Hoy en día, las personas trabajan en edificios tradicionales de oficinas, en sus casas, en una estación de enfermeras de un hospital y hasta en cabinas de mandos de aviones, pero en cualquiera de estos lugares, el diseño afectará sin duda el desempeño de las tareas allí realizadas impactando directamente sobre la rentabilidad de las empresas.

De todas maneras, la primera tarea de un diseñador de oficinas es determinar los requerimientos y necesidades específicas del usuario para conformar el programa de diseño. Este ejercicio puede ser tan sencillo como entrevistas personales con las personas involucradas o tan complejo como un estudio sofisticado de todos los aspectos del negocio. Los datos se recopilan y los procesos se estudian a través de encuestas, cuestionarios y observación directa. Durante este proceso el diseñador le solicitará al cliente que defina los objetivos del negocio y sus expectativas para el proyecto, luego integrará esta información con los otros datos para poder iniciar el diseño esquemático.

Muchas decisiones importantes se basan en el programa de diseño. Se establecen las proximidades, se definen los estándares espaciales y la naturaleza misma del trabajo es determinada. Cuanto espacio se necesita puede ser la primera decisión a tomar. ¿La oficina se diseñará con una mezcla de oficinas abiertas y cerradas? ¿Cuántas salas de conferencias y reuniones se necesitan y serán estas convencionales o regadas informalmente para reuniones improvisadas? ¿Qué amenidades serán provistas, para los individuos en su puesto de trabajo o para el grupo? ¿Se reutilizará el mobiliario preexistente? ¿Cómo se preparará el espacio para el futuro crecimiento y las transformaciones?

El diseñador de oficinas inicia haciendo diagramas para empezar a definir el espacio, o en algunos casos para determinar si el espacio es del todo factible. En este punto del proceso el diseñador se encuentra trabajando, algunas veces, en coordinación con Brocker de real estate para evaluar diferentes espacios que el cliente esté considerando. Es claro que la exactitud en los datos del programa es crítica para tomar una decisión correcta. Una vez se ha seleccionado la propiedad, se diseña la disposición de las oficinas y se inicia el diseño detallado de las instalaciones técnicas y los acabados.

Muchos factores influyen en este diseño incluyendo las necesidades funcionales, estéticas, ergonómicas, ambientales y consideraciones de presupuesto. Numerosos estudios muestran que a los trabajadores de oficina lo que más les molesta es el ruido, la baja calidad en la iluminación, la falta de control sobre la temperatura del aire y la falta de calidad en el mismo. Estos factores contribuyen a desmejorar la productividad del empleado que, a la larga, disminuirá la rentabilidad. Existe evidencia empírica de ganancias de mas del 15% en la productividad cuando a los habitantes del edificio se les provee de control acústico y de temperatura, una iluminación de ambiente y de trabajo adecuada y un aire saludable. Por lo tanto, es de extrema importancia que las decisiones tomadas en esta coyuntura eleven la calidad de vida de los ocupantes de la oficina.

Encuestas demuestran que los empleados valoran altamente los sitios de trabajo que demuestran el compromiso de la empresa por cuidar a su fuerza laboral. Ryan Jeppeson, asociado de ventas de una firma de primera linea afirma: "Me gusta llegar a trabajar en la mañana porque sé que será una experiencia confortable. Saber que la compañía se preocupa por mí definitivamente me hace estar mas dispuesto y capaz de poner el esfuerzo extra."

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