¿Está buscando optimizar costos y ya no queda nada obvio que mejorar? ¿Cansado de pasar las noches preparando sus reportes mensuales? ¿Ha incrementado su cartera de inmuebles pero su equipo sigue siendo el mismo? ¿Su organización está construyendo una nueva sede con las más modernas tecnologías, o innovando en sus espacios de trabajo, y se pregunta cómo gestionará los nuevos estándares de servicio? ¿Se encuentra agobiado por las cada vez más numerosas normas que debe cumplimentar? ¿Nota que sus usuarios ya no se conforman con lo mismo que antes? Es hora de pensar en una nueva solución corporativa de gestión de los inmuebles e instalaciones.

En toda organización –tanto pública como privada– los inmuebles ocupan un lugar importante tanto en el soporte de las operaciones como en el desarrollo de la marca. Colaboran en la formación de una cultura de trabajo, hacen visibles los valores y la identidad corporativa, permiten atraer y retener clientes y colaboradores, son un resguardo de valor, y dan cabida a infinidad de interacciones entre colaboradores, clientes y proveedores.

Sin embargo, suele existir una brecha sustancial entre las herramientas con las que cuenta quien gerencia estas instalaciones, el Facility Manager, y las tecnologías que emplean los usuarios.

El personal de la organización –los clientes, usuarios, proveedores, asesores y hasta los propios colaboradores–, todos se desenvuelven en un mundo hiperconectado donde los canales móviles, sociales y presenciales se suman para brindar una experiencia en tiempo real, contextualizada y personalizada. Un escenario muy distinto del que acostumbramos a ver en nuestra profesión.

¿Será ya el momento de conectar a nuestros usuarios y proveedores con canales dinámicos y personalizados? ¿O de integrar la Intranet, Internet y los smartphones a nuestros procesos? ¿Habrá que utilizar la inteligencia que nos ofrece la tecnología para disponer de la información en todo momento y en todo lugar? Intentaremos evaluarlo con un enfoque ejecutivo.

Soluciones corporativas para problemas corporativos
Me tomaré un instante para aclarar a qué me refiero con soluciones “corporativas”, término con el que usualmente se hace referencia a las plataformas informáticas que no sólo resuelven las necesidades departamentales sino también aquellas de tipo ejecutivo propias de las organizaciones tanto estatales y no gubernamentales como privadas.

Es en esta dimensión ejecutiva donde los FM suelen encontrar barreras para acceder a funciones de Dirección, probablemente debido a la dificultad de traducir su lenguaje técnico al estratégico. Las soluciones corporativas de Facility Management son, por lo tanto, una herramienta fundamental para brindar una mayor visibilidad a nuestra profesión junto con alinearla a la estrategia de las organizaciones.

Por dónde comenzar
Con unos 35 años de desarrollo, el mercado de soluciones corporativas de Facility Management hoy ofrece una media docena de aplicaciones comerciales que satisfacen en buena medida las necesidades operativas, tácticas y estratégicas de las organizaciones.

Un buen punto de partida para explorar estas alternativas es el reporte denominado “Magic Quadrant” que desarrolla la empresa Gartner para la categoría que ha denominado IWMS (por “Integrated Workplace Management Systems”).

Es importante que quien realiza la búsqueda de una herramienta informática de Facility Management tenga un claro conocimiento de los estándares actuales para realizar una evaluación apropiada.

A partir de mi experiencia con organizaciones de diversos tipos en diferentes países de Latinoamérica, e interactuando con diferentes proveedores líderes en soluciones de Facility Management, he identificado una docena de requerimientos que considero mínimos y esenciales en una solución corporativa.


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