La disminución en el crecimiento de la economía mundial, las crisis regionales y la incertidumbre, han llevado a las empresas en todo el mundo a realizar enormes esfuerzos para reducir sus costos de operación. Esto ocurre tanto en grandes multinacionales como en organizaciones locales medianas y pequeñas.

¿Cómo se reducen los costos de operación?
Indudablemente, una de las metodologías con más adeptos es la reducción del personal, no la reducción del personal como parte de un plan estratégico integral, sólo la reducción del personal. Y, en muchos casos, del personal que desempeña funciones claves para la calidad del desempeño de la compañía. De esta manera, los primeros que reciben el impacto son los clientes, que ven disminuir la calidad de los productos y/o servicios que la empresa les provee. Sea cual sea la participación que la empresa tenga en el mercado no puede darse el lujo de reducirla, sólo tienen futuro aquellas empresas que no sólo mantienen su participación, sino que la incrementan.
El planteo: “es una reducción temporal, hasta que las cosas mejoren”, no contempla el hecho que, en ese momento, muchos de sus clientes actuales serán atendidos por sus competidores.
Las encuestas muestran que más del 68% de los clientes que abandonan su relación comercial con una empresa, lo hacen porque el servicio es deficiente. Tom Peters ha establecido que reemplazar US$ 1 de un cliente perdido cuesta US$ 10.

El Aumento en los Costos de la No Calidad
Normalmente, al disminuir los costos de operación reduciendo el personal sin un plan integral como marco, se genera un aumento sustancial en los Costos de la No Calidad. El desánimo del personal que no comprende los objetivos de la empresa y se encuentra desempeñando nuevas tareas para las cuáles no fue capacitado, el descuido en el mantenimiento de las instalaciones y equipos provocado por la malentendida reducción de costos, la falta de coordinación entre las distintas áreas de la empresa promovida por la falta de experiencia del personal a cargo, van generando un creciente desorden y disminución en los controles que se reflejan en el aumento de los Costos de la No Calidad. Al cabo de varios meses, los empresarios, impotentes frente al desorden generalizado que ha invadido la empresa, comienzan a tomar personal nuevamente apuntando, en general, a postulantes con mayores calificaciones y mayores salarios que sus predecesores. Nuevamente realizan estas incorporaciones sin un plan integral, lo cual hace que el pronóstico de esta iniciativa esté plagado de incertidumbres.
En muchos casos un análisis y planificación previa hubiera mostrado que la tercerización de determinadas actividades era la opción más apropiada tanto en costo como en eficiencia. Las tendencias mundiales apuntan hoy a centrar los esfuerzos en el núcleo o corazón del negocio tercerizando las actividades logísticas o de soporte.
Los empresarios dispuestos a realizar un análisis crítico de esta experiencia (que no son mayoría), descubrirán que la falta de un plan integral previo que contemple todas las potenciales fuentes de reducción de costos, ha dado como resultado final costos adicionales iguales o mayores a las reducciones logradas. Son los Costos de la No Calidad originados en la falta de planificación y prevención. Mas de 50 años de experiencias acumuladas en el mundo señalan a compras o suministros como una actividad donde pueden realizarse importantes reducciones de costos a través del desarrollo de una gestión de compras acorde a las necesidades de la empresa.

¿Necesita su Empresa una Gestión de Compras?
No siempre el tamaño de la organización está asociado a la calidad del desempeño de la misma, aunque es indiscutible que el disponer de mayores recursos es siempre una ventaja. Muchas grandes empresas descubrieron en la década del 90 que aún era posible realizar importantes ahorros mejorando su gestión de compras.
Sin embargo, la mayoría del las empresas pequeñas y medianas todavía no comprenden la necesidad de una gestión de compras ó consideran que la misma consiste sólo en comunicarse telefónicamente con los proveedores para solicitarles los productos o servicios requeridos.

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