La información es un activo estratégico dentro de cualquier empresa, pero prolifera rápidamente y su valor cambia con el transcurso del tiempo. Cuando existen documentos destinados a la destrucción o el almacenaje, es conveniente asegurarse de que no caigan en las manos incorrectas.

El caso Enron se desató en EEUU en noviembre de 2001, cuando se hizo pública su quiebra debida a una serie de malas prácticas contables que habían ocultado su verdadera situación financiera a los accionistas y a la SEC, el órgano regulador. El escándalo alcanzó a su auditora, Arthur Andersen, que desapareció al poco tiempo. Durante todo el proceso, una de las bases de las discusiones fue la capacidad de poder demostrar, a través de pruebas documentales, cuáles habían sido las prácticas contables y quién había dado las órdenes. Uno de los puntos álgidos del proceso fue cuando se descubrió que en Arthur Andersen se había dado la orden de destruir todos los e-mails relacionados con el caso. Esta situación, seguida de otras parecidas a nivel mundial, tuvo un enorme impacto en muchos ámbitos, uno de los cuales es la gestión de documentos.

Por un lado, los directivos de las empresas han comenzado a pensar en la gestión de documentos como algo estratégico y, por otro, en algunos países, ha servido de catalizador para establecer nuevas legislaciones y reglamentaciones que obligan a las organizaciones a tener un sistema de gestión de documentos. La más conocida de todas (que obliga a las empresas que cotizan en las bolsas norteamericanas) es la Sarbanes-Oxley Act (SOX), 2002, de obligatorio cumplimiento desde 2003.

Los climas volátiles, como vemos, tienen un efecto explosivo en cuanto a la gestión documental, y las compañías deben asumir la responsabilidad de garantizar la seguridad de su propia información así como la de sus clientes, empleados, y proveedores. Pero no sólo en estos contextos es una buena práctica ocuparse seriamente de qué es lo que hacemos con nuestra información. Tirar los documentos en la basura o almacenarlos en lugares vulnerables ya no es una práctica aceptable. De hecho, el espionaje industrial y corporativo considera la basura como la fuente más asequible de la información de la competencia. Cualquier organización que almacene datos privados y propietarios de manera insegura o los descarte sin destruirlo previamente, se expone a un gran riesgo.

Afortunadamente, la destrucción documental y un buen gerenciamiento de expedientes y documentos pueden ayudar a mantener la información vital a buen resguardo.

Destrucción segura
Hay varias opciones para la destrucción de documentos que el Facility Manager puede considerar, pero la meta fundamental debe ser la creación de una cadena de custodia segura. Tanto si se realiza dentro de la empresa, se terceriza con una empresa de reciclado, o se emplea un servicio in situ para la destrucción, la compañía debe tomar la responsabilidad de la protección de su información. Cuando se considere la contratación de un servicio externo, el Facility Manager debe examinar las opciones cuidadosamente para determinar el que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa, y preferentemente, se debe buscar un proveedor que pueda ofrecer soluciones personalizadas que cumplan con sus necesidades.
Es importante asegurarse de que, si la compañía está contratando afuera cualquier parte del proceso de destrucción, éste se cumpla en condiciones de seguridad. A la hora de elegir si realizar la destrucción in situ o tercerizarla, el Facility Manager debe considerar cómo se está manejando la información y por quién. Un sistema in situ correctamente manejado proporciona un manejo seguro y confiable de la información. Este sistema puede proteger la información manteniendo una cadena de custodia corta y segura ya que todos los materiales quedan sujetos a las premisas de la compañía hasta el momento de la destrucción.

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