La evolución de la oficina inteligente

Con el desarrollo de la conectividad ubicua y la multiplicación de nuevas tecnologías a bajo costo, hace unas décadas comenzaron a proliferar los sensores, actuadores y otros dispositivos capaces de conectarse entre sí e intercambiar información a través de Internet. Esta red, conocida como Internet de las Cosas (IoT), se transformó en el sistema nervioso de los edificios y espacios de trabajo inteligentes. Dentro de este ecosistema, una serie de instrumentos se encargan de controlar diversas condiciones del espacio mediante ajustes autónomos para optimizar los recursos, los costos de operación y la experiencia laboral.

En los últimos años, los avances en la investigación de nuevos materiales junto con el crecimiento de la inteligencia artificial (IA) sentaron las bases para ir un paso más allá de la automatización. Esto hizo posible el desarrollo de espacios de trabajo sensibles y adaptativos a las condiciones del exterior y a la presencia de las personas: los entornos “responsivos”.

Este concepto proviene del ámbito del diseño de páginas web y asegura que la apariencia del contenido sea coherente en diferentes dispositivos manteniendo la identidad visual y la legibilidad. Así, las páginas web responsivas se ajustan dinámicamente para adaptarse al tamaño y orientación de cualquier equipo proporcionando una experiencia de usuario óptima.

Tanto en el diseño web como en las oficinas, la clave está en la capacidad de adaptarse; esto es, la propiedad de un sistema para aprender y modificar un proceso, un estado o una característica de acuerdo con los cambios que sufre el contexto.

De la misma forma, la integración del espacio con tecnologías de vanguardia tales como los sistemas inteligentes, los algoritmos de aprendizaje automático y el análisis de datos, entre otras, permitirá convertir los edificios de entidades estáticas a entornos dinámicos que cambian activamente y en tiempo real. Se trata de crear lugares de trabajo que aprenden, se adaptan y evolucionan de acuerdo con las necesidades del momento.

Inteligencia y adaptabilidad

La oficina inteligente se centra en la automatización y la toma de decisiones basada en datos para optimizar diversos aspectos tales como la iluminación, la climatización y la gestión de recursos. La oficina responsiva, por su parte, supera este concepto al incorporar la capacidad de adaptación activa a situaciones cambiantes en tiempo real, sin intervención humana. Este enfoque dinámico se logra mediante la integración de tecnologías avanzadas como sistemas inteligentes, algoritmos de aprendizaje automático y análisis de datos. No obstante, en la práctica estos dos modelos pueden superponerse; muchas soluciones en el ámbito de las oficinas pueden ser tanto inteligentes como responsivas.

Los espacios responsivos son dinámicos y se pueden adaptar a una gran cantidad de variables que van desde el comportamiento del usuario hasta las condiciones ambientales tanto internas como externas. Y, aunque el concepto no es del todo nuevo, la llegada de la IA al mercado ha inyectado unos niveles de complejidad y efectividad que antes eran inalcanzables.

Las oficinas de hoy están preparadas para esta transformación. Con la infraestructura digital, la automatización y el aprendizaje automático surge la capacidad de responder de manera predictiva a las demandas y de optimizar los resultados para una gran variedad de situaciones y necesidades. Esto les permitirá convertirse en lugares impulsados por la información que recogen de manera constante y por la retroalimentación en tiempo real, casi como un organismo vivo.

Así, la fachada cinética de un edificio se puede abrir y cerrar en función de la radiación solar, ahorrando energía y ofreciendo mayor confort a sus ocupantes. Y el sistema de aire acondicionado se ajustará a la demanda predictiva basada en la ocupación del espacio y los datos meteorológicos captados en tiempo real.

El objetivo de este nuevo enfoque no solo está orientado a mantener relevantes las oficinas en respuesta a las cambiantes necesidades del mercado y de una fuerza laboral en constante evolución, sino también en cada momento, desde el viaje de la mañana hasta el almuerzo.

¿Cómo es una oficina responsiva?

En una oficina responsiva, la información del contexto es fundamental. De la misma manera que los organismos vivos cuentan con una cantidad de órganos sensoriales y otros receptores que les permiten conocer las condiciones del medio ambiente interno y externo para adaptarse eficazmente, los sistemas de un edificio responsivo deben recopilar y almacenar datos sobre las condiciones ambientales, el uso de la energía, la ocupación, el clima, etc. y, en base a esto, decidir qué acciones son necesarias.

Los sistemas de IA también pueden recopilar observaciones sobre las personas. Por ejemplo, los niveles de dióxido de carbono en el aliento, las imágenes térmicas, los patrones de la marcha y el movimiento, la frecuencia cardíaca y el tamaño de las pupilas, junto con otros signos, son indicadores capaces de revelar nuestro estado emocional y mental. La posibilidad de acceder a esta información a través de dispositivos especiales (eye trackers, micrófonos, cámaras, wearables, etc.) puede ser útil para adaptar el entorno de manera más precisa.

En una oficina responsiva se integran varias tecnologías avanzadas para adaptar el entorno de trabajo de manera activa y personalizada. Estas pueden ser algunas de ellas:

→ Sensores de presencia y actividad: monitorean la ocupación y el movimiento de las personas en tiempo real. Pueden incluir cámaras, sensores de movimiento y tecnologías de localización.

→ Gestión dinámica del espacio: un sistema de gestión inteligente utiliza los datos de los sensores para identificar la ocupación de diferentes áreas de la oficina. Con esta información se ajusta dinámicamente la disposición de escritorios y áreas de trabajo compartido para optimizar el uso del espacio y garantizar la comodidad de los empleados.

→ Iluminación personalizada: incluye sensores biométricos, como los que monitorean la respuesta pupilar, para evaluar la fatiga visual y las necesidades de iluminación de los empleados. Los sistemas de iluminación inteligente ajustan automáticamente la intensidad, el color y la dirección de la luz en función de los requisitos individuales.

→ Climatización adaptativa: el sistema aprovecha los algoritmos de IA y las capacidades de aprendizaje automático para analizar las condiciones internas en distintas áreas de la oficina de acuerdo con la orientación y la ocupación, junto con información meteorológica y datos históricos. Esto les permite realizar ajustes proactivos y optimizar la eficiencia de la climatización. Puede, incluso, anticipar las necesidades de los ocupantes en función de su rutina diaria o de sus preferencias garantizando el confort sin desperdiciar energía.

→ Dispositivos ergonómicos inteligentes: los escritorios y sillas inteligentes equipados con sensores que monitorean la postura y la actividad física de los empleados pueden ajustar automáticamente la altura de los escritorios, la inclinación de las sillas y la configuración ergonómica para prevenir problemas de salud relacionados con la postura.

→ Sistemas de colaboración personalizados: la tecnología de colaboración en salas de reuniones se adapta a las necesidades específicas de cada equipo. Se utilizan sistemas de videoconferencia avanzados y herramientas de colaboración en la nube que se integran con los calendarios y las preferencias de comunicación de los empleados.

→ Interfaces sensibles al entorno: se trata de diferentes elementos físicos que pueden adaptarse al contexto en tiempo real. Por ejemplo, paneles solares ajustables según la posición del sol, fachadas cinéticas y paneles vidriados que cambian de opacidad para controlar la luz, o muebles que se reconfiguran automáticamente.

En conjunto, la oficina responsiva utiliza datos en tiempo real e implica la integración de múltiples soluciones y tecnologías avanzadas para crear un entorno de trabajo dinámico y personalizado. La adaptabilidad se extiende desde la disposición física del espacio hasta aspectos como la iluminación y la climatización con el objetivo de mejorar la comodidad, la productividad y el bienestar de los empleados.

Bonus track: sostenibilidad ambiental

Los espacios responsivos impulsados por IA pueden desempeñar un papel crucial en el cuidado del medio ambiente. A través de sus sistemas inteligentes de gestión energética se pueden reducir los consumos innecesarios y optimizar el uso de los recursos.

Gracias a su capacidad para adaptar la configuración de los dispositivos de control ambiental a las condiciones del contexto en forma dinámica pueden, por ejemplo, ajustar los mecanismos de sombreado y reflectividad de la fachada de acuerdo con la orientación, la hora del día o las condiciones climáticas particulares. De esta forma, sumando el control de los sistemas de climatización e iluminación, no solo se mejora el confort de los usuarios; también se optimiza la eficiencia energética.

La gestión inteligente del espacio también ayuda a minimizar el impacto ambiental; una oficina que ocupa menos superficie es más eficiente y genera ahorro de recursos. Las áreas y escritorios compartidos hacen que se necesiten menos m² por persona y se pueden manejar con software de reserva y sensores de ocupación.

Referencias:

WORLD ECONOMIC FORUM (2020): “Shaping the Future of the Internet of Bodies: New challenges of technology governance”.

HAWORTH (2016): “Enabling the Organic Workspace: Emerging Technologies that Focus on People, Not Just Space”.

MAKSOUD, A. et al. (2022): “Self-learning Buildings: integrating Artificial Intelligence to create a building that can adapt to future challenges”.

CARLUCCI, F. (2021): “A Review of Smart and Responsive Building Technologies and their Classifications”.

RIMMER, J. (2023): “How AI Is Changing the Workplace”.