Hace casi 35 años, en junio de 1975, aparecía por primera vez la expresión "paperless office" en un artículo de la revista norteamericana Business Week titulado "La Oficina del Futuro". En este artículo, George Pake, por entonces responsable del Xerox Palo Alto Research Center, predecía con notable clarividencia que en 1995 la tecnología permitiría a los usuarios convocar documentos en la pantalla de una computadora "pulsando sólo un botón". Según Peak, esto eliminaría la necesidad de gran parte del papel impreso -aunque no todo- que saturaba los espacios de trabajo. Tres décadas y media después, el imperativo económico y ambiental para reducir el consumo de papel es mucho más urgente y real; una meta que toda empresa debería tratar de alcanzar.

A principios de la década del 90, con el boom de Internet, el sueño de la oficina completamente computarizada y sin papeles parecía estar más cerca que nunca. Sin embargo, las estadísticas muestran que, aún hoy en día, el 90% de la información se encuentra en soporte de papel y que, paradójicamente, mientras el empleo del e-mail y de los documentos digitales es cada vez más cotidiano, el consumo de papel crece un 20% cada año.
Aunque de acuerdo con estos datos la “oficina sin papeles” parece sólo una ilusión, poniendo en funcionamiento las prácticas adecuadas las empresas pueden aspirar a disminuir su consumo, lo cual, además de representar un aporte a la reducción del impacto ambiental, puede generar importantes beneficios económicos.

Uno de los principales recursos reside en convertir los procesos que tradicionalmente se soportan en papel y que forman parte, en gran medida, de las tareas administrativas y contables de una organización (facturas, presupuestos, contratos, memos, informes, etc.) en formatos digitales.

Además, el rápido aumento de la cantidad de documentos que se producen, se reciben y se almacenan en las organizaciones hace necesaria la búsqueda de soluciones para una adecuada gestión de la información que permita contar con un sistema organizado para recuperar los datos en forma rápida y ágil utilizando la tecnología.

Cuando los documentos se guardan en forma electrónica en lugar de tener copias físicas almacenadas en algún fichero, los requerimientos de espacio para el archivo físico disminuyen drásticamente. Esta estrategia puede redundar en un gran ahorro para las empresas situadas en áreas urbanas donde el espacio para oficinas y los lugares de almacenamiento y guardado tiene un alto costo económico.

Sin embargo, debido a su fácil acceso, su simplicidad de uso y su excelente calidad de lectura, el papel sigue siendo un instrumento difícil de reemplazar y la evolución hacia la oficina sin papeles es un camino mucho más largo de lo que parecía hace años. Pese a todo, esto no debería convertirse en una excusa para no iniciar los procedimientos, prácticas y acciones tendientes a disminuir su uso, y a evitar el despilfarro y el abuso.

La tercerización
El espacio físico dentro del ámbito de trabajo de una organización, representa una variable fundamental en la determinación de los costos de operación y demuestra que desperdiciar espacio en archivos es muy caro. Existen en el mercado empresas dedicadas a la administración y custodia de la información que almacenan y protegen los documentos, lo cual ayuda a liberar a las oficinas de papeles y reduce los costos de insumos, espacios y personal.

Estas empresas se ocupan de inventariar todos los documentos en formato de papel; luego el cliente define qué parte de estos deberían digitalizarse en base a criterios tales como la frecuencia de consulta, la simultaneidad de uso, la localización y el origen.

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