por Leandro Boggiatto*, Gerente de Arquitectura y Diseño de Contract Workplaces para Argentina, Chile, Paraguay y México.
Una publicación de Contract Workplaces
El diseño de la oficina debe estar directamente relacionado con las actividades de la organización y las necesidades de las personas que en ella trabajan. Es por esto que, a medida que la sociedad evolucionaba desde el ideal de productividad, estandarización y control del taylorismo hacia un escenario dominado por la rápida incorporación de las tecnologías de la información, el modelo dominante de la oficina abierta –donde cada uno tenía su propio escritorio y realizaba todas sus tareas en entornos estáticos y fijos– comenzó a mostrar sus limitaciones.
Con la adopción de nuevas modalidades de trabajo, las empresas se vieron obligadas a desarrollar espacios más flexibles, capaces de responder a unas necesidades en constante cambio. Así surgieron tendencias tales como el trabajo basado en actividades (ABW por su acrónimo en inglés), una estrategia basada en un diseño de layout capaz de ofrecer múltiples opciones para una variedad de actividades. En lugar de forzar a las personas a trabajar inmovilizadas en su escritorio, ABW permite que cada uno elija el lugar más adecuado para llevar a cabo su tarea.
Pero, luego de la pandemia y a medida que las empresas adoptan cada vez más el trabajo híbrido, las oficinas no han cambiado para respaldar esta realidad y las nuevas necesidades de las personas: mayor sentido de pertenencia y control.
En lugar de basarse en los estilos del pasado, el diseño de la oficina de hoy debería inspirarse en una tendencia que, si bien no es nueva, satisface las actuales necesidades: los espacios de trabajo a semejanza de los vecindarios donde vivimos, construimos relaciones y sentimos que pertenecemos.
El concepto se basa en proporcionar un ambiente flexible con una gama de diferentes espacios. En lugar de ser dueños de un escritorio, los empleados se convierten en miembros de una comunidad: un vecindario dentro de la oficina. La idea es apoyar las nuevas formas de trabajo híbrido y fomentar la colaboración, la concentración y la conexión de los trabajadores.
Tal como ocurre en una ciudad, en un vecindario de oficinas se pueden encontrar áreas destinadas a actividades de concentración y experiencias grupales junto con patios, terrazas, cafés y destinos sociales diseñados para fomentar la colaboración y la comunicación entre empleados que tienen necesidades similares.
Y, al igual que en una ciudad, el territorio cambia constantemente, se adapta a las necesidades, a las costumbres y a los usos de sus habitantes. Surgen nuevos espacios y otros desaparecen con cada nuevo proyecto.
Un vecindario de oficina es un entorno de trabajo basado en múltiples actividades que brinda soporte a un segmento específico de la fuerza laboral. Ofrece los mismos beneficios que ABW con el plus de un mayor sentido de pertenencia que el hot desking.
El diseño del vecindario se basa en espacios multifuncionales y flexibles que apoyan una diversidad de tipos de trabajo dentro de un mismo entorno (enfoque individual, colaboración, socialización, aprendizaje, etc.), el cual variará de acuerdo con una cantidad de factores tales como la cultura organizacional y la del equipo, los procesos, el grado de movilidad de los empleados, entre otros.
Así, los vecindarios se pueden configurar en función de diferentes criterios:
➞ Funciones laborales: un vecindario basado en funciones agrupa a los empleados según sus roles laborales. Este arreglo fomenta los vínculos, simplifica la comunicación y el intercambio de ideas del equipo y concentra los recursos para tareas compartidas.
➞ Proyectos: un vecindario basado en proyectos agrupa a personas de diferentes áreas para trabajar en un proyecto específico. El objetivo es ubicar a todo el equipo en un solo lugar para colaborar de forma transversal durante un período de tiempo determinado.
➞ Actividades: los vecindarios basados en actividades priorizan el tipo de trabajo por sobre los roles o los proyectos permitiendo que los empleados elijan entre zonas con una actividad específica. Por ejemplo: áreas tranquilas para una concentración profunda, espacios creativos para trabajos innovadores o zonas colaborativas.
➞ Servicios: un vecindario basado en servicios puede agrupar a una comunidad de empleados que necesita acceso a ciertos equipos o servicios tales como impresoras o monitores dobles.
Cabe aclarar que esta estrategia es ideal para proyectos de gran escala o de grandes plantas ya que por debajo de los 1.000 m² no resulta practicable.
Los vecindarios generalmente se organizan en determinadas zonas de la planta utilizando un sistema de hot desking que puede funcionar con reserva previa o ser de libre disponibilidad. Además de los puestos de trabajo, estos entornos se caracterizan por brindar una gran variedad de áreas dependiendo de la cultura del equipo, los procesos de trabajo y el enfoque híbrido adoptado por la empresa. Estos son algunos de los elementos que no pueden faltar:
• Espacios individuales para trabajar en solitario.
• Cabinas telefónicas para conversaciones privadas y llamadas personales.
• Áreas para reuniones informales o improvisadas entre grupos pequeños.
• Salas de reuniones cerradas para reuniones con clientes o que requieran confidencialidad.
• Sala de proyecto dedicadas a un equipo, la cual se puede utilizar durante la duración de una tarea sin necesidad de dejarla disponibles para otros grupos.
• Espacios de colaboración que sirvan tanto para interacciones en persona como virtuales y que respalden las diferentes formas en que las personas necesitan reunirse y comunicarse.
• Mobiliario multiuso y reconfigurable para adaptarse fácilmente a diferentes necesidades. Por ejemplo: los puestos de trabajo pueden utilizarse como escritorios individuales o conectarse para convertirse en una superficie compartida.
• Tecnología de apoyo que permita a los empleados moverse fácilmente de un espacio a otro dentro del vecindario.
• Espacios sociales donde los equipos puedan reunirse y generar comunidad. La cafetería, por ejemplo, puede servir como ámbito de socialización y espacio de trabajo individual sin perder contacto con los demás.
• Lockers para guardar las pertenencias personales.
Los vecindarios son una gran estrategia para el diseño de oficinas en estos tiempos de trabajo híbrido ya que combina lo mejor de los espacios de trabajo basados en actividades y el hot desking. Estos son algunos de sus beneficios:
➞ Mayor sentido de pertenencia. Cuando en lugar de ocupar un escritorio los colaboradores son miembros de un vecindario se crea un fuerte sentido de pertenencia del que carecen otros modelos. Los beneficios de pertenecer están respaldados por las cifras de algunos estudios: 56% de aumento en el desempeño, 50% menos de rotación y un 75 % menos de días de ausencia por enfermedad1.
➞ Aumento de la colaboración. El trabajo en equipo beneficia la comunicación y la colaboración entre los empleados cuando trabajan estrechamente en un entorno diseñado como una comunidad.
➞ Más productividad. Al trabajar en entornos adaptados a sus necesidades en términos de comodidades y equipamiento, los equipos se sienten más motivados, evitan las interrupciones innecesarias y puedan concentrarse en realizar mejor su trabajo , lo cual aumentan su productividad.
➞ Fortalecimiento del compromiso. La posibilidad de modificar los espacios para personalizarlos de acuerdo con las distintas características del trabajo y la idiosincrasia del equipo acentúa la sensación de propiedad colectiva, lo cual beneficia la identificación y el compromiso con la organización.
➞ Mayor flexibilidad. Si algo nos ha enseñado la pandemia es el valor de la adaptabilidad. Los vecindarios de oficinas son flexibles y pueden reconfigurarse fácilmente con elementos tales como mobiliario de trabajo ajustable, espacios multifunción para reuniones y trabajo en equipo, tabiques móviles, muebles rodantes, mesas extensibles, paneles, tableros y pizarras deslizantes,etc.
➞ Uso más eficiente del espacio. Si el personal tiene un estilo flexible que alterna entre el trabajo desde casa y en la oficina, se necesitarán menos escritorios, lo que permite reducir el espacio o reconfigurarlo para otros fines.
Además, el diseño de los vecindarios de oficinas permite ajustar la escala de las grandes plantas en open space –inabarcables, extremadamente despersonalizadas y poco acogedoras– para adecuarla a la medida de las actividades de los equipos de trabajo.
*Leandro Boggiatto es Arquitecto graduado en la Universidad de Buenos Aires y cuenta con 16 años de experiencia en el diseño de interiores de espacios de trabajo. Actualmente, lidera el equipo Arquitectura y Diseño de Contract Workplaces para Argentina, Chile, Paraguay y México participando en el desarrollo integral de proyectos nacionales e internacionales de importantes empresas a nivel mundial.
Referencias:
1 CARR, E.W. et al. (2019): “The Value of Belonging at Work ”. HBR
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