Trabajar desde casa y sobrevivir para contarlo
Para quienes no estaban acostumbrados a hacerlo de forma regular, la experiencia de trabajar desde casa durante este largo período de tiempo que nos impuso la pandemia, ha sido un increíble desafío. El espacio fuera de nuestras cuatros paredes no parece seguro (incluso, puede resultar peligroso para nuestra supervivencia), debemos seguir cumpliendo con los objetivos que nos impone el trabajo, y el contacto con el mundo exterior (donde están nuestros familiares y nuestros amigos) está limitado al espacio plano y distante de una pantalla.
Aunque parezca mentira –y salvando las distancias–, esta descripción se parece mucho a las condiciones que caracterizan a los entornos extremos que muchos científicos deben afrontar en las estaciones polares del Ártico y la Antártida, en las bases submarinas o en el espacio exterior. Estos entornos extremos presentan tres características principales: un ambiente exterior hostil, un objetivo de misión exigente y comunicaciones limitadas con los seres queridos1. Suena familiar, ¿verdad?
El brote global de coronavirus nos ha llevado a un aislamiento forzado durante el cual muchos de nosotros debimos enfrentar largos períodos recluidos en el hogar, ya sea con la familia o solos, y sabemos de primera mano que puede ser muy estresante. Pero, ¿cuáles son los efectos del aislamiento tanto física como psicológicamente? ¿Cómo podemos mantenernos positivos, productivos y mentalmente activos minimizando las consecuencias?
El aislamiento, una amenaza al acecho
Una de las razones por las que vivir en aislamiento es tan difícil es porque somos criaturas sociales. Y aquí conviene diferenciar entre dos conceptos que suelen usarse indistintamente: aislamiento y soledad. Mientras que el aislamiento surge en situaciones (muchas veces no deseadas) en las que no se tienen suficientes personas con las que interactuar, la soledad es la experiencia subjetiva de no tener contactos personales relevantes, aun estando rodeado de gente.
El aislamiento puede ser perjudicial no solo para cumplir con el trabajo y las actividades diarias sino también para nuestra salud física y mental; así lo atestiguan muchas personas que han vivido en entornos aislados tales como los investigadores destinados en la Antártida o los astronautas en misiones espaciales.
En esas condiciones existen más probabilidades de sufrir depresión, problemas de memoria, sensación de soledad, aburrimiento, dificultades para la interacción social y pocas oportunidades para evitar conflictos interpersonales derivados de la convivencia forzosa las 24 horas. Pero también se compromete el sistema inmunitario, lo que aumenta la probabilidad de enfermar2.
En las bases antárticas, por ejemplo, el aislamiento contribuye al desarrollo de problemas de salud mental relacionados con el temor a sufrir malestares o lesiones en un lugar donde las condiciones climáticas hacen que las evacuaciones sean riesgosas. A esto se suma la monotonía de comer, dormir, trabajar y pasar el tiempo libre en un solo espacio con la misma gente durante meses. En estas condiciones, la respuesta individual puede ser muy variada e impredecible: mientras que algunas personas desarrollan un alto sentido de solidaridad y trabajo en equipo, otras pueden deprimirse y sufrir alteraciones en su comportamiento. Un caso extremo se produjo en la estación antártica soviética de Vostok en 1959, en la que un científico se desquició después de perder una partida de ajedrez y asesinó a su oponente con un hacha. Luego de este incidente se prohibió el ajedrez en las estaciones soviéticas3.
Aconsejan los expertos
Scott Kelly, el astronauta norteamericano que vivió en la Estación Espacial Internacional durante casi un año, reconoce que la experiencia no fue fácil y que permanecer encerrado en casa también puede ser desafiante. “Cuando me iba a dormir, seguía en el trabajo y cuando me despertaba, aún estaba en el trabajo”, cuenta Kelly4, quien nos deja algunas recomendaciones que pueden resultar muy útiles para sobrevivir a nuestro encierro forzado en la Tierra:
- Cumplir un horario. En la Estación Espacial todo el tiempo está agendado, desde que abrimos los ojos hasta la hora de ir a dormir.
- Tomar pausas. Cuando se vive y se trabaja en el mismo espacio durante muchos días, el trabajo puede invadir toda tu vida si lo permites.
- Dormir a la misma hora. Los científicos de la NASA estudian de cerca el sueño de los astronautas cuando están en el espacio y han descubierto que la calidad del sueño se relaciona con la cognición, el estado de ánimo y las relaciones interpersonales, que son esenciales para superar una misión en el espacio o una cuarentena en casa.
- Tener un pasatiempo. Cuando se está encerrado en un espacio pequeño hace falta una válvula de escape que no sea el trabajo ni el mantenimiento del entorno.
- Tomarse un tiempo para socializar. La ciencia ha establecido que el aislamiento es dañino no solo para la salud mental sino también para la salud física, especialmente para el sistema inmune. La tecnología hace que hoy sea más fácil que nunca mantenerse en contacto, así que vale la pena tomarse un tiempo para conectarse con alguien todos los días.
Beth Healey, por su lado, es una científica británica que pasó un año en la Estación de Investigación Concordia en la Antártida realizando investigaciones para la Agencia Espacial Europea (ESA) sobre los efectos del aislamiento y lo que podría significar para los vuelos espaciales a largo plazo. En función de su propia experiencia, estos son algunos de sus consejos para afrontar el confinamiento5:
- Mantener una rutina personal, sea la que sea, especialmente el ciclo de sueño/vigilia. No es bueno quedarse despierto hasta muy tarde ni estar acostado durante períodos prolongados; la falta de un ritmo inducirá cambios biológicos y cambios de humor.
- Hacer ejercicio, mantener un espacio privado, por pequeño que sea, y establecer límites.
- Satisfacer la necesidad humana de conectarse con la naturaleza: cuidar a los animales, hacer jardinería, mantener plantas y cultivar semillas.
- Seguir comunicándose con amigos y familiares fuera del hogar, pero no exclusivamente, ya que este comportamiento deja afuera a los que están alrededor.
Sobrevivir para contarlo
Luego de la epidemia de SARS6, se conocieron investigaciones que encontraron que, aquellas personas que experimentaron una mayor sensación de soledad y falta de contacto social y físico debido a la cuarentena, más tarde tuvieron mayor probabilidad de desarrollar Trastorno de Estrés Postraumático7. El impacto del aislamiento no debe subestimarse ni ponerse al final de las listas de prioridades. La ansiedad, la depresión y la sensación de soledad son algunas de las consecuencias que pueden persistir incluso mucho después de que termine la actual pandemia.
Dentro de las organizaciones –que hoy cuentan con una gran cantidad de colaboradores trabajando desde su casa–, los empleados que se sienten aislados comienzan a sentirse menos conectados con los valores corporativos. En este sentido, la cultura de la empresa desempeñará un papel crucial; la identificación positiva con una cultura organizacional que fomente la comunicación, la inclusión y la tolerancia puede ayudar a las personas a lidiar con el estrés del aislamiento. El sentido de pertenencia, que juega un papel clave en la forma en la que pensamos, sentimos, actuamos y nos auto percibimos, proporcionará una mayor estimulación mental y una idea de propósito.
Apelar al pensamiento positivo y a la comunicación abierta, y aprovechar la experiencia de otros nos ayudará a transitar por este tiempo de trabajo desde casa y a sobrevivir para contarlo.
1 TEMP, A.G.M. et al. (2019): “‘I really don’t wanna think about what’s going to happen to me!’: a case study of psychological health and safety at an isolated high Arctic Research Station“.
2 ANDERSON, L. (2019): “What are the effects of total isolation? An expert explains”. Theconversation.com
3 SUEDFELD, P. (2016): “How Antarctic isolation affects the mind”. Canadian Geographic.
4 KELLY, S. (2020): “Pasé un año en el espacio y tengo algunos consejos sobre el aislamiento”. www.nytimes.com/es/
5 GREEN, J. (2020): “How to cope with isolation: lessons from a space doctor in Antarctica”. www.skyatnightmagazine.com.
6 Severe Acute Respiratory Syndrome por su sigla en inglés, que tuvo lugar entre 2002 y 2004.
7 BROOKS S.K. et al. (2020): “The psychological impact of quarantine and how to reduce it: rapid review of the evidence”. The Lancet.
Cómo restablecer el equilibrio familia/trabajo
Las medidas de aislamiento y distanciamiento físico adoptadas en muchos países para contener la pandemia de COVID-19 afectaron profundamente la vida cotidiana de la gente. Junto con el temor por la salud, el cierre de las escuelas y los lugares de trabajo no esenciales –que obligó a muchísimas personas a trabajar desde casa–, el equilibrio entre la vida laboral y familiar se desdibujó completamente.
Este desequilibrio entre la familia y el trabajo, que ya representaba una gran preocupación antes de la pandemia –especialmente para las mujeres–, hoy afecta más que nunca no solo el bienestar de los colaboradores sino también la productividad de las empresas. Los conflictos entre el trabajo y la vida familiar tienen efectos negativos para el trabajador y, por ende, para su productividad: depresión, mala salud física, adicción al trabajo y consumo excesivo de alcohol y otras sustancias, sin diferencias significativas entre ambos sexos.
Pero, a pesar de que las responsabilidades están tendiendo a equilibrarse, son las mujeres las que siguen efectuando la mayor parte del trabajo en el hogar y el cuidado de los hijos y familiares a cargo, incluso cuando trabajan a tiempo completo. Esto se añade a su carga diaria de trabajo y supone una presión adicional sobre ellas, especialmente cuando hay incompatibilidad entre las modalidades laborales y la vida familiar.
Existe evidencia proporcionada por un estudio que se realizó durante el período de aislamiento, que muestra que las familias con hijos están volviendo a los roles de género tradicionales en términos de división del trabajo doméstico. Si bien las madres redujeron su carga horaria en aproximadamente un 5% –el equivalente a 2 horas por semana–, el tiempo de trabajo de los padres se mantuvo en gran medida estable, según la investigación1.
Este hallazgo sería el reflejo de las antiguas expectativas sobre el papel de las mujeres como cuidadoras y los hombres como sostén de la familia. Como consecuencia, en estas circunstancias de aislamiento sanitario, son las mujeres las que ajustan su pauta de trabajo para satisfacer las necesidades del cuidado familiar.
En este contexto, ¿de qué manera se puede encontrar un equilibrio entre la organización del trabajo remunerado por un lado, y el trabajo doméstico y los cuidados familiares por el otro para que la carga de la responsabilidad no sea tan diferente entre hombres y mujeres? La implementación de políticas empresariales amigables con la familia es un factor que puede equilibrar la balanza para que los mejores talentos decidan permanecer en la empresa o aceptar una nueva oferta laboral. Este factor puede superar, incluso, la importancia del salario.
Buscando soluciones
En la actualidad, todos los factores mencionados sugieren que la pandemia de COVID-19 tendrá un efecto negativo sobre todo para las mujeres y sus oportunidades de empleo, pero también lo tendrá sobre las organizaciones en términos de una mayor rotación de personal, dificultades para atraer y retener trabajadores –especialmente trabajadoras con alto nivel de calificación–, junto con el consiguiente aumento en los costos de reclutamiento, inducción y formación.
Por otra parte, el desbalance entre las obligaciones laborales y las necesidades familiares puede afectar el desempeño de las personas, generar tensión psicológica, irritación frecuente y estrés junto con un mayor ausentismo, menor satisfacción laboral y menor compromiso con la organización.
También hay que destacar que posicionarse como una empresa que está a la vanguardia de los cambios sociales y que apoya la igualdad de oportunidades, es una de las claves para lograr una buena imagen pública tanto para los clientes internos como para los externos.
A continuación se enumeran algunas posibles estrategias que ayudarán a lograr un mejor equilibrio entre la vida familiar y laboral de los trabajadores:
• Empatía. Tener empatía con los empleados que tienen responsabilidades de cuidado de niños o familiares a cargo, y acomodarse a las necesidades adicionales que puedan tener durante estos tiempos de crisis.
• Flexibilidad. Adoptar acuerdos de trabajo flexibles permitirá que muchos hombres y mujeres con responsabilidades familiares –especialmente las madres de hijos pequeños– puedan mantenerse dentro del mercado laboral. La flexibilidad es un instrumento esencial para mejorar el balance entre la vida laboral y las responsabilidades familiares, que reconoce el derecho que tienen las personas a desarrollarse en el ámbito profesional, laboral y personal2.
• Reducción de las horas de trabajo. Para muchas mujeres, acortar la jornada laboral durante los años de crianza de los hijos puede ser una buen solución. La tasa de empleo femenino disminuye más para las madres de niños pequeños (que necesitan más atención) que para las madres de niños mayores. La tasa de empleo también es menor para las madres de varios niños. Facilitar la reducción de la jornada laboral puede mejorar el balance entre el trabajo y la vida personal al mismo tiempo que anima a las mujeres a seguir trabajando3.
• Servicios de cuidado infantil. La contratación de servicios privados de cuidado infantil suele ayudar a reducir el conflicto entre el trabajo y las responsabilidades familiares siempre y cuando sea asequible: para las mujeres que ocupan puestos de menor remuneración y tienen dos o más hijos, el alto costo de las guarderías privadas puede socavar gran parte de los beneficios que reporta el empleo. El aporte empresarial puede colaborar a zanjar esta dificultad.
• Licencia por nacimiento. Ampliar a ambos padres la licencia paga por nacimiento es un beneficio que puede ayudar a mejorar el balance entre el trabajo y la vida familiar, a fomentar la igualdad de género y a garantizar desde el inicio la participación del padre en la vida familiar. Grandes empresas como Facebook y Google son pioneras en este tipo de iniciativa.
• Bienestar integral. Considerar la salud física, mental y emocional de todos los empleados y ser consciente de la mayor exposición de las mujeres a la violencia doméstica mientras están confinadas en el hogar durante la pandemia. Se puede establecer una persona de contacto especial dentro del sector de Recursos Humanos para apoyar estos casos.
• Información. Compartir información con todos los empleados sobre los servicios de apoyo psicosocial y de atención médica pre y posnatal que estén disponibles.
Con una vida más equilibrada, ganamos todos
El balance entre la vida laboral y familiar ha cambiado de manera decisiva acarreando tensiones que generan altos costos tanto para las familias como para la productividad empresarial. Las compañías empiezan a ser conscientes de que el bienestar del personal está directamente relacionado con su rendimiento y de que los trabajadores son más productivos cuando las necesidades de la vida familiar y personal están cubiertas.
Muchas empresas han respondido positivamente a esta necesidad de un mayor equilibrio en la vida de sus empleados adoptando modelos más flexibles y empáticos con sus demandas –especialmente en este contexto–, y es probable que, una vez instalados, estos se vuelvan duraderos. Como resultado de estas iniciativas, muchos trabajadores ganarán en calidad de vida para satisfacer las expectativas de poder desarrollarse en el trabajo y llevar adelante una familia. Y dado que actualmente las mujeres están más expuestas a estas demandas, son las que más podrían beneficiarse con este cambio de enfoque.
En definitiva, promover las condiciones dentro de la organización para que los colaboradores puedan gozar de un buen balance entre la vida familiar y laboral tiene grandes beneficios para ambas partes: mejora la inclusión laboral de las mujeres, reduce el estrés y el ausentismo, aumenta el compromiso y la satisfacción, mejora la organización del trabajo, ayuda a reclutar y conservar a los mejores talentos y reduce los gastos por enfermedad.
Con una vida más equilibrada, ganamos todos.
1 COLLINS, C. et al (2020): ”COVID-19 and the gender gap in work hours”.
2 MINISTERIO DE IGUALDAD DE ESPAÑA (2010): “Conciliación de la vida laboral, familiar y personal”.
3 DAVIES, R. (2013): “Work-life balance. Measures to help reconcile work, private and family life”. Library of the European Parliament.
Una caja de herramientas para el bienestar emocional
Durante mucho tiempo, la mayor parte de las estrategias de diseño del espacio de trabajo se basaron en métricas. Sin embargo, una planificación eficiente no solo debe apuntar a mejorar los ratios de ocupación y la funcionalidad; tener en consideración las necesidades emocionales de las personas puede ser determinante para mejorar la participación, el compromiso, la salud y la productividad de los colaboradores. Especialmente en un contexto como el actual, en el que la demanda de seguridad y contención es más importantes que nunca.
Los científicos ahora entienden lo importante que es la emoción en la vida cotidiana. La utilidad y la funcionalidad del espacio físico que nos rodea son, sin duda, importantes, pero sin los atributos emocionales que los dotan de un significado más profundo y personal, la experiencia es incompleta.
Donald Norman –director del Design Lab de la Universidad de California y profesor emérito de psicología y ciencias cognitivas– afirma1 que los seres humanos hemos evolucionado durante millones de años para desenvolvernos eficazmente dentro del rico y complejo entorno de nuestro planeta. Y de la misma forma que nuestros sistemas perceptivos y nuestro sistema locomotor se han desarrollado para que funcionemos mejor en el mundo, las emociones y la cognición también han evolucionado complementariamente para ayudarnos a interactuar con el medio. La cognición interpreta el mundo aportando comprensión y conocimiento mientras que la emoción constituye un sistema rápido y eficaz para juzgar lo que es bueno o malo, seguro o peligroso, haciendo que los juicios de valor sean más pertinentes para poder sobrevivir.
Emoción y diseño
Las emociones positivas son tan importantes como las negativas, afirma Norman. Mientras que las positivas son fundamentales para el aprendizaje, la curiosidad y el pensamiento creativo, las negativas tienden a limitar el pensamiento concentrándolo directamente sobre un problema.
Es por esto que la capacidad del diseño para evocar emociones y estados de ánimo positivos es una gran herramienta para lograr un clima cálido y contenedor en el lugar de trabajo. Una persona relajada y feliz es más creativa y tiene una actitud más positiva frente a las dificultades. Pero, cuando la gente se siente estresada su mente se enfoca, por lo que proporcionar un entorno y herramientas agradables le permitirá trabajar mejor.
Norman reconoce una gama de emociones a las que llama “viscerales” –la parte más simple y primitiva del cerebro– que son sensibles a una variedad muy amplia de condiciones y son reconocidas solo a través de la información sensorial. La respuesta a estos estímulos ha sido determinada genéticamente durante la evolución para garantizar la satisfacción de las necesidades básicas de los individuos: comida, calor, seguridad, cohesión del grupo, etc. Estas condiciones incluyen:
- Los lugares iluminados y con colores cálidos.
- El clima templado.
- Los sabores y olores dulces.
- Los tonos brillantes y saturados.
- Los sonidos, melodías y ritmos simples y armoniosos.
- El contacto físico, las caricias, las texturas blandas.
- Las caras sonrientes.
- Los latidos rítmicos.
- Los objetos simétricos.
- Los objetos lisos y redondeados.
Pero también hay condiciones que parecen producir emociones negativas de manera automática:
- Las alturas.
- Los objetos “amenazantes”, que parecen estar a punto de golpearnos.
- Las temperaturas extremas de calor o frío.
- La oscuridad.
- Las luces o sonidos extremadamente fuertes o brillantes.
- Los espacios vacíos con terreno plano (desiertos).
- Los espacios densos y atestados (selvas o bosques).
- Las multitudes.
- Los olores putrefactos, alimentos en descomposición.
- Los sabores amargos.
- Los objetos cortantes, angulosos, punzantes.
- Los sonidos discordantes.
Sin embargo, la ventaja que tenemos los seres humanos sobre los demás animales es nuestra capacidad de reflexión, lo que nos permite superar los mandatos biológicos, habida cuenta de que algunos son solo predisposiciones. Y aunque nuestras preferencias se basan fundamentalmente en el tamaño, el color y la apariencia, la cultura juega un papel muy importante a la hora de evaluar lo positivo y lo negativo.
Cómo diseñar para el bienestar emocional
El diseño es una cuestión subjetiva que se experimenta a nivel emocional, con matices según la edad, el sexo y la cultura. Formas, texturas y colores pueden repercutir en la sensación individual de bienestar de la misma manera que los contornos, las formas espaciales y las proporciones pueden ayudar o dificultar la realización de determinadas tareas.
Estas son algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de construir un entorno emocionalmente positivo:
• Luz natural e iluminación. Los seres humanos somos muy sensibles a los cambios en la iluminación natural. Mientras que la luz solar es un estímulo que afecta el estado de ánimo, la actividad y la salud tanto desde el punto de vista fisiológico como psicológico, el nivel de iluminación afecta otros aspectos tales como la comodidad y el bienestar. El color de la luz también tiene un significado emocional importante pero también un efecto biológico que no hay que descuidar: la luz azulada de la mañana tiene un efecto activador mientras que el rojo del atardecer tiene un efecto relajante.
• Color. El color funciona como un sistema de signos capaces de evocar estados de ánimo y es una herramienta poderosa a la hora de articular mensajes de comunicación visual. En la dimensión puramente psicológica parece haber un acuerdo general sobre el hecho de que cada color posee una emocionalidad específica, aunque muchas veces depende del marco cultural que le da significado.
• Ruido. El ruido es un estímulo que, ya desde el nacimiento, provoca un reflejo de defensa instintivo. Los sonidos extremadamente fuertes o constantes pueden producir efectos tales como falta de concentración, ansiedad, estrés, etc., especialmente entre las personas neurodiversas. El lugar de trabajo debe proporcionar condiciones acústicas apropiadas para cada tipo de actividad de tal forma que garanticen no solo un buen desempeño laboral sino también el equilibrio emocional de las personas.
• Layout. Es bien sabido que la preservación del espacio personal y la privacidad colaboran para mantener el equilibrio emocional que requieren los distintos tipos de personalidad. Es por esto que la oficina debe ofrecer una gama de espacios tal que permita elegir dónde y cómo realizar el trabajo, además de dar opciones que equilibren la necesidad de interacción con otros, ámbitos de tranquilidad para concentrarse, reflexionar o simplemente hacer una llamada telefónica personal.
• Materialidad. Las formas con las que se materializa el ambiente de trabajo pueden proporcionar disparadores emocionales. Preferimos las curvas y los contornos suaves porque instintivamente sentimos peligro ante los objetos afilados. De ello se desprende que las formas angulares benefician el estado de alerta y la concentración mientras que las suaves y redondeadas satisfarían nuestra necesidad emocional de seguridad y protección. También conviene evitar los cielorrasos bajos ya que producen una sensación de confinamiento que puede producir estrés e irritabilidad.
El efecto combinado de colores, formas y uso del espacio también colaborará para construir una organización dotada de inteligencia emocional. Según afirma Daniel Goleman, “sondear la profundidad de las corrientes emocionales de una organización puede rendir beneficios concretos”2. Ayuda a definir la identidad corporativa, mejora la retención y el reclutamiento, y colabora con el bienestar, la creatividad y el compromiso de los empleados. Y en estos tiempos de pandemia en el que muchos pueden experimentar inseguridad y temor frente al inicio de la actividad laboral, también ayuda a crear empatía, cohesión y seguridad emocional.
1 NORMAN, D. (2004): “Emotional Design”.
2 GOLEMAN, D. (2011): “La inteligencia emocional en la empresa”.
Cómo crear un ecosistema de trabajo
Hasta hace 6 meses, antes de que la pandemia de COVID-19 trastocara la vida de casi todo el planeta, el espacio de trabajo ya se encontraba en medio de grandes cambios. El desarrollo imparable de la tecnología, los nuevos hábitos de consumo y las rápidas transformaciones económicas y sociales avanzaban hacia una nueva visión de cómo, cuándo y dónde se hace el trabajo, redefiniendo el propio concepto de trabajo.
La oficina también tuvo que adaptarse. Pasó de ser un mar de cubículos homogéneos y estructurados a convertirse en un espacio abierto, con una organización más horizontal en la que priman la participación, la autonomía, la colaboración, la interacción informal, la movilidad y el compromiso, con el foco puesto en la salud y el bienestar de las personas.
Con la llegada de las jóvenes generaciones al mercado laboral y el crecimiento de la nueva “Gig Economía”, se consolidó una tendencia que modificó las características de la fuerza de trabajo; muchos empleados se reconvirtieron para transformarse en trabajadores flexibles o “Gigs”. Así, las empresas comenzaron a gestionar un plantel más complejo compuesto por colaboradores independientes y trabajadores full time.
Y a medida que crecía el entramado de las organizaciones –que ahora contaban con distintos tipos de trabajadores ubicados tanto en las oficinas centrales como en locaciones remotas (espacios de Coworking, oficinas satélite, Home Office, etc.)–, la capacidad de gestionar la complejidad se convirtió en una necesidad fundamental.
La aparición en escena de la pandemia de COVID-19 ha acelerado estos cambios. Hoy, las empresas se ven obligadas a repensar su negocio con menos recursos y a volverse más eficientes para sobrevivir. Con el teletrabajo en alza y una variedad de distintas locaciones para gestionar, los entornos estarán cada vez más distribuidos. En este contexto, la integración de todos estos elementos en un verdadero ecosistema de trabajo se volverá estratégica.
Los entornos distribuidos
Incluso antes de la pandemia, muchas empresas debían gestionar diferentes grupos de trabajo y ubicaciones de oficinas en distintas zonas horarias y países. Hoy, la necesidad ha hecho que prácticamente todas las empresas deban organizar su operación en entornos de trabajo distribuidos. Y esto implica, entre otras cosas, un uso intensivo de la tecnología para mantener a todas las partes conectadas, lo que no sería posible sin un uso apropiado de las herramientas tecnológicas. Es por esto que los procesos deben ser rediseñados para permitir el acceso de los trabajadores remotos a todos los recursos de la compañía. Pero este rediseño no debería centrarse en tratar de preservar la esencia de los procesos anteriores sino en optimizarlos para dar respuesta al nuevo entorno digital.
El trabajo distribuido también implica nuevas formas de interacción y de gestión junto con el fortalecimiento de la cultura corporativa, un desafío que habrá que afrontar con la mayor eficacia para preservar la colaboración, el sentido de pertenencia y el compromiso, fomentar la innovación y apoyar la creatividad. Este proceso puede resultar difícil para algunas personas y puede requerir apoyo a través de una oportuna capacitación y gestión del cambio.
La clave para responder a la mayor demanda de flexibilidad será adoptar una estrategia organizacional capaz de ofrecer diferentes opciones; el lugar de trabajo ya no será una ubicación única sino una constelación de diferentes ámbitos y experiencias.
Pero el trabajo distribuido no significa el fin de la oficina. Es cierto que el espacio de trabajo tendrá que redimensionarse y adaptarse a las nuevas necesidades y modalidades laborales cuidando el bienestar y la salud de los colaboradores donde sea que trabajen en esta nueva normalidad. Pero las oficinas se resignificarán; dejarán de ser un contenedor donde las personas cumplen un horario fijo cinco días a la semana para convertirse en un lugar de reunión para los equipos, un espacio de encuentro para afianzar la cultura corporativa y el sentido de pertenencia, y un punto de referencia para la experiencia social en el mundo real. En definitiva, la oficina será un facilitador que ayudará a plasmar una comunidad cohesionada y comprometida a pesar de la distancia física.
Cómo crear un ecosistema de trabajo
Un ecosistema de trabajo consiste en una organización que cuenta con distintos espacios y locaciones distribuidas geográficamente donde los trabajadores interactúan, prosperan y colaboran integrados en función de un objetivo común.
Del mismo modo que ocurre en los ecosistemas biológicos, los ecosistemas de trabajo cuentan con recursos e individuos que se relacionan constituyendo distintas comunidades cuya dinámica se modifica de acuerdo con las exigencias que les impone su entorno.
En la naturaleza, cuanto más vasta es la gama de recursos y variables que mantienen vivo un hábitat, más amplia es la diversidad de resultados y mayores son sus posibilidades de sobrevivir y prosperar. De la misma forma, una organización capaz de ofrecer una variada oferta de espacios y locaciones –donde tanto los empleados a tiempo completo como los trabajadores bajo demanda se sienten comprometidos, productivos y respaldados por los recursos físicos y digitales adecuados– logrará un mayor florecimiento de ideas, innovación y estrategias creativas.
Además, para trabajar exitosamente como un ecosistema, cada integrante necesita conocer de qué manera impacta su tarea dentro de su comunidad de trabajo y dentro del todo más amplio que es la organización. El sentido de propósito es el cemento que une, le da sentido y dirige el esfuerzo colaborativo.
Pero para lograr alinearse en torno a un objetivo compartido combinando la experiencia y los conocimientos de muchas personas trabajando de forma distribuida, no basta solo con contar con los espacios y los recursos adecuados –aunque es una condición fundamental–. También es necesario fomentar la autonomía, la responsabilidad y la autoorganización, y asegurarse de que las distintas redes se mantengan conectadas, compartan información y apoyen el trabajo de los demás.
En este nuevo escenario postpandemia, el Home Office será una extensión del ecosistema de la organización. Dado que trabajar desde casa seguirá siendo una opción –incluso cuando muchas empresas ya se preparan para regresar a la oficina–, también habrá que poner en marcha las estrategias esenciales para lograr un teletrabajo exitoso: asegurarse de que los empleados tengan el entorno adecuado y las herramientas necesarias para respaldar una integración eficaz.
De cara a la nueva normalidad
No hay duda de que se avecina un cambio radical en la forma de trabajar. Los días de la oficina basada en una cultura monolítica en la que las personas tienen roles, horarios y lugares de trabajo fijos, llegaron a su fin.
Frente a este panorama, ¿cómo deberán prepararse las empresas de cara al futuro inmediato? Al aceptar que la situación actual ya no es excepcional sino que formará parte del modo en que vamos a vivir, trabajar y aprender durante mucho tiempo, será imprescindible pasar de los entornos distribuidos a la integración en verdaderos ecosistemas de trabajo.
La clave para responder a la mayor demanda de flexibilidad será adoptar una estrategia organizacional capaz de ofrecer diferentes opciones, incluyendo una variedad de locaciones donde el lugar de trabajo ya no será una ubicación única sino una constelación de diferentes ámbitos y experiencias. Se podrá trabajar desde cualquier lugar, ya sea en casa, en la oficina o en espacios de trabajo compartidos gracias a la ubicuidad de la tecnología. No obstante, la oficina no desaparecerá; cambiará su configuración y su funcionalidad, pero continuará siendo el foco de la experiencia social.
Bienestar digital
La clave es equilibrar los beneficios y las desventajas derivados de la conectividad móvil.
El uso intensivo de la tecnología, que ya era incuestionable antes de la cuarentena, se ha vuelto mucho más ostensible en estos días de Home Office. Los cambios en las modalidades habituales de trabajo, la transformación de las relaciones interpersonales, la hiperinformación, el desvanecimiento de los límites entre la vida personal y laboral invadiendo los momentos de descanso, son algunas de las causas que están ocasionando un aumento del estrés y la sobrecarga tecnológica.
Hoy en día, la posibilidad que brindan las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) de estar siempre conectados y localizables, puede transformarse en una dificultad para desconectarse del trabajo, manejar la creciente cantidad de información que se recibe y dar respuesta a las demandas. Esto, que ya era un problema en condiciones normales, ha aumentado mucho más en el curso de la actual pandemia. Las mismas tecnologías que nos ayudan a mejorar la eficiencia y la productividad tienen un costo agregado: la presión de estar constantemente disponibles, conectados y sobreinformados.
Estar permanentemente en línea nos enfrenta a un gran desafío: cómo obtener un equilibrio saludable entre la conectividad y la desconexión.
Sobrecarga digital
Si bien la conectividad ubicua brinda la posibilidad de elegir cuándo, cómo y dónde trabajar, el exceso de tecnología también puede trastocar las prioridades y el comportamiento de los colaboradores. Al descuidar actividades vitales tales como por ejemplo, la actividad física, el contacto personal y el sueño, las personas pueden comprometer su salud y bienestar.
La disponibilidad permanente que promueve el uso de las TIC –incluso fuera del horario laboral– hace que los límites entre el trabajo y la vida personal se difuminen. Como resultado, la experiencia de las personas se deteriora e impacta sobre la salud mental y la satisfacción: cada vez resulta más difícil conseguir un distanciamiento psicológico del trabajo para recuperase de las demandas laborales que agotan los recursos cognitivos y emocionales de las personas.
Estas expectativas sobre la disponibilidad y la respuesta inmediata limitan la percepción de libertad para desconectarse: los empleados pueden sentirse obligados a verificar, efectuar y responder todo tipo de mensajes (independientemente de si la presión es real o no) lo cual alienta la presencia on line fuera de las horas de trabajo.
El estado de alerta permanente que supone la conectividad ubicua puede reproducir las jerarquías de poder subyacentes en la organización, de modo que los empleados perciben la presión para responder los correos o mensajes de sus superiores después de las horas de trabajo por temor a una evaluación negativa. Esto resulta en un “estrés de disponibilidad”.
El bienestar digital se alcanza cuando somos capaces de lograr un equilibrio óptimo entre los beneficios y las desventajas derivados de la conectividad móvil.
Este problema ha llegado a ser tan importante que, en países como Francia, se ha regulado el uso de las herramientas digitales fuera del horario de trabajo y durante los fines de semana, responsabilizando a ambas partes (empleado y empleador) de su cumplimiento efectivo.
Por otra parte, el cúmulo de correos electrónicos, informes y mensajes de todo tipo que recibimos durante las 24 horas genera una sobrecarga de información que habitualmente es más de la que somos capaces de procesar. El resultado puede ser la postergación o la toma de decisiones equivocadas. Además, la sobrecarga informativa produce una disminución de la satisfacción laboral, el bienestar y la productividad de los empleados junto con un aumento significativo del estrés.
Esto nos lleva a lo que muchos estudios llaman “la paradoja de la conectividad móvil”: mientras por un lado gozamos de los beneficios que nos brindan las TIC para realizar nuestro trabajo con más flexibilidad y mayor productividad, al mismo tiempo padecemos una cantidad de inconvenientes derivados de su gran penetración en todos los ámbitos de la vida. Y dado que ambos aspectos son coexistentes, el bienestar digital solo se alcanzará cuando seamos capaces de lograr un equilibrio óptimo entre los beneficios y las desventajas derivados de la conectividad móvil.
El bienestar digital, en definitiva, es una experiencia individual y subjetiva que se compone de nuestras evaluaciones emocionales y cognitivas sobre la integración de la conectividad digital en la vida cotidiana.
Cómo alcanzar el bienestar digital
En este momento, en el que una gran cantidad de personas están haciendo Home Office debido a las medidas sanitarias, es más importante que nunca que las empresas establezcan pautas y brinden recomendaciones tendientes a promover el bienestar digital de sus trabajadores. Estas deben prever tanto el derecho a la desconexión como la promoción de conductas saludables que lleven a un uso razonable de los dispositivos digitales. A continuación, dejamos algunas sugerencias:
→ Establecer rutinas
Mantener una rutina de trabajo constante durante el día genera un clima de estabilidad y orden. Cumplir con las horas de trabajo habituales facilita que el cuerpo y la mente reconozcan el final de la jornada laboral y evita perder la noción del tiempo con el riesgo de trabajar hasta la noche.
→ Tomar descansos regulares
Además de tomar un descanso apropiado para el almuerzo, también es beneficioso hacer pausas breves regularmente. Si las normas sanitarias debidas a la pandemia lo permiten, salir a caminar ayuda a desconectarse. Respirar aire fresco puede elevar los niveles de oxígeno en el cerebro, lo que a su vez aumenta los niveles de serotonina, el neuroquímico de la felicidad.
→ Poner límites
En estos tiempos de pandemia, equilibrar el trabajo en casa con la vida familiar puede ser un gran desafío. La tecnología invade todos los ambientes, los límites se desbordan fácilmente y la tentación de trabajar en cualquier lugar de la casa se torna irresistible. Establecer un lugar fijo con alguna barrera alrededor del espacio donde se trabaja ayudará a mejorar la productividad y a preservar la vida familiar evitando el estrés.
→ Desconectarse
Cuando termina la jornada laboral es recomendable apagar, silenciar o cerrar sesión en los dispositivos o aplicaciones con los que se trabaja. Esto hará que sea mucho más fácil desconectarse de las preocupaciones del día. De esta forma, el cuerpo y el cerebro pueden recargarse para el día siguiente.
→ Planificar el fin del día
Planificar una actividad para el fin de la jornada laboral ayuda a diferenciar entre el trabajo y la vida personal. Puede ser un entretenimiento, tiempo para meditar, hacer ejercicio o hablar con la familia y amigos. Esto ayuda a desconectarse del trabajo y a prepararse para el descanso.
→ Respetar los horarios de sueño
El sueño y la tecnología son una mala combinación. Una buena higiene del sueño requiere horarios regulares, no usar pantallas a la hora de dormir y dejar todos los dispositivos fuera de la habitación. Además de alejar el impulso de seguir conectado, esta práctica ayuda tener un descanso más reparador; se ha descubierto que la luz azul emitida por las pantallas puede alterar los ritmos circadianos y reducir la calidad del sueño.
La implementación de estas y otras medidas preventivas para lograr el bienestar digital de los trabajadores podría ayudar a reducir el riesgo de enfermedades derivadas del uso excesivo de la tecnología al mismo tiempo que se aprovechan todos los beneficios que brinda el uso de las TIC.
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¿Conversaciones cara a cara o videoconferencia?
Por qué son tan diferentes y cómo encontrar el equilibrio
Desde que el desarrollo de la tecnología nos independizó de la tiranía del escritorio, la posibilidad de trabajar desde casa o desde cualquier otro lugar alternativo –eligiendo cómo y cuándo hacerlo– siempre fue uno de los beneficios más apreciados por los empleados. Pero fue a raíz de la pandemia de Covid-19 que el teletrabajo se consolidó como tendencia global frente a la necesidad de distanciamiento social.
Y, si bien es cierto que en este momento se presenta como la mejor opción para frenar los contagios, el teletrabajo presenta sus pro y sus contra. Por un lado, hay trabajos que se pueden realizar sin problema en forma remota con grandes beneficios (mayor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, menor impacto medioambiental, aumento de la flexibilidad, etc.); pero, por el otro, no hay que perder de vista las grandes ventajas que aporta la colaboración cara a cara con más personas.
Sabedoras de la íntima relación que existe entre las interacciones personales y la innovación, no sorprende que, para las empresas más exitosas y creativas del planeta, la colaboración cara a cara sea un dogma alrededor del cual han construido sus estrategias de workplace. Las ideas originales no suelen surgir mientras nos sentamos solos frente a un monitor aunque estemos participando en una concurrida videoconferencia. Después de un tiempo, las interacciones virtuales pueden resultar extenuantes para el cerebro y nos dejan con la sensación de que no hemos resuelto nada.
¿Qué es lo que nos estamos perdiendo a través de los medios digitales que hace insustituibles a las relaciones presenciales?
Las organizaciones son sistemas sociales que dependen de la comunicación entre sus partes para funcionar. Pero la comunicación no se limita solo al lenguaje hablado. El canal no verbal transmite significados e intenciones a través de los gestos, la expresión, el tono, etc. Incluso las señales proxémicas pueden influir en el significado de un mensaje.
La comunicación cara a cara es nuestro modelo de comunicación más eficaz porque así fue como evolucionamos; de esta forma, podemos percibir e interpretar todas las señales que se emiten durante la interacción social. De acuerdo con las investigaciones clásicas *1 el 55% de la comunicación es no verbal mientras que el 38% incluye el tono de voz y solo el 7% está en relación con las palabras y el contenido. De esto se infiere que la comunicación no verbal es un componente clave para una interacción y una colaboración exitosas que solo se da en los encuentros cara a cara.
Este segundo canal de comunicación, que no gira en torno a las palabras sino a las relaciones sociales, influye profundamente en las decisiones importantes que tomamos en nuestra vida a pesar de que, en gran medida, el mecanismo nos es desconocido porque opera a nivel inconsciente. Cuando queremos comunicar algo importante la vía elegida suele ser el encuentro personal.
Según Alex Pentland *2, profesor del MIT MediaLab, estas señales sociales no son solo un complemento del lenguaje verbal sino que forman una red de comunicación separada que tiene una gran influencia en nuestro comportamiento. Durante un encuentro casual o una reunión cara a cara, el tono de voz, la risa, la postura corporal, los gestos, etc., revelan los deseos e intereses de cada individuo así como su posición dentro del grupo. Estas señales acompañan cada tema de discusión y comunican de forma implícita el consenso general a cada miembro en la toma de decisiones.
Otra ventaja que ofrecen los encuentros cara a cara es la posibilidad de interactuar con objetos, desde un modelo tridimensional hasta un gráfico esbozado en una pizarra. Existen investigaciones *3 que muestran que la manipulación de estos objetos ayuda a los miembros del equipo a llegar a un consenso sobre la tarea que están desarrollando a través de un proceso tan sutil y naturalizado que ni siquiera notan que está ocurriendo. De esta manera, la intervención sobre distintos modelos y elementos durante una interacción cara a cara mejora la creatividad y la sinergia del grupo.
Ahora que el videochat casi se ha vuelto la norma en las relaciones sociales, y no solo las de trabajo, muchos nos preguntamos: ¿cuál es la verdadera diferencia entre la comunicación cara a cara y la videoconferencia?
Estar en una videollamada requiere más atención que una conversación cara a cara, dice Gianpiero Petriglieri, especialista en comportamiento organizacional. En una videoconferencia resulta más arduo interpretar las señales no verbales tales como las expresiones faciales, el tono de la voz y el lenguaje corporal; y prestar más atención consume mucha energía porque no es natural. Dado que los humanos evolucionamos como seres sociales, percibir y analizar estas expresiones es algo innato que requiere poco esfuerzo consciente y sirve para sentar las bases de los lazos emocionales. Las videollamadas dificultan el despliegue de estas habilidades y requieren una atención sostenida e intensa a las palabras mientras que el cerebro se concentra en la búsqueda de señales no verbales que no puede encontrar.
El 55% de la comunicación es no verbal mientras que el 38% incluye el tono de voz y solo el 7% está en relación con las palabras y el contenido.
A esto hay que sumarle los problemas de conexión de red que también pueden afectar la calidad de la comunicación. La pérdida de datos en la alimentación de audio y video puede causar voces que no son naturales, sonidos que faltan, silencios imprevistos e imágenes congeladas. Nuestro cerebro necesita hacer un trabajo extra para llenar los vacíos y tratar de decodificar lo que percibe. La energía que utilizamos para superar estas distorsiones en la comunicación termina desviando nuestra concentración de la comprensión del mensaje.
¿Cómo podemos aliviar la fatiga que nos causa esta atención sostenida?
Los expertos sugieren limitar las videollamadas solo a las que sean estrictamente necesarias y encender la cámara de manera opcional para evitar el estrés. La investigación señala que tendemos a pasar la mayor parte del tiempo mirando nuestra propia imagen en la pantalla y esto puede generar una disonancia cognitiva. Una llamada telefónica tradicional puede ser menos exigente para el cerebro ya que la expectativa está concentrada solo en la voz. Por no tratarse de una situación natural, la videoconferencia produce tensión física adicional. Esto, sumado a tener que permanecer relativamente inmóvil frente a una cámara durante largos períodos de tiempo, puede resultar agotador. Para evitar acumular tensiones es importante reconectarse con el cuerpo y realizar alguna actividad física o de relajación entre reuniones.
Programar videollamadas de manera consecutiva no es saludable. Una pausa de solo diez minutos es capaz de brindar tiempo suficiente para caminar un poco, tomar un café y despejar la mente. Puede ser despersonalizante estar en línea todo el tiempo.
Evitar la falacia de la multitarea. Pensar que se puede aprovechar la oportunidad para hacer otras cosas mientras asistimos a una videoconferencia es una trampa peligrosa. La investigación muestra que tratar de hacer varias cosas a la vez reduce el rendimiento.
Lo cierto es que, en el contexto actual –y a pesar del agotamiento mental que pueden generar–, la tecnología es una gran aliada que nos ha permitido mantener las relaciones personales, familiares y laborales de una manera que hubiera sido impensable hace solo unos años. Faltan cosas, por supuesto. Las videoconferencias carecen de la espontaneidad y la riqueza semántica de una reunión cara a cara, la distancia física hace que sea difícil generar camaradería, los encuentros casuales se han vuelto ocasionales y la creatividad es más difícil de fomentar.
Sin embargo, será solo una cuestión de tiempo; en el futuro, las oficinas seguirán siendo un punto de encuentro y de intercambio de conocimiento. Seguramente serán distintas, pero su esencia social –la que hace posible los encuentros fortuitos, las conversaciones casuales, la colaboración, la innovación y el contacto humano– permanecerá intacta.
*1 MEHRABIAN, A. (1981): “Silent messages: Implicit communication of emotions and attitudes”.
*2 PENTLAND, A. (2008): “Honest signals: how they shape our world”.
*3 HINDMARSH, J. & HEATH, C. (2000): “Sharing the Tools of the Trade: The Interactional Constitution of Workplace Objects”. Journal of Contemporary Ethnography.
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