El acelerado avance de las tecnologías de la información se ha convertido en uno de los motores para el desarrollo de nuevas modalidades de trabajo y nuevas tendencias en los espacios de oficinas. El ahorro de espacio, la reducción de los costos de operación, el aumento de la productividad y los beneficios ambientales pueden ser razones de peso para que una organización tome la decisión de cambiar.

Cada vez son más numerosas las empresas que, a la hora de relocalizar sus sedes, tienen en cuenta cuestiones tales como los altos costos de la propiedad, los costos de operación, el ahorro energético, los problemas generados por el tránsito, etc. Al mismo tiempo, los cambios tecnológicos que permiten a las personas trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar -desde la casa, desde otra ciudad, desde un aeropuerto o desde la oficina de un cliente- hacen que la gente pase cada vez menos tiempo en sus puestos de trabajo, por lo que la ocupación “real” de las oficinas es cada vez menor.

La respuesta espacial a esta nueva modalidad en los negocios es la oficina flexible, una tendencia que apunta a la sectorización del espacio y su adecuación a usos específicos, que busca adaptarse a las nuevas formas de trabajo condicionadas por la tecnología y por la movilidad de los empleados, y que promueve la adaptación del espacio a las necesidades reales de utilización reduciendo, al mismo tiempo, los costos de operación de las compañías asociados a los alquileres, el mantenimiento, los servicios de limpieza, los consumos energéticos, etc.

¿Qué se entiende por oficina flexible?
El concepto de oficina flexible se gestó en 1996 en Tilburg, Holanda, a raíz del proyecto de las oficinas de la aseguradora Interpolis. A partir de entonces, esta tendencia en el diseño de ambientes de trabajo se ha ido extendiendo y consolidando en el ámbito empresarial como un método para resolver la demanda de cada negocio en particular, y las necesidades de los empleados. En Interpolis, sólo el rendimiento laboral es invariable; por el contrario, los empleados mismos deciden acerca de su horario y de su lugar de trabajo. La distribución abierta de las salas y sus distintas áreas exige requisitos especiales no sólo en los sistemas y la infraestructura del edificio sino también en su equipamiento. Se trata de conseguir la máxima flexibilidad posible, tanto en la arquitectura y en los sistemas como en el equipamiento de los interiores, para que el edificio pueda reconfigurarse flexiblemente con el paso de los años. Además de un lugar de trabajo, el edificio es un punto de encuentro donde los empleados desarrollan proyectos, celebran reuniones, comen y hablan de trabajo. El éxito en la aplicación de este concepto, sin embargo, depende de dos factores fundamentales: la viabilidad de una fuerza laboral móvil y la posibilidad de acceder al uso de la tecnología para poder comunicarse.

En la actualidad, la flexibilidad y el trabajo flexible son términos utilizados para describir una amplia gama de estilos de trabajo y de prácticas de empleo. En general, el término se utiliza para describir todo tipo de labor que difiera de la tradicional jornada de tiempo completo en un mismo lugar físico. Pero por sobre todo, el concepto de trabajo flexible descansa en la idea de que el trabajo es lo que las personas hacen, no el lugar donde lo hacen. Es decir, que el esfuerzo está orientado a alcanzar determinados objetivos y es el trabajador quien decide cuál es el lugar más adecuado para desarrollar su actividad en cada momento.

La implementación del trabajo flexible, sin embargo, requiere de un cambio importante en la cultura de la compañía. Para la mayoría de las organizaciones, el mayor obstáculo reside en el hecho de que los espacios operativos ya no son asignados individualmente sino que son compartidos; y los espacios cerrados se convierten en salas multifuncionales que pueden ser usadas tanto como despachos, salas de reunión o de conferencias.

(...) La nota completa, en el número impreso