La oficina privada es un espacio de trabajo tradicional que aún sobrevive en muchas empresas por diversos motivos, algunas veces relacionados con un requisito de confidencialidad y otras, con la necesidad de preservar las estructuras jerárquicas. Sea cual fuere el requerimiento, la oficina privada tiene sus pros y sus contras: brinda privacidad pero en desmedro de la interacción con los demás miembros del staff, ofrece un espacio tranquilo para trabajos de concentración pero sin la posibilidad de colaboración, y ayuda a mantener la imagen y el estatus de quien la ocupa pero a costa de una funcionalidad y una flexibilidad limitadas del espacio. Para aprovechar al máximo estos metros cuadrados muchas veces subutilizados se pueden aplicar algunas estrategias de diseño efectivas. Un uso inteligente de la tecnología junto con las nuevas formas de trabajo pueden hacer de la oficina privada un espacio más funcional, acorde a los tiempos que corren.

Tradicionalmente, la oficina privada ha sido un símbolo de estatus, un reconocimiento al logro personal que comunica la posición de quien la ocupa dentro de la estructura corporativa. En realidad, se trata de un derroche de metros cuadrados con las mejores vistas, los mejores muebles y mucha luz natural que permanece vacío la mayor parte del tiempo. Normalmente, los altos ejecutivos son los que gozan de un despacho privado y los que menos tiempo pasan en la empresa.

Esta tendencia, fuertemente arraigada desde los comienzos de la oficina, comenzó a perder fuerza poco a poco. Los motivos resultan evidentes: si bien la asignación de oficinas privadas reafirma el sentido de la jerarquía dentro de la organización, también representa un uso muy ineficiente del espacio y tiende a dificultar la comunicación y la colaboración.

Fueron los nuevos conceptos sobre ahorro energético derivados de la crisis del petróleo junto con los avances tecnológicos que despuntaban en los 80 los que comenzaron a perfilar un cambio en la estructura del espacio de trabajo. El vertiginoso desarrollo de las TIC fue el disparador de las grandes transformaciones que se han producido desde entonces.

El modelo de oficina evolucionó para adaptarse a los nuevos paradigmas y hoy se ha convertido en un territorio que se reconfigura constantemente y puede cambiar de acuerdo con las distintas necesidades.

Mientras que los escritorios de las oficinas tradicionales y los despachos privados suelen estar vacíos durante gran parte de la jornada, las investigaciones muestran que se necesita cada vez más espacio para los equipos de trabajo, los proyectos o las presentaciones, y las salas de reuniones casi nunca están disponibles. Esto indica que los tipos de espacio que la gente necesita para el tipo de trabajo que se realiza actualmente también están cambiando.

Un estudio realizado por Herman Miller pone en negro sobre blanco los números de esta tendencia:

- Las oficinas privadas están desocupadas más del 75% del tiempo.
- Los puestos de trabajo están desocupados el 60% del tiempo.
- Las salas de conferencias rara vez se utilizan con su capacidad completa. En las más grandes, cuatro de cada cinco asientos permanecen vacíos.
- Mientras que en 1985 solo el 30 % de la productividad de una persona dependía del trabajo en equipo, en 2010 esa cifra trepaba por encima del 80%.

Las cifras de esta investigación revelan una clara tendencia hacia la colaboración en el lugar de trabajo.

Sin embargo, la oficina privada aún sobrevive en muchas empresas por diversos motivos, algunas veces relacionados con un requisito de confidencialidad y otras veces con la necesidad de preservar las estructuras jerárquicas.

Pero, por otra parte, con la adopción del open plan en la gran mayoría de los espacios de trabajo actuales, las oficinas privadas se han transformado en un refugio que permite a los trabajadores ser más eficaces en las tareas que requieren concentración. Planificar, programar, escribir, analizar, entre otras tareas, pueden ser más fáciles de hacer cuando las personas pueden controlar el exceso de ruido, las interrupciones y la interacción con los demás. Es por esto que, en algunas empresas, junto con los modelos flexibles pueden coexistir las oficinas privadas, asignándolas a quienes las necesitan para mejorar la eficiencia.


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