Actualmente, gracias a las nuevas tecnologías, la conectividad y la "muerte de las distancias", la colaboración está siendo redefinida como una experiencia de personas que trabajan juntas compartiendo ideas, datos y análisis, con el fin de desarrollar soluciones colectivas. Lo que ha cambiado es que las personas ya no tienen que sentarse juntas en el mismo espacio para llevar a cabo el trabajo colaborativo. En este informe, que se desarrollará en tres entregas consecutivas, se presentará un análisis sobre el crecimiento del trabajo colaborativo y los beneficios que se derivan del uso de los espacios de colaboración. Se examinarán los impulsores del cambio -desde la tecnología y los procesos de trabajo hasta la demografía y la sostenibilidad- para definir, finalmente, un conjunto de ocho características o principios para el futuro de la colaboración.
¿Qué es la colaboración?
De acuerdo con la definición de Wikipedia, la colaboración es un proceso recursivo en el que dos o más personas u organizaciones trabajan juntas en objetivos comunes -por ejemplo, un esfuerzo intelectual de tipo creativo- mediante el intercambio de conocimientos, el aprendizaje y la creación de consenso. Así, la colaboración es un tipo particular de actividad laboral que involucra a más de una persona.
Los trabajadores del conocimiento tienen que funcionar juntos para resolver problemas. Fue Peter Drucker quien acuñó el término "trabajo del conocimiento" en su famoso libro publicado en 1959 "Landmarks of Tomorrow”, el cual define los procesos mentales más que el trabajo físico. Pero el trabajo del conocimiento es a la vez cognitivo y social. Requiere que la gente trabaje junta pero también necesita un tiempo para la concentración individual.
De esta manera se puede decir que la colaboración es un proceso en el cual las personas trabajan juntas en tareas del conocimiento. Este proceso también implica la conversación y la interacción, lo que permite que la gente exprese sus propios pensamientos y experiencias internas para que sean accesibles a los demás a través del lenguaje, el video, la escritura y la visualización gráfica. Estas interacciones pueden ocurrir tanto física como virtualmente, de manera secuencial o simultáneamente.
El trabajo en la actualidad
Para para la mayoría de las personas el trabajo es, actualmente, de carácter eminentemente individual. De hecho, las encuestas sobre pautas de ocupación y utilización de una oficina típica muestran algunos resultados sorprendentes. En promedio, cuando se le pregunta a la gente cuánto tiempo piensa que pasa en su escritorio, responde que un 76%. Pero cuando se lleva a cabo un estudio de observación in situ, la realidad muestra que los escritorios solo se ocupan alrededor del 44% del tiempo. La gente ya no se sienta en sus puestos de trabajo durante todo el día. Entra y sale de reuniones. Busca espacios para concentrarse y colaborar. En las empresas casi nunca hay suficientes salas de reuniones.
Gran parte del trabajo de hoy en día todavía se dedica al trabajo individual, con filas y filas de escritorios idénticos ordenados para tareas relacionadas con la computadora o el teléfono. Sin embargo, una reciente encuesta realizada por Unwired encontró que todas las empresas hablaron de falta de espacios disponibles para el trabajo de equipos y proyectos junto con una creciente frustración debida a la dificultad para concentrarse en las oficinas abiertas.
A todo esto se le suman las nuevas presiones sobre los viajes. En otra época, esto era completamente aceptable: subirse a un avión para asistir a una reunión o sesión de equipo. Actualmente, la búsqueda de la sustentabilidad junto con la necesidad de reducir los costos ha dado lugar a la exploración de nuevas formas de trabajar a distancia. A menudo se trabaja a distancia con documentos enviados por correo electrónico y/o audio de mala calidad; formas muy primitivas para conectar a la gente que debe trabajar junta.
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