Las nuevas tendencias en ambientes de trabajo se inclinan por el uso de espacios abiertos y no asignados para fomentar la flexibilidad de uso y adaptarse así a las cambiantes necesidades de las empresas. Sin embargo, esta nueva modalidad no siempre encuentra aceptación, especialmente dentro de los cuadros directivos. En el siguiente artículo, José Luis Sánchez-Concha nos cuenta sus experiencias profesionales y comparte algunas claves para que la opción entre espacios abiertos o espacios cerrados no sea a todo o nada.

En alguno de los proyectos en los que he podido participar (en realidad en la mayoría de ellos) me he encontrado en la situación de discutir sobre el tema de los despachos privados y la utilización de los mismos. Si alguna vez se encuentra el lector en aquella situación, le recomiendo –por su salud mental e, incluso, por su seguridad física–  no preguntar a los interesados sobre la necesidad de los mismos, ya que la respuesta siempre será algo así como: “Tengo necesidad de privacidad TODO el tiempo” y “Es crítico para el funcionamiento del negocio que yo tenga MI despacho”.

No voy a entrar a juzgar otro tipo de prácticas “pasadas de moda” tales como el ascensor exclusivo, el baño privado o la zona exclusiva para ejecutivos con lounge, bar, gimnasio y demás amenities a las que el resto de los colaboradores no tiene acceso. Estoy en contra de la asignación de despachos privados, creo que tienden a convertirse en espacios pomposos, caros y desperdiciados -según un estudio realizado por 3G Office, los ejecutivos pasan menos del 25% de su tiempo en el despacho- y que normalmente existen más por motivos relacionados con la jerarquía que por una verdadera necesidad del negocio. Creo que las organizaciones verticales, jerarquizadas, en las que una vez que entras en la oficina puedes identificar inmediatamente quién es quién por el tamaño de su oficina o de su mesa no responden a las necesidades de una organización moderna que se preocupa por su activo más importante: las personas. Por lo general, no encuentro una razón de negocio que justifique su existencia. Casi nunca la he encontrado.

Esto, por supuesto, me ha valido numerosas discusiones y cuestionamientos sobre la importancia de los espacios que permiten obtener privacidad, a veces tan necesaria para poder trabajar. Yo no estoy en desacuerdo con este concepto, de hecho, considero que el acceso a la privacidad es crítico en muchos casos. Lo que no me gusta es la introducción del concepto de “propiedad privada” en el espacio porque es excluyente y asegura privacidad para un grupo reducido de personas que, como mencionaba, normalmente no pasan mucho tiempo en la oficina.

Pero esta es la clave: no tenemos por qué hablar de forma excluyente de espacios abiertos y espacios cerrados. No se trata de una cosa “o” la otra, sino más bien de la integración de ambas: espacios abiertos “y” espacios cerrados. Una oficina que no tiene equilibrio entre espacios abiertos y cerrados simplemente es una oficina que no va a funcionar correctamente.

Está claro que un open space tiene muchas ventajas. El mismo “murmullo” de la oficina a veces es muy útil para enterarse de lo que está pasando en nuestra organización y puede, incluso, ser una buena herramienta para mejorar en nuestro trabajo. Pero, a veces, este “murmullo” puede distraernos cuando lo que queremos es estar en silencio para ser más productivos, “escondernos” un poco de nuestros compañeros para evitar las distracciones propias del día a día.

En una oficina altamente eficiente debemos asegurarles a las personas que podrán encontrar el espacio adecuado para la realización de las diferentes actividades –lo que se conoce como activity based design–. Esto significa que, en el momento en que los colaboradores necesiten privacidad, un buen diseño de la oficina proveerá aquellos espacios privados que sean necesarios o bien garantizará la privacidad que una persona o un grupo de personas requieran.

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