Hoy en día, gracias a los avances tecnológicos y a la disponibilidad de nuevas herramientas, podemos acceder a un buen sistema de gestión que resulte accesible; que acompañe el crecimiento de los distintos procesos y que ayude a la empresa o a la organización a mejorar y a medir su productividad.
¿Cómo podemos mejorar la gestión?
Esta es la pregunta Un software de gestión consiste en cualquier tipo de soporte digital (software) que tenga como finalidad ayudar a una empresa o a una organización a mejorar su productividad o a medirla.
Estos sistemas de información, que operan a partir de bases de datos, están orientados a administrar o gestionar un negocio desde una plataforma integrada. De ese modo, la información puede ser analizada de manera dinámica y volcada en informes para dar soporte a distintas actividades en una empresa o a diferentes procesos de una actividad.
En este sentido, es especialmente necesario, optar por el uso de herramientas de gestión que sirvan tanto en la operatoria diaria como para medir diferentes variables relacionadas al negocio, a lo largo del tiempo. El objetivo es lograr una planificación de las actividades, en el mediano y largo plazo, que se vea reflejada en beneficios operativos y económicos.
Las ventajas de un sistema de gestión
Un buen sistema de gestión permite -por ejemplo- obtener indicadores y estadísticas, contar con alertas de vencimientos, poder reconocer cuál es la oportunidad de ahorro para un período determinado o cuáles son los tiempos de respuesta dados frente a diferentes etapas de un proceso. Posibilita, también, administrar la información de los proveedores, de los costos y de la actividad de un área, entre otras funcionalidades.
Una de las principales ventajas de contar con un sistema de gestión es que le permite al Facility Manager la planificación de estrategias de mejoras y ahorros, ya que se evita la sobrecarga de trabajo y la dificultad para acceder a la información del negocio.
¿Cómo se implementa?
Si bien la primera etapa del proceso de implementación demanda trabajo, el sistema genera con rapidez la posibilidad de organizar estratégicamente la información y permite obtener mejores resultados administrativos.
Cualquier proceso de mejora requiere de apoyo en la gestión, de estar alerta al feedback para hacer revisiones y ajustes, de buscar resultados mensurables.
La implementación implica el compromiso de cada uno de los miembros del proceso desde el área de soporte corporativo: desde el staff asignado al cliente hasta el cliente mismo. Es importante involucrar al cliente en este proceso ya que será el principal beneficiado con los resultados y, asimismo, será quien nos pueda facilitar gran parte de la información necesaria para la puesta en marcha de los sistemas. Una información pobre o deficiente impacta directamente sobre la eficiencia de todo el proceso.
Es por eso que la información exacta y su actualización permanente son las claves para lograr los resultados esperados. Estos valen el esfuerzo realizado en la implementación. Mejorar los procesos es una gran decisión a la hora de optimizar la gestión, y en consecuencia, de optimizar los resultados.
¿Qué procesos de Facility Management podrían mejorar con la implementación de softwares de gestión?
Hasta el momento, se venía relacionando el software de gestión principalmente con las tareas de mantenimiento. De esta manera, se han podido sistematizar y seguir los procesos desde la generación de una orden de pedido hasta la finalización de la tarea. Esta información resultaba de gran utilidad para la evaluación de indicadores fijados en cada Service Level Agreement (SLA) y para la generación de informes de gestión al cliente.
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