Todo proceso requiere herramientas de gestión adecuadas a su complejidad, exposición y escala. El Facility
Management es una disciplina muy sensible a las estructuras organizativas, procesos y tecnologías utilizados. En esta nota, sabios consejos para el uso de software en FM.

Se presentan a continuación algunos de los motivos por los cuales resulta crítico para las Organizaciones contar con herramientas adecuadas para la gestión de sus instalaciones.
Complejidad
Las responsabilidades del Facility Manager combinan tareas de impacto a largo plazo -estratégicas- con tareas operativas que en muchos casos son de carácter urgente.
La necesidad de mantener el foco en dos aspectos de naturaleza tan diferente le otorgan a esta función un nivel de complejidad que requiere ser contenida en una herramienta CAFM.

Exposición
Durante los últimos años, la función del Facility Manager ha tomado una visibilidad cada vez mayor. Uno de los principales motivos que contribuyen con esto es que gran parte del presupuesto por él administrado corresponde a gastos, por lo que cada ahorro generado se traduce prácticamente en ganancia.
Esta exposición otorga al Facility Manager una función importante de comunicación, para la que resulta indispensable contar con información actualizada, confiable y de inmediata disponibilidad.

Escala
El ámbito de trabajo del Facility Manager puede estar determinado por una única Organización, con uno o pocos edificios y algunos miles de metros cuadrados, o por un grupo de Empresas que poseen cientos o miles de inmuebles y administran millones de metros cuadrados.
Por lo tanto, resulta sumamente importante contar con tecnologías cuyos procedimientos sean acordes a la escala a administrar.

Alcances de una solución CAFM
Los principales alcances de una herramienta informática de gestión de las instalaciones incluyen los siguientes:
1. Gestión de Propiedades
Comprende el registro de las propiedades, su estado patrimonial y sus costos asociados (alquileres, impuestos, tasas, servicios, etcétera), así como los proyectos de inversión realizados.
2. Gestión de Espacios
Abarca los procesos de administración y gestión estratégica de las superficies de la Organización, identificando la asignación y utilización de los espacios, su vacancia e imputación.
3. Gestión de Activos
Incluye los inventarios del mobiliario y los equipos (de infraestructura, microinformática y telecomunicaciones), así como la gestión de sus amortizaciones, garantías, seguros, mudanzas e inspecciones físicas in-situ.
4. Gestión de las Operaciones
Encuadra los trabajos de limpieza, mantenimiento preventivo y mantenimiento sobre demanda, así como una mesa de ayuda que centraliza estas funciones.
5. Otros Alcances
Además de los alcances arriba indicados, existen numerosas funcionalidades, entre las que se encuentran la gestión de las telecomunicaciones, el cableado, las flotas, los planes de emergencia y el medio ambiente.

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