Los nuevos estilos de trabajo y los avances tecnol\u00f3gicos han impulsado el desarrollo y la adopci\u00f3n de espacios que se adapten a los nuevos paradigmas. Dada la importancia que ha adquirido la colaboraci\u00f3n como motor de la innovaci\u00f3n en la nueva econom\u00eda y el hecho de que la gente debe trabajar en el entorno m\u00e1s apropiado para el trabajo que est\u00e1 haciendo, la evoluci\u00f3n del espacio de trabajo se encamina hoy firmemente hacia la oficina no territorial. La estrategia tiene grandes ventajas. Junto con la reducci\u00f3n de los costos operativos y de implementaci\u00f3n, aporta una mayor flexibilidad frente a las nuevas demandas y un aumento de la colaboraci\u00f3n entre las personas. No obstante, el dise\u00f1o de modelos no territoriales debe prestar especial atenci\u00f3n al comportamiento del usuario que, de no ser considerado, puede llevar el proyecto al fracaso. La personalizaci\u00f3n y la posibilidad de apropiaci\u00f3n del espacio son los principales aspectos a tener en cuenta.
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Durante gran parte de la historia reciente, el trabajo consisti\u00f3 en reunir a los empleados en el mismo lugar a la misma hora. Actualmente, la concurrencia de una serie de transformaciones tecnol\u00f3gicas, sociales y econ\u00f3micas ha cambiado radicalmente las pautas acerca de d\u00f3nde y c\u00f3mo se realiza el trabajo. <\/p>\n\n\n\n
En las \u00faltimas d\u00e9cadas, y comenzando el siglo XXI, el disciplinado y r\u00edgido mar de cub\u00edculos que caracteriz\u00f3 a las oficinas de mediados de los 70 dio paso a un espacio de trabajo abierto, un territorio que puede cambiar de acuerdo con las distintas necesidades y que se reconfigura constantemente al ritmo de los requerimientos. Los trabajadores ya no tienen un horario fijo ni lugares asignados. <\/p>\n\n\n\n
Nuevos conceptos de oficinas inundaron el mercado: virtual office<\/em>, shared office<\/em>, hoteling<\/em>, free-address<\/em>, etc., conceptos que nos hablan de una fuerza de trabajo equipada con comunicaciones m\u00f3viles que se ha vuelto n\u00f3mada. <\/p>\n\n\n\n Estos nuevos criterios en el dise\u00f1o de los espacios de trabajo no solo brindan la posibilidad de disminuir los costos de operaci\u00f3n y aumentar la productividad. Tambi\u00e9n facilitan el incremento de las relaciones interpersonales y, consecuentemente, el intercambio de informaci\u00f3n y conocimiento, y el aumento de la innovaci\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n Ya en 1977, Thomas J. Allen hab\u00eda demostrado que el impacto del layout<\/em> puede ser de crucial importancia para determinar la conducta de las personas. Estudiando los patrones de comunicaci\u00f3n que se produc\u00edan entre los trabajadores que ocupaban una determinada zona de oficinas, encontr\u00f3 que el factor determinante para que se produzca la comunicaci\u00f3n es la distancia f\u00edsica que separa a las partes: la interacci\u00f3n entre los trabajadores disminuye exponencialmente con la distancia entre ellos, un efecto conocido popularmente como \u201ccurva de Allen\u201d. <\/p>\n\n\n\n El estudio revel\u00f3 que hay una fuerte correlaci\u00f3n negativa entre la distancia f\u00edsica y la frecuencia de la comunicaci\u00f3n entre los puestos de trabajo. Y a pesar de que el mismo se llev\u00f3 a cabo en una \u00e9poca en la que las comunicaciones m\u00f3viles no hab\u00edan aparecido, una reciente actualizaci\u00f3n demuestra que hoy esto sigue vigente.<\/p>\n\n\n\n Allen tambi\u00e9n observ\u00f3 que la posibilidad de establecer contacto visual con los colegas y de compartir el espacio f\u00edsico son importantes para el desarrollo de las relaciones personales. Estos contactos favorecen el intercambio de ideas y son vitales para que florezca la innovaci\u00f3n. De hecho, cuanto m\u00e1s diversa es la formaci\u00f3n y la experiencia de los integrantes de un grupo, m\u00e1s se pueden beneficiar con un intercambio abierto de ideas. De esta manera se puede lograr una mayor eficacia en la resoluci\u00f3n de problemas.<\/p>\n\n\n\n Es en este contexto donde surge el concepto de \u201cespacio de trabajo no territorial\u201d, experiencia llevada a cabo por primera vez en 1970 por Armand Beliveau en la empresa IBM, debido a la necesidad de incrementar la innovaci\u00f3n y la experimentaci\u00f3n en el \u00e1rea de ingenier\u00eda de productos.<\/p>\n\n\n\n El origen<\/strong><\/p>\n\n\n\n Cuando hablamos de espacios compartidos y oficina no territorial solemos pensar en un concepto vanguardista, en un fen\u00f3meno rigurosamente actual, producto de las nuevas tecnolog\u00edas. Sin embargo, las primeras experiencias se hicieron hace m\u00e1s de cuarenta a\u00f1os, en busca de la creaci\u00f3n de entornos de trabajo de colaboraci\u00f3n m\u00e1s creativos. Y, no casualmente, esta b\u00fasqueda surgi\u00f3 en el seno de una empresa tecnol\u00f3gica.<\/p>\n\n\n\n En 1971, IBM dio los primeros pasos hacia la creaci\u00f3n de un espacio de trabajo donde las personas pudieran interactuar activamente, m\u00e1s all\u00e1 de reunirse a la hora del almuerzo o de encontrarse casualmente en un pasillo. En 1973 se conoci\u00f3 el informe sobre la experiencia de esta oficina no territorial que durante un a\u00f1o condujeron Thomas J. Allen y Peter G. Gerstberger.<\/p>\n\n\n\n La investigaci\u00f3n se llev\u00f3 a cabo en el \u00e1rea de ingenier\u00eda de productos de la empresa, dentro de un espacio en open plan<\/em> donde no solo se eliminaron las divisiones sino tambi\u00e9n todos los puestos asignados. En su lugar se dispusieron grandes mesas redondas donde los ingenieros pod\u00edan ubicarse a elecci\u00f3n seg\u00fan el d\u00eda o, de acuerdo con la tarea que llevaran a cabo en diferentes momentos de la jornada. Adem\u00e1s, se incluyeron tres espacios diferenciados: un \u00e1rea de c\u00f3mputo, una zona tranquila destinada a reuniones o trabajos de alta concentraci\u00f3n equipada con sillas c\u00f3modas, y una oficina completamente cerrada, revestida con alfombras y tapicer\u00eda para reducir el nivel de ruido. Los participantes no pod\u00edan conservar efectos personales en sus puestos tales como fotos, libros, etc., a fin de eliminar todos los vestigios de personalizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n Despu\u00e9s de unos meses, los resultados de la experiencia mostraron un alto grado de satisfacci\u00f3n por parte de los empleados. El nivel de comunicaci\u00f3n aument\u00f3 de manera significativa en relaci\u00f3n con el dise\u00f1o anterior que estaba fuertemente condicionado por la ubicaci\u00f3n de las oficinas. A fin de controlar la privacidad y las distracciones, el grupo desarroll\u00f3 ciertas normas t\u00e1citas que permitieron modular la accesibilidad hacia los dem\u00e1s. No obstante, aunque los espacios destinados a actividades de concentraci\u00f3n no se utilizaron demasiado, el ruido fue un factor que caus\u00f3 molestias.<\/p>\n\n\n\n Contrariamente a lo que se pod\u00eda suponer dadas las condiciones de la experiencia, los participantes tendieron a establecer territorios personales. Allen y Gerstberger explican esta tendencia bas\u00e1ndose en la observaci\u00f3n de que la cantidad y el tipo de espacio personal del que gozan los empleados en las oficinas tradicionales es uno de los principales medios de comunicaci\u00f3n del propio estatus dentro de una organizaci\u00f3n, y que la oportunidad de personalizarlo se ha convertido en una de las pocas v\u00edas que quedan para la expresi\u00f3n de la individualidad en las grandes empresas.<\/p>\n\n\n\n Con respecto al uso del espacio, se constat\u00f3 que la presencia de los ingenieros dentro del \u00e1rea de trabajo no era permanente sino que rondaba el 62,5% en promedio. Esto dio lugar a la posibilidad de disminuir la cantidad de espacio necesario en un 20% \u2013se calcul\u00f3 un amplio margen de seguridad para evitar el riesgo de superpoblaci\u00f3n en alg\u00fan momento del d\u00eda\u2013 y con ello se evit\u00f3 la subutilizaci\u00f3n del espacio.<\/p>\n\n\n\n La conclusi\u00f3n m\u00e1s importante a la que se lleg\u00f3 con este estudio es que la estrategia no territorial funciona. No solo reduce los costos de construcci\u00f3n, operaci\u00f3n y mantenimiento, sino que tambi\u00e9n permite la asignaci\u00f3n de espacio en base a la real utilizaci\u00f3n que se hace del mismo e incrementa la comunicaci\u00f3n entre las personas. Pero lo m\u00e1s importante fue el alto grado de satisfacci\u00f3n que gener\u00f3 entre los participantes quienes, al finalizar la experiencia, pidieron seguir trabajando bajo este esquema. <\/p>\n\n\n\n La oficina no territorial<\/strong> <\/p>\n\n\n\n En la actualidad, muchas empresas han adoptado una estrategia no territorial en sus oficinas, aunque sea parcialmente. La raz\u00f3n de este cambio est\u00e1 en la reducci\u00f3n de los costos, en los avances de la tecnolog\u00eda, en la flexibilidad y en la posibilidad de crear un entorno que facilita la colaboraci\u00f3n y la innovaci\u00f3n. Hoy, con un tel\u00e9fono inteligente, una tableta o una notebook,<\/em> el mundo es la oficina. <\/p>\n\n\n\n En las oficinas no territoriales nadie tiene un puesto fijo. Estos se pueden agrupar dentro de un \u00e1rea destinada a un equipo de trabajo o estar dispersos dentro del open plan<\/em>. A medida que transcurre el d\u00eda, cada uno ir\u00e1 ocupando distintos espacios de acuerdo con su propia agenda y con las caracter\u00edsticas del trabajo que est\u00e9 llevando a cabo.<\/p>\n\n\n\n Para ello resulta indispensable saber c\u00f3mo y cu\u00e1ndo se est\u00e1n utilizando los espacios compartidos; as\u00ed se garantiza una mayor productividad y una mejor disponibilidad de los recursos vacantes. Por este motivo ser\u00e1 necesario contar con aplicaciones que manejen la agenda y la reserva de los espacios disponibles, con la condici\u00f3n de que sean accesibles desde cualquier dispositivo conectado a Internet.<\/p>\n\n\n\n Pero adem\u00e1s de contar con puestos de trabajo no asignados, en la oficina no territorial tambi\u00e9n hay zonas para el trabajo colaborativo y de concentraci\u00f3n, espacios multifuncionales, \u00e1reas de descanso y de encuentro informal para cubrir todas las necesidades y los distintos estilos de trabajo.<\/p>\n\n\n\n A diferencia de lo que sucede en los esquemas tradicionales con espacios asignados, la \u00fanica pertenencia con la que cuentan los colaboradores de la oficina no territorial es un locker<\/em> o casillero donde pueden guardar sus efectos personales, sus materiales de trabajo, los dispositivos que usar\u00e1n, etc. En algunas organizaciones tambi\u00e9n se provee a tal efecto una caja o, incluso, un mueble rodante de peque\u00f1as dimensiones para trasladar c\u00f3modamente los materiales e implementos personales.<\/p>\n\n\n\n En este tipo de entorno, contar con un equipamiento acorde resulta indispensable, y los muebles rodantes permiten a los empleados trasladarse dentro de la oficina de acuerdo con las exigencias que imponga la tarea. Las cajoneras, mesas y hasta puestos de trabajo completos que pueden trasladarse resultan vers\u00e1tiles, multifuncionales, de f\u00e1cil desplazamiento y aplicables a cualquier situaci\u00f3n. Esta estrategia disminuye la presi\u00f3n sobre la demanda de salas de reuniones y permite configurar espacios personalizados para las interacciones.<\/p>\n\n\n\n La ergonom\u00eda tambi\u00e9n ser\u00e1 un factor muy importante a tener en cuenta dentro de un entorno que debe adecuarse a las necesidades f\u00edsicas y a los requerimientos de diferentes usuarios. El mobiliario debe permitir ajustes r\u00e1pidos y efectivos dependiendo de qui\u00e9n haga uso del mismo y con qu\u00e9 fines. Mientras que las sillas ergon\u00f3micas permiten una variaci\u00f3n autom\u00e1tica de altura y posici\u00f3n, las mesas tambi\u00e9n deben poder regularse para facilitar los cambios de postura. Del mismo modo, existen soluciones que permiten acomodar el monitor y la iluminaci\u00f3n de acuerdo con las preferencias de cada usuario.<\/p>\n\n\n\n En la oficina no territorial los tipos de espacios y el entorno pueden variar para adaptarse al estilo de trabajo y el grado de privacidad que requiera cada negocio. El resultado final es compatible con una tasa de utilizaci\u00f3n del 100%. <\/p>\n\n\n\n Personalizaci\u00f3n y apropiaci\u00f3n del espacio<\/strong><\/p>\n\n\n\n En las oficinas tradicionales, donde la gente pasa una tercera parte del d\u00eda anclada en su escritorio, el puesto de trabajo se transforma en un territorio personal, un segundo hogar colmado de elementos personales que reflejan la historia, las relaciones y las preferencias de su ocupante; comunican su identidad, lo distinguen de los dem\u00e1s y le permiten ser reconocido dentro de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n Las modalidades de trabajo no territoriales dificultan la expresi\u00f3n de estas se\u00f1ales f\u00edsicas debido a que los espacios est\u00e1n destinados a ser utilizados por distintas personas. De esta forma, los empleados pierden la capacidad de personalizar y marcar los l\u00edmites de su entorno, de expresar su identidad y de apropiarse del espacio. Esto pone en evidencia la tensi\u00f3n latente entre las nuevas modalidades laborales y las necesidades humanas de personalizaci\u00f3n, territorialidad, control de la interacci\u00f3n social y privacidad.<\/p>\n\n\n\n Sin embargo, existen numerosos estudios que demuestran que la personalizaci\u00f3n genera un mayor compromiso con la compa\u00f1\u00eda y permiten que la gente se adapte mejor a su espacio de trabajo. Adem\u00e1s, genera una sensaci\u00f3n de control, ayuda a reducir el estr\u00e9s y mejora la salud mental. Tambi\u00e9n incrementa la satisfacci\u00f3n, el apego al entorno f\u00edsico y, por ende, la identificaci\u00f3n con la propia organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n Mientras que algunas empresas pueden percibir la personalizaci\u00f3n como desorden y promueven pol\u00edticas de escritorios limpios, los trabajadores suelen interpretarla como una necesidad para apropiarse del espacio, fortalecer su sentido de pertenencia y establecer su identidad en el lugar de trabajo. El estr\u00e9s que esto produce deber\u00eda alentar a las organizaciones a crear unas oficinas y una cultura que hagan posible la coexistencia de ambas posibilidades.<\/p>\n\n\n\n Para salvar esta distancia entre las pol\u00edticas empresariales y la necesidad de personalizaci\u00f3n de los empleados dentro de las oficinas no territoriales, se pueden implementar algunas alternativas que satisfagan a ambas partes: los trabajadores pueden comunicar su identidad trasladando sus elementos personales en contenedores port\u00e1tiles hacia los lugares que ocupen durante la jornada laboral, luego de la cual los guardan en un casillero propio. Tambi\u00e9n se pueden ofrecer espacios espec\u00edficos para la personalizaci\u00f3n donde se puede expresar la identidad grupal en reuniones sociales informales tales como festejos de cumplea\u00f1os, etc.<\/p>\n\n\n\n Lo que no hay que olvidar a la hora de implementar las pol\u00edticas empresariales, es el bienestar y la satisfacci\u00f3n de los empleados. El ser humano, como la mayor\u00eda de los animales, necesita marcar su territorio, aunque sea de una forma m\u00e1s sofisticada. Necesita referencias estables que lo ayuden a orientarse, pero tambi\u00e9n a preservar su identidad ante s\u00ed y ante los dem\u00e1s. <\/p>\n\n\n\n Conclusiones<\/strong><\/p>\n\n\n\n En las oficinas tradicionales, la flexibilidad, la innovaci\u00f3n y la creatividad pueden resultar muy dif\u00edciles de alcanzar. Las necesidades de las empresas han evolucionado y la noci\u00f3n de d\u00f3nde se trabaja puede ser menos importante que con qui\u00e9n y cu\u00e1ndo. Hoy se necesitan espacios que den soporte a las nuevas necesidades de movilidad y que favorezcan la exposici\u00f3n de las personas a nuevas ideas. <\/p>\n\n\n\n Es por esto que muchas empresas han adoptado una estrategia no territorial en sus oficinas. La raz\u00f3n de este cambio est\u00e1 en una mejor utilizaci\u00f3n del espacio, la reducci\u00f3n de los costos, los avances de la tecnolog\u00eda que permiten una mayor flexibilidad y la posibilidad de crear un entorno que facilite la colaboraci\u00f3n y la innovaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n No obstante, el dise\u00f1o de estos modelos debe prestar especial atenci\u00f3n al comportamiento del usuario. Las dificultades asociadas con la implementaci\u00f3n de una oficina no territorial son, en su mayor\u00eda, de car\u00e1cter emocional. Para muchas personas, la p\u00e9rdida del puesto de trabajo propio significa una p\u00e9rdida de control sobre el espacio personal, una amenaza a la privacidad, una carencia de territorio que elimina las posibilidades de expresar la propia identidad a trav\u00e9s de la personalizaci\u00f3n. Y no se trata de un tema menor: el espacio se transforma en lugar solo cuando somos capaces de identificarnos y apropiarnos de \u00e9l.<\/p>\n\n\n\n Es por esto que a la hora de adoptar una estrategia no territorial es importante no enfocarse solo en la eficiencia y la reducci\u00f3n de costos. Es preciso considerar el bienestar f\u00edsico y psicol\u00f3gico de los colaboradores brindando alternativas que les permitan identificarse con el espacio de trabajo, integrarlo a su experiencia vital, dejar su propia impronta y ser actores de su transformaci\u00f3n.
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