{"id":27884,"date":"2026-10-01T01:20:00","date_gmt":"2026-10-01T04:20:00","guid":{"rendered":"https:\/\/contractworkplaces.com\/site\/?post_type=fm_magazine&p=27884"},"modified":"2026-09-28T16:21:27","modified_gmt":"2026-09-28T19:21:27","slug":"mas-ocupacion-no-siempre-significa-mas-metros","status":"publish","type":"fm_magazine","link":"https:\/\/contractworkplaces.com\/site\/revista\/129-septiembre-2026\/mas-ocupacion-no-siempre-significa-mas-metros\/","title":{"rendered":"M\u00e1s ocupaci\u00f3n no siempre significa m\u00e1s metros"},"content":{"rendered":"\n

En muchas organizaciones se suele seguir una l\u00f3gica lineal ante un incremento de personal o una mayor asistencia a la oficina: hay que sumar metros cuadrados. Sin embargo, esto no siempre se justifica. Antes de considerar un aumento de superficie es preciso comprender c\u00f3mo se utiliza realmente el espacio de trabajo para optimizar la capacidad existente.<\/p>\n\n\n\n

La disociaci\u00f3n entre ocupaci\u00f3n y necesidad real de espacio f\u00edsico se debe a que, en la mayor\u00eda de las empresas, las decisiones de expansi\u00f3n o reducci\u00f3n se toman bas\u00e1ndose exclusivamente en recuentos de asistencia que no reflejan la verdadera din\u00e1mica de la oficina. Decidir una ampliaci\u00f3n con este criterio puede generar ineficiencias y costos hundidos.<\/p>\n\n\n\n

Por el contrario, analizar cu\u00e1l es la diferencia entre la ocupaci\u00f3n de la oficina y su utilizaci\u00f3n real a lo largo del tiempo puede revelar desajustes de dise\u00f1o o problemas con la gesti\u00f3n de la asistencia del personal que, de ser resueltos con los datos adecuados, generan un uso m\u00e1s eficiente del espacio, redundando en ahorros para la compa\u00f1\u00eda.<\/p>\n\n\n\n

Lo cierto es que alquilar m\u00e1s metros no es la \u00fanica soluci\u00f3n. Siempre se pueden adoptar otras estrategias: redistribuir la asistencia en modelos h\u00edbridos, cambiar las tipolog\u00edas, analizar los datos de ocupaci\u00f3n o modificar las pol\u00edticas de presencialidad.<\/p>\n\n\n\n

La ocupaci\u00f3n frente a la realidad de la utilizaci\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n

Existe una distinci\u00f3n importante entre \u201cocupaci\u00f3n\u201d y \u201cutilizaci\u00f3n\u201d del espacio de trabajo que a menudo se confunde. Mientras que la ocupaci\u00f3n mide cu\u00e1ntas personas est\u00e1n presentes en un momento determinado \u2013una instant\u00e1nea de la capacidad\u2013, la utilizaci\u00f3n analiza con qu\u00e9 frecuencia, intensidad y eficacia se usa dicho espacio a lo largo del tiempo.<\/p>\n\n\n\n

Esta es la clave que explica por qu\u00e9 muchas veces se paga por metros cuadrados que se perciben saturados pero que, en realidad, permanecen vac\u00edos durante buena parte del d\u00eda. Las estad\u00edsticas globales de 2026<\/a> muestran que la utilizaci\u00f3n de las oficinas ha aumentado hasta un promedio del 53%1<\/strong><\/sup>, lo que significa que casi la mitad de su capacidad permanece sin utilizar. Incluso cuando m\u00e1s de la mitad del personal coincide en el edificio durante los d\u00edas de mayor afluencia, un \u00e1rea importante puede permanecer ociosa debido a viajes, reuniones externas, vacaciones, licencias o trabajo flexible.<\/p>\n\n\n\n

Confiar \u00fanicamente en los datos de control de acceso como indicador de utilizaci\u00f3n a la hora de justificar un aumento de superficie \u2013un m\u00e9todo usado por el 92% de las organizaciones2<\/strong><\/sup>\u2013 resulta insuficiente. Solo registra que un colaborador cruz\u00f3 la puerta de entrada, pero no explica si pas\u00f3 su jornada en una sala de reuniones, trabaj\u00f3 en la cafeter\u00eda o abandon\u00f3 el lugar al cabo de pocas horas.<\/p>\n\n\n\n

Para mitigar esta falta de visibilidad, es preciso realizar diagn\u00f3sticos cruzados. Esto es: combinar los registros de ingreso con el monitoreo del tr\u00e1fico Wi-Fi y los datos de uso de los sistemas de reserva de puestos de trabajo y salas de reuni\u00f3n. Este enfoque multidimensional permite comprender el comportamiento din\u00e1mico real del usuario y evitar decisiones basadas en la percepci\u00f3n subjetiva de congesti\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Los d\u00edas pico y el “efecto martes”<\/h2>\n\n\n\n

Una de las principales causas que impulsan la demanda de m\u00e1s espacio es la saturaci\u00f3n percibida durante ciertos d\u00edas de la semana, un fen\u00f3meno derivado del esquema de trabajo h\u00edbrido. Sin embargo, esto no necesariamente es un problema de falta de espacio; tambi\u00e9n puede deberse a c\u00f3mo se distribuye su utilizaci\u00f3n a lo largo del tiempo<\/p>\n\n\n\n

Porque lo cierto es que la asistencia a la oficina no es uniforme durante la semana. El martes se ha consolidado como el d\u00eda de m\u00e1xima afluencia: el 73% de las organizaciones lo identifica como el d\u00eda de mayor asistencia, seguido por el mi\u00e9rcoles (23%) y el jueves con apenas un 3%. Los lunes y los viernes se caracterizan por ca\u00eddas dr\u00e1sticas de presencia en relaci\u00f3n con el resto de los d\u00edas3<\/strong><\/sup>.<\/p>\n\n\n\n

Este desequilibrio provoca lo que se conoce como el “efecto martes”: una jornada en la que los pasillos se congestionan, las salas de reuniones no tienen cupo disponible y el personal experimenta una molesta sensaci\u00f3n de hacinamiento. Ante esta experiencia ca\u00f3tica de los d\u00edas pico, la reacci\u00f3n suele ser: necesitamos m\u00e1s espacio.<\/p>\n\n\n\n

Sin embargo, cuando se analizan los datos de sensores y plataformas, se demuestra que esta saturaci\u00f3n es temporal y localizada, y que dise\u00f1ar la capacidad de una oficina en funci\u00f3n del pico de asistencia solo conduce a la ineficiencia y el desperdicio de recursos el resto de la semana.<\/p>\n\n\n\n

En su lugar, las organizaciones pueden aplanar la curva de demanda implementando pol\u00edticas de asistencia escalonada por equipos. Cuando se adopta esta estrategia, no solo aumenta la satisfacci\u00f3n y la productividad de los empleados, sino que se suavizan los picos de ocupaci\u00f3n, logrando una distribuci\u00f3n que optimiza la capacidad existente sin requerir un solo metro cuadrado adicional de superficie.<\/p>\n\n\n\n

El desajuste tipol\u00f3gico<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Un examen detenido de la utilizaci\u00f3n del espacio revela que, a menudo, la sensaci\u00f3n de saturaci\u00f3n no es un problema de metros cuadrados insuficientes, sino un desajuste funcional entre las necesidades de los equipos y la configuraci\u00f3n de la planta.<\/p>\n\n\n\n

Un ejemplo de esta ineficiencia es que el 32% de las salas de reuniones tradicionales \u2013dise\u00f1adas para alojar de seis a doce personas\u2013 terminan siendo utilizadas por solo uno o dos empleados para realizar videollamadas o trabajo de enfoque. Esto significa que casi un tercio de esa tipolog\u00eda se transforma en costosas oficinas privadas temporales debido a la falta de espacios alternativos para el trabajo individual4<\/strong><\/sup>.<\/p>\n\n\n\n

De acuerdo con investigaciones recientes5<\/strong><\/sup>, el factor que m\u00e1s aumenta la productividad de los equipos no es la amplitud del open plan<\/em>, sino el acceso a espacios de enfoque silenciosos (focus rooms<\/em> o phone booths<\/em>). Por ejemplo, si se reconvierte una sala de reuniones existente de 20 m\u00b2 subutilizada en cuatro cabinas privadas y dos estaciones de trabajo, se multiplica la capacidad operativa del espacio sin a\u00f1adir superficie.<\/p>\n\n\n\n

En ocasiones, si el sistema de reserva indica que no hay salas de reuni\u00f3n disponibles, es posible creer que la superficie es insuficiente cuando, en realidad, est\u00e1 mal distribuida. En este caso, reconfigurar el layout<\/em> puede ser la soluci\u00f3n: reducir el n\u00famero de puestos de trabajo dedicados y las salas de reuniones sobredimensionadas, agregar focus rooms<\/em> o phone booths<\/em>, junto con peque\u00f1os espacios de interacci\u00f3n para dos o cuatro personas. Todo esto ayuda a satisfacer la demanda de los colaboradores sin necesidad de ampliar la oficina.<\/p>\n\n\n\n

Ratios de uso compartido<\/h2>\n\n\n\n

Hoy en d\u00eda, 7 de cada 10 grandes corporaciones operan con esquemas de escritorios compartidos. Al pasar de un modelo de puestos fijos a un sistema de asignaci\u00f3n flexible (por ejemplo, 1,4 empleados por cada escritorio), el espacio actual puede absorber hasta un 40% m\u00e1s de personal sin necesidad de alquilar o construir m\u00e1s superficie1<\/strong><\/sup>. Sin embargo, la forma en que se dise\u00f1a esta proporci\u00f3n ha cambiado con el tiempo.<\/p>\n\n\n\n

Luego de la pandemia, muchas organizaciones implementaron ratios muy elevados, de m\u00e1s de 1,5 personas por puesto de trabajo. No obstante, los datos de 2026 muestran que estos n\u00fameros han declinado3<\/strong><\/sup>. La raz\u00f3n es que cuando se observan los picos en lugar de los promedios semanales, la ocupaci\u00f3n colapsa, generando frustraci\u00f3n en los colaboradores que no encuentran sitio disponible.<\/p>\n\n\n\n

En la actualidad, las empresas utilizan ratios de uso compartido m\u00e1s moderados. A nivel regional, se observan diferencias culturales y de comportamiento muy marcadas: Am\u00e9rica Latina lidera el promedio con 1,5 personas por puesto de trabajo, seguida por Asia-Pac\u00edfico, Norteam\u00e9rica y Europa que registran ratios m\u00e1s conservadores de entre 1,3 a 1,2 personas por puesto de trabajo 2<\/strong><\/sup>.<\/p>\n\n\n\n

Esto significa que, bas\u00e1ndose en datos concretos sobre el comportamiento de los colaboradores, las funciones espec\u00edficas y la idiosincrasia local, las organizaciones pueden absorber el crecimiento de personal dentro de la infraestructura existente.<\/p>\n\n\n\n

Hacia una estrategia din\u00e1mica<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Tomar decisiones basadas en suposiciones, m\u00e9tricas est\u00e1ticas o en la simple presi\u00f3n que genera la congesti\u00f3n de los martes, equivale a pagar por metros cuadrados que permanecer\u00e1n vac\u00edos durante gran parte de la semana, y a destinar recursos que podr\u00edan destinarse a otras \u00e1reas productivas.<\/p>\n\n\n\n

Comprender la diferencia entre la ocupaci\u00f3n est\u00e1tica de una oficina y su utilizaci\u00f3n din\u00e1mica a lo largo del tiempo es el primer paso para transformar el espacio de trabajo en una herramienta de agilidad estrat\u00e9gica. La adopci\u00f3n de un modelo de gesti\u00f3n espacial flexible no solo promueve un entorno laboral de alto rendimiento, sino que tambi\u00e9n genera ahorros directos al erradicar los costos hundidos por desaprovechar superficie.<\/p>\n\n\n\n

En \u00faltima instancia, antes de decidir un aumento de superficie, la pregunta fundamental no es si la organizaci\u00f3n necesita m\u00e1s espacio f\u00edsico, sino si est\u00e1 aprovechando realmente el valor de cada metro cuadrado de la oficina que ya ocupa.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

Referencias:<\/p>\n\n\n\n

1<\/strong><\/sup> CBRE (2026): \u201c2026 Global Workplace & Occupancy Insights\u201d<\/em>.<\/p>\n\n\n\n

2<\/strong><\/sup> XIE, W., & HOLMES, M. (2026): \u201cGlobal Occupancy Planning Benchmark Report 2026<\/em> \u2014<\/em> Measuring what matters: How leading organizations are closing the gap between data and decisions\u201d<\/em>. JLL.<\/p>\n\n\n\n

3<\/strong><\/sup> CBRE (2026): \u201cThe Hybrid Reality: Why the Office Is More Important Than Ever\u201d<\/em>.<\/p>\n\n\n\n

4<\/strong><\/sup> CLONEN, R. (2026): \u201cWorkplace Benchmark Report 2026: Office Myths vs. Real Use: What the Data Really Shows<\/em>\u201d. Spacewell.<\/p>\n\n\n\n

5<\/strong><\/sup> FRIEDMAN, R. (2026): \u201cThe office amenity that actually improves teamwork\u201d<\/em>. Harvard Business Review.<\/p>\n\n\n\n

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