En un artículo anterior ya hemos explicado el concepto de Nework, sus ventajas y los motivos que nos empujan a adoptar un modelo de trabajo que, en muchos casos, ya es una realidad. Este nuevo concepto proporciona al trabajador libertad para elegir el momento y el lugar para realizar sus tareas, lo cual significa trabajar con total libertad de horario y de ubicación, potenciando todos los aspectos que hoy en día son tan relevantes para el mundo empresarial y personal. Todo esto está muy bien pero, una vez que nos hacemos “adeptos” a la idea… ¿cómo podemos hacerla realidad?

Preparando el campo

Seguramente, como Facility Managers habremos encontrado una buena razón para aventurarnos a proponer una oficina flexible; posiblemente una cuestión de ahorro de gastos y/o de optimización del uso del espacio. Para poner en práctica esta opción, lo primero que hay que hacer es sencillo: observar.

Una de las primeras cosas que hay que hacer es medir la ocupación del espacio. Como comentamos en el artículo anterior, en la mayoría de los casos nos vamos a encontrar con que la ocupación se encuentra en torno al 50%. El método es sencillo: hay que pasear por la oficina un par de veces al día en horas de trabajo “normales” y contar el número de puestos de trabajo que están ocupados, activos (es decir en uso, pero la persona no se encuentra en ese momento) y vacíos. El resultado es, en la mayoría de los casos, sorprendente.

Otra fantástica herramienta es la encuesta online. Aunque hay que tener cuidado con el tipo de información que compartimos (es posible que el proyecto no sea conocido por todos los empleados), tener información directa de las personas afectadas por el proyecto es siempre muy importante. Si tenemos la excelente costumbre de realizar encuestas sobre el entorno de trabajo, habrá que procurar incluir siempre alguna pregunta relacionada con los hábitos laborales, las preferencias de localización para llevar adelante las tareas, la facilidad para encontrar espacios adecuados, etc.

Es recomendable tomarse un tiempo para revisar la información y conversar con las personas, y para estar muy preparado a fin de presentar el proyecto ante la alta Dirección de la empresa.

Hoy en día tenemos la suerte de contar con numerosos ejemplos de implementación de oficinas flexibles. Conseguir testimonios, casos de éxito y best practices, tanto en el mismo tipo de negocio como en otros, será siempre una excelente herramienta de “venta”.

De una idea a una nueva política de espacios

Lo primero y principal es “conquistar” a la alta Dirección de la empresa. Un proyecto que genera incertidumbre en la cabeza de una organización está condenado a no funcionar.

Tampoco debemos pensar que vamos a contar con el apoyo incondicional de la Dirección. De hecho, la experiencia demuestra que, en muchas oportunidades, el trabajo de convencer a los Directores es uno de los más difíciles. Principalmente existen dos motivos: el primero es que pueden tener la sensación de que van a perder algo que ahora mismo tienen (puede ser un despacho o una porción de espacio) y el segundo es que siempre existe cierto temor de gestionar un equipo sobre el que no se tiene control directo, que no está “al alcance de la mano”.

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