{"id":6433,"date":"2022-07-01T08:57:04","date_gmt":"2022-07-01T11:57:04","guid":{"rendered":"https:\/\/contractworkplaces.com\/site\/?post_type=fm_magazine&p=6433"},"modified":"2024-07-01T09:34:23","modified_gmt":"2024-07-01T12:34:23","slug":"gestionar-las-reuniones-una-estrategia-para-mejorar-la-productividad","status":"publish","type":"fm_magazine","link":"https:\/\/contractworkplaces.com\/site\/revista\/104-julio-2022\/gestionar-las-reuniones-una-estrategia-para-mejorar-la-productividad\/","title":{"rendered":"Gestionar las reuniones, una estrategia para mejorar la productividad"},"content":{"rendered":"\n

Las reuniones son un hecho central en la vida organizacional pero, en los \u00faltimos dos a\u00f1os sufrieron un aumento sin precedentes. De acuerdo con un estudio de Microsoft1<\/sup><\/a>, la cantidad de reuniones semanales creci\u00f3 un 153% mientras que el tiempo de reuni\u00f3n lo hizo un 252%. Datos m\u00e1s que elocuentes sobre los cambios que experimentamos cuando pasamos del trabajo presencial al trabajo remoto debido al distanciamiento f\u00edsico que impuso la pandemia de COVID-19. Aumentamos la cantidad de encuentros virtuales y otras pr\u00e1cticas asincr\u00f3nicas de colaboraci\u00f3n para compensar la p\u00e9rdida de interacci\u00f3n social en la oficina.<\/p>\n\n\n\n

Las reuniones son esenciales para tomar ciertas decisiones y desarrollar estrategias, pero tener demasiadas reuniones puede minar la capacidad del cerebro para trabajar con eficiencia debido al llamado “s\u00edndrome de recuperaci\u00f3n de reuniones”2<\/sup><\/a>, fen\u00f3meno que alude al tiempo necesario para recuperar el enfoque despu\u00e9s de una reuni\u00f3n. Los recursos f\u00edsicos y mentales de las personas no son infinitos.<\/p>\n\n\n\n

Lo cierto es que para pasar de una tarea a otra se requiere esfuerzo cognitivo y la capacidad de cada persona para recuperarse despu\u00e9s de una reuni\u00f3n es diferente. Si bien es cierto que algunos pueden hacerlo m\u00e1s r\u00e1pidamente mientras que otros, se estima que el promedio ronda los 45 minutos3<\/sup><\/a>. Adem\u00e1s, a esto se suma que las limitaciones actuales de las tecnolog\u00edas para videoconferencia contribuyen a aumentar la percepci\u00f3n de fatiga.<\/p>\n\n\n\n

Un estudio de Microsoft encontr\u00f3 que las ondas cerebrales indicativas de esfuerzo mental eran m\u00e1s altas cuando se realizaban tareas colaborativas de forma remota que cuando se compart\u00eda el mismo espacio. Tambi\u00e9n se registraron niveles m\u00e1s altos de estr\u00e9s en las videollamadas en comparaci\u00f3n con el trabajo t\u00edpico sin reuniones4<\/sup><\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Sin embargo, a pesar de la sobrecarga cognitiva que generan, los encuentros programados con colegas juegan un papel importante m\u00e1s all\u00e1 del tema que se quiera abordar: mejoran la socializaci\u00f3n y la cohesi\u00f3n de la cultura, facilitan la construcci\u00f3n de relaciones y refuerzan las estructuras formales e informales dentro de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Entonces, \u00bfson necesarias todas las reuniones? \u00bfCu\u00e1nto tiempo deben durar? \u00bfNos estamos agotando por la sobrecarga de reuniones? \u00bfC\u00f3mo pueden las empresas utilizar mejor el tiempo y la energ\u00eda que invertimos en ellas?<\/p>\n\n\n\n

Dada la cantidad de recursos que las organizaciones consumen en las reuniones, mejorar su eficacia deber\u00eda ser un objetivo importante.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

C\u00f3mo p<\/strong>lanificar mejores reuniones<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

En estos d\u00edas de trabajo h\u00edbrido y remoto, las charlas que alguna vez fueron espont\u00e1neas ahora son reuniones agendadas. Pero, el tiempo es un recurso finito y escaso que las personas y las organizaciones deben aprender a cuidar y gestionar.<\/p>\n\n\n\n

Cada minuto que gastamos en una reuni\u00f3n in\u00fatil estamos desperdiciando un tiempo valioso para realizar otro tipo de tarea que tambi\u00e9n es esencial para la productividad y la eficiencia. Pero, aunque las reuniones y las teleconferencias consumen varias horas del d\u00eda de todos los colaboradores, las empresas tienen pocas reglas para ordenar esas interacciones.<\/p>\n\n\n\n

Las reuniones improductivas tienen un impacto muy negativo sobre los colaboradores en t\u00e9rminos de innovaci\u00f3n, creatividad, bienestar y estr\u00e9s. La investigaci\u00f3n muestra que solo alrededor del 50% del tiempo que pasamos en reuni\u00f3n es efectivo, y que este porcentaje disminuye a\u00fan m\u00e1s cuando se trata de reuniones virtuales2<\/sup>.<\/p>\n\n\n\n

Lo cierto es que es dif\u00edcil eliminar todas las reuniones porque son esenciales para fomentar la colaboraci\u00f3n y tomar decisiones cr\u00edticas. Pero, se puede mejorar mucho la calidad de las mismas estableciendo algunas simples normas:<\/p>\n\n\n\n