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De la misma forma en que hace 15 años casi ningún estudio de arquitectura utilizaba sistemas CAD para el diseño e impresión de planos, hoy no se entiende una gestión de Facility Management sin un CAFM (Computer Aided Facility Management). Si queremos que haya una respuesta óptima a los retos cotidianos, hemos de dotar al departamento de FM de las herramientas adecuadas.
Un CAFM es un sistema de información que abarca los diversos aspectos de la gestión y optimización de los recursos inmobiliarios de empresas e instituciones, en forma global e integral.
El sistema ha de garantizar siempre la integridad entre los datos gráficos, alfanuméricos y documentales, y facilitar en forma gráfica y sencilla toda la información de los inmuebles: gastos generales, recursos disponibles, planificación, documentación relacionada con los mismos, mantenimiento, ratios de gestión en tiempo real, etc.
Es importante que la herramienta CAFM que utilicemos sea muy flexible y parametrizable, y que funcione a través de una integración total con los demás sistemas de información existentes dentro de la organización, y no como un paquete cerrado y de difícil adecuación a las necesidades particulares de cada compañía.
Un sistema de este tipo tiene la ventaja de dotar a los responsables de los departamentos de Facility Management de las herramientas necesarias para realizar su gestión, de modo que puedan responder rápidamente a las peticiones de la organización y gestionar de manera más eficiente sus recursos.
La realidad es que con ello logran incrementar su productividad y rentabilidad, y contribuyen a reducir los costos en unos márgenes tan amplios que aseguran un ROI (Return On Investment) casi inmediato. Pero la implantación de aplicaciones CAFM sigue suponiendo una inversión tal, en términos de tiempo y recursos, que muchas organizaciones se replantean su necesidad y se cuestionan el ROI.
La causa es que algunas de las ventajas primordiales de las aplicaciones CAFM -como por ejemplo, la mejora de las condiciones de los empleados y el ambiente del lugar de trabajo-, son difíciles de cuantificar debido a que generan ingresos indirectos, son de orientación interna, y muchas de las ganancias más importantes están en intangibles. A pesar de esto, a la hora de decidirnos a implantar una herramienta de estas características, no podemos olvidar una serie de ventajas:
· La efectividad de la organización
Un buen sistema CAFM contribuirá a un mejor diseño del espacio y una distribución más inteligente de los centros de trabajo. Esto se traduce no sólo en una mejora de la imagen corporativa, sino también en un aumento de la eficiencia de la organización.
A pesar de que estos beneficios son difíciles de cuantificar, dan como resultado importantes ahorros. Imaginemos, por ejemplo, que un sistema CAFM logra una distribución del espacio que permite reducir el tiempo de desplazamientos del personal en 5 minutos por día y por empleado.
Apliquémoslo a un caso concreto de número de empleados y salario medio por hora trabajada, y seguramente encontraremos una buena razón por la cual implantar un sistema de este tipo en nuestra compañía.
(...) La nota completa, en el número impreso
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