La decisión de relocalizar una empresa trae aparejado un sinnúmero de cuestiones que es preciso analizar cuidadosamente para que el proceso resulte exitoso, y así poder obtener beneficios adicionales en cuanto a la reducción de costos operativos, la optimización de espacios y una mejora sustancial en la productividad, en la cultura y en el clima corporativo. La principal dificultad que deben enfrentar las compañías en proceso de traslado es cómo llevar adelante un proyecto de tan alta visibilidad, administrando positivamente las expectativas y las tensiones que se manifiestan en la organización. Por lo tanto, es fundamental evaluar y coordinar los factores clave en juego para no perjudicar, en el proceso, la productividad y el éxito del emprendimiento. En este artículo se detallan algunos tips que se deben tener en cuenta cuando se piensa en la relocalización de las oficinas.
Cuánto
Un error muy común que cometen los ejecutivos a cargo de una mudanza corporativa es estimar la cantidad de superficie que será necesaria en la nueva oficina de acuerdo con los metros cuadrados que se tienen actualmente. Creer que si se cuenta con un 20% más de colaboradores se necesitará un 20% más de espacio, suele ser un mal criterio para realizar las estimaciones.
Hay que tener en cuenta que cada planta de oficinas tiene distinto rendimiento de acuerdo con sus características particulares: la geometría, la cantidad y disposición de las columnas, la modulación, las instalaciones y el perímetro de ventanas, entre otras variables, influyen decisivamente en su aprovechamiento. En definitiva, cada metro cuadrado puede ser mucho más rendidor en una alternativa que en otra, sin sacrificar comodidad.
Cualquier profesional especialista en el tema podrá estimar -de acuerdo con los ratios usuales y con el programa de necesidades de la empresa- el metraje teórico de la nueva oficina para enfocar la búsqueda inmobiliaria. Cuando ya se cuente con una preselección de locaciones posibles, es altamente recomendable realizar un estudio de cabida (test fit) en cada una de ellas. Se sorprenderá con las diferencias.
El nuevo espacio de trabajo debería ser útil por varios años, de manera que no hay que olvidar la variable del crecimiento proyectado, e incluirla en la estimación de la superficie necesaria.
Dónde
La localización de la nueva oficina es un tema muy sensible que muchas veces es decidido con criterios poco claros o demasiado subjetivos.
Es muy sencillo realizar una matriz de evaluación ponderada incorporando los criterios importantes de la compañía a la hora de decidir una nueva locación. Las variables más usuales son: la ubicación de los clientes, el lugar donde viven los empleados, la ubicación de los proveedores, los servicios con los que cuenta la zona, los medios de transporte, etc.
En cuanto al edificio, es importante ponderar la cantidad de estacionamientos, la seguridad del inmueble y de la zona, y la imagen que aportará a la empresa.
A la hora de evaluar el precio, no hay que dejar de incorporar a la ecuación los costos relativos a la obra (y su amortización en el contrato de arriendo), la operación, el mantenimiento y los impuestos, ya que algunos valores de venta o alquiler parecen más atractivos de lo que realmente son.
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