La globalización y la tecnología están generando grandes cambios en la forma en la que trabajamos y en los espacios donde lo hacemos. Gracias a estos avances, que actualmente permiten mantener comunicada a una fuerza laboral geográficamente dispersa, cada vez más empresas están optando por poner en práctica los beneficios que la oficina virtual proporciona tanto a empleados como a empleadores: mayor productividad, incorporación y retención de talentos, disminución de gastos, flexibilidad y menos estrés.
El surgimiento de nuevos dispositivos, junto con la gran penetración que hoy en día tienen las tecnologías de la comunicación, han hecho posible que, si se dispone de algunas herramientas tales como una computadora portátil con conectividad inalámbrica a Internet, software de red, un teléfono móvil, componentes multimedia y algunos programas específicos según la labor que se desempeñe, cualquier persona pueda trabajar virtualmente.
Como consecuencia de este aumento en la disponibilidad de la tecnología y en la movilidad de la fuerza laboral, ha comenzado a crecer la independencia entre el trabajo y el lugar donde este se lleva a cabo. Ante esta perspectiva, muchas empresas comienzan a reducir la superficie de sus oficinas y a aumentar la inversión en herramientas de colaboración basadas en Internet a fin de facilitar el acceso a los recursos corporativos dondequiera que su fuerza laboral los necesite.
Para dar respuesta y un adecuado soporte a estos nuevos estilos de trabajo, las organizaciones deberán contar con la infraestructura apropiada y poner en práctica distintas estrategias a fin de garantizar que los recursos sean accesibles y que los empleados puedan acceder fácilmente a la información almacenada digitalmente, reservar una sala de conferencias, una sala de reuniones o una oficina, realizar videoconferencias, etc.
Redes inalámbricas
El trabajo ya no solo se realiza en una ubicación fija en la oficina sino que puede llevarse a cabo en una sala de reuniones, desde la casa, en un aeropuerto, en un hotel o en la cafetería. Para poder aprovechar la ventaja de esta flexibilidad, las empresas utilizan tanto redes inalámbricas como zonas activas de Wi-Fi que permiten acceder a documentos, correo electrónico, aplicaciones y otros recursos desde cualquier dispositivo móvil. De esta manera, los empleados pueden ir donde lo necesiten y tener acceso continuo a las herramientas necesarias para realizar su trabajo.
De esta manera, las empresas también reducen los costos de instalaciones, ya que se elimina el cableado bajo piso técnico permitiendo nuevas configuraciones o expansiones sin grandes erogaciones.
Reuniones on demand
La alta movilidad y la posibilidad que brinda la tecnología de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar hacen que la oficina sea cada vez más un lugar de encuentro e interacción personal; de esta manera, la actividad social se convierte en la función más importante del espacio físico.
Para ello resulta indispensable saber cómo y cuándo se están utilizando los espacios compartidos y así garantizar una mayor productividad y una mejor disponibilidad de los recursos vacantes. Por este motivo será necesario contar con aplicaciones que manejen la agenda y la reserva de los espacios de reuniones, con la condición de que estas también sean accesibles desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
Videoconferencia y telepresencia
Dado que no siempre será posible reunir a todos los miembros del grupo de trabajo en el mismo espacio físico, será de gran utilidad contar con salas para videoconferencia y telepresencia.
La videoconferencia ofrece una solución accesible a la necesidad de comunicación corporativa, con sistemas que permiten transmitir y recibir información visual y sonora en tiempo real entre puntos distantes geográficamente. De este modo se evitan los gastos y la pérdida de tiempo que implica el traslado físico de las personas.
La telepresencia es un sistema de videoconferencia más avanzado por el cual se simula la presencia física de las personas a través de imágenes y sonidos de alta resolución. Por este medio puede simularse, con un alto grado de realidad, una reunión con personas presentes simultáneamente en distintos lugares del mundo.
Virtualización de los recursos
La virtualización consiste en la capacidad de separar el software (el sistema operativo, las aplicaciones, etc.) del hardware en el que está instalado. El usuario no tiene que preocuparse por la implementación de los servicios ni tener en cuenta el hardware asociado a ellos.
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