\u00bfEst\u00e1 buscando optimizar costos y ya no queda nada obvio que mejorar? \u00bfCansado de pasar las noches preparando sus reportes mensuales? \u00bfHa incrementado su cartera de inmuebles pero su equipo sigue siendo el mismo? \u00bfSu organizaci\u00f3n est\u00e1 construyendo una nueva sede con las m\u00e1s modernas tecnolog\u00edas, o innovando en sus espacios de trabajo, y se pregunta c\u00f3mo gestionar\u00e1 los nuevos est\u00e1ndares de servicio? \u00bfSe encuentra agobiado por las cada vez m\u00e1s numerosas normas que debe cumplimentar? \u00bfNota que sus usuarios ya no se conforman con lo mismo que antes? Es hora de pensar en una nueva soluci\u00f3n corporativa de gesti\u00f3n de los inmuebles e instalaciones.<\/p>\n\n\n\n
En toda organizaci\u00f3n \u2013tanto p\u00fablica como privada\u2013 los inmuebles ocupan un lugar importante tanto en el soporte de las operaciones como en el desarrollo de la marca. Colaboran en la formaci\u00f3n de una cultura de trabajo, hacen visibles los valores y la identidad corporativa, permiten atraer y retener clientes y colaboradores, son un resguardo de valor, y dan cabida a infinidad de interacciones entre colaboradores, clientes y proveedores.<\/p>\n\n\n\n
Sin embargo, suele existir una brecha sustancial entre las herramientas con las que cuenta quien gerencia estas instalaciones, el Facility Manager<\/em>, y las tecnolog\u00edas que emplean los usuarios.<\/p>\n\n\n\n El personal de la organizaci\u00f3n \u2013los clientes, usuarios, proveedores, asesores y hasta los propios colaboradores\u2013, todos se desenvuelven en un mundo hiperconectado donde los canales m\u00f3viles, sociales y presenciales se suman para brindar una experiencia en tiempo real, contextualizada y personalizada. Un escenario muy distinto del que acostumbramos a ver en nuestra profesi\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n \u00bfSer\u00e1 ya el momento de conectar a nuestros usuarios y proveedores con canales din\u00e1micos y personalizados? \u00bfO de integrar la Intranet, Internet y los smartphones<\/em> a nuestros procesos? \u00bfHabr\u00e1 que utilizar la inteligencia que nos ofrece la tecnolog\u00eda para disponer de la informaci\u00f3n en todo momento y en todo lugar? Intentaremos evaluarlo con un enfoque ejecutivo.<\/p>\n\n\n\n Me tomar\u00e9 un instante para aclarar a qu\u00e9 me refiero con soluciones \u201ccorporativas\u201d, t\u00e9rmino con el que usualmente se hace referencia a las plataformas inform\u00e1ticas que no s\u00f3lo resuelven las necesidades departamentales sino tambi\u00e9n aquellas de tipo ejecutivo propias de las organizaciones tanto estatales y no gubernamentales como privadas.<\/p>\n\n\n\n Es en esta dimensi\u00f3n ejecutiva donde los FM suelen encontrar barreras para acceder a funciones de Direcci\u00f3n, probablemente debido a la dificultad de traducir su lenguaje t\u00e9cnico al estrat\u00e9gico. Las soluciones corporativas de Facility Management<\/em> son, por lo tanto, una herramienta fundamental para brindar una mayor visibilidad a nuestra profesi\u00f3n junto con alinearla a la estrategia de las organizaciones.<\/p>\n\n\n\n Con unos 35 a\u00f1os de desarrollo, el mercado de soluciones corporativas de Facility Management<\/em> hoy ofrece una media docena de aplicaciones comerciales que satisfacen en buena medida las necesidades operativas, t\u00e1cticas y estrat\u00e9gicas de las organizaciones.<\/p>\n\n\n\n Un buen punto de partida para explorar estas alternativas es el reporte denominado \u201cMagic Quadrant<\/em>\u201d que desarrolla la empresa Gartner para la categor\u00eda que ha denominado IWMS (por \u201cIntegrated Workplace Management Systems<\/em>\u201d). <\/p>\n\n\n\n Es importante que quien realiza la b\u00fasqueda de una herramienta inform\u00e1tica de Facility Management<\/em> tenga un claro conocimiento de los est\u00e1ndares actuales para realizar una evaluaci\u00f3n apropiada.<\/p>\n\n\n\n A partir de mi experiencia con organizaciones de diversos tipos en diferentes pa\u00edses de Latinoam\u00e9rica, e interactuando con diferentes proveedores l\u00edderes en soluciones de Facility Management<\/em>, he identificado una docena de requerimientos que considero m\u00ednimos y esenciales en una soluci\u00f3n corporativa:<\/p>\n\n\n\n Implementar una plataforma que no cumpla con estos puntos es una garant\u00eda de que en el corto plazo resultar\u00e1 obsoleta e insuficiente, por lo que es altamente recomendable apuntar a una soluci\u00f3n l\u00edder de mercado, aunque con un proyecto en fases.<\/p>\n\n\n\n Para ser honesto, salvo muy contadas (y por lo tanto, admirables) excepciones, no soy muy partidario de los desarrollos internos. Por una parte, porque resulta muy dif\u00edcil e ineficiente incorporar todas estas tecnolog\u00edas en una herramienta que se limita a una \u00fanica implementaci\u00f3n, siendo que los proveedores de soluciones l\u00edderes de mercado llevan, en muchos casos, d\u00e9cadas de desarrollo e innovaci\u00f3n. Por la otra, porque con 20 a\u00f1os de experiencia en la materia he encontrado innumerables desarrollos internos fallidos, con plazos que no se cumplen, presupuestos que se exceden y soluciones que finalmente resultan muy pobres, r\u00edgidas y dependientes de un peque\u00f1o equipo de desarrollo.<\/p>\n\n\n\n Adem\u00e1s, los FM corporativos trabajan en organizaciones en las que el Facility Management<\/em> no es el negocio principal, lo que limita sus capacidades para desarrollar una soluci\u00f3n que supere en prestaciones y eficiencia aquello que ofrecen las est\u00e1ndar de mercado.<\/p>\n\n\n\n Es distinta la condici\u00f3n de los prestadores de servicios de Facility Management<\/em>, quienes s\u00ed pueden optar por el desarrollo de aplicaciones a medida, sobre todo cuando su escala no les permite acceder a las soluciones internacionales, aunque es cierto tambi\u00e9n que estas plataformas proveen un \u201csello de confianza\u201d y un nivel de prestaciones que les resultar\u00e1n imposibles de alcanzar con un desarrollo interno. <\/p>\n\n\n\n Es por este motivo que, en los \u00faltimos a\u00f1os, las empresas l\u00edderes globales en la prestaci\u00f3n de Facilities Services<\/em> han dise\u00f1ado potentes suites<\/em> de aplicaciones que se pueden denominar \u201ch\u00edbridas\u201d, tomando como base las soluciones est\u00e1ndar y adapt\u00e1ndolas a sus procesos y pr\u00e1cticas. Claro est\u00e1, cuentan con la escala para amortizar estas inversiones.<\/p>\n\n\n\n Toda implementaci\u00f3n exitosa parte de una clara identificaci\u00f3n inicial de las necesidades y expectativas, lo que permitir\u00e1 monitorear su cumplimiento a medida que el tiempo pasa y el dinero fluye.<\/p>\n\n\n\n La estrategia de implementaci\u00f3n se puede hacer en una \u00fanica fase (tipo \u201cBig Bang<\/em>\u201d), aunque suele ser recomendable dise\u00f1ar un plan u \u201choja de ruta\u201d que de alguna forma incorpore los 5 dominios principales de la gesti\u00f3n del FM: Gesti\u00f3n de la Cartera Inmobiliaria (Property Management and Lease Administration), <\/em>Gesti\u00f3n de Proyectos de Inversi\u00f3n (Capital Project Management), <\/em>Gesti\u00f3n de Espacios y Traslados (Space and Move Management), <\/em>Gesti\u00f3n del Mantenimiento (Maintenance Management) <\/em>y Sustentabilidad y Gesti\u00f3n de la Energ\u00eda (Sustainability and Energy Management).<\/em><\/p>\n\n\n\n Los procesos de selecci\u00f3n de herramientas inform\u00e1ticas en dos etapas, con un primer Requerimiento de Informaci\u00f3n (RFI) seguido de un Pedido Formal de Precios (RFP) permite obtener una visi\u00f3n global de la inversi\u00f3n necesaria (en el RFI), y una implementaci\u00f3n por etapas a trav\u00e9s de sucesivos RFP.<\/p>\n\n\n\n Adicionalmente, resultar\u00e1 indispensable incorporar un proceso de Gesti\u00f3n del Cambio asociado a la implementaci\u00f3n de las nuevas herramientas junto con la evaluaci\u00f3n de la estructura organizativa, los procesos y los procedimientos.<\/p>\n\n\n\n La implementaci\u00f3n de una soluci\u00f3n corporativa de Facility Management<\/em> implicar\u00e1 una serie de proyectos que requerir\u00e1n una inversi\u00f3n econ\u00f3mica adem\u00e1s de una importante dedicaci\u00f3n horaria del equipo propio y de los proveedores internos y externos. Es importante no solo establecer un dimensionamiento realista de la implementaci\u00f3n sino tambi\u00e9n conocer todos los costos del ciclo de vida del producto que incluyen el soporte y el mantenimiento m\u00e1s all\u00e1 de la inversi\u00f3n inicial.<\/p>\n\n\n\n Finalmente, mantener el foco en la generaci\u00f3n de informaci\u00f3n (el conjunto de datos que contribuyen a la toma de decisiones y la mejora de los procesos) ser\u00e1 una buena gu\u00eda para validar si el enfoque est\u00e1 puesto en brindar un valor a\u00f1adido a la organizaci\u00f3n, o si se limita al \u00e1mbito departamental y, por lo tanto, resulta incompleto.<\/p>\n\n\n\n Y no olvidemos revisar de vez en cuando nuestra definici\u00f3n inicial de necesidades y expectativas. Esto s\u00ed que puede ser \u00fatil en un Post-it\u00ae sobre nuestra pantalla.
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