Un espacio bien planificado organiza el ambiente de trabajo en base al confort y la funcionalidad sin perder de vista los ciclos de vida y la economía de la empresa; se alinea con la dinámica de trabajo, con los patrones dentro de los que se mueve la actividad, y con la cultura y los valores de la compañía. Aplicar una correcta Workplace Strategy aporta un diagnóstico preciso y ayuda a la organización a cumplir con sus metas, a anticiparse a los cambios, a contar con la flexibilidad necesaria para afrontarlos y mantenerse vigente. Un espacio de trabajo bien planificado, optimizado y diseñado es una inversión a largo plazo que contribuye al éxito del negocio de la organización.
El espacio de trabajo es un factor de producción para las organizaciones, tanto como lo son los recursos humanos, la tecnología o las finanzas. Es la representación física de su identidad, su visión, su misión y sus valores.
La función principal del espacio consiste en facilitar y dar soporte y contención a los procesos de ocupación de la organización y, si está bien diseñado, podrá jugar un papel muy importante en el éxito del negocio ayudando con el cumplimiento de las metas, permitiendo anticipar los cambios y brindando la flexibilidad suficiente como para reaccionar ante los mismos y mantenerse vigentes.
En las oficinas bien planificadas, cada metro cuadrado cuenta para hacer rendir la superficie y convertir el lugar de trabajo en un ámbito confortable y productivo tanto para los empleados como para los empleadores, los clientes y los proveedores. Pero una planificación eficiente no solo apunta a mejorar los ratios de ocupación sino también a hacer más productivo el trabajo de las personas a través de un diseño conceptual que genere motivación, bienestar, identificación, satisfacción y compromiso con la empresa.
Optimizar el espacio
Previo a la etapa de diseño, el desarrollo de un estudio de Workplace Strategy ayuda a aportar sustancia y sentido al aprovechamiento de los espacios de trabajo tanto desde la perspectiva de la empresa como desde la perspectiva del usuario. Permite aportar una mirada integral y profunda sobre algunos aspectos no contemplados en los proyectos convencionales, posibilitando anticipar los riesgos y asegurar el éxito del diseño.
El proceso de Workplace Strategy es un enfoque sistemático orientado a mejorar la utilización del espacio de trabajo, que interviene sobre su configuración para hacerlo más eficiente.
Se trata de poner en práctica un conjunto de herramientas pensadas para diseñar, organizar y disponer el entorno más adecuado de acuerdo con las necesidades de cada compañía, aplicando un enfoque holístico que tenga en cuenta tanto la integración de los espacios de trabajo como los ciclos de vida y la economía de la organización. El proceso debe estar orientado a optimizar la utilización del espacio de la forma más eficiente y efectiva de acuerdo con las necesidades presentes y futuras, ayudando a transformar la oficina en un espacio confortable, productivo y eficaz, alineado con la dinámica de los procesos de la organización a fin de obtener el máximo rendimiento junto con una reducción en los costos de operación y mantenimiento.
El proceso consiste en analizar las necesidades de la organización -a corto, mediano y largo plazo- en relación con los activos físicos y debe contemplar la dinámica del trabajo, los patrones dentro de los que se mueve la actividad, la comunicación interna y la cultura de la compañía. Al mismo tiempo, tiene que ofrecer soluciones en relación con las necesidades de las personas y la tecnología.
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