El diseño de la oficina guiado por grandes datos

Los seres humanos llevamos miles de años analizando datos. Ya desde sus comienzos en la antigua Mesopotamia, la invención de la escritura significó el nacimiento de un método muy efectivo para registrar la información y administrarla. Sin embargo, la recopilación y el análisis de datos en la era analógica era muy costosa en términos económicos y de tiempo. La gran revolución en la manipulación y la gestión eficiente de la información llegó con la digitalización.

En la actualidad, las fuentes de datos son innumerables y crecen a un ritmo exponencial: las transacciones financieras y en sitios de comercio electrónico, los chats en las redes sociales, las señales de etiquetas RFID, las conversaciones de los teléfonos móviles, las cámaras de tráfico y de vigilancia, las búsquedas en la web, los patrones de navegación y muchas otras fuentes más¹. Hoy resulta prácticamente imposible no dejar un rastro digital donde quiera que estemos y sin importar lo que hagamos.

Algunos estudios prevén que la cantidad total de datos creados, capturados, copiados y consumidos en todo el mundo aumentará rápidamente, habiendo alcanzado los 64,2 Zettabytes en 2020 (1 Zettabyte equivale a 10²¹Bytes). Este crecimiento fue más alto de lo esperado debido a que la pandemia de COVID-19 hizo que más personas trabajaran y aprendieran desde casa al mismo tiempo que se disparaban las opciones de entretenimiento tales como el streaming, los juegos en línea, etc. No obstante, con el avance y la consolidación de la digitalización se espera que hacia 2025 la creación de datos a escala planetaria supere los 180 Zettabytes². Así llegamos a la era de los Big Data, un volumen tan grande y diverso de datos que ninguna de las herramientas tradicionales sería capaz de procesarlos; hace falta un software especializado y mucho poder de cómputo.

De acuerdo con algunos investigadores³, la ventaja que nos brinda vivir en un mundo de datos masivos como el de hoy es que podemos descubrir pautas y correlaciones que de otra manera hubiéramos pasado por alto, lo cual nos ofrece nuevas perspectivas. Tal vez las correlaciones no nos digan precisamente por qué está ocurriendo algo, pero nos alertan de que algo está pasando.

Cukier y Mayer-Schönberger llaman a este proceso “datificación”, el cual consiste en recopilar información sobre todo cuanto nos rodea –incluyendo cosas que no solíamos considerar información, tal como la localización de una persona– y transformarla en datos para cuantificarla. Esto nos permite liberar el valor latente de la información.

Lo cierto es que, a medida que crece el impulso de la transformación digital, los datos se están convirtiendo en un activo muy importante para las empresas, no solo desde el punto de vista productivo sino también operativo.

En el escenario actual, en el que los espacios de trabajo presentan exigencias cada vez más altas para dar soporte a diferentes demandas, los datos brindan información vital para el desarrollo de un diseño eficiente. Resultan de gran ayuda para apoyar las necesidades operativas, garantizar los niveles de confort adecuados, facilitar la interacción social y la colaboración, favorecer el bienestar de los empleados, aumentar la productividad y simplificar la adecuación de los entornos de trabajo tan rápidamente como lo imponen las necesidades de quienes los ocupan.

Diseño y Big Data

Tradicionalmente, los diseñadores han confiado en su experiencia e intuición, junto con la observación e implementación de encuestas, cuestionarios, etc., para encontrar soluciones eficientes para los espacios de trabajo. Sin embargo, con el aumento exponencial de la información que hoy generamos, ha comenzado a surgir una metodología basada en datos que tiene sus raíces en el pensamiento computacional derivado de la tecnología.

Esta metodología –también denominada diseño paramétrico– establece una serie de parámetros, variables y restricciones que, a través de un algoritmo, definirá la relación entre los requerimientos de diseño y las soluciones resultantes para crear todo tipo de objetos, espacios, etc. Dado que es posible modificar las variables y las restricciones en tiempo real, el resultado es un diseño muy flexible que se adapta a las necesidades de las organizaciones y las personas.

Mediante este sistema se pueden crear cientos de escenarios posibles y evaluar el impacto que cada uno de ellos podría tener sobre el bienestar, la satisfacción y el desempeño de los colaboradores. De esta forma se pueden producir un conjunto de opciones para optimizar tanto las necesidades de la gente como las prioridades de la organización.

Hoy contamos con un flujo continuo de datos que nos pueden ayudar en la toma de decisiones de diseño. Estos pueden incluir información sobre la utilización del espacio, el uso de la energía, la temperatura, la concentración de CO₂ en el aire, el uso de los ascensores y otros eventos relacionados con la infraestructura. Pero, además, podemos acceder a los datos provenientes de las tarjetas de ingreso, los inicios de sesión en los servidores de la compañía, el email y la proximidad entre las personas, entre otros.

Esta información puede jugar un papel esencial a la hora de crear espacios de trabajo más eficientes, productivos y saludables. No obstante, es importante tener en cuenta que los datos solo revelan algunos aspectos de la realidad y no proporcionan juicios de valor; los datos son neutrales. Para poder utilizarlos de manera efectiva hace falta contextualizarlos, evaluarlos y categorizarlos. Así creamos información relevante para el proceso de diseño.

Un espacio de trabajo efectivo debe ser capaz de adaptarse a toda una gama de preferencias personales y ambientales. Gracias a la tecnología y a la enorme cantidad de datos que podemos recolectar, ahora es posible analizar el comportamiento del espacio de oficina en tiempo real para conseguir que cada uno tenga el entorno que necesita.

Toda la información que hoy nos ofrece la tecnología también puede complementarse con los métodos tradicionales de recopilación de datos a través de encuestas y entrevistas que aún se aplican para generar sinergia en el esfuerzo de diseño.

Por qué importan los datos

En esta nueva era de trabajo híbrido, un enfoque único para todos los colaboradores ya no es eficiente. Es por esto que el diseño paramétrico se está convirtiendo en una práctica cada vez más extendida ya que ayuda a las empresas a responder mejor a las necesidades individuales de su fuerza laboral a través de la gran variedad de datos que se generan en el espacio de trabajo (ocupación, comportamiento de las personas, variables ambientales, etc.).

Los datos nos permiten interpretar las variables que determinan el bienestar, la satisfacción y el desempeño de las personas para crear soluciones centradas en el ser humano que beneficiarán tanto a la empresa como a los trabajadores. He aquí algunos de sus beneficios:

• El diseño basado en datos optimiza el uso del espacio de trabajo y permite que las empresas puedan planificar mejor sus activos inmobiliarios al mismo tiempo que optimizan los costos operativos.
• El uso de datos generados por la actividad y el comportamiento de los empleados coloca a las personas en el centro de la estrategia de workplace; respalda sus necesidades y expectativas, mejora la experiencia laboral y aumenta la productividad.
• Las herramientas computacionales que ofrece el diseño paramétrico permiten generar cientos de escenarios posibles para el layout de la oficina en función de las variables y restricciones de inicio. De esta forma es posible probar y ajustar distintas soluciones en un proceso dinámico, iterativo y de retroalimentación que evoluciona en el tiempo.
• El diseño de la oficina basado en datos paramétricos permite realizar cambios en tiempo real lo que genera una gran flexibilidad de usos adaptados tanto a las necesidades individuales como a las tareas que se están realizando.
• Gracias al análisis de los datos espaciales y sociales podemos comprender mejor los patrones de comportamiento del plantel. Esta información puede utilizarse para reconfigurar el espacio y optimizar las interacciones entre los colaboradores para favorecer la polinización cruzada y la innovación, y para proporcionar las herramientas, los servicios y los espacios adecuados para cada uno de ellos.

Referencias:

1 DELOITTE (2012): “Big Data: The Three-Minute Guide”.

2 https://www.statista.com/statistics/871513/worldwide-data-created/

3 CUKIER, K. & MAYER-SCHÖNBERGER, V. (2012): “Big Data. La revolución de los datos masivos”.