Las actuales tendencias en diseño de espacios de trabajo privilegian la colaboración por encima de todo. Se trata de entornos tecnológicos, densamente poblados, no jerárquicos y abiertos, que estimulan la socialización, los encuentros casuales, el trabajo en equipo y la interacción. Pero lo cierto es que las características propias de estos ambientes y los nuevos estilos de trabajo, junto con la tecnología, no siempre contribuyen a preservar la concentración que necesitan los actuales trabajadores del conocimiento, causando distracciones frecuentes e interrupciones en el flujo del trabajo. Cómo evitar a este enemigo de la productividad.

Las distracciones no son solo una fuente de molestia e insatisfacción, también hacen que sea más difícil hacer el trabajo. Algunas investigaciones sobre el comportamiento dentro de la oficina muestran que la mayoría de las personas tiene pequeños segmentos de tiempo sin interrupciones, perturbados por breves y frecuentes distracciones. La pérdida de flujo del pensamiento y la necesidad de reorientar la tarea puede tardar bastante tiempo. Después de una distracción, un trabajador puede demorar hasta 23 minutos en retomar su tarea original. Las distracciones y las interrupciones son más perjudiciales para las tareas cognitivas complejas con grandes exigencias de procesamiento de información.

¿En qué pensamos cuando hablamos de distracciones en la oficina?

La tecnología digital, que ha incrementado la productividad significativamente, las oficinas de planta abierta, el énfasis en el trabajo colaborativo, la incesante marea de reuniones y de comunicaciones internas, son factores que conspiran contra la concentración y postergan el "verdadero trabajo" para los momentos de mayor tranquilidad, generalmente temprano en la mañana o en horas de la tarde. Esto sin mencionar la necesidad de combatir la tentación de chequear los mensajes en el móvil y las actualizaciones en las redes sociales.

Las causas de distracción más frecuentemente citadas por los trabajadores de los nuevos entornos de trabajo son: el ruido (mayormente, el producido por las conversaciones de los colegas), el correo electrónico y el teléfono -lo que por sí mismo parece suficiente para desbordar a una persona-. Sin embargo, existen otros motivos que causan distracción y que, a simple vista, pueden parecer cuestiones que no nos quitan mucha atención de nuestro objetivo, pero pueden convertirse en un problema.

-> El ruido

La mayor parte de las molestias producidas por el ruido en la oficina se refieren a las conversaciones de los colegas, ya sea por teléfono, en sus puestos de trabajo o en las zonas de circulación adyacentes.

Debido a que en las oficinas abiertas es más fácil ver a los colaboradores, las conversaciones espontáneas y las distracciones son más frecuentes. En un entorno de trabajo ideal, la gente no hablaría dentro de las áreas de trabajo tranquilo. Sin embargo, la realidad es que el trabajo se realiza alternando entre zonas de tranquilidad y de interacción.

Pero si bien las conversaciones son un hecho frecuente en los entornos actuales, la falta de privacidad hace que estas tienden a ser cortas y superficiales debido al temor a ser escuchados.

Para ayudar a reducir el nivel de ruido y las distracciones en la oficina conviene encontrar espacios privados para hablar con los colegas (salas de reuniones informales) o más públicos como la cafetería, donde el ruido de fondo enmascarará la conversación sin molestar.


(...) La nota completa, en el número impreso