacios de trabajo encabeza la lista de riesgos percibidos, registrando un 49% de preocupación regional en comparación con un 40% a nivel global. Este temor supera incluso la volatilidad económica o las presiones presupuestarias tradicionales2. Las empresas se encuentran en una suerte de espera, retrasando transformaciones estructurales profundas en sus oficinas hasta tener mayor claridad sobre las decisiones de implantación de IA de sus corporaciones.
Esto significa que las estrategias inmobiliarias ya no pueden estructurarse sobre suposiciones estáticas de personal. Ante la alta variabilidad en la planificación de equipos y ubicaciones geográficas generada por la adopción de la IA, las empresas deben diseñar y mantener portfolios altamente adaptables.
Cuando el futuro de la demanda espacial es incierto, el diseño puede convertirse en una herramienta para gestionar el riesgo del activo, evitando que la infraestructura quede atada a una única solución rígida.
La incertidumbre no produce una única respuesta de configuración espacial: una organización puede necesitar menos puestos individuales y, simultáneamente, más espacios de colaboración, aprendizaje, innovación o interacción. Otras pueden precisar ambientes especializados o experimentar incrementos acelerados de personal. Se trata de darle margen al espacio de trabajo para evolucionar sin que cada cambio implique empezar de cero.
Debido a que la disrupción tecnológica puede generar efectos contrapuestos en el terreno laboral – automatizando tareas rutinarias mientras surgen nuevas funciones en gestión de datos, ciberseguridad u otras áreas impredecibles– existe un riesgo real de desajuste. Esto puede provocar que las empresas terminen ocupando oficinas con la distribución o el tamaño incorrectos para sus necesidades futuras.
Por lo tanto, si no es posible determinar con precisión cómo funcionará la organización en el mediano y largo plazo, carece de sentido diseñar para una configuración fija. El desafío consiste en imaginar espacios capaces de admitir diferentes escenarios de uso, distintas disposiciones y nuevas formas de organización sin perder calidad ni funcionalidad.
En lugar de intentar predecir el tamaño exacto que tendrán los equipos, el diseño debe dotar al espacio de trabajo de adaptabilidad intrínseca. Esto se puede lograr con más áreas multipropósito y reconfigurables, apoyadas por mobiliario móvil, paneles divisorios modulares y tecnología flexible que los propios usuarios puedan adaptar en tiempo real para el trabajo individual o colectivo. Así, las relaciones de proximidad también pueden modificarse y el espacio se adecua al uso diario sin necesidad de obras costosas.
Una planificación adaptativa hace que la eficiencia del espacio ya no dependa exclusivamente de las certezas del negocio. Así, la oficina se convierte en un activo dinámico que crece, se reduce o cambia de configuración según las necesidades de la empresa.
El enfoque tradicional y estático que asignaba un escritorio por empleado resulta ineficaz y costoso en entornos de alta incertidumbre y esquemas híbridos. La oficina puede romper con la rigidez de los puestos fijos adoptando un sistema de hot desking con sistema de reserva, el cual ya se ha consolidado como una práctica estándar.
De acuerdo con un reciente estudio de mercado3, muchas empresas también están reduciendo el espacio de enfoque individual al 35% de la superficie total (frente al 56% que ocupaba en 2021) y ampliando las zonas de servicios y esparcimiento a fin de promover la colaboración presencial y el aprendizaje informal. Los espacios colaborativos de interacción social se estabilizaron en torno al 20% de la superficie, estructurados en tipologías híbridas y salas de tamaño reducido y reconfigurable que se adaptan con facilidad a las nuevas dinámicas de trabajo.
La estrategia de reducir los escritorios fijos a favor de un sistema de puestos no asignados, al mismo tiempo que se sustituyen las oficinas privadas o salas grandes infrautilizadas por espacios o salas de tamaño más reducido, hace posible optimizar la capacidad real de la superficie disponible. De esta manera, las organizaciones pueden absorber la fluctuación de personal y adaptar los estilos de trabajo con la misma cantidad de metros cuadrados.
En cuanto a los espacios de soporte operativo, están experimentando un incremento en apariencia contradictorio con la digitalización. Esto se explica por la necesidad de albergar infraestructura tecnológica avanzada de TI, servidores de procesamiento local, sistemas de seguridad de datos, espacios de almacenamiento flexible para eventos corporativos y otras áreas de servicios.
Dado que la oficina se está convirtiendo en un destino, no solo para trabajar, sino también para brindar una experiencia más enriquecedora, las zonas de amenities se están consolidando en torno al 23% del espacio total disponible. Diseñados bajo estándares de hospitalidad, los servicios que ahorran tiempo y brindan comodidad diaria a los colaboradores, como cafeterías y comedores, son los preferidos por el personal.
De acuerdo con el citado estudio, esta distribución real de planta (35% destinado al trabajo individual, 19% a la colaboración, 24% a soporte y 22% a amenities) se encuentra muy cerca del modelo ideal basado en actividades. De hecho, el 47% de los encuestados cree que este modelo es el que mejor representa el futuro de las oficinas.
Diseñar bajo incertidumbre significa dejar de construir oficinas para un futuro que dejó de ser predecible y comenzar a proyectar espacios capaces de evolucionar con la organización.
En una era definida por la velocidad del cambio y la disrupción constante, la adaptabilidad espacial es una condición estratégica del activo: permite ampliar, reconfigurar o absorber equipos sin recurrir a reformas costosas ni a mudar la operación.
Así, el diseño del espacio de trabajo puede convertirse en un aliado del Real Estate: no porque pretenda anticipar cómo será la organización en el futuro, sino porque prepara al activo para responder eficientemente cuando ese futuro cambie. La verdadera adaptabilidad evita que una decisión tomada hoy limite las posibilidades operativas del mañana.
Referencias:
1 OLP, A. (2026): “AI redesigns jobs, not cuts them: JLL study reveals business leaders expect workforce growth ahead”. JLL
2 JLL (2026): “Future of Work 2026: Latin America Regional Report”.
3 CBRE (2026): “Beyond the Desk: How to Design Offices That Draw Employees In”.
CBRE (2026): “2026 Americas Office Occupier Sentiment Survey: From Retreat to Rebalance”.
WANG, Y. (2026): “Artificial intelligence – implications for real estate”. JLL
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