{"id":12856,"date":"2018-05-10T16:24:56","date_gmt":"2018-05-10T16:24:56","guid":{"rendered":"http:\/\/contractworkplaces.com\/web\/?p=12856"},"modified":"2025-08-28T19:51:58","modified_gmt":"2025-08-28T19:51:58","slug":"la-oficina-virtual","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/contractworkplaces.com\/web\/la-oficina-virtual\/","title":{"rendered":"La oficina virtual"},"content":{"rendered":"<p>La globalizaci\u00f3n y la tecnolog\u00eda est\u00e1n generando grandes cambios en la forma en la que trabajamos y en los espacios donde lo hacemos. Gracias a estos avances, que actualmente permiten mantener comunicada a una fuerza laboral geogr\u00e1ficamente dispersa, cada vez m\u00e1s empresas est\u00e1n optando por poner en pr\u00e1ctica los beneficios que la oficina virtual proporciona tanto a empleados como a empleadores: mayor productividad, incorporaci\u00f3n y retenci\u00f3n de talentos, disminuci\u00f3n de gastos, flexibilidad y menos estr\u00e9s.<\/p>\n<p>El surgimiento de nuevos dispositivos, junto con la gran penetraci\u00f3n que hoy en d\u00eda tienen las tecnolog\u00edas de la comunicaci\u00f3n, han hecho posible que, si se dispone de algunas herramientas tales como una computadora port\u00e1til con conectividad inal\u00e1mbrica a Internet, <em>software<\/em> de red, un tel\u00e9fono m\u00f3vil, componentes multimedia y algunos programas espec\u00edficos seg\u00fan la labor que se desempe\u00f1e, cualquier persona pueda trabajar virtualmente.<\/p>\n<p>Como consecuencia de este aumento en la disponibilidad de la tecnolog\u00eda y en la movilidad de la fuerza laboral, ha comenzado a crecer la independencia entre el trabajo y el lugar donde este se lleva a cabo. Ante esta perspectiva, muchas empresas comienzan a reducir la superficie de sus oficinas y a aumentar la inversi\u00f3n en herramientas de colaboraci\u00f3n basadas en Internet a fin de facilitar el acceso a los recursos corporativos dondequiera que su fuerza laboral los necesite.<\/p>\n<p>Para dar respuesta y un adecuado soporte a estos nuevos estilos de trabajo, las organizaciones deber\u00e1n contar con la infraestructura apropiada y poner en pr\u00e1ctica distintas estrategias a fin de garantizar que los recursos sean accesibles y que los empleados puedan acceder f\u00e1cilmente a la informaci\u00f3n almacenada digitalmente, reservar una sala de conferencias, una sala de reuniones o una oficina, realizar videoconferencias, etc.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Redes inal\u00e1mbricas<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>El trabajo ya no solo se realiza en una ubicaci\u00f3n fija en la oficina sino que puede llevarse a cabo en una sala de reuniones, desde la casa, en un aeropuerto, en un hotel o en la cafeter\u00eda. Para poder aprovechar la ventaja de esta flexibilidad, las empresas utilizan tanto redes inal\u00e1mbricas como zonas activas de Wi-Fi que permiten acceder a documentos, correo electr\u00f3nico, aplicaciones y otros recursos desde cualquier dispositivo m\u00f3vil. De esta manera, los empleados pueden ir donde lo necesiten y tener acceso continuo a las herramientas necesarias para realizar su trabajo.<\/p>\n<p>De esta manera, las empresas tambi\u00e9n reducen los costos de instalaciones, ya que se elimina el cableado bajo piso t\u00e9cnico permitiendo nuevas configuraciones o expansiones sin grandes erogaciones.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Reuniones <em>on demand<\/em><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>La alta movilidad y la posibilidad que brinda la tecnolog\u00eda de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar hacen que la oficina sea cada vez m\u00e1s un lugar de encuentro e interacci\u00f3n personal; de esta manera, la actividad social se convierte en la funci\u00f3n m\u00e1s importante del espacio f\u00edsico.<\/p>\n<p>Para ello resulta indispensable saber c\u00f3mo y cu\u00e1ndo se est\u00e1n utilizando los espacios compartidos y as\u00ed\u00a0 garantizar una mayor productividad y una mejor disponibilidad de los recursos vacantes. Por este motivo ser\u00e1 necesario contar con aplicaciones que manejen la agenda y la reserva de los espacios de reuniones, con la condici\u00f3n de que estas tambi\u00e9n sean accesibles desde cualquier dispositivo conectado a Internet.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Videoconferencia y telepresencia <\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Dado que no siempre ser\u00e1 posible reunir a todos los miembros del grupo de trabajo en el mismo espacio f\u00edsico, ser\u00e1 de gran utilidad contar con salas para videoconferencia y telepresencia.<\/p>\n<p>La videoconferencia ofrece una soluci\u00f3n accesible a la necesidad de comunicaci\u00f3n corporativa, con sistemas que permiten transmitir y recibir informaci\u00f3n visual y sonora en tiempo real entre puntos distantes geogr\u00e1ficamente. De este modo se evitan los gastos y la p\u00e9rdida de tiempo que implica el traslado f\u00edsico de las personas.<\/p>\n<p>La telepresencia es un sistema de videoconferencia m\u00e1s avanzado por el cual se simula la presencia f\u00edsica de las personas a trav\u00e9s de im\u00e1genes y sonidos de alta resoluci\u00f3n. Por este medio puede simularse, con un alto grado de realidad, una reuni\u00f3n con personas presentes simult\u00e1neamente en distintos lugares del mundo.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Virtualizaci\u00f3n de los recursos<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>La virtualizaci\u00f3n consiste en la capacidad de separar el <em>software<\/em> (el sistema operativo, las aplicaciones, etc.) del <em>hardware<\/em> en el que est\u00e1 instalado. El usuario no tiene que preocuparse por la implementaci\u00f3n de los servicios ni tener en cuenta el <em>hardware<\/em> asociado a ellos.<\/p>\n<p>El principal aspecto que las empresas deben tener en cuenta a la hora de utilizar recursos virtualizados es que se debe garantizar la seguridad de la informaci\u00f3n en esos entornos. Para ello, es necesario establecer controles adecuados de acceso y gesti\u00f3n segura de la informaci\u00f3n en cada uno de los niveles inform\u00e1ticos del entorno virtualizado, el cual estar\u00e1 compartido por muchos usuarios.<\/p>\n<ul>\n<li><strong><em>Workshifting<\/em><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Actualmente, la gente tiene la libertad de elegir el lugar, el momento y el dispositivo ideal para hacer su trabajo m\u00e1s eficazmente, en lugar de verse obligados a llegar a un sitio determinado en un horario establecido. Esta es la esencia del <em>workshifting<\/em>, una tendencia que est\u00e1 cambiando la forma en la que las organizaciones operan hoy en d\u00eda.<\/p>\n<ul>\n<li><strong><em>Cloud computig<\/em><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>E<em>s<\/em> una tendencia que se basa en la prestaci\u00f3n de servicios de IT, de <em>software<\/em> y de capacidad de procesamiento a trav\u00e9s de redes privadas o p\u00fablicas. Utiliza la conectividad ubicua de Internet para eliminar las restricciones f\u00edsicas y permite la virtualizaci\u00f3n del entorno de operaci\u00f3n. Es indispensable cuando se trabaja desde dispositivos m\u00f3viles que no tienen capacidad de almacenamiento.<\/p>\n<p>\u00bfCu\u00e1les son los beneficios? Menor consumo de energ\u00eda, de equipos y de mantenimiento. Pero adem\u00e1s, la ubicuidad y escalabilidad de los servicios de IT permiten ahorrar espacio f\u00edsico y acceder a los recursos de la empresa a nivel global. De esta manera, se logra un ahorro econ\u00f3mico asociado a la reducci\u00f3n de la superficie de la oficina y los costos de operaci\u00f3n, junto con un aumento en la productividad y la eficiencia de la fuerza laboral que se desenvuelve dentro de un entorno de colaboraci\u00f3n m\u00f3vil y flexible.<\/p>\n<p>Las desventajas: la estabilidad, la seguridad y la disponibilidad de los datos que est\u00e1n en La Nube dependen de la infraestructura de servicios de terceros y de la posibilidad de acceso a Internet.<\/p>\n<ul>\n<li><em><strong>Bring Your Own Device<\/strong><\/em><\/li>\n<\/ul>\n<p>Dentro de los entornos corporativos, el BYOD, acr\u00f3nimo de <em>Bring Your Own Device<\/em> (trae tu propio dispositivo), es conocido desde hace ya mucho tiempo y, de hecho, est\u00e1 empezando a generalizarse en la mayor parte de las empresas. Se calcula que en algunos pa\u00edses, m\u00e1s del 70% de las compa\u00f1\u00edas dan soporte a programas de BYOD de alg\u00fan tipo.<\/p>\n<p>Obviamente, el BYOD tambi\u00e9n trae consigo una serie de problemas, ya que lo cierto es que la administraci\u00f3n de un parque heterog\u00e9neo de dispositivos implica conflictos en las pol\u00edticas de gesti\u00f3n, incremento en las necesidades de soporte y mantenimiento, y una cantidad indeterminada de vulnerabilidades de seguridad.<\/p>\n<ul>\n<li><strong><em>Unified Communications<\/em><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Una plataforma de <em>Unified Communications<\/em> posibilita la convergencia de las formas tradicionales de mensajer\u00eda -tel\u00e9fono, correo de voz y fax- junto con las modalidades de comunicaci\u00f3n electr\u00f3nica tales como el e-mail y la mensajer\u00eda instant\u00e1nea. El sistema permite el acceso a las aplicaciones de mensajer\u00eda desde una variedad de dispositivos tales como una computadora, una <em>notebook<\/em>, distintos dispositivos m\u00f3viles, <em>smartphones<\/em>, etc.<\/p>\n<p>Esto permite acceder al e-mail y al correo de voz en cualquier momento y en cualquier lugar, enviar SMS a un tel\u00e9fono m\u00f3vil, una PC, una <em>notebook<\/em> o un PDA. Se pueden enviar mensajes directamente al escritorio de los usuarios y recuperarlos desde cualquier tel\u00e9fono. En resumen, se pueden enviar y recibir cualquier tipo de mensajes, independientemente de los medios de comunicaci\u00f3n implicados.<\/p>\n<p><strong>Los beneficios de la oficina virtual<\/strong><\/p>\n<p>La oficina virtual puede tener enormes ventajas competitivas; su flexibilidad puede darles a las\u00a0 empresas una enorme capacidad para capturar mercados emergentes, de r\u00e1pido desarrollo y demandantes de soluciones con un contenido tecnol\u00f3gico muy elevado.<\/p>\n<p>A continuaci\u00f3n se enumeran algunos de los beneficios de la oficina virtual:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Mayor productividad. <\/strong>Cuando se trabaja en un ambiente tradicional de oficina existen numerosos factores de distracci\u00f3n: el ruido, las conversaciones, las interrupciones de otros compa\u00f1eros de trabajo, etc. Trabajar desde otra locaci\u00f3n (la casa, un espacio de <em>coworking<\/em>) provee m\u00e1s tiempo de trabajo efectivo porque hay menos interrupciones, mayor satisfacci\u00f3n y mayor compromiso.\u00a0 Adem\u00e1s, el ausentismo se reduce en hasta un 70% y el trabajo no se ve afectado por eventualidades tales como problemas clim\u00e1ticos o de tr\u00e1nsito.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Pero no todos los trabajos se pueden realizar a distancia. Investigaciones realizadas por psic\u00f3logos organizacionales han demostrado que el aumento de la productividad depende de cada tarea en particular.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Atracci\u00f3n y retenci\u00f3n de talentos.<\/strong> Las empresas que operan en un entorno de oficina virtual pueden centrar sus esfuerzos en contratar a la persona m\u00e1s adecuada para el trabajo, independientemente de su lugar de residencia. El ambiente de la oficina virtual tambi\u00e9n permite a los empleados la flexibilidad de vivir donde lo elijan, sin importar la distancia geogr\u00e1fica de la oficina corporativa.<\/li>\n<li><strong>Reducci\u00f3n de los requerimientos de espacio f\u00edsico.<\/strong> La reducci\u00f3n de la superficie necesaria es una de las mayores consecuencias de esta modalidad laboral, que puede llegar a alcanzar valores de hasta un 40%\u00a0 con el consiguiente ahorro en los costos de alquiler, de operaci\u00f3n y de mantenimiento. Adem\u00e1s, la paulatina virtualizaci\u00f3n de los procesos de trabajo hace que el espacio necesario para el almacenamiento de documentos f\u00edsicos se reduzca dr\u00e1sticamente y que se pueda ahorrar hasta un 20% de superficie adicional en espacios para archivo.<\/li>\n<li><strong>Ahorro de vi\u00e1ticos<\/strong>. Las empresas pueden evitar gastos innecesarios en viajes utilizando las nuevas tecnolog\u00edas que permiten realizar videoconferencias.<\/li>\n<li><strong>Disminuci\u00f3n de gastos.<\/strong> Al empleado le permite disminuir no solamente los costos de traslado sino tambi\u00e9n los de vestimenta, comida, etc., con lo cual el salario real puede aumentar casi un 20%.<\/li>\n<li><strong>Mayor flexibilidad. <\/strong>Los trabajadores de oficinas virtuales tienen una mayor dosis de flexibilidad en la determinaci\u00f3n de sus propios horarios y esquemas de trabajo.<\/li>\n<li><strong>Menos estr\u00e9s. <\/strong>Al reducirse la necesidad de desplazarse todos los d\u00edas desde y hacia la oficina se ahorran muchas horas de viaje lo cual conlleva una cantidad de beneficios. Es un tiempo que el trabajador puede destinar a las actividades sociales, al aprendizaje y tambi\u00e9n a la vida privada.<\/li>\n<li>La reducci\u00f3n de los desplazamientos diarios tiene un impacto positivo sobre el medio ambiente ya que disminuye el tr\u00e1fico vehicular, la contaminaci\u00f3n del aire y el consumo de energ\u00eda.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Rumbo a la oficina virtual<\/strong><\/p>\n<p>Con los avances tecnol\u00f3gicos en <em>software <\/em>y herramientas que promueven la comunicaci\u00f3n entre los individuos en \u00e1reas geogr\u00e1ficas dispersas, cada vez m\u00e1s empresas est\u00e1n optando por poner en pr\u00e1ctica la iniciativa de la oficina virtual.<\/p>\n<p>Si el espacio del trabajador virtual se ha trasladado dondequiera que este est\u00e9, mantener un puesto de trabajo que estar\u00e1 vac\u00edo la mayor parte del tiempo es un derroche de espacio que se traduce en costos. La tecnolog\u00eda apoyar\u00e1 los procesos de trabajo que se llevar\u00e1n a cabo cuando y donde sea necesario.<\/p>\n<p>La configuraci\u00f3n de la oficina debe reflejar el modo de trabajar; un trabajo m\u00f3vil y flexible requerir\u00e1 un espacio acorde, con un incremento de las \u00e1reas compartidas en detrimento de las privadas, versatilidad para la reconfiguraci\u00f3n y la adaptaci\u00f3n a los distintos requerimientos, espacios que favorezcan los encuentros ocasionales, las reuniones informales, el trabajo en equipo, etc.<\/p>\n<p>Sin embargo, la iniciativa de la oficina virtual no est\u00e1 exenta de retos y peligros potenciales. Gestionar una fuerza laboral dentro de un entorno virtual puede significar una gran diferencia en la forma habitual de trabajar. Para ello har\u00e1 falta implementar cambios en el estilo de <em>management y <\/em>en la cultura de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Para operar con \u00e9xito en este tipo de entorno las empresas tambi\u00e9n deber\u00e1n cambiar la forma de medir la productividad y pasar de un sistema basado en las horas transcurridas en la oficina hacia un sistema de gesti\u00f3n por objetivos. Para ello debe hacerse todo lo posible para aumentar y mejorar la comunicaci\u00f3n entre los empleados y la Gerencia.<\/p>\n<p>Para afrontar estas transformaciones puede ser necesario aplicar un plan de gesti\u00f3n del cambio que ayude a asegurar la adopci\u00f3n exitosa de un programa de trabajo virtual. Tambi\u00e9n ser\u00e1 necesario implementar un plan de comunicaci\u00f3n interna bien orientado a fin de beneficiar la cohesi\u00f3n organizativa y evitar problemas de confianza, falta de responsabilidad o de productividad. Tanto el plan de gesti\u00f3n del cambio como la comunicaci\u00f3n interna estar\u00e1n orientados a consolidar una cultura organizacional virtual.<\/p>\n<p>En definitiva, para ser exitoso, el dise\u00f1o de la nueva oficina virtual debe incluir una estrategia integradora que tenga en cuenta tanto el espacio f\u00edsico como el conocimiento de las tecnolog\u00edas utilizadas, del proceso de trabajo y de la cultura de la empresa.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>FUENTE: FM&amp;WORKPLACES #65<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La globalizaci\u00f3n y la tecnolog\u00eda est\u00e1n generando grandes cambios en la forma en la que trabajamos y en los espacios donde lo hacemos. 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