{"id":12842,"date":"2018-05-10T16:07:03","date_gmt":"2018-05-10T16:07:03","guid":{"rendered":"http:\/\/contractworkplaces.com\/web\/?p=12842"},"modified":"2025-08-28T19:51:59","modified_gmt":"2025-08-28T19:51:59","slug":"el-nuevo-espacio-de-colaboracion-3","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/contractworkplaces.com\/web\/el-nuevo-espacio-de-colaboracion-3\/","title":{"rendered":"El nuevo espacio de colaboraci\u00f3n"},"content":{"rendered":"

Por Philip Ross<\/strong><\/p>\n

Actualmente, gracias a las nuevas tecnolog\u00edas, la conectividad y la “muerte de las distancias”, la colaboraci\u00f3n est\u00e1 siendo redefinida como una experiencia de personas que trabajan juntas compartiendo ideas, datos y an\u00e1lisis, con el fin de desarrollar soluciones colectivas. Lo que ha cambiado es que las personas ya no tienen que sentarse juntas en el mismo espacio para llevar a cabo el trabajo colaborativo.<\/p>\n

En este informe, que se desarrollar\u00e1 en tres entregas consecutivas, se presentar\u00e1 un an\u00e1lisis sobre el crecimiento del trabajo colaborativo y los beneficios que se derivan\u00a0 del uso de los espacios de colaboraci\u00f3n. Se examinar\u00e1n los impulsores del cambio -desde la tecnolog\u00eda y los procesos de trabajo hasta la demograf\u00eda y la sostenibilidad- para definir, finalmente, un conjunto de ocho caracter\u00edsticas o principios para el futuro de la colaboraci\u00f3n.<\/p>\n

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\u00bfQu\u00e9 es la colaboraci\u00f3n?<\/p>\n

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De acuerdo con la definici\u00f3n de Wikipedia, la colaboraci\u00f3n es un proceso recursivo en el que dos o m\u00e1s personas u organizaciones trabajan juntas en objetivos comunes -por ejemplo, un esfuerzo intelectual de tipo creativo- mediante el intercambio de conocimientos, el aprendizaje y la creaci\u00f3n de consenso. As\u00ed, la colaboraci\u00f3n es un tipo particular de actividad laboral\u00a0 que involucra a m\u00e1s de una persona .<\/p>\n

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Los trabajadores del conocimiento tienen que funcionar juntos para resolver problemas. Fue Peter Drucker quien acu\u00f1\u00f3 el t\u00e9rmino “trabajo del conocimiento” en su famoso libro publicado en 1959 “Landmarks of Tomorrow\u201d, el cual define los procesos mentales m\u00e1s que el trabajo f\u00edsico. Pero el trabajo del conocimiento es a la vez cognitivo y social. Requiere que la gente trabaje junta pero tambi\u00e9n necesita un tiempo para la concentraci\u00f3n individual.<\/p>\n

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De esta manera se puede decir que la colaboraci\u00f3n es un proceso en el cual las personas\u00a0 trabajan juntas en tareas del conocimiento. Este proceso tambi\u00e9n implica la conversaci\u00f3n y la interacci\u00f3n, lo que permite que la gente exprese sus propios pensamientos y experiencias internas para que sean accesibles a los dem\u00e1s a trav\u00e9s del lenguaje, el video, la escritura y la visualizaci\u00f3n gr\u00e1fica. Estas interacciones pueden ocurrir tanto f\u00edsica como virtualmente, de manera secuencial o simult\u00e1neamente.<\/p>\n

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El trabajo en la actualidad<\/p>\n

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Para para la mayor\u00eda de las personas el trabajo es, actualmente, de car\u00e1cter eminentemente\u00a0 individual. De hecho, las encuestas sobre pautas de ocupaci\u00f3n y utilizaci\u00f3n de una oficina t\u00edpica muestran algunos resultados sorprendentes. En promedio, cuando se le pregunta a la gente cu\u00e1nto tiempo piensa que pasa en su escritorio, responde que un 76%. Pero cuando se lleva a cabo un estudio de observaci\u00f3n in situ, la realidad muestra que los escritorios solo se ocupan alrededor del 44% del tiempo. La gente ya no se sienta en sus puestos de trabajo durante todo el d\u00eda. Entra y sale de reuniones. Busca espacios para concentrarse y colaborar. En las empresas casi nunca hay suficientes salas de reuniones.<\/p>\n

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Gran parte del trabajo de hoy en d\u00eda todav\u00eda se dedica al trabajo individual, con filas y filas de escritorios id\u00e9nticos ordenados para tareas relacionadas con la computadora o el tel\u00e9fono. Sin embargo, una reciente encuesta realizada por Unwired encontr\u00f3 que todas las empresas hablaron de falta de espacios disponibles para el trabajo de equipos y proyectos junto con una creciente frustraci\u00f3n debida a la dificultad para concentrarse en las oficinas abiertas.<\/p>\n

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A todo esto se le suman las nuevas presiones sobre los viajes. En otra \u00e9poca, esto era completamente aceptable: subirse a un avi\u00f3n para asistir a una reuni\u00f3n o sesi\u00f3n de equipo. Actualmente, la b\u00fasqueda de la sustentabilidad junto con la necesidad de reducir los costos ha dado lugar a la exploraci\u00f3n de nuevas formas de trabajar a distancia. A menudo se trabaja a distancia con documentos enviados por correo electr\u00f3nico y\/o audio de mala calidad; formas muy primitivas para conectar a la gente que debe trabajar junta.<\/p>\n

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Compartir un documento o una idea es un desaf\u00edo. En el correo electr\u00f3nico \u201cping pong\u201d los documentos se repiten a medida que se mueven entre los destinatarios y as\u00ed se alargan el proceso y la toma de decisiones. Hay poco conocimiento o comprensi\u00f3n de las posibilidades de los nuevos sistemas y de los espacios de colaboraci\u00f3n en la econom\u00eda del conocimiento.<\/p>\n

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La naturaleza cambiante del trabajo y de los espacios de trabajo<\/p>\n

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Desde hace m\u00e1s de ciento veinte a\u00f1os, nuestro lugar de trabajo -la oficina- ha estado dominada por el trabajo fijo con gente sentada en escritorios individuales bajo la supervisi\u00f3n de personas que las observan trabajar. El concepto de tiempo y desempe\u00f1o basado en el taylorismo fue el modelo predominante. “El sistema de trabajo debe ser ense\u00f1ado a todos los empleados y se debe mantener una estrecha vigilancia hasta que lo hayan aprendido cuidadosamente. Para determinar qu\u00e9 tan bien lo est\u00e1n llevando a cabo, basta pedir imprevistamente una goma de borrar o una regla y ver cu\u00e1nto tiempo se necesita para que la ubiquen”. As\u00ed se lee en el libro de 1926 \u201cLa gesti\u00f3n de la oficina : principios y pr\u00e1ctica\u201d de William Henry Leffingwell.<\/p>\n

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Este tipo de trabajo fijo fue posible gracias a la tecnolog\u00eda fija. Desde la m\u00e1quina de escribir Remington y el tel\u00e9fono de Bell en la d\u00e9cada de 1880 hasta la PC de IBM en 1980, siempre ha habido equipos pesados en los escritorios que han atado al empleado de oficina. Adem\u00e1s de esta\u00a0 opresiva tecnolog\u00eda, los escritorios individuales, el uso del papel y los archivos personales han contribuido a ligar al trabajador a su escritorio.<\/p>\n

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La gente tambi\u00e9n suele almacenar mucho papel y lo hace dentro o cerca de su escritorio. En muchos lugares de trabajo, entre el 15% y el 17% de la superficie \u00fatil se destina al almacenamiento, y la oficina sin papel a\u00fan no se ha hecho real. Pero no se trata de no usar papel en absoluto sino de la necesidad de clasificarlo y archivarlo adecuadamente. El flujo de trabajo digital junto con las nuevas tecnolog\u00edas de visualizaci\u00f3n tales como las tabletas y los libros electr\u00f3nicos ayudar\u00e1n a reducir la vida media del papel en la oficina.<\/p>\n

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La asignaci\u00f3n de una persona a un escritorio u oficina ha sido el enfoque predominante de la organizaci\u00f3n del trabajo, agrupando a la gente por departamentos dentro de un edificio que representa la jerarqu\u00eda corporativa. La oficina ha reflejado tradicionalmente el estatus y el poder m\u00e1s que el rol y la funci\u00f3n. Pero tambi\u00e9n ha representado la estabilidad y la seguridad, la inflexibilidad y la pereza. El cambio es dif\u00edcil, costoso y lento. Mientras que los escritorios suelen estar vac\u00edos, las investigaciones muestran que nunca se puede encontrar una sala de reuniones disponible. Se necesita espacio para los equipos de trabajo, los proyectos o las presentaciones, pero las salas de reuniones nunca est\u00e1n disponibles. Esto nos indica que los tipos de espacio que la gente necesita para el tipo de trabajo que se realiza actualmente est\u00e1n cambiando.<\/p>\n

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Pero cuando encuentran una sala disponible para una sesi\u00f3n de equipo, las trabas que se presentan para la colaboraci\u00f3n y la conectividad son enormes. Actualmente, las dificultades que existen para que el usuario se una a una red y comparta recursos tales como una impresora o un proyector son considerables en la mayor parte de los lugares de trabajo. Y para los que no son empleados puede ser mucho m\u00e1s dif\u00edcil, por no decir imposible, conectarse a la red y utilizar perif\u00e9ricos tales como las impresoras.<\/p>\n

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Ni qu\u00e9 decir de la mayor\u00eda de las salas de reuniones que carecen de los elementos b\u00e1sicos para lograr una colaboraci\u00f3n exitosa. Un rotafolio o pizarra es, a menudo, el \u00fanico dispositivo para capturar el pensamiento creativo. Solo se cuenta con mesa, sillas y un equipo audiovisual b\u00e1sico: tel\u00e9fono de conferencia y proyector. El enfoque parece ser “una soluci\u00f3n \u00fanica para todo” con pocas consideraciones por las necesidades reales de las personas y de los proyectos.<\/p>\n

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Un nuevo paradigma para el espacio dedicado al equipo<\/p>\n

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Seg\u00fan una investigaci\u00f3n llevada a cabo por la Universidad de Washington, las salas de proyecto dedicadas que permiten \u201cdesplegar el conocimiento\u201d dan lugar a la as\u00ed llamada \u201cmemoria latente\u201d: una experiencia que permite a los participantes de una reuni\u00f3n recordar todo el proceso que se llev\u00f3 a cabo y no solo los resultados, los acuerdos o las acciones registrados. En otro estudio, una empresa l\u00edder en tecnolog\u00eda encontr\u00f3 que la provisi\u00f3n de salas de proyectos dedicadas a los equipos de software acelera los tiempos de desarrollo en un factor de 10 .<\/p>\n

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Estos resultados, entonces, apuntan a la asignaci\u00f3n de salas para proyectos espec\u00edficos, de tal forma que los equipos cuenten con un espacio especialmente asignado, lo cual proporcionar\u00e1 ventajas sustanciales tanto para el equipo como para el proceso.\u00a0 Este enfoque requiere la implementaci\u00f3n de una serie de factores tales como un cambio en la cultura de gesti\u00f3n y nuevos estilos de trabajo que permitan la movilidad, junto con las tecnolog\u00edas que posibiliten un espacio de trabajo independiente. Es la primera etapa hacia el Activity Based Working.<\/p>\n

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Nuevas formas de trabajo<\/p>\n

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La mayor\u00eda de las empresas ya han comenzado a experimentar con el trabajo flexible y muchas han introducido el modelo de hot desking o desk sharing con la austera pretensi\u00f3n de lograr una mayor eficiencia en la ocupaci\u00f3n asignando, por ejemplo, 4 escritorios para 5 personas. Estos cambios en los coeficientes de distribuci\u00f3n parecen constituir el l\u00edmite del pensamiento actual,\u00a0 no obstante lo cual representan un primer paso en el camino hacia un nuevo estilo de trabajo.<\/p>\n

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Sin embargo, el hot desking -t\u00e9rmino que debe su origen a la Royal Navy que practica el principio del hot bunking, donde los marineros comparten una cama o litera, aunque no al mismo tiempo, por supuesto- no parece ser la respuesta m\u00e1s apropiada para los trabajadores del conocimiento en la nueva econom\u00eda colaborativa. Con esta estrategia se intenta a menudo un ahorro de costos que produce magros beneficios para las personas y da como resultado espacios pobres y poco atractivos. Hoy en d\u00eda es necesario desarrollar una nueva perspectiva.<\/p>\n

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Espacio para trabajar<\/p>\n

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En mi libro, Space to Work (en coautor\u00eda con Jeremy Myerson) se identifican las cuatro tendencias fundamentales para las empresas del conocimiento en base a una investigaci\u00f3n llevada a cabo con m\u00e1s de 200 compa\u00f1\u00edas alrededor del mundo. Estas tendencias se encuentran representadas en el diagrama 1 y muestran las tensiones entre tareas permeables y contenidas, y entre una visibilidad corporativa alta y baja.<\/p>\n

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La oficina corporativa se puede convertir as\u00ed en Academia: un lugar que proporciona\u00a0 posibilidades de elecci\u00f3n y empoderamiento (ambos mediados por la tecnolog\u00eda), y que acepta una cultura de liderazgo.<\/p>\n

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Esta tendencia se equilibra con el \u00c1gora, modelo que propicia el trabajo junto a los clientes o desde terceros espacios. Esto significa que la gente vuelve a la oficina con menos frecuencia y disminuye la necesidad de proveerle un escritorio fijo.<\/p>\n

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Las otras dos tendencias tienen que ver con nuevos espacios. Trabajar cerca de la casa y de la comunidad se denomina Lodge pues evoca el per\u00edodo en el que el trabajo se hac\u00eda en la casa o la comunidad y la actividad comercial era la norma.<\/p>\n

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Por otra parte, tenemos que una agrupaci\u00f3n de personas de la misma profesi\u00f3n conforman los gremios. Los edificios de los gremios fueron las primeras construcciones comerciales. Actualmente vemos un resurgimiento del modelo del Gremio, ya que la plantilla de muchas corporaciones est\u00e1 conformada por freelancers y profesionales independientes.<\/p>\n

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En el siguiente diagrama, la gente encuentra su propio equilibrio en base a su perfil. Pero lo que est\u00e1 claro es que la corporaci\u00f3n del tipo Academia se ir\u00e1 contrayendo mientras que el trabajo en el \u00c1gora y en el Lodge se incrementar\u00e1. No obstante, los tipos de espacio proporcionados por la Academia ser\u00e1n diferentes. Cuando las personas entren en un edificio lo har\u00e1n para estar con otras personas, para interactuar y colaborar, por lo que gran parte de los espacios ser\u00e1 diferente y proporcionar\u00e1 \u00e1mbitos pensados para la gente en lugar de contenedores para escritorios y papeles.<\/p>\n

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Terceros espacios<\/p>\n

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A medida que crezca el \u00c1gora, los denominados \u201cterceros espacios\u201d -a mitad de camino entre la oficina corporativa y el entorno familiar- aumentar\u00e1n su importancia. Gracias al desarrollo de la tecnolog\u00eda m\u00f3vil y de la nueva cultura, muchas personas, movidas por la necesidad de minimizar los traslados, buscar\u00e1n cada vez m\u00e1s trabajar en estos terceros espacios donde encontrar\u00e1n un \u00e1mbito para concentrarse y colaborar junto con toda la tecnolog\u00eda necesaria.<\/p>\n

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Ya han surgido una serie de ideas innovadoras, desde clubes y centros de servicios hasta oficinas tercerizadas y edificios p\u00fablicos. Uno de los terceros espacios m\u00e1s interesantes es The Hospital, un club dedicado a los ejecutivos de los medios de comunicaci\u00f3n, creado y financiado por Paul Allen, uno de los fundadores de Microsoft. Los miembros de este club pagan una suscripci\u00f3n anual por la que tienen acceso al uso de un edificio en el Covent Garden de Londres. All\u00ed no solo se puede trabajar, organizar reuniones y comer, sino tambi\u00e9n proyectar una pel\u00edcula, usar un estudio de grabaci\u00f3n o hacer un programa de televisi\u00f3n en un estudio completo.<\/p>\n

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Otro ejemplo es el centro Berkeley Square de Regus, un espacio de trabajo tipo club que ofrece un \u00e1mbito flexible, compartido e informal. Boxes privados se alternan con mullidos asientos y espacios de reuni\u00f3n que se usan como una sala de aeropuerto, aunque tambi\u00e9n se pueden reservar espacios m\u00e1s formales. Sin embargo, para muchos socios, el sal\u00f3n es exactamente lo que se necesita para trabajar \u201con the pause\u201d: un espacio profesional para llegar, conectarse y trabajar. A medida que aumente la movilidad y las personas sean capaces de conectarse “on the pause” utilizando la tecnolog\u00eda port\u00e1til, la exigencia de trabajar a distancia aumentar\u00e1, y la gente encontrar\u00e1 nuevas formas de colaborar sin necesidad de estar en el mismo edificio.<\/p>\n

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En la pr\u00f3xima entrega se abordar\u00e1n los nuevos paradigmas para el trabajo colaborativo junto con el an\u00e1lisis de las tecnolog\u00edas que lo har\u00e1n posible.<\/p>\n

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* Philip Ross es el creador de Worktech, CEO de Unwired y de Ungroup. Adem\u00e1s es escritor, consultor y analista especializado en el futuro del trabajo. Anticipa la manera en que las nuevas tendencias -tales como las tecnolog\u00edas emergentes- determinar\u00e1n nuestra forma de trabajar, vivir, aprender y disfrutar del tiempo libre.<\/p>\n

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FUENTE: FM&WOKPLACES #66<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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