{"id":12599,"date":"2018-04-24T13:50:56","date_gmt":"2018-04-24T13:50:56","guid":{"rendered":"http:\/\/contractworkplaces.com\/web\/?p=12599"},"modified":"2025-08-28T19:55:45","modified_gmt":"2025-08-28T19:55:45","slug":"la-metamorfosis-de-la-oficina-privada","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/contractworkplaces.com\/web\/la-metamorfosis-de-la-oficina-privada\/","title":{"rendered":"Oficinas modernas y la evoluci\u00f3n del espacio privado en ambientes laborales"},"content":{"rendered":"<p>La oficina privada es un espacio de trabajo tradicional que a\u00fan sobrevive en muchas empresas por diversos motivos, algunas veces relacionados con un requisito de confidencialidad y otras, con la necesidad de preservar las estructuras jer\u00e1rquicas. Sea cual fuere el requerimiento, la oficina privada tiene sus pros y sus contras: brinda privacidad pero en desmedro de la interacci\u00f3n con los dem\u00e1s miembros del <em>staff<\/em>, ofrece un espacio tranquilo para trabajos de concentraci\u00f3n pero sin la posibilidad de colaboraci\u00f3n, y ayuda a mantener la imagen y el estatus de quien la ocupa pero a costa de una funcionalidad y una flexibilidad limitadas del espacio. Para aprovechar al m\u00e1ximo estos metros cuadrados muchas veces subutilizados se pueden aplicar algunas estrategias de dise\u00f1o efectivas. Un uso inteligente de la tecnolog\u00eda junto con las nuevas formas de trabajo pueden hacer de la oficina privada un espacio m\u00e1s funcional, acorde a los tiempos que corren.<\/p>\n<p>Tradicionalmente, la oficina privada ha sido un s\u00edmbolo de estatus, un reconocimiento al logro personal que comunica la posici\u00f3n de quien la ocupa dentro de la estructura corporativa. En realidad, se trata de un derroche de metros cuadrados con las mejores vistas, los mejores muebles y mucha luz natural que permanece vac\u00edo la mayor parte del tiempo. Normalmente, los altos ejecutivos son los que gozan de un despacho privado y los que menos tiempo pasan en la empresa.<\/p>\n<p>Esta tendencia, fuertemente arraigada desde los comienzos de la oficina, comenz\u00f3 a perder fuerza poco a poco. Los motivos resultan evidentes: si bien la asignaci\u00f3n de oficinas privadas reafirma el sentido de la jerarqu\u00eda dentro de la organizaci\u00f3n, tambi\u00e9n representa un uso muy ineficiente del espacio y tiende a dificultar la comunicaci\u00f3n y la colaboraci\u00f3n.<\/p>\n<p>Fueron los nuevos conceptos sobre ahorro energ\u00e9tico derivados de la crisis del petr\u00f3leo junto con los avances tecnol\u00f3gicos que despuntaban en los 80 los que comenzaron a perfilar un cambio en la estructura del espacio de trabajo. El vertiginoso desarrollo de las TIC fue el disparador de las grandes transformaciones que se han producido desde entonces.<\/p>\n<p>El modelo de oficina evolucion\u00f3 para adaptarse a los nuevos paradigmas y hoy se ha convertido en un territorio que se reconfigura constantemente y puede cambiar de acuerdo con las distintas necesidades.<\/p>\n<p>Mientras que los escritorios de las oficinas tradicionales y los despachos privados suelen estar vac\u00edos durante gran parte de la jornada, las investigaciones muestran que se necesita cada vez m\u00e1s espacio para los equipos de trabajo, los proyectos o las presentaciones, y las salas de reuniones casi nunca est\u00e1n disponibles. Esto indica que los tipos de espacio que la gente necesita para el tipo de trabajo que se realiza actualmente tambi\u00e9n est\u00e1n cambiando.<\/p>\n<p>Un estudio realizado por Herman Miller pone en negro sobre blanco los n\u00fameros de esta tendencia:<\/p>\n<ul>\n<li>Las oficinas privadas est\u00e1n desocupadas m\u00e1s del 75% del tiempo.<\/li>\n<li>Los puestos de trabajo est\u00e1n desocupados el 60% del tiempo.<\/li>\n<li>Las salas de conferencias rara vez se utilizan con su capacidad completa. En las m\u00e1s grandes, cuatro de cada cinco asientos permanecen vac\u00edos.<\/li>\n<li>Mientras que en 1985 solo el 30 % de la productividad de una persona depend\u00eda del trabajo en equipo, en 2010 esa cifra trepaba por encima del 80%.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Las cifras de esta investigaci\u00f3n revelan una clara tendencia hacia la colaboraci\u00f3n en el lugar de trabajo.<\/p>\n<p>Sin embargo, la oficina privada a\u00fan sobrevive en muchas empresas por diversos motivos, algunas veces relacionados con un requisito de confidencialidad y otras veces con la necesidad de preservar las estructuras jer\u00e1rquicas.<\/p>\n<p>Pero, por otra parte, con la adopci\u00f3n del <em>open plan<\/em> en la gran mayor\u00eda de los espacios de trabajo actuales, las oficinas privadas se han transformado en un refugio que permite a los trabajadores ser m\u00e1s eficaces en las tareas que requieren concentraci\u00f3n. Planificar, programar, escribir, analizar, entre otras tareas, pueden ser m\u00e1s f\u00e1ciles de hacer cuando las personas pueden controlar el exceso de ruido, las interrupciones y la interacci\u00f3n con los dem\u00e1s. Es por esto que, en algunas empresas, junto con los modelos flexibles pueden coexistir las oficinas privadas, asign\u00e1ndolas a quienes las necesitan para mejorar la eficiencia.<\/p>\n<p><strong>\u00bfPor qu\u00e9 es necesario un cambio?<\/strong><\/p>\n<p>Desde hace varias d\u00e9cadas, las tendencias vienen proponiendo un cambio en el dise\u00f1o de los espacios de trabajo desde los puestos individuales y las oficinas privadas hacia las \u00e1reas de actividad compartida que permiten la colaboraci\u00f3n y las interacciones espont\u00e1neas y\/o accidentales, un recurso valios\u00edsimo para las empresas ya que ayudan a promover el conocimiento, la creatividad y la innovaci\u00f3n.<\/p>\n<p>A pesar de los enormes avances de la tecnolog\u00eda (y tal vez debido a eso), el mundo se ha vuelto demasiado complejo para las soluciones individuales. La movilidad, la flexibilidad y la colaboraci\u00f3n est\u00e1n en el centro del panorama laboral actual y la oficina, lejos de estar en v\u00edas de extinci\u00f3n, se reconvierte en el lugar por excelencia del trabajo colaborativo.<\/p>\n<p>Hoy, los espacios m\u00e1s eficaces son los que favorecen la colaboraci\u00f3n y el encuentro y eliminan las barreras f\u00edsicas al mismo tiempo que brindan la privacidad suficiente como para que las personas no teman que alguien pueda escucharlas o interrumpirlas. Y aunque no hay que perder de vista que cada organizaci\u00f3n y cada oficina tiene necesidades diferentes que no solo dependen de su actividad sino tambi\u00e9n de su cultura, la realidad es que existe una creciente demanda de distintos tipos de \u00e1reas capaces de ofrecer una variedad de opciones a los trabajadores.<\/p>\n<p>Es por esto que cada vez m\u00e1s empresas han comenzado a prescindir de los despachos privados y empiezan a adoptar oficinas dise\u00f1adas con un esquema en <em>open plan:<\/em> grandes espacios abiertos destinados a la colaboraci\u00f3n y el trabajo en equipo en detrimento de las \u00e1reas de trabajo individuales. Algunos sondeos estiman que, actualmente, m\u00e1s del 70% de los empleados trabajan en un entorno de oficina abierta, y el tama\u00f1o de sus espacios de trabajo individuales se est\u00e1 reduciendo cada vez m\u00e1s.<\/p>\n<p>Pero lo cierto es que estos nuevos ambientes de trabajo no son, necesariamente, la soluci\u00f3n ideal para todo tipo de tarea. El ruido, las distracciones, las interrupciones constantes y la falta de privacidad suelen ser las principales fuentes de queja por parte de los trabajadores, y pueden comprometer la\u00a0 productividad.<\/p>\n<p>Seg\u00fan un estudio de Haworth, los empleados pierden en promedio un 28% de su tiempo productivo debido a interrupciones y distracciones. En respuesta a esto, la gente suele llegar a la oficina m\u00e1s temprano o permanecer hasta m\u00e1s tarde, se instala en un rinc\u00f3n tranquilo o en una oficina privada desocupada para poder realizar tareas demandantes que requieren concentraci\u00f3n. Seg\u00fan revela el documento, este tipo de trabajo es el menos apoyado de manera efectiva en los nuevos entornos de oficina.<\/p>\n<p>Entonces, la mejor alternativa parece ser contar con una variedad de opciones para desarrollar todo tipo de tarea, permitiendo a cada uno elegir d\u00f3nde, c\u00f3mo y cu\u00e1ndo trabajar. Brindar espacios destinados a la privacidad y la concentraci\u00f3n, lejos de comprometer el trabajo de colaboraci\u00f3n, puede favorecerlo. En las oficinas en <em>open plan<\/em>, la eliminaci\u00f3n de las barreras f\u00edsicas reduce la intimidad y puede inhibir la socializaci\u00f3n.<\/p>\n<p>La colaboraci\u00f3n exitosa requiere tanto del trabajo en equipo como del trabajo individual de concentraci\u00f3n. Contar con espacios que den un adecuado soporte y permitan alternar entre ambas modalidades es lo que hace que la colaboraci\u00f3n sea verdaderamente significativa y productiva.<\/p>\n<p>Dentro de este panorama tan din\u00e1mico, la vieja oficina privada necesita una renovaci\u00f3n para adaptarse a los nuevos tiempos, una visi\u00f3n innovadora para que no se transforme en un lastre y pueda hacer su aporte a la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<p><strong>La metamorfosis de la oficina privada<\/strong><\/p>\n<p>A pesar de las enormes transformaciones que han sufrido la naturaleza y el espacio de trabajo en los \u00faltimos tiempos, las oficinas privadas no han cambiado mucho: un escritorio y un sill\u00f3n importantes de acuerdo con la jerarqu\u00eda, una credenza, y una o dos sillas para invitados, todo amurallado tras una puerta entre cuatro paredes. Mientras tanto, el resto de la oficina se ha convertido en un territorio cambiante y flexible, una mezcla de equipos multifuncionales, grupos de proyecto y trabajadores n\u00f3madas.<\/p>\n<p>En este nuevo escenario, las oficinas privadas parecen reliquias del pasado que no apoyan las nuevas maneras de trabajar, mientras que las herramientas que la gente necesita, el tipo de tarea que realizan y los espacios que precisan ya han evolucionado hacia nuevos modelos.<\/p>\n<p>Aunque resulta m\u00e1s efectivo organizar a las personas de acuerdo con las actividades que se desarrollan dentro de la oficina y asignar los espacios en base a las necesidades de uso en lugar de hacerlo en funci\u00f3n de las jerarqu\u00edas, en algunas situaciones puede ser necesario asignar espacios cerrados para uso regular. En estos casos, estas oficinas podr\u00edan ser redise\u00f1adas para flexibilizar su uso y\/o permitir que otras personas las utilicen de manera productiva cuando sus principales usuarios est\u00e1n fuera.<\/p>\n<p>De acuerdo con una investigaci\u00f3n de Steelcase, las soluciones tradicionales para los espacios privados no solo requieren mayor superficie sino que tampoco se adaptan a las cambiantes necesidades organizativas de hoy. Las nuevas estrategias para el dise\u00f1o de oficinas privadas deben aprovechar la tecnolog\u00eda y apoyar las actuales formas de trabajo. De esta manera se puede lograr que el espacio sea m\u00e1s efectivo no solo para quienes las ocupan de manera regular sino tambi\u00e9n para la organizaci\u00f3n en general.<\/p>\n<p>Seg\u00fan este estudio, una de las desventajas que presentan las oficinas privadas tradicionales es que no proporcionan ninguna zonificaci\u00f3n que ayude a diferenciar el \u00e1rea destinada al trabajo individual y de concentraci\u00f3n del \u00e1mbito m\u00e1s p\u00fablico de colaboraci\u00f3n, lo que dificulta la interacci\u00f3n con otros miembros del <em>staff<\/em>. Tampoco cuentan con las herramientas adecuadas para comunicar y compartir ideas e informaci\u00f3n tales como las\u00a0 pantallas visuales, un punto crucial para pasar del trabajo individual al trabajo colaborativo.<\/p>\n<p>Sin embargo, solucionar algunos de estos problemas no requiere grandes inversiones, solo basta con un poco de sentido com\u00fan. Por ejemplo, el estudio cita el caso de muchas oficinas privadas donde el \u00fanico sector destinado a las visitas est\u00e1 al otro lado de la mesa del anfitri\u00f3n. Con esta distribuci\u00f3n, compartir documentos significar\u00e1 que una de las dos personas deba ver todo al rev\u00e9s. Prever un sector dedicado a la colaboraci\u00f3n donde las personas puedan sentarse lado a lado \u2013la mejor postura para este tipo de interacci\u00f3n\u2013 puede resolver el problema con pocos recursos.<\/p>\n<p>Otra manera sencilla de volver m\u00e1s eficiente el espacio privado es mejorar el acceso a la tecnolog\u00eda. La investigaci\u00f3n revel\u00f3 que el uso de herramientas para gestionar monitores duales hace m\u00e1s eficiente el trabajo en pareja. Y compartir las oficinas privadas tambi\u00e9n es una forma de maximizar y flexibilizar el uso del espacio al mismo tiempo que beneficia a aquellos colegas que deben trabajar en estrecha colaboraci\u00f3n.<\/p>\n<p>El mencionado estudio propone que, para minimizar las distracciones sin excluir la colaboraci\u00f3n, el espacio de la oficina privada se puede\u00a0 zonificar: un \u00e1rea m\u00e1s social de conversaci\u00f3n cercana a la puerta, una zona intermedia para trabajo de concentraci\u00f3n para una o dos personas y un sector para trabajo privado o confidencial en el \u00e1rea m\u00e1s alejada de la puerta.<\/p>\n<p>La idea es integrar la oficina privada dentro del flujo de trabajo actual ayudando a los usuarios a cambiar r\u00e1pidamente entre tareas de concentraci\u00f3n en solitario y de trabajo en equipo sin descuidar el apoyo a la privacidad ac\u00fastica y visual, y flexibilizando los usos para mejorar el aprovechamiento del espacio.<\/p>\n<p><strong>Conclusiones<\/strong><\/p>\n<p>La oficina privada no tiene por qu\u00e9 ser un <em>bunker<\/em> para cumplir adecuadamente con su funci\u00f3n. En los entornos de trabajo actuales, todos los colaboradores necesitan apoyo tanto para el trabajo individual de concentraci\u00f3n como para el intercambio de informaci\u00f3n y la colaboraci\u00f3n. El usuario de la oficina privada no es la excepci\u00f3n.<\/p>\n<p>La oficina privada necesita una reconceptualizaci\u00f3n para adaptarse a los nuevos tiempos, una visi\u00f3n transformadora para aprovechar al m\u00e1ximo sus metros cuadrados y para que pueda integrarse en el flujo\u00a0 de trabajo de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<p>La flexibilidad y el uso compartido para permitir que otras personas las puedan ocupar cuando los principales usuarios est\u00e1n fuera, la zonificaci\u00f3n en distintas \u00e1reas y el uso de herramientas tecnol\u00f3gicas que faciliten la colaboraci\u00f3n son algunas de las estrategias que pueden emplearse para volver m\u00e1s productivos estos preciosos metros cuadrados.<\/p>\n<h3><a href=\"https:\/\/contractworkplaces.com\/web\/casos-destacados\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Explora algunos dise\u00f1os de oficinas modernas e insp\u00edrate. 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