Pese a que es un concepto de moda, su aplicación es escasa. ¿Es sólo un mito o puede ser una solución viable para reducir costos?

Aunque algunas predicciones vaticinaban que la proliferación de Internet convertiría al mundo en un lugar despojado de todo contacto humano, la realidad prueba hoy lo contrario: la explosión del ciberespacio ha contribuido a forjar y mantener relaciones a la distancia, comunicar hechos al instante desde los lugares más remotos, interactuar con comunidades virtuales de pertenencia y hasta generar nuevas formas de expresión personal, a través de la “revolución de los blogs”.
Sin embargo y pese a que los medios y la tecnología adecuada para alcanzarla están disponibles, la oficina sin papeles sigue siendo una promesa incumplida. Si bien cada vez hay más opciones de almacenamiento y transmisión de datos, el consumo de papel en el mundo sigue creciendo a una tasa del 20% anual. Aunque la información podría ser consumida íntegramente entre computadoras, las empresas continúan volcándola en el soporte tradicional, ocasionando gastos económicos y dañando al medio ambiente.

Un problema con papeles
Resulta fundamental entender a la oficina sin papeles como la posibilidad de alcanzar la efectividad de costos. ¿Cuáles son los gastos más frecuentes en que incurren las compañías, que podrían evitarse reemplazando el uso del papel por medios digitales?
El impacto más directo sobre las economías empresariales está relacionado con el volumen de insumos: resmas de hojas, cartuchos de tinta y mantenimiento de impresoras. Pequeños gastos que soslayadamente se van devengando durante el año y que, en más de un caso, constituyen un verdadero dolor de cabeza para los contadores al final del ejercicio. En algunos casos (por ejemplo, en los estudios de abogados, que imprimen una vasta cantidad de hojas al año) las cifras pueden llegar a ser alarmantes.

Párrafo aparte merece el riesgo asociado a la pérdida de información vital, que en muchos casos puede afectar la continuidad del negocio: el 93% de las empresas que sufren pérdidas irrecuperables en este terreno acaban cerrando en un lapso de 5 años. Aun en el caso de que persistan en el mercado, la desaparición de registros origina serias penalizaciones legales, ya que algunas leyes exigen la presentación de los documentos comerciales en el acto. Además, el papel es un material sometido, por sus características técnicas, a la posibilidad del deterioro, de la destrucción o del robo.

Estos desastres ocurren con más frecuencia de lo que usualmente se piensa, ya que un sistema de archivo seguro puertas adentro resulta demasiado oneroso y no son muchas las firmas que estén en condiciones de costearlo. Tampoco poseen sistemas ignífugos para evitar incendios; por lo general guardan la documentación en lugares con ventanas, insectos y condiciones ambientales inadecuadas, y no pueden garantizar la confidencialidad de sus documentos (ya que el acceso no es restringido, facilitando el sabotaje).
Por otro lado, el espacio es una variable fundamental en la determinación de los costos: durante 2005, los movimientos del mercado inmobiliario tuvieron una incidencia sobre ellos del 20%. Con propiedades que aumentaron más del 107% en tan sólo un año y únicamente 3% de vacancia en la oferta de oficinas más amplias, es evidente que desperdiciar espacio en archivos cuesta muy caro.
Finalmente, la abundancia excesiva de papeles impide el cumplimiento de la máxima “guardar para encontrar”. Si bien esta premisa debería guiar todas las acciones de una empresa que protege su información, cuando los empleados rotan sin que medie una transición adecuada, se produce un cambio en el criterio de ordenamiento que complica futuras búsquedas. Si la relación archivar-encontrar se pervierte, sólo se estará amontonando basura, sin ninguna utilidad futura.

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